Ny organisering av innkjøpsfunksjonen i Helse Nord - høringsuttalelse

Transkript

1 Styresak 72/2010: Ny organserng av nnkjøpsfunksjonen Helse Nord - hørngsuttalelse Møtedato: Møtested: Telefon Det vses tl rapporten Innkjøpsfunksjonen Helse Nord. Vurderng og anbefalng tl fornyelse av nnkjøpsfunksjonen Helse Nord. Rapport fra prosjektgruppen, (vedlegg 2) som er sendt på hørng med opprnnelg hørngsfrst Frsten er senere forskjøvet ford den ønskes styrebehandlet før oversendng tl Helse Nord. I hørngsbrevet er det anført speselle hovedområder der det ønskes tlbakemeldng. I ettertd er det kommet et notat fra prosjektgruppen som tlbakemeldng tl styrngsgruppen. (Vedlegg 3) Bakgrunn Helse Nord RHF besluttet høsten 2009 å gjennomgå organserngen av nnkjøpsfunksjonen Helse Nord. Prosjektet Vurderng av nnkjøpsfunksjonen Helse Nord ble etablert med antagelsen om at det fortsatt er et betydelg gevnstpotensal fra nnkjøp av varer og tjenester foretaksgruppen. Det ble derfor foreslått å vurdere om nnkjøpsfunksjonen er tlpasset de oppgavene nnkjøp som fagområde har ansvar for Helse Nord, eller om nnkjøpsfunksjonen vl være tjent med å tlpasse organserngen slk at den større grad varetar dsse oppgavene, og om funksjonens mandat er tråd med funksjonens arbeds- og ansvarsområde. Prosjektorganserng Styrngsgruppa har bestått av alle HF drektører nkl. Helse Nord IKT, eerdrektør (leder) og konsernverneombud. Prosjektgruppa har bestått av nnkjøpsforum med deltakere fra alle HF og RHF. Det har også vært 3 brukerrepresentanter med gruppa. Prosjektleder har vært forretnngsdrektør Tor-Arne Haug RHF. Anbefalng Rapporten anbefalte enstemmg at nnkjøpsfunksjonen Helse Nord organseres etter kategorer og blr sentralstyrt, der Helse Nord har det faglge ansvaret, men at ressursene hovedsak fortsatt ees av helseforetakene. Dagens modell Fguren under vser dagens modell med nnkjøpsforum som et rådgvende organ for helseforetakene. Alle ressurser er hovedsak organsert helseforetakene. 2,5 personer stter RHF et, men dsse har ngen styrngsrett over ressursene HF ene. Selv om de fleste varer og tjenester kjøpes nn uavhengg av hvert HF, er det flere nnkjøp som er koordnert mellom to eller flere helseforetak og kan gjennomføres av HINAS, RHF et, et av HF ene på vegne av hele Helse Nord, eller som et samarbedsprosjekt mellom noen av helseforetakene. STYREDOKUMENT Sde 35 av 91

2 Helse Nord RHF (nnkjøpsfaglg representert v/nnkjøpsleder) Formell styrngslnje Innkjøpsleder, ed av HFene Spesalsert støtte Innkjøpskonsulent, ed av HFene Innkjøpsforum UNN NSH HFHF HSH l) a n jo s a (N A r o g te a K ) F H (R B r o g te a K F H t e v t a e d e - C r o g te a K D r o g te a K Fgur 1 Dagens modell Dagens organserng og antall medarbedere Dagens organserng er basert på en nettverksmodell for samarbed på regonalt nvå der roller og ansvar er fordelt mellom RHF og helseforetakene. I tllegg tl de 2,5 stllngene som er ansatt Helse Nord er også nnkjøpslederne helseforetakene frkjøpt 20 % fra foretakene ut 2009 for å utøve oppgaver reg av RHF. Overskt over antall ansatte nnen nnkjøp (eks lager og forsynng) ed Foretak eder Konsulent Totalt Helse Nord RHF 1,5 2,5 3,5 Helse Nord IKT 1 1 UNN HF 1 9,5 10,5 NSH HF 1 3,5 4,5 HFHF 1 1* 2 HHS 1 1 Totalt 5 18,5 22,5 * 1 årsverk er 2010 utled fra HFHF tl Helse Nord RHF og nngår tallene for Helse Nord RHF Anbefalt modell I denne sentralstyrte modellen vl nnkjøpsrådgverne og kategorlederne være ansatt hvert enkelt foretak på samme måte som dag. Den faglge rapporterngslnjen flyttes denne modellen fra foretakets nnkjøpssjef tl regonalt nnkjøp, ved at kategorlederne (som har et regonalt ansvar for en kategor) faglg rapporterer tl det regonale leddet. Innkjøpsrådgverne vl gjen rapportere tl kategorleder. Dette vl g en bedre samlet kontroll over anskaffelsesprosessene, avtalenngåelser og forvaltnng av avtalene. Fguren under vser mulg mplementerng av kategorstyrng med sentral styrng. STYREDOKUMENT Sde 36 av 91

3 Utfordrngene med sentralstyrt organserng er at alle ressurser kategorene ees lokalt og må avgs helt eller delvs fra foretakene. Denne utfordrngen kan reduseres ved at hvert enkelt helseforetak oppnevner kategorleder(e) og ansetter tlstrekkelg med egne nnkjøpsrådgvere tl å kunne vareta ansvaret for sne dedkerte kategorer. Ny organserng og antall ansatte Fguren under vser antatt bemannngsbehov ved ny organserng. Her er det tatt med 1 stllng tl forvaltnng av nnkjøpssystemet Clockwork på foretaksnvå. Ny organserng og antall ansatte Foretak eder Konsulent Forvaltnng nnkjøpssystem Totalt Helse Nord RHF 1 2,5 3,5 Helse Nord IKT 1 1 UNN HF 1 9,5 1,5 12 NSH HF 1 5,5 1 7,5 HFHF 1 2* 1 4 HHS Totalt 5 22,5 4,5 32 * 1 årsverk er 2010 utled fra HFHF tl Helse Nord RHF og nngår tallene for Helse Nord RHF STYREDOKUMENT Sde 37 av 91

4 I hørngsrunden bes det om uttalelse på følgende punkter: a) Tlbakemeldng på om at nnkjøpsfunksjonen Helse Nord gradvs organseres etter kategorer (med full vrknng fra medo 2012) og blr sentralstyrt der Helse Nord har det faglge ansvaret, men at ressursene hovedsak fortsatt ees av foretakene. b) Hvordan foretakene ser på felles avtaler (tlsvarende andre RHF-avtaler og avtaler nngått av RHF-et på vegne av HF-ene gjennom HINAS) stedet for enkeltvse avtaler for hvert foretak. c) I hvlket omfang helseforetakene kan sette av tlstrekkelge fagressurser fra helseforetakene som kan bdra kategorarbedet. Antatt behov vl være en ny nnkjøper Helse Fnnmark, ngen øknng UNN og en tl to nye nnkjøpere Nordlandssykehuset og en tl to Helgelandssykehuset. Dette vl kunne bdra sterkt tl at kategorserng kan gjennomføres og at tlsettngen gr gevnster. Tlsettnger skal kke gjøres før etter utrednng om mulge gevnster av en omorganserng og beslutnng RHF-styret om gjennomførng av omorganserngen. Forslag tl hørngsuttalelse fra Helgelandssykehuset: a) Innkjøpsfunksjonen bdrar og gjennomfører nnkjøpsprosesser nnenfor alle fagområder foretaket nnenfor et stadg mer krevende regelverk. Forventnngene tl nnkjøpskompetansen er økende det nnkjøpsfunksjonen både utarbeder kravspesfkasjon, er rådgver nnkjøpsprosessen og er gjennomfører av nnkjøpet. Med de ressurser Helgelandssykehuset har tl rådghet dag på nnkjøpsområdet er det en kjensgjernng at v kke er stand tl å forhandle fram nye avtaler på alle avtaleområder. Forventnngene tl nndelng kategorer vl være at v skrer oss at v overholder lover og forskrfter om offentlge anskaffelser på alle områder, og oppnår lavere anskaffelseskostnader. Helse Nord skal ha det faglge ansvaret, men ressursene skal hovedsak ees av helseforetakene kan være en krevende organserng og det er vktg at det er klare retnngslnjer og ansvarsdelng mellom foretaket og Helse Nord. Helgelandssykehuset har ngen nnvendnger mot forslaget om ny nnkjøpsorganserng. b) I den grad felles avtaler skrer gode vlkår og større grad bdrar tl at foretaket etterlever regelverket så er dette postvt. Utfordrngen kan lkevel være at kke alle avtaler kan eller bør være felles for eksempel på grunn av foretakets størrelse, ulk organserng eller behov for nærhet tl leverandører. Helgelandssykehuset stller seg postv tl felles avtaler regonen der dette er hensktsmessg. c) Anbefalt modell fra prosjektgruppen nnebærer en ressursøknng for Helgelandssykehuset med 2 konsulenter og 1 forvalter på nnkjøpssystemet Clockwork, som kommer tllegg tl den ene stllngen v har dag. Som sagt under punkt a) så er forventnngene tl nnkjøpsfunksjonen økende og mer krevende enn tdlgere. Med de ressursene v har tlgjengelg dag klarer v kke å oppfylle alle krav regelverket om offentlge anskaffelser på alle områder, noe som også er påpekt tdlgere fra Helse Nord. Kategornndelngen forutsetter at også Helgelandssykehuset bdrar og tar ansvar nnenfor tldelte kategorer, og det er ngen tvl om at dette krever økte ressurser. Med dagens bemannng er dette en umulg oppgave å være med på. Utrullngen av Clockwork bølge 2 som v er pålagt av Helse Nord krever allerede dag økte ressurser, og det bare den spede begynnelsen av prosjektet. V ser at det å forvalte systemet krever hvert fall 1 forvalter slk som prosjektet foreslår. I tllegg er det enda mange uklarheter tlknyttet organserngen rundt prosjektet og hvor krevende dette vl bl etter hvert som det rulles ut. Vårt lokale prosjekt ser at det hvert fall en overgangsfase krever enda ytterlgere ressurser. STYREDOKUMENT Sde 38 av 91

5 Ved mplementerngen av nnkjøpssystemet Clockwork er det sagt at gevnstpotensalet for foretakene er stort. V mener det er store uskkerheter knyttet tl gevnstpotensalet og også av omorganserngen, noe som vanskelggjør å skulle forsvare en øknng av ressursbruken på nnkjøp. En omorganserng vl bdra tl bedre håndterng av lovverket og systemer, og nnkjøpsprosessen vl kunne gjennomføres mer effektvt. Forutsetnngen for at ressursøknng skal kunne fnne sted må kunne dokumenteres form av gevnstberegnng for Helgelandssykehuset og/eller kompensasjon fra Helse Nord. VEDTAKSFORSAG: Styret slutter seg tl de vurderngene som er gjort av admnstrasjonen Helgelandssykehuset angående ny organserng av nnkjøpsfunksjonen Helse Nord. Jan Erk Furunes foretaksdrektør Saksbehandler: Økonomsjef Tove yngved Vedlegg: 1. Hørngsbrev fra Helse Nord 2. Hørng om rapport Innkjøpsfunksjonen Helse Nord. Vurderng og anbefalng tl fornyelse av nnkjøpsfunksjonen Helse Nord. Rapport fra prosjektgruppen sendes som eget vedlegg. 3. Notat: Vurderng av nnkjøpsfunksjonen Helse Nord. Tlbakemeldng på spørsmål fra styrngsgruppen referat fra møte 16. jun STYREDOKUMENT Sde 39 av 91

6 Helseforetakene Helse Nord E-post tl postmottakene Deres ref.: Vår ref.: 2010/807 / Saksbehandler/dr.tlf.: Tor-Arne Haug, Sted/dato: Bodø, Hørng om rapport "Innkjøpsfunksjonen Helse Nord. Vurderng og anbefalng tl fornyelse av nnkjøpsfunksjonen Helse Nord. Rapport fra prosjektgruppen. Helse Nord RHF startet høsten 2009 et arbed med gjennomgang av nnkjøpsfunksjonen hele foretaksgruppen. Det ble nedsatt både en prosjektgruppe og en styrngsgruppe for prosjektet. Prosjektgruppen avleverte sluttrapport datert 28.aprl Rapporten anbefalte enstemmg at nnkjøpsfunksjonen Helse Nord organseres etter kategorer og blr sentralstyrt, der Helse Nord har det faglge ansvaret, men at ressursene hovedsak fortsatt ees av helseforetakene. Rapporten er første fase et anbefalt forslag om å få på plass en ny og fremtdsrettet nnkjøpsorgansasjon. Prosjektgruppen har rapporten oppsummert de gjenstående delprosjektene som må gjennomføres før den nye organsasjonen er ferdg desgnet og mplementert. Styrngsgruppen behandlet rapporten møte 16.jun Følgende ble vedtatt: 1. Prosjektet Vurderng av nnkjøpsfunksjonen Helse Nord er første fase en mulg etablerng av en ny og fremtdsrettet nnkjøpsorgansasjon. Styrngsgruppen godkjenner rapporten fra prosjektgruppen. 2. Styrngsgruppen ber prosjektgruppen om å konkretsere nærmere a. En generell beskrvelse av organserngen av kategorgrupper og prosessbeskrvelse for en kategorgruppe og en beskrvelse av hvordan kategorstrukturen tenkes nnført over en toårsperode med noen utvalgte ploter først og hvordan dette kan samordnes med andre helseforetak Norge b. Grove gevnstbetraktnnger ved å organsere anskaffelsesprosesser på den måten som beskrves rapporten, for eksempel ved økt avtalelojaltet, flere avtaler og samordnngseffekter c. En beskrvelse av arbedsgrupper og prosess for å følge opp anbefalngene rapporten d. Avklare forholdet mellom nnkjøp og forsynng e. Konkretsere ressursbehovet pr HF for å få tl en sentral organserng av nnkjøp basert på kategorstyrng f. Avklare jurdske og andre ansvarsforhold forhold tl felles nngåelse av nnkjøpsavtaler forhold tl avtaler pr HF STYREDOKUMENT Sde 40 av 91

7 3. Styrngsgruppen anbefaler overfor adm. drektør at Helse Nord RHF sørger for at det gjennomføres en hørng Helse Nord RHF, foretakene Helse Nord og Helse Nord IKT med frst nnen september Hørngsuttalelse foretakene ønskes styrebehandlet. I hørngsrunden bes om a. Tlbakemeldng på forslaget om at nnkjøpsfunksjonen Helse Nord gradvs organseres etter kategorer (med full vrknng fra medo 2012) og blr sentralstyrt der Helse Nord RHF har det faglge ansvaret, men at ressursene hovedsak fortsatt ees av helseforetakene. b. Hvordan foretakene ser på felles avtaler (tlsvarende andre RHF-avtaler og avtaler nngått av RHF-et på vegne av HF-ene gjennom HINAS) stedet for enkeltvse avtaler for hvert foretak. c. I hvlket omfang helseforetakene kan sette av tlstrekkelge fagressurser fra helseforetakene som skal bdra kategorarbedet. Antatt behov vl være en ny nnkjøper Helse Fnnmark, ngen øknng UNN en tl to nye nnkjøpere Nordlandssykehuset og en tl to Helgelandssykehuset. Dette vl kunne bdra sterkt tl at kategorserng kan gjennomføres og at tlsettngen gevnster. Tlsettnger skal kke gjøres før etter utrednng om mulge gevnster av en omorganserng og beslutnng RHF-styret om gjennomførng av omorganserngen. 4. Styrngsgruppen ber om at prosjektgruppens arbed med konkretserngene punkt 3 og hørngen punkt 4 går parallelt, slk at en samlet sak kan fremmes for styret Helse Nord senest november Vedlagt oversendes sluttrapporten for fase 1 med vedlegg fra Vurderng av Innkjøpsfunksjonen Helse Nord. V ber om at helseforetakene gjennomgår rapporten og konklusjonene tl styrngsgruppen, speselt styrngsgruppens vedtakspunkt 3. Prosjektgruppen vl parallelt arbede med de konkretserngene styrngsgruppen har bedt om vedtakspunkt 2. Det forutsettes at berørte avdelnger, medarbedere, vernetjenesten og tlltsvalgte har deltatt gjennomgangen av rapporten. Hørngen ønskes styrebehandlet foretakene. Samlet tlbakemeldng med foretakets syn på anbefalngene rapporten, bes gtt tl Helse Nord RHF nnen 20.september Etter gjennomgangen av rapporten helseforetakene, vl adm. drektør Helse Nord RHF sammenfatte hørngsrunden og konkretserngene fra prosjektgruppen egen sak tl styret Helse Nord RHF med anbefalng tl organserng av nnkjøpsfunksjonen. Med vennlg hlsen Tor-Arne Haug drektør forretnngsutvklng Vedlegg: Innkjøpsfunksjonen Helse Nord. Vurderng og anbefalng tl fornyelse av nnkjøpsfunksjonen Helse Nord. Rapport fra prosjektgruppen. STYREDOKUMENT Sde 41 av 91

8 Vår dato: Vår referanse: Arkvnr: 29.september 2010 Vår referanse må oppgs ved alle henvendelser Deres dato: Deres referanse: Saksbehandler: Tor-Arne Haug, NOTAT: VURDERING AV INNKJØPSFUNKSJONEN I HESE NORD. TIBAKEMEDING PÅ SPØRSMÅ FRA STYRINGSGRUPPEN I REFERAT FRA MØTE 16. JUNI Tl: Fra: Kop: Styrngsgruppen for prosjekt Vurderng av nnkjøpsfunksjonen Helse Nord Prosjektgruppen v/tor-arne Haug Økonomsjefene helseforetakene Innhold Bakgrunn, hovedkonklusjoner og anbefalnger Bakgrunn Hovedkonklusjoner og anbefalnger Svar på spørsmålene tl prosjektgruppen fra styrngsgruppen om konkretserng Oppgave a.) En generell beskrvelse av organserngen av kategorgrupper og prosessbeskrvelse for en kategorgruppe og en beskrvelse av hvordan kategorstrukturen tenkes nnført over en toårsperode med noen utvalgte ploter først og hvordan dette kan samordnes med andre helseforetak Norge Generell beskrvelse av organserng/utvklng av kategor Prosessbeskrvelse for en kategorgruppe Innførng av kategorstrukturen over en toårsperode med utvalgte ploter og samordnng med Helse Norge Oppgave b) Grove gevnstbetraktnnger ved å organsere anskaffelsesprosesser på den måten som beskrves rapporten, for eksempel ved økt avtalelojaltet, flere avtaler og samordnngseffekter Innkjøpsvolum Helse Nord Oppgave c) En beskrvelse av arbedsgrupper og prosess for å følge opp anbefalngene rapporten Oppgave d) Avklare forholdet mellom nnkjøp og forsynng Oppgave e) Konkretsere ressursbehovet pr HF for å få tl en sentral organserng av nnkjøp basert på kategorstyrng Dagens organserng og antall ansatte Ny organserng og antall ansatte Strategsk og operatve roller kategorstrukturen og nnkjøpssystem forvaltnng Forvaltnng av Clockwork nnkjøpssystem Helse Nord Oppgave f) Avklare jurdske og andre ansvarsforhold forhold tl felles nngåelse av nnkjøpsavtaler forhold tl avtaler pr HF STYREDOKUMENT Sde 42 av 91

9 Bakgrunn, hovedkonklusjoner og anbefalnger Bakgrunn Helse Nord RHF besluttet høsten 2009 å gjennomgå organserngen av nnkjøpsfunksjonen Helse Nord. Prosjektet Vurderng av nnkjøpsfunksjonen Helse Nord ble etablert med antagelsen om at det fortsatt er et betydelg gevnstpotensal fra nnkjøp av varer og tjenester foretaksgruppen. Det ble derfor foreslått å vurdere om nnkjøpsfunksjonen er tlpasset de oppgavene nnkjøp som fagområde har ansvar for Helse Nord, eller om nnkjøpsfunksjonen vl være tjent med å tlpasse organserngen slk at den større grad varetar dsse oppgavene, og om funksjonens mandat er tråd med funksjonens arbeds- og ansvarsområde. Prosjektgruppen leverte aprl sluttrapport fra prosjektet tl styrngsgruppen med tlhørende forslag tl vdere behandlng og gjennomførng av den organserngen som tlrås rapporten. Rapporten ble behandlet og godkjent av styrngsgruppen møte 16.jun 2010, men styrngsgruppen ba om at enkelte områder rapporten ble utdypet nærmere av prosjektgruppen. Vdere anbefalte styrngsgruppen overfor admnstrerende drektør Helse Nord RHF at rapporten ble sendt på hørng tl HF-ene med svarfrst 20.september 2010 og påfølgende styrebehandlng nnen november Styrngsgruppen ba prosjektgruppen om følgende konkretsernger: a. En generell beskrvelse av organserngen av kategorgrupper og prosessbeskrvelse for en kategorgruppe og en beskrvelse av hvordan kategorstrukturen tenkes nnført over en toårsperode med noen utvalgte ploter først og hvordan dette kan samordnes med andre helseforetak Norge b. Grove gevnstbetraktnnger ved å organsere anskaffelsesprosesser på den måten som beskrves rapporten, for eksempel ved økt avtalelojaltet, flere avtaler og samordnngseffekter c. En beskrvelse av arbedsgrupper og prosess for å følge opp anbefalngene rapporten d. Avklare forholdet mellom nnkjøp og forsynng e. Konkretsere ressursbehovet pr HF for å få tl en sentral organserng av nnkjøp basert på kategorstyrng f. Avklare jurdske og andre ansvarsforhold forhold tl felles nngåelse av nnkjøpsavtaler forhold tl avtaler pr HF Styrngsgruppen anbefalte overfor admnstrerende drektør at det ble gjennomført en hørng HF-ene. Dette sluttet drektøren seg tl og sendte ut brev tl HF-ene der han ba om tlbakemeldng på følgende: a. Tlbakemeldng på forslaget om at nnkjøpsfunksjonen Helse Nord gradvs organseres etter kategorer (med full vrknng fra medo 2012) og blr sentralstyrt der Helse Nord RHF har det faglge ansvaret, men at ressursene hovedsak fortsatt ees av helseforetakene. b. Hvordan foretakene ser på felles avtaler (tlsvarende andre RHF-avtaler og avtaler nngått av RHF-et på vegne av HF-ene gjennom HINAS) stedet for enkeltvse avtaler for hvert foretak. c. I hvlket omfang helseforetakene kan sette av tlstrekkelge fagressurser fra helseforetakene som skal bdra kategorarbedet. Antatt behov vl være en ny nnkjøper Helse Fnnmark, ngen øknng UNN en tl to nye nnkjøpere Nordlandssykehuset og en tl to Helgelandssykehuset. Dette vl kunne bdra sterkt tl at kategorserng kan gjennomføres og at tlsettngen gevnster. Tlsettnger skal kke gjøres før etter utrednng om mulge gevnster av en omorganserng og beslutnng RHF-styret om gjennomførng av omorganserngen. Prosjektgruppen har behandlet de spørsmålene som styrngsgruppen stlte to arbedsmøter og kommer denne saken med en nokså grundg tlbakemeldng på spørsmålene a), b) og e). STYREDOKUMENT Sde 43 av 91

10 Prosjektgruppen tlrår at organserng av nnkjøp og forvaltnng av nnkjøpssystem ses sammenheng og har derfor drøftet dette svar på spørsmål e) om konkretserng av ressursbehovet, slk at det kan gjøres en samlet organserng av nnkjøp Helse Nord. Helseforetakene er noe forsnket med sn tlbakemeldng. Helse Fnnmark HF har avgtt hørngssvar. De andre HF-ene legger opp tl styrebehandlng av hørngene løpet av oktober. Samlet behandlng styrngsgruppen anbefales således utsatt tl 17.november 2010 og at det legges frem sak om organserng av nnkjøp og forvaltnng av nnkjøpssystemet for styret Helse Nord desember. Hovedkonklusjoner og anbefalnger 1. Prosjektgruppen tlrår overfor styrngsgruppen at admnstrerende drektør utarbeder en styresak tl Helse Nord RHF med forslag tl organserng av nnkjøp og forvaltnng av nnkjøpssystemet foretaksgruppen. Saken tlrås utarbedet basert på opprnnelg rapport, de pressernger som fremkommer dette notatet og de hørngsuttalelsene som kommer fra helseforetakene. 2. Prosjektgruppen tlrår at styrngsgruppen slutter seg tl anbefalngene om kategorstyrng av nnkjøp Helse Nord basert på dsse dokumentene og at arbedet vdereføres som anbefalt denne saken. 3. Prosjektgruppen vurderer at gevnstene ved å organsere anskaffelsesprosesser gjennom opprettelse av kategorer og tlhørende kategor oppnås gjennom å frgjøre ressurser tl å nngå avtaler på områder som kke tdlgere er dekket (der det dels gjøres kjøp uten avtale basert på lov og forskrft om offentlge anskaffelser), utnytte stordrftsfordeler bedre, øke kompetansen på de ulke anskaffelsesområdene, g mulgheter for standardserngsgevnster samråd med fagområdene som må samordne sne prosedyrer, både kjernefunksjonene og støttetjenestene, bedre oppfølgng av leverandører og bedre support og servce fra leverandører, økt avtaledeknng og avtalelojaltet og en bedre og mer gvende og kompetansebyggende hverdag for nnkjøpsgruppene Omfanget av gevnstene både for organserng av nnkjøp og forvaltnng av nnkjøpssystemet er kke beregnet konkret, men antas å være betydelg dersom organserngen gjennomføres. Dette gjelder både nnkjøpskostnader og nterne transaksjonskostnader. 4. Prosjektleder for prosjekt vurderng av nnkjøpsfunksjonen får mandat og opprette nødvendge arbedsgrupper for og gjennomføre rapportens anbefalnger. Dagens styrngsgruppe opprettholdes. I tllegg tl nnkjøpsfunksjonen skal fagfolk nvolveres slk at man skaper forståelse for nnhold omfang og ansvar for de forskjellge deltakerne kategorstrukturen, kort sagt skre en altomfattende god forankrng. 5. Prosjektgruppen ser ngen konsekvenser for forholdet mellom nnkjøp og forsynng ved eventuell nyorganserng. Det må uansett tlknytnngsform være et nært samarbed for mplementerng av avtaler, korrekt nnleggng av varer og avtaler og alle data nnkjøpssystemet. 6. Begrunnelse for ressursbehovet er redegjort for under besvarelse av spørsmål e). Prosjektgruppen tlrår en styrkng av nnkjøp med fem årsverk og 4,5 årsverk tl HF-enes egen forvaltnng av nnkjøpssystemet. Prosjektgruppen anser dette som nødvendg for å nnføre kategorstyrngen, og for en god forvaltnng - og dermed stor nytte for brukerne - av nnkjøpssystemet. I ny organsasjon anbefales følgende fordelng av årsverk: Foretak eder Konsulent Forvaltnng nnkjøpssystem Totalt Helse Nord RHF 1 2,5 3,5 Helse Nord IKT 1 1 UNN HF 1 9,5 1,5 12 NSH HF 1 5,5 1 7,5 HFHF 1 2* 1 4 HHS Totalt 5 22,5 4,5 32 * 1 årsverk er 2010 utled fra HFHF tl Helse Nord RHF og nngår tallene for Helse Nord RHF STYREDOKUMENT Sde 44 av 91

11 7. Prosjektgruppen tlrår at hvert enkelt foretak må avg fullmakt tl den nye fremtdge regonale leddet. Det må utarbedes forplktende avtaler på lnje med de som regulerer forholdet mellom HINAS og RHF ene/foretakene. Prosjektgruppen tlrår tllegg at det benyttes jurdsk kompetanse tl utarbedelse av avtaledokumentene. Det er vktg er at foretakene får et eerforhold tl denne måten å organsere nnkjøp på. Slk organserng er tråd med hva som gjøres de andre RHF-ene og vl være en styrke også det nasjonale samarbedet mellom RHFene. Brukermedvrknng skal omtales avtalene. Svar på spørsmålene tl prosjektgruppen fra styrngsgruppen om konkretserng Oppgave a.) En generell beskrvelse av organserngen av kategorgrupper og prosessbeskrvelse for en kategorgruppe og en beskrvelse av hvordan kategorstrukturen tenkes nnført over en toårsperode med noen utvalgte ploter først og hvordan dette kan samordnes med andre helseforetak Norge. Generell beskrvelse av organserng/utvklng av kategor. Kategorstyrt nnkjøp er ansett som beste prakss for organserng av nnkjøpsfunksjonen større vrksomheter. Med kategorserng menes å gruppere sammen varer og/eller tjenester som en eller flere dmensjoner er beslektet ut fra bruksområde, kompetansekrav, markedsmessge forhold etc. Det er flere grunner for å organsere nnkjøpsarbedet rundt kategorserng: Kategorstyrt nnkjøp vl bdra tl forsterknng av dagens funksjonstlnærmng. Tydelg plasserng av totalansvar for nnholdet en kategor legger tl rette for at en fanger alle varer og tjenester en kategor, kke bare enkelte (tlfeldge) som dag. Et permanent kategor har ansvar for hver enkelt kategor. Grupperng av beslektede varer og tjenester legger grunnlag for å kunne ta ut synerger mellom varer og tjenester som nngår de respektve kategorer. En kategororganserng vl på en bedre måte skre kompetanseoppbyggng rundt den enkelte kategors nnhold, gjennom kontnutet permanente. Kategororganserng vl kunne styrke Helse Nord sn samhandlng med det nasjonale nvået (gjennom HINAS) og med IS. En kategorbasert tlnærmng tl nnkjøp nnehar utgangspunktet stor fleksbltet både mht. arbedsformen den respektve kategor betnger, og mht. overordnet organserng. Det anbefales at hovedkategorene nndeles etter et eget oppsett basert på organserngen av fagområdene sykehusene følger dag, samtdg som det må sees sammenheng med en fremtdsrettet klassfserng hvor UNSPSC også legges tl grunn. Bakgrunnen for å nndele kategorene eksempelvs etter en medsnsk faglg nndelng er at dette speler sykehusenes ekssterende organserng av drften. everandørmarkedene nnen kategorene som foreslås er også stor grad gruppert etter samme logkk. Vdere vl en med det foreslåtte oppsettet få et sterkere fagfokus kategorene, noe som kan gjøre det enklere å rekruttere fagpersoner tl å delta nnkjøpsarbedet. Ut fra denne forutsetnngen foreslås følgende nndelng av hovedkategorer; 1. Øre Nese Hals 2. Radolog 3. Ortoped 4. Operasjon og krurgske fag 5. Nevrolog 6. aboratorefag 7. Kardolog 8. Øye 9. Anestes/ntensv og akuttmedsn STYREDOKUMENT Sde 45 av 91

12 10. egemddel 11. Medsnske forbruksvarer og basalartkler 12. Kjøp av helsetjenester 13. Dalyse 14. Pedatr 15. Mat og drkke 16. Tekstler 17. Energ 18. Bygnngsdrft/tjenester 19. IKT 20. Kontor 21. Transport 22. Tjenester Kategorstrukturen skal kke være statsk, men kunne tlpasses endrnger både leverandørmarkeder og nterne forhold. Hvs arbed kategorene avdekker et behov for å oppdatere kategornndelng er det kategorenes ansvar å gjøre nødvendge endrnger strukturen samarbed med regonal nnkjøpsleder. Det tas kke stllng tl nndelng underkategorer, noe som man må komme tlbake tl senere arbed arbedsgrupper, hvor Helse Nord stt artkkelregster basert på UNSPSC trekkes nn vurderngen, både av hovedkategor og underkategor. Eksempel fra UNSPSC; Hovedkategor: (segment, 2 første sffer) Medsnsk utstyr, tlbehør og artkler Underkategorer: (segment og famle, 4 første sffer) Veternærutstyr og tlbehør Medsnske klær og tekstler Produkter og tlbehør tl pasentplee og behandlng Ett annet eksempel fra segment 45 Hovedkategor en blr da: Trykker-, fotograf-, audo- og vsuelt utstyr og tlbehør Underkategor: 4510 Trykker og publkasjonsutstyr 4511 Utstyr tl audovsuelle presentasjoner 4512 Fotograf-, flm- eller vdeoutstyr 4513 Fotograf- og nnspllngsmeder Osv. STYREDOKUMENT Sde 46 av 91

13 STYREDOKUMENT Sde 47 av 91

14 Prosessbeskrvelse for en kategorgruppe Oppstart kategorarbed Gr mandat tl opprettelse av kategor Starte opp arbed med å moblsere kategor Sende forespørsel tl HF om å utpeke kategorleder representant tl et Utarbede og sende oppstartsbrev om deltakelse Godkjenne kategorstrateg Planlegge oppstartsmøte Gjennomføre oppstartsmøte med kategoret Planlegge og gjennomføre opplærng Starte kategorstrategprosjektet Ferdgstlle og oversende kategorstrateg Gjennomføre nternanalyse Gjennomføre eksternanalyse Formulere utkast tl kategorstrateg Evaluere strateg Implementere kategorstrategen Intere og gjennomføre anskaffelser Gjennomføre oppstartsmøte med kategoret STYREDOKUMENT Sde 48 av 91

15 STYREDOKUMENT Sde 49 av 91

16 STYREDOKUMENT Sde 50 av 91

17 Innførng av kategorstrukturen over en toårsperode med utvalgte ploter og samordnng med Helse Norge. Det oppnevnes kategorledere, kategor og funksjons så snart som mulg etter ordnngen er vedtatt og ressurser, både nnkjøpsfaglge og for nnkjøpssystem forvaltnng er tlsatt foretakene. Målsettng nnen 2 år vl være å ha alle kategorer bemannet med defnerte arbeds- og ansvarsområder hvor også nødvendg produkt-/brukerfaglg kompetanse er nvolvert. Oppstart av ny felles kategorstruktur for HN organseres som prosjekter matrse ved sden av lnjeorgansasjonen. Kategorer etableres med oppstart av plot med de mnst komplekse kategorene som skal evalueres ettertd. Deretter vl man på bakgrunn av erfarnger stegvs nnføre nye kategorer, fra de mnst komplekse starten tl mer komplekse kategorer etter hvert som man gjør seg erfarnger. Fremdrften vl være avhengg av hvor raskt man gjør seg erfarnger fra nnførte kategorer og mplementerer dsse erfarngene nye kategorer, samt tlførsel av nødvendge ressurser kategor- og funksjonsene. For samarbed mot resten av Helse Norge på de forskjellge kategorene og avtaleområdene ser man for seg at nasjonalt nettverk nnkjøp (NNI) vl være rette organ. Gjennom NNI er det allerede etablert kommunkasjonskanal mellom helseregonene for samarbed og erfarngsutvekslng vedrørende etablerng av kategorstruktur den enkelte helseregon. I tllegg er kategorstrukturen under etablerng NNI, hvor den enkelte nnkjøpsansvarlge NNI får speselt ansvar og myndghet på styrngsgruppenvå for utvalgte kategorer på tvers av helseregonene. Fordelng av kategorer med tlhørende beskrvelse av ansvar og myndghet forutsettes ferdgstlt nnen månedsskftet oktober/november Innførngen av kategorstruktur NNI er et av flere nødvendge tltak for skre kvaltatv styrng av økende avtaleportefølje og saksmengde. Strukturen vl, på lk lnje som den enkelte regon, være gjenstand for evaluerng og endrng. Helse Vest og Helse Sør Øst er begge kommet lenger enn Helse Nord prosessen med nnførng av kategorstruktur. Men Helse Vest sn kategorstruktur og organserng og Helse Nord sne planer er pr dag mest samsvar med hverandre, noe som tlser at det vl kunne bl et tettere samarbed mot Helse Vest STYREDOKUMENT Sde 51 av 91

18 startfasen. Avhengg av utvklngen nterne prosesser Helse Sør-Øst og Helse Mdt vl samarbedet lke sterk grad også omfatte dsse regonene, da målsetnngen på noen lengre skt er en felles nasjonal kategorstruktur på tvers av regonene. Utvalg av plotkategorer Innførngsfasen vl konsentrere seg om utvalgte plotkategorer. Årsaken tl dette er ønsket om å redusere rsko og mplementerngsbelastnng, og å vnne erfarng gjennom en begrenset nnfasng av enkeltkategorer. For at en skal kunne høste den ønskede erfarngseffekten gjennom ploterng, må en skre at bestemte egenskaper/krterer sum er representert plotutvalget. Dette vl eksempelvs være: Sannsynlghet for å lykkes Økonomsk vesentlghet for Helse Nord Økonomsk potensal på kort skt Komplekstet vs enkelthet kategoren Klnske/kjernenære kategorer vs støttefunksjonskategorer, og behovet for reell tverrfaglghet kategoren Kategorer med antatte regonale skalaeffekter vs kategorer med tyngre slett av lokal håndterng (Nasjonal regonal lokal dmensjon) Investerngselement vs drft Egenproduksjon vs tjenestekjøp Vdere bør det tllegges vekt hvorvdt en allerede nå vet at det planlegges anskaffelser plotfasen Fase/delprosjekt Gjenstående aktvteter desgn av ny organsasjonsmodell: Tdsplan Tmeestmat Interne Eksterne Hørngs- og beslutnngsprosess Sommer 2010? 0 Ferdgstllelse av kategorstruktur, herunder ferdgstllelse av forbruksanalyse og beskrvelse av kategorene samt vurdere gevnstpotensal per kategor Ferdgstllelse av ny nnkjøpsstrateg basert på nnspll utarbedet prosjektet Detaljert beskrvelse av valgt organsasjonsmodell, herunder ansvars og rollebeskrvelser, prosessbeskrvelser (nnkjøpshåndbok), rapporterngsstruktur, kompetansebehov, målng og oppfølgng Høst 2010?? Høst 2010?? Høst 2010 / Vår 2011?? Implementere kategorstyrng: Konsttuere/rekruttere tl ny organsasjon Vår 2011? 0 Gjennomførng av ploter Konsttuere/rekruttere tl valgte kategor Utvklng og gjennomførng av opplærng Utvklng av kategorstrateger Gjennomføre anskaffelser ht. ny kategorstruktur for ploter Implementerng av prosess for avtale- og leverandøroppfølgng Høst 2010/ Vår 2011 / Høst 2011?? STYREDOKUMENT Sde 52 av 91

19 Fase/delprosjekt Tdsplan Tmeestmat Interne Eksterne Implementere øvrge kategorer Vår 2012?? Følge opp resultatene: Oppfølgng og målng av effekt av ny organsasjon og måloppnåelse forhold tl strateg og målblde Høst 2012?? Oppgave b) Grove gevnstbetraktnnger ved å organsere anskaffelsesprosesser på den måten som beskrves rapporten, for eksempel ved økt avtalelojaltet, flere avtaler og samordnngseffekter Ved å organsere anskaffelsesprosesser gjennom opprettelse av kategorer og tlhørende kategor tror prosjektgruppen at dette vl ha som resultat at en vl frgjøre ressurser tl å nngå avtaler på områder som kke tdlgere er dekket (der det dels gjøres kjøp uten avtale basert på lov og forskrft om offentlge anskaffelser), der det bedre kan utnyttes stordrftsfordeler, bedre kompetanse på de ulke anskaffelsesområdene, økte mulgheter for standardserngsgevnster, bedre support og servce fra leverandører, økt avtalelojaltet og en bedre og mer kompetansebyggende hverdag for nnkjøpsgruppene. Det vl s flere mulgheter tl å nngå avtaler på områder der det enkelte foretak kke har ressurser tl å lage konkurranse og nngå avtaler, eller der en oppfatter at alene er foretaket for lten og representere ngen markedsmakt. Alene å representere det enkelte foretak, gr kke alltd stort nnkjøpsvolum. Det kan dree seg om både tjenestekjøp og varekjøp. Større anbud/større volum gr hovedsak lavere prser og bedre betngelser. V tror også v får økt nteresse fra nye leverandørmarkeder ved at nnkjøpsenhetene er større. På den annen sde må en alltd vurdere konsekvensen av størst mulge nnkjøp gjennom store felles avtaler. Her tenker v på lokalt nærngslv/lokale leverandører og hva konsekvensen er for dsse ved at v går over fra kjøp den enkelte foretak tl konsernnnkjøp. Ved slk nndelng ser en også samordnngseffekter ved at den enkelte kategorsjef og det enkelte kategor kan få bedre kompetanse. I dag arbeder nnkjøpsavdelngene med absolutt alle former for nnkjøp, og har ngen anlednng tl å fordype seg noe, bl skkkelg faglg sterk på den enkelte type anskaffelse. En kan fremtden få spsset sn kompetanse, blr bedre rent faglg sn kategor. I stedet for at fre foretak stter med hver sn konkurranse slk det er nå, vl fremtdge kategor dekke alle foretakenes stt behov. Ved felles utnyttelse av de samlede ressurser vl en derfor få mer gjen, og kapasteten samlet sett bl større. Andre samordnngsgevnster kan være å utnytte effektene av felles avtaler. Ved anskaffelse av felles lkt utstyr vl en ha økte mulgheter for standardserng, felles reservedelslagre, mndre lagerhold, og for eksempel felles opplærng av brukere, felles support og for eksempel felles servceavtaler. ( dag reser servcefolk fra leverandørene på kryss og tvers, her bør være samordnngsgevnster) Avtalelojaltet må ves speselt oppmerksomhet. Dette ser v på som en egen utfordrng. Kategornndelng kan flytte ansvaret for avtalen(e) lengre ut. Her ser v på ClockWork som det beste redskap for varetakelse av avtalelojaltet. Men en stor utfordrng som er velkjent er å ha ressurser tl og å klare å håndtere/legge nn nye avtaler fortløpende systemene våre. Dette må få speselt fokus, og det bør avsettes egne ressurser tl dette, som har dette som egen dedkert oppgave. Kategorstrukturen kan organseres med ulk grad av sentralserng. Valg av sentralserng og organsasjonsform styres av helseforetakenes behov, overordnet vrksomhetsstrateg og endrnger leverandørmarkedene. STYREDOKUMENT Sde 53 av 91

20 I en mandatstyrt modell vl nnkjøpsrådgverne være ansatt hvert enkelt foretak på samme måte som dag. Foretakene vl g RHF-nnkjøp et mandat tl å styre kategorene. Vdere gs kategoret og kategorlederen et mandat med ansvar for nnkjøpsarbedet nnen en kategor. Mandatet vl kunne nnrettes på ulke måter, men best overordnet kontroll med nnkjøp regonen oppnås når mandatet gr kategorlederne ansvar for alle anskaffelsene kategoren på tvers av foretakene. Modellen åpner for en fortsatt betydelg lokal styrng. Potensalet for regonale synerger og gevnster, gjennom blant annet felles nnkjøpsavtaler vl altså kunne realseres gjennom. Innkjøpsvolum Helse Nord Tabell 1 vser at nnkjøpsvolumene har vært relatv stable over de sste årene. Eneste unntak er Helse Nord RHF som har hatt en øknng 2009 som hovedsak skyldes øknng kostnader tl luftambulanse samt øknng pasentskadeerstatnnger. Tabell 1 Utvklng nnkjøpsvolum Foretak Helse Nord RHF Helse Nord IKT UNN HF HSH NSH HFHF Sykehusapoteket Nord Totalt Tabell 2 vser en overskt over de 30 største leverandørene tl Helse Nord over de sste 3 år. Andre helseforetak og utenfor Helse Nord er tatt ut av overskten. Tabellen vser at de fleste leverandørforholdene er stable og at det er tlkommet få nye store leverandører sste 2 år. Tabell 2 De 30 største leverandører tl Helse Nord eksklusv nternkjøp everandør NMD Grosssthandel AS HF NASJONAE UFTAMBUANSETJENESTE Berg-Hansen Nord-Norge AS Rkshosptalet Alpq Norway As Rkstrygdeverket Norsk pasentskadeerstatnngsfond Troms Tax AS NAV DRIFT OG UTVIKING ST.OAVS HOSPITA NORDAND TAXI Dners club Norge AS Sgma Nord AS MEDTRONIC Norge AS REINERTSEN AS DIVISJON ENTREPRENØR NURSE PARTNER NORGE AS AGA AS Dps ASA STYREDOKUMENT Sde 54 av 91

21 Roche Dagnostcs Norge as NARCO POO AS Fnnmark Tax as Norsk Helsenett AS ATA AMBUANSESERVICE HESE BERGEN HF PINGVINVASK AS Helse Nord-Trøndelag Multconsult AS Skanska Norge AS UEVÅ UNIVERSITETSSYKEHUS Semens medcal solutons dag.eur.ltd I forhold tl lov og forskrft om offentlge anskaffelser skal alle anskaffelser være underlagt konkurranse. Hovedtrekkene dette er som det følgende. Alle anskaffelser under NOK skal være gjenstand for forespørsel tl mnmum tre leverandører og de med kontraktsverd over NOK skal protokollføres. Anskaffelser med kontraktsverd over NOK skal utlyses som anbud. Alle anskaffelser over NOK 1,6 mll skal ut på EU-anbud. Helse Nord har anskaffelser årlg med kontraktssum over NOK Det må være et mnstekrav at alle dsse kontraktene er nngått under regelverket for offentlge anskaffelser. Dersom det skal gjennomføres, vl det være behov for 10 nnkjøperårsverk ved UNN (har anskaffelser over NOK ), 6 årsverk ved NSH (1.544 anskaffelser over 500 ), 5 årsverk ved HFHF (1.222 anskaffelser over 500 ), 4 årsverk ved HSH (1.077 anskaffelser over 500 ). Det er kun UNN som er nærheten av å kunne håndtere dette. Øvrge foretak har med stor sannsynlghet brudd på lovverket forhold tl måten nnkjøp foregår på. Ved å organsere og samordne nnkjøp Helse Nord på en sentralstyrt måte med kategorserng, kan bdra tl å rette opp dette msforholdet. Det kan gjelde både forhold tl brudd på regelverket og forhold tl lavere anskaffelseskostnader. Overskten vser at de antall anskaffelser er det kke de store som domnerer antallet konkurranser, en tvert mot at det er svært mange mddels store eller små. Dette er med på å bekrefte antagelsen om at ved å opptre felles regonen, gjennom strukturert samarbed vl det sannsynlgvs være store gevnster som kan hentes ut. Se for øvrg også oppgave e) der det er vst mulge gevnster ved samordnng forvaltnng av nnkjøpssystemet. Oppgave c) En beskrvelse av arbedsgrupper og prosess for å følge opp anbefalngene rapporten. Prosjektleder for prosjekt vurderng av nnkjøpsfunksjonen får mandat og opprette nødvendge arbedsgrupper for og gjennomføre rapportens anbefalnger. Dagens styrngsgruppe opprettholdes. I tllegg tl nnkjøpsfunksjonen skal fagfolk nvolveres slk at man skaper forståelse for nnhold omfang og ansvar for de forskjellge deltakerne kategorstrukturen, kort sagt skre en altomfattende god forankrng. Oppgave d) Avklare forholdet mellom nnkjøp og forsynng. Innkjøp og forsynng kan godt anses som to forskjellge fag. Det er store faglge forskjeller oppgaver, men det er også - og skal være - nære samarbedsformer mellom nnkjøp og forsynngstjeneste/lager. I Helse Nord er v lkt organsert når det gjelder nnkjøpsavdelngene, dvs. underlagt økonom. ager/forsynng er ulkt organsert. I Helgelandssykehuset er dette underlagt teknsk drft, UNN er forsynng flyttet tl drftsseksjonen, mens NSH og HFHF er forsynng tlknyttet nnkjøpsavdelngene. STYREDOKUMENT Sde 55 av 91

22 Prosjektgruppen ser ngen konsekvenser for forholdet nnkjøp-forsynng ved eventuell nyorganserng. Det må uansett tlknytnngsform være et nært samarbed for mplementerng av avtaler, korrekt nnleggng av varer og avtaler og alle data ClockWork eller det systemet som fnnes. En oppgave som må løses er eerforholdet tl nnkjøpssystemet. Og for så vdt også ressurser tl dette. Hvert foretak bør avsette en egne forvalter/daglg drftsansvarlg. Vdere må en ha klarert ansvar for oppfølgng av avtaler, avvk med vdere. V foreslår et eget prosjekt på kartleggng av forsynng og modeller for fremtdg forsynng foretakene. Dette er nærmere behandlet oppgave e). Oppgave e) Konkretsere ressursbehovet pr HF for å få tl en sentral organserng av nnkjøp basert på kategorstyrng. Dagens organserng og antall ansatte Alle helseforetakene har egne nnkjøpsorgansasjoner med lokal tlhørghet tl det enkelte helseforetak. Totalt utgjør nnkjøp 22,5 årsverk. Overskt over antall ansatte nnen nnkjøp (eks lager og forsynng) ed Foretak eder Konsulent Totalt Helse Nord RHF 1,5 2,5 3,5 Helse Nord IKT 1 1 UNN HF 1 9,5 10,5 NSH HF 1 3,5 4,5 HFHF 1 1* 2 HHS 1 1 Totalt 5 18,5 22,5 * 1 årsverk er 2010 utled fra HFHF tl Helse Nord RHF og nngår tallene for Helse Nord RHF Ny organserng og antall ansatte Foretak eder Konsulent Forvaltnng nnkjøpssystem Totalt Helse Nord RHF 1 2,5 3,5 Helse Nord IKT 1 1 UNN HF 1 9,5 1,5 12 NSH HF 1 5,5 1 7,5 HFHF 1 2* 1 4 HHS Totalt 5 22,5 4,5 32 * 1 årsverk er 2010 utled fra HFHF tl Helse Nord RHF og nngår tallene for Helse Nord RHF Strategsk og operatve roller kategorstrukturen og nnkjøpssystem forvaltnng Innlednng Oppsummert består en kategor av en eller flere vare- og/eller tjenestegrupper. Hver kategor styres av et kategor bestående av en kategorleder, normalt en nnkjøper, og dedkerte fagstrateger fra hvert HF. Hver regonale anskaffelse nnenfor en kategor gjennomføres av et oppnevnt funksjons bestående av nnkjøper(e) og andre med nødvendg kompetanse, derblant fagrepresentanter fra brukere av anskaffelsen. STYREDOKUMENT Sde 56 av 91

23 HN HV (nnkjøpsfaglg representant (nnkj ø v/nnkjøpsleder psfaglg representert v/ nnkj ø psleder) Formell styrngslnje Faglg styrngslnje Kategorleder, lokalt ed Innkj ø psr å dgver, lokalt ed Spesalsert støtte ø tte Kategorlederforum Helse HFH Bergen Helse UNN Fonna Kategor Kategor Kategor Kategor Kategor Helse NSH HF ørde Helse HSH Stavanger Illustrasjon av sentralstyrt organserng av nnkjøp I vår sluttrapport forutsettes det at nnkjøpslederne HF-ene skal fungere som kategorledere på lk lnje med de kategorlederne som må komme tllegg tl de fre nnkjøpslederne v har tl sammen hvert HF. Helse Vest arbeder med tlsvarende sak parallelt med oss. På samme måte som Helse Vest, tlrår prosjektgruppen at Helse Nord neste fase av prosjektet vurderer følgende forhold forbndelse med organserngen: Innkjøpssjefsrollene skal bestå ved hvert enkelt HF. Innkjøpssjefen får ansvar for å ruste kategorene og funksjonsene det enkelte HF. Innkjøpssjefene (RHF og HF) nngår styrngsgruppe for alle anskaffelsene, jf. modell NNI (Nasjonalt nettverk for nnkjøp) og HINAS. Innkjøpssjefene skal også påta seg rolle som kategorledere basert på ledgkapastet, jf forannevnte strekpunkter. En nnkjøpssjef som legger sak fram tl styrngsgruppen kraft av å være kategorleder kan kke være med styrngsgruppens behandlng. Styrngsgruppen skal godkjenne prosjektbeskrvelse og nnkjøpsstrateg, konkurransegrunnlag og nnstllng på valg av leverandør, og eventuelle andre vktge prnspelle avgjørelser som tllegger en styrngsgruppe. Kategorlederforum Det anbefales at lederne fra hvert kategor møtes regelmessg kategorlederforum. Dette forumet er ledet av Helse Nord RHF, og har som hovedoppgave å koordnere arbedet på tvers av kategorene. Kategorlederforum vl også beslutte eventuelle endrnger kategorene, og sammen ha ansvar for at hele nnkjøpsvolumet håndteres på en god måte. Kategorlederforum vl være et strategsk og rådgvende organ for helseforetakenes ledergrupper, og for ledergruppen Helse Nord RHF. STYREDOKUMENT Sde 57 av 91

24 Kategorlederforum Kategor Kategor Kategor Kategor Kategor Kategor Funksjons Funksjons Funksjons Funksjons Funksjons Funksjons Funksjons Funksjons Funksjons Illustrasjon av kategorstrukturen Kategor Kategorene stt mandat vl være å styre porteføljen sn kategor. Med dette menes at kategoret sammen: Skal kjenne behovene tl brukerne av artklene som anskaffes, og utarbede og ee kategorens behovsbeskrvelser Bygger og deler nnkjøpsfaglg kompetanse for sn kategor Setter målsetnnger for kategoren Utarbeder handlngsplaner, herunder etablerng av nnkjøpsplaner Utarbeder strateger, herunder prorternger og styrng av etterspørsel Organserer arbedet kategoren, herunder etablerng av underkategorer og funksjons for å få gjennomført anskaffelser Drver fram og følger opp anskaffelsesprosesser Defnerer datafangst og analyserer nnkjøpsdata Følger opp leverandører og avtaler Måler progresjon på målsetnnger Rapporterer resultater Mandatet defnerer klart hva som skal rapporteres, hvlke utslag av elementer/endrnger som krever rapporterng, og hvem som skal motta ulke rapporter. På denne måten skrer man at problemstllnger og eventuelle endrnger, både for nnkjøpsmljøet og leverandørmarkedet, som kan berøre andre kategorer fanges opp tdlg, samt at man oppnår en levende oppdaterng på tvers av de respektve kategornndelngene. Prosjektet anbefaler at det etableres en nnkjøpshåndbok som blant annet beskrver rollene tl deltakerne ene, hvordan brukermedvrknng skal skres og den regonale standardserte nnkjøpsprosessen. Et slkt verktøy vl være et vktg vrkemddel arbedet med profesjonalserng og standardserng av nnkjøpsarbedet Helse Nord. Kategorleder Rollen som kategorleder vl de fleste tlfeller nnehas av en nnkjøper. Kategorleder har et regonalt ansvar for nnkjøp, kontrakt og forvaltnng av alt nnkjøp (nkl styrng av leverandørkommunkasjon) sn kategor. Kategorleder har ansvar for framdrft og leveranse fra funksjonsene kategoren. Vktge oppgaver for kategorleder er; STYREDOKUMENT Sde 58 av 91

25 Sette sammen et tverrfaglg kategor som samlet er stand tl å utføre pålagte oppgaver best mulg. ede og drve fram arbedet kategoren Sette kvanttatve målsetnnger for kategoren sammen med kategoret Utarbedelse av strateger og planer for kategoren Drve anskaffelsesarbed gjennom å delta - og lede funksjons Koordnerng mot andre kategorledere for å dentfsere rsko grensesntt, og mulgheter for samarbed og synerger Identfsere områder for standardserng, og arbede mot dette der dette er formålstjenelg. Innkjøpsfaglg utvklng av kategoren, samt oppbyggng av tlstrekkelg fagkompetanse tl å håndtere dalogen med fagmljøene på en god måte Admnstratv utvklng av kategoren, herunder vdereutvklng av nnkjøpshåndbok og maler Skre grunnlagsdata løpende fra eksterne og nterne klder for kategoren, slk at påfølgende konkurranseprosesser baseres på korrekt grunnlag Forvalte avtaler Følge opp avtalelojaltet Rapportere henhold tl etablerte rutner og på forespørsel, herunder å g nput tl årsbudsjettet og langtdsplanarbedet foretaksgruppen Oppsummert kan rollen beskrves som å ha det overordnede ansvaret for organserng og gjennomførng av anskaffelsene. Forventet ressursbruk for kategorleder er forventet å varere stor grad med hvlken kategor en arbeder. Dedkerte fagstrateger Helseforetakene avgr faste fagstrateger tl kategorene. Fagstrategene nnehar rollene ford de har speselt god nnskt fagområdet, og enten akademsk eller gjennom stllngsmessg autortet. Fagstrategene skal kke belastes med admnstratve oppgaver, men gr sne nnspll tl strateg og planer. Rollen tl dsse HF - representantene er å forankre stt HFs behov kategoret, og tlsvarende forankre kategorets nnstllnger og planer eget HF. HF representantene har også et utvdet ansvar for å fange opp tlbakemeldnger på gjennomførte anskaffelser, slk at kategoret akkumulerer kunnskap om leverandører og produkter over td. De faste fagstrategene vl måtte bruke mer td på kategorarbed en oppstartsfase enn en drftsfase. Erfarng fra andre bransjer kan ndkere at ressurspådraget normal drft dreer seg om et fåtall tmer måneden. Funksjons Regonale anskaffelser nnefor en kategor skal gjennomføres henhold tl regonens standardserte anskaffelsesprosess. Hver regonale anskaffelse vl bl admnstrert av et funksjons. Antallet funksjons hver kategor vl kunne varere fra et eller to tl flere enn t. Funksjonsenes rolle nnenfor en kategor er underordnet kategoret. Et funksjons: Har en leder, og som hovedregel vl lederen være nnkjøper I tllegg har leder med seg enten en eller flere fagpersoner som representerer fagmljøet stt foretak. Som hovedregel deltar det faglge representanter fra hvert foretak, men det er kke er krav. Avhengg av hva anskaffelsen gjelder, kan funksjonset være større eller mndre njeorgansasjonen forespørres om å avg deltakere tl funksjons Funksjonset er permanent gjennom at deltakerne er faste. Funksjonset er ansvarlge for å følge opp de nnkjøpte varer og tjenester gjennom hele lvsløpet. STYREDOKUMENT Sde 59 av 91