Internt notat. Kommunikasjonsplan ny kommune - K2. Moss kommune

Transkript

1 Internt notat Fra: Adm. enhet Kommunalavdelng økonom organsasjon Saksbehandler: Therese Evensen Arkvref.: 16/7230 Dato: Saksbehandler Bente Hedum Adm. enhet: Kop tl: Are Hammervold Solvang Tale Westvk ntern ntern Kommunkasjonsplan ny - K2 21.januar 2016 startet forhandlnger om en ny. Fram tl en eventuell ny er på plass kan reformarbedet deles nn tre faser. Første fase vl pågå fram tl ferdgstller forslag tl ntensjonsavtale om en ny 20.aprl Neste fase er fra en ntensjonsavtale forelgger tl styrene hhv eventuelt vedtar en ny rundt 20.jun Tredje fase vl være fra eventuelle postve vedtak forelgger tl ny er på plass 1.januar 2019 eller 1.januar Denne kommunkasjonsplanen tar prmært for seg kommunkasjonsarbedet de to første fasene, men vl så skssere behov for kommunkasjonstltak som bør påbegynnes på det tdspunktet r har besluttet å danne en ny. Vdere vl denne planen ha hovedvekt på eksterne kommunkasjonstltak, men v vl understreke behovet for god tydelg nternkommunkasjon de to ne som avgjørende for en vellykket mplementerng av en eventuell ny. Mål for det eksterne kommunkasjonsarbedet: - Redusere uro blant nnbyggerne r om konsekvensene ved en ny (tjenestetlbud) - Skre nærhet mellom poltkere nnbyggere på tvers av r (lokaldemokrat bestemmelse) - Styrke felles denttet tlhørghet tl en ny (samfunnsutvklng) Vktge forutsetnnger for kommunkasjonsarbedet: r skal så langt det er mulg hensktsmessg kommunsere felles budskap lk nformasjon tl sne nnbyggere om reformarbedet. Dette fordrer tett gjensdg nformasjon mellom admnstrasjonene de to ne. Det bør vurderes faste møter for å koordnere kommunkasjonsarbedet. Forhandlngsutvalget bør så beslutte hvlken av de to kommunkasjonsavdelngene som skal ha det operatve ansvaret for gjennomførng av tltakene kommunkasjonsplanen. Enkelte av tltakene som foreslås under vl kreve økonomske ressurser. Forhandlngsutvalget bør anbefale hvordan kostnadene tl dette arbedet skal dekkes/fordeles. Kommunalavdelng økonom organsasjon Rådhuset postboks 175, 1501 T F E post@moss..no I

2 Målgrupper for kommunkasjonsarbedet fase 1 2: - Befolknngen generelt r - Ulke lokalsamfunn r - Barn- unge - Eldre - Nærngslv - Frvllge lag forennger Kanaler for kommunkasjonsarbedet fase 1 2: - rs nettsder - rs ekssterende Facebook-sder. - Redaksjonelt lokale er - Betalt lokale er nformerer - Drektemøter mellom poltkere nnbyggerne (dgtalt eller tradsjonelle tema-/folkemøter) - Trykt nformasjonsmaterale I fasen etter en ny eventuelt er vedtatt anbefaler v å utvkle felles kommunkasjonskanaler som felles web, Facebook, samt en enhetlg vsuell denttet. Det bør lkevel nnledes et mellom de to ne umddelbart slk at v den dagen vedtakene eventuelt forelgger vl ha en verktøykasse klar tl felles bruk. Det gjøres oppmerksom på at dette vl føre budsjettmessge konsekvenser. Det anbefales kke å opprette felles Facebook-sde før vedtak styrene er fattet, men at v heller kjører felles kampanjer på nes respektve Facebook-sder. Bakgrunnen for dette er at det tar td å bygge opp et hensktsmessg antall følgere tl en ny sde at v heller bør fokusere på de kanalene v har p.t. Vdere anbefales det kke å gangsette åpen konkurranse om nytt våpen før vedtak om ny forelgger de to styrene. Forberedelsene tl en konkurranse bør lkevel gangsettes umddelbart dersom beslutter å løse dette gjennom konkurranse. Fase 1: 2.februar - 20.aprl - I denne fasen har nnbyggerne mulghet for uformell påvrknng gjennom nnspll dskusjon. Hovedmål: Involvere engasjere befolknngen r. - God tlgjengelg nformasjon om møtene - God tlgjengelg nformasjon tl nnbyggerne om prosessen fram mot en ny - Innbyggerne r bdrar nnspll dskusjon rundt temaene som drøftes Dato Tltak Kanal Målgruppe Ansvar Formål 19.januar om oppstart Redaksjonelle er Befolknng generelt, lokale er Jevnlg januar Løpende forkant av møtene. Fakta nformasjon om prosess,, møter referat på nett Oppstart Kunngjørng av møtene Egne områder på nes nettsder nformerer Avs nteressenter Befolknngen r

3 Mars ( peroden mellom de to møtene (4. 18.mars) som har lokaldemokrat som tema) Etter hvert møte 1.aprl eller etter 20.aprl 4.aprl 5.aprl Nettmøte om temaer som angår lokaldemokrat/- utvklng Løfte fram aktuelle temaer fra s møte for debatt nnspll kultursektoren frvllge lag forennger Åpent møte ungdommens styrer, elevråd på nes ungdomsskoler, Avs Betalte Facebookkampanjer. Kulturarena: eks. House of Foundaton, bblotekene Egnet arena kan være bblotekene En arena der ungdom befnner seg som eksempelvs en skole eller ungdomsklubb. Grupper ulke lokal forankrng avhengg av tema. Målrette kampanjen avhengg av tematkk. Kulturaktører brukere, unge voksne Frvllghetssektoren Ungdom vl søke Avs Fellestltak r Felles r Engasjement, felleskap mellom ungdommer de to ne. Fase 2: 20.aprl -20.jun I denne fasen har nnbyggerne nteressegrupper mulghet for formell vrknng gjennom ordnære hørngsnstanser uformell påvrknng gjennom nnspll dskusjon tl lokalpoltkere. Hovedmål: Innbyggerne r har kjennskap tl nnholdet konsekvensene av ntensjonsavtalen for en ny. - God tlgjengelg nformasjon om nnholdet ntensjonsavtalen - God tlgjengelg nformasjon tl nnbyggerne om prosessen fram mot en ny - Innbyggerne r bdrar hørngsnnspll dskusjon rundt nnholdet ntensjonsavtalen Dato Tltak Kanal Målgruppe Ansvar Formål 20.aprl (når avtalen Intensjonsavtalen gjøres Redaksjonelle er Befolknng forelgger) tlgjengelg generelt, Jevnlg Fakta nformasjon om prosess,, møter, referat ntensjonsavtalen, samt hvordan man leverer hørngsnnspll. Egne områder på nes nettsder Publsere eventuelle hørngsnnspll fortløpende. lokale er nteressenter r

4 Innen 1.ma Dstrbuere ntensjonsavtalen (nnholdet) tl alle nnbyggerne nformerer full dstrbusjon 8. jun (for sent?) Egen postforsendelse tl alle husstander r nnbyggerne Fra 20.aprl tl frst for hørng. 1.aprl eller etter 20.aprl Løfte fram enkelttemaer fra ntensjonsavtalen for dskusjon nnspll. kultursektoren Betalt Facebookkampanje. Kulturarena: eks. House of Foundaton, bblotekene Målrette kampanjen avhengg av tematkk. Kulturaktører brukere, unge voksne Fellestltak Fase 3: 20.jun januar 2019/1.januar Hovedmål: Styrke felleskapsfølelse denttet tl ny. - Innbyggerne deltar aktvt lokaldemokratske prosesser så som eksempelvs planprosessen - God lett tlgjengelg nformasjon om eventuelle endrnger for nnbyggerne en ny - Styrket tlhørghet tl ny for nnbyggerne Dato Tltak Kanal Målgruppe Ansvar Formål Bør være klar når fellesnemnd starter arbedet. Felles nettsde ny Web Befolknng generelt, lokale er Jevnlg Felles nettsde Fakta nformasjon om prosess. Bør være klar når Felles vsuell denttet fellesnemnd starter arbedet. Når vedtak fattes styrene (jun 2016) Når vedtak fattes styrene (jun 2016) Opprette felles Facebook-sde Konkurranse om nytt våpen Facebook Web, sosale er, lokale er nteressenter nnbyggerne, verktøy for admnstrasjon de to ne Innbyggerne ny r Felleskapsfølelse denttet tl ny. Plan for nternt kommunkasjonsarbed

5 Hovedmål: Skape engasjerte entusastske arbedere ny - Tydelg nformasjon om konsekvensene for arbederne ved etablerng av ny - Skre de ansattes mulghet tl å påvrke utformngen av ny - Redusere uskkerhet blant ansatte Ansatte de to ne er skret bestemmelse gjennom Hovedavtalen de ulke fasene av reformarbedet. V vl lkevel understreke vktgheten av at r alle faser av arbedet søker å nformere ansatte hyppg om prosessen, hva som vl skje når hvlke mulgheter ansatte har tl å bdra utformngen av en ny. r har p.t benyttet nterne kommunkasjonskanaler tl å nformere bør fortsette dette prosessen fram tl ny er vedtatt. Det er å anbefale at nformasjonsarbedet ut tl ansatte er mest mulg lkelydende for de to ne. På det tdspunktet forslag tl ntensjonsavtale forelgger vl v anbefale at vrksomhetsledere nformerer ansatte om resultatet på hensktsmessg måte. Det bør vurderes om ansatte som har deltatt eventuelt kommunkasjonsansvarlge sammen vrksomhetsledere nvterer tl felles møter (for eksempel bruk av lunsjmøter) der man går gjennom ntensjonsavtalen gr de ansatte mulghet tl å stlle spørsmål. r har så opprettet en egen e-post adresse der ansatte oppfordres tl å komme nnspll spørsmål. Fra det tdspunktet styrene har vedtatt ny bør HR-avdelngene de to ne sammen kommunkasjonsansvarlge, utarbede en plan for å bygge fellesskapsfølelse entusasme blant ansatte den nye n. Tl dette arbedet bør det settes av økonomske ressurser.