Kategoristyring av innkjøp i Helse Nord. Beskrivelse av valgt organisasjonsmodell

Transkript

1 Kategorstyrng av nnkjøp Helse Nord Beskrvelse av valgt organsasjonsmodell 16. jul 2014 Dokumenthstorkk: Oppdatert etter nnspll fra Styrngsgruppa 24. ma 2012 oppdatert 6. desember 2013 av TAW etter møte prosjektgruppa 4. desember 2013 Oppdatert 7. februar 2014 etter hørngsrunde foretaksgruppen Helse Nord Oppdatert etter drektørmøte 13. jun 2014 av RSA Vedlagt styresak for Innkjøpsstrateg, styremøte Helse Nord RHF 27. august 2014

2 Innhold 1 Beskrvelse av valgt modell Kategorer Grensesntt mot HINAS Ansvars- og rollebeskrvelser Kategorteam Egenskaper Ansvar og fullmakt Kategorledere Funksjonsteam Funksjonsteam Innkjøpsrådgver/teamleder Styrngsgruppe anskaffelsesprosessene Spesalsert støtte Regonalt nnkjøpsforum Rapporterngsstruktur Avvk og avvksoppfølgng Kompetansebehov Jurdsk og nnkjøpsfaglg kompetanse Prosjektkompetanse Lederkompetanse Referansedokumenter Vedlegg

3 1 Beskrvelse av valgt modell Styret Helse Nord RHF ble styresak /5 orentert om prosjektet kategorstyrt organserng av anskaffelsesvrksomheten Helse Nord. Anbefalngene er kategorstyrt organserng av anskaffelsesvrksomheten basert på prosjektgruppens rapport, tlleggsutrednngene, uttalelsene fra helseforetakene med styrebehandlng og styrngsgruppens tlrådnng. Styrngsgruppa for kategorstyrngsprosjektet behandlet foreløpg organsasjonsplan møte 19. januar 2012 og tok den foreløpge planen tl orenterng. Styrngsgruppas øvrge nnspll pr 24. ma 2012 tl organsasjonsplanen er nnarbedet forelggende plan. Det overordnede målet med kategorstyrng av nnkjøp er å etablere strateger som varetar helseregonens fremtdge behov for varer og tjenester. Hovedmålet kan operasjonalseres tl to delmål: Alle nnkjøpene Helse Nord skal deles defnerte kategorer. Kategorstyrng skal g overskt og kontroll over samlet nnkjøpsvolum helseregonen. Dette skal hjelpe hver enkelt enhet tl å opptre korrekt forhold tl norsk lov og nterne rutner. Det skal etableres kategorstrateger for hver enkelt underkategor. Kategorstrategene skal etableres samarbed med fagmljøet foretakene, og skal dentfsere satsnngs- og forbedrngsområder nnen kategorene. Gjennom kategorarbedet skal helseregonen få en god utnyttelse av ressursene nnenfor den enkelte kategor, samt økt spesfkk kompetanse nnenfor hver kategor fra anskaffelsesavdelngen. I en kategorstyrt nnkjøpsmodell grupperes alle anskaffelser av varer og tjenester kategorer, basert på at varene og tjenestene en eller flere dmensjoner er beslektet ut fra bruksområde, kompetansekrav, markedsmessge forhold etc. Kategorlederne vl faglg og organsatorsk bl underlagt HNRHF og ansvaret for å utforme strateger, handlngsplaner, gjennomføre felles tlbudskonkurranser, nngå kontrakter, mplementere og forvalte avtaler nnenfor de ulke kategorer vl således bl lggende på regonalt nvå. Faglg ansvar nnebærer at Helse Nord RHF skal utarbede kategorstrategene og følge opp at strategenes aksjonsplaner blr gjennomført henhold tl nnhold og frster. Helse Nord RHF skal løse faglg uenghet mellom foretak om kategorstrategene, eller tlknytnng tl enkeltanskaffelser hvor styrngsgruppen kke kan fnne en omforent løsnng, jf. samarbedsavtalen. Alle helseforetakene må sette av fagressurser tl kategorarbedet. Dette er nødvendg for å lykkes med sentralstyrt nnkjøp gjennom kategororgansert anskaffelsesvrksomhet. 3

4 Fgur 1 vser organserngen Helse Nord RHF (Innkjøpsfaglg representert ved seksjonsleder nnkjøp) Formell styrngslnje Faglg styrngslnje Spesalsert støtte L Innkjøpsleder, ed av HFene Innkjøpskonsulent, ed av HFene Kategorlederteam K K Kategorleder, ed av RHFet Innkjøpsforum med mandat fra HFene Kategorteam 1 Kategorteam 2 Kategorteam 3 Kategorteam 4 Kategorteam 5 Kategorteam 6 Kategorteam 7 Kategorteam 8 Kategorteam 9 Kategorteam 10 F nl n Fnnmarkssykehuset HF L Unverstetssykehuset Nord-Norge HF U N U CL Nordlandssykehuset HF L Helgelandssykehuset HF L Sykehusapoteket Nord HF L Helse Nord IKT Fgur 1 Ressursdsponerngen mellom foretakene og arbedet som skal gjøres kategorstyrt organserng av anskaffelsesvrksomheten avklares gjennom god planleggng og prorterng av nnkjøp foretakene, basert på samarbedsavtalen mellom RHF og HFene. Dette nnebærer: Utarbedelse av kategorstrateger og handlngsplan som behandles av nnkjøpsforumet og godkjennes av RHF. Alle ressurser kategorteamene med unntak av kategorleder, ees lokalt og avgs helt eller delvs fra helseforetakene tl arbed med kategorstyrt nnkjøp. HNRHF har ledelsesmessg ansvar på tvers av foretaksgruppen for samtlge kategorer. HFene er forplktet gjennom samarbedsavtalen tl å frg ressurser tl strategsk og operatvt samarbed på tvers av foretakene. Kategorledere leder og styrer kategorene på vegne av hele regonen og rapporterer tl nnkjøpsleder HNRHF. Organserngen skal nnføres gradvs henhold tl prosjektplan. 4

5 Fgur 2 vser organserngen med kategorteam og funksjonsteam: Kategorleder Kategorleder Kategorleder Kategorleder Kategorteam Kategorteam Kategorteam Kategorteam Funksjonsteam Funksjonsteam Funksjonsteam Funksjonsteam Funksjonsteam Funksjonsteam Funksjonsteam Funksjonsteam Funksjonsteam Funksjonsteam Fgur Kategorer Det enkelte kategorteam skal ved oppstart av kategoren foreta prorterng mellom underkategorene, en mer konkret gjennomgang av nnholdet basert på vurderng av struktur og status på kategoren, nternanalyse, eksternanalyse, strategsk possjon og veen vdere. Kategorteamet skal gjennom arbedet svare på hvlke strategske tltak som vl være formålstjenlg forhold tl behovene som man forventer tden fremover. For den enkelte underkategor skal det forelgge en begrunnet strateg- og handlngsplan for anskaffelser nnen den enkelte kategor. Aksjonsplanen skal være operasjonell og konkret formen, både for de tltakene som det vl ta lengre td å realsere og de tltakene som raskt kan settes verk. Kategorstrukturen vl kunne bl justert basert på nasjonalt samarbed med grunnlag behov for felles sortment nnen avtaleområdene, speselt nnen de områdene som henhold tl nasjonale planer skal samordnes. Kategorstruktur Nr Kategor 01 Helsetjenester 02 Legemdler 03 Prehosptalt 04 Laboratorefag 05 Bldedagnostkk 06 Medsnske og krurgske fag 07 Forvaltnng, drft, vedlkehold og utvklng 08 Transport 09 IKT 10 Admnstrasjon Tabell 1 5

6 2 Grensesntt mot HINAS I en kategorstyrt nnkjøpsmodell vl anskaffelsene nnenfor en kategor kunne foregå på lokalt, regonalt og /eller nasjonalt nvå. HINAS har ansvaret for gjennomførng av nasjonale anskaffelser, basert på strateger og planer som er forankret RHFene. Regonene er enge om å etablere en felles kategorstruktur. Kategorteamene har ansvar for å g nnspll strateg- og planprosessen gjennom RHF. Kategorleder og kategorteamet må sn planleggng forholde seg tl de nasjonale planene og anskaffelsene, og påse at avtalene mplementeres og forvaltes HFene henhold tl enhver td gjeldende nasjonale samhandlngsrutner. 3 Ansvars- og rollebeskrvelser Det etableres kategorteam hovedsak for hver underkategor. En kategorleder kan være leder for flere kategorteam basert på underkategorene. Det opprettes funksjonsteam under hver kategor som skal ansvaret for gjennomførng av anskaffelsesprosesser. 3.1 Kategorteam Hver hovedkategor skal styres av en kategorleder med støtte av et eller flere kategorteam avhengg av underkategorenes sammensetnng. Kategorteamene er bl.a. ansvarlg for å: Utarbede og mplementere kategorstrateg(er) og handlngsplan(er) for de respektve kategorer. Gjennomføre analyser av den forretnngsmessge betydnngen av tjenester og vareartklene som skal anskaffes, og grad av komplekstet leverandørmarkedet. Resultatene av dsse analysene skal g grunnlag for beslutnng om hvlken av de fre hovedstrateger som velges for kategoren eller underkategoren. o Hovedstrateger: Volumprodukter Strategske produkter Ikke krtske produkter Flaskehalsprodukter Strategen har verd for å utarbede handlngsplaner og nnkjøpsplaner. Gjennom dette gjennomføres kvaltatve og kostnadseffektve nnkjøp. Vdere etableres det funksjonsteam som gjennomfører anskaffelsene henhold tl den regonale nnkjøpsprosessen. Fgur 3 på neste sde beskrver modell for grupperng av kategorer: 6

7 Fgur Egenskaper Kategorteamene tlpasses behovene gjeldende kategor. Kategorteamene har følgende egenskaper: Kategorteamene er tverrfaglg sammensatt: o Tverrfaglghet og kompetansebehov skres ved at leder har med seg en strateg for fagområdet fra hvert av foretakene teamet. o Tverrfaglghet skal skre en tett og samtdg ntegrasjon mellom alle relevante fagområder for den enkelte kategor. o Kategorleder kan tllegg ha med seg en eller flere fagrepresentanter fra funksjonsteamene kategoren hvs dette vurderes som nødvendg, avhengg av hvor kompleks kategoren er. Det vesentlge er å bruke tlgjengelg spsskompetanse. Kategorteamene har en leder, som hovedregel vl være nnkjøper. Kategorteamene er permanente enheter. Møtefrekvensen kan varere fra få ganger året, tl flere ganger uken, avhengg av behov. Lnjene avgr ressurser tl kategorteamene Ansvar og fullmakt Ledelsen den enkelte vrksomhet er ansvarlg for at anskaffelser av varer og tjenester støtter opp under de mål som er satt for vrksomheten og foretas samsvar med gjeldene lover og regler. Ansvaret for dette kan kke delegeres, men leder kan delegere nødvendg fullmakt tl lavere nvå organsasjonen som skrer at ansvaret blr varetatt på en betryggende måte. Kategorteamene skal ha fullmakter tl å utarbede strateger, handlngsplaner, prosjektplaner, gjennomføre Helse Nord sne anskaffelser, mplementere, forvalte, måle progresjon på målsetnnger og rapportere nnenfor den respektve kategor. Kategorteamets rolle er overordnet funksjonsteamets. 7

8 Blant arbeds- og ansvarsområdet tl kategorteamene er: Opparbede og forvalte en faktabasert overskt over status for den respektve kategor på vegne av foretaksgruppen, herunder (men kke begrenset tl): o Nøkkeltall (nnkjøpsvolum pr foretak/ produkt / leverandør) o Status og planer for kategoren både regonen, og for hvert enkelt HF o Avtaledeknng og lojaltet o Fastsette behov for eventuelle underkategorer og organsere dsse Følge opp kjernevrksomheten nnenfor kategoren, og utvkle og vedlkeholde overskt og beskrvelser av kjernevrksomhetens behov Etablere og vedlkeholde leverandørmarkedsanalyser Etablere og vedlkeholde kategorstrateger og handlngsplaner Fordele operatvt anskaffelsesarbed tl funksjonsteam forbndelse med faktske anskaffelser hvor fremdrfts- og resultatrapporterng baseres på prosjektplan og busness case. G nput tl årsbudsjett- og langtdsplanarbedet hvert enkelt foretak, samt regonen som helhet. Vurdere om anskaffelser bør gjennomføres på nasjonalt, regonalt eller lokalt nvå. Kategorteamet skal stå sentralt arbedet med standardserng. Avhengg av kategorens natur kan kategorteamet selv fungere som funksjonsteam, eventuelt at kategorleder enkelte avtaleetablernger også fungerer som leder av funksjonsteamet. Kategorteamet skal bygge opp og dele sn nnkjøpsfaglge kompetanse. Kategorteamene vl stor grad ha sammenfallende arbedsform, men ulkt behov for møtefrekvens. Enkelte team vl ha behov for en jevnlg aktvtet med relatvt hyppge møter. Det enkelte team må selv å beslutte hvlken arbedsform som er hensktsmessg, nnenfor rammene av mandat og krav som stlles tl teamene. Kategorteamet vl produsere en rekke vktge leveranser som enten funksjonsteam, fagmljøer eller foretaksgruppens ledelse vl kunne ha nytte av: Funksjonsteamene vl ha nytte av: Bedre beslutnngsgrunnlag o Nøkkeltall o Budsjetter Bedre analyser av markeder og leverandører Økt hastghet behovsverfkasjonsfasen gjennom dedkerte fagressurser og oppbyggng av behovsbblotek Bstand tl rekrutterng av ressurser med kompetanse som bdrar tl gjennomførng av gode anskaffelser. Kategorteamet vl også kunne gjøre endrnger funksjonsteam hvs dsse er galt sammensatt. 8

9 Ledelsen foretaksgruppen vl ha nytte av: Økt gjennomførngskraft regonal standardserng. Etablerng av tydelge målsettnger og overordnete strateger for kategoren. At kategorledere har nødvendge fullmakter for å skre at nødvendge tltak blr gjennomført, og at målsettngene nås. At avtalelojaltet følges opp, og at eventuelle brudd på regelverk følges opp. At noen har kontroll med alle anskaffelser, og dermed kan stoppe anskaffelser som kke er tråd med kategorens strateg. Fagmljøene vl ha nytte av: Et nettverk mellom ulke fagmljø og nnkjøpsmljøet nnenfor kategoren. Tlgang på komplementær kompetanse fra nnkjøp som en strategsk samarbedspartner for avdelnger og klnkker. 3.2 Kategorledere Kategorleders rolle er som følger: Sette sammen et tverrfaglg kategorteam som samlet er stand tl å utføre pålagte oppgaver best mulg. Lede og drve fram arbedet kategoren. Sette kvanttatve målsetnnger for kategoren sammen med kategorteamet. Utarbedelse av strateger og planer for kategoren. Drve anskaffelsesarbed gjennom å delta - og lede funksjonsteam. Koordnerng mot andre kategorledere for å dentfsere rsko grensesntt, og mulgheter for samarbed og synerger. Identfsere områder for standardserng, og arbede mot dette der dette er formålstjenelg. Innkjøpsfaglg utvklng av kategoren, samt oppbyggng av tlstrekkelg fagkompetanse tl å håndtere dalogen med fagmljøene på en god måte. Admnstratv utvklng av kategoren, herunder vdereutvklng av nnkjøpshåndbok og maler. Skre grunnlagsdata løpende fra eksterne og nterne klder for kategoren, slk at påfølgende konkurranseprosesser baseres på korrekt grunnlag. Overordnet strategsk oppfølgng av avtaler nnenfor kategoren (fornye avtaler, nye anskaffelser etc.). Overordnet strategsk oppfølgng av avtalelojaltet nnenfor kategoren. Rapportere henhold tl etablerte rutner og på forespørsel, herunder å g nput tl årsbudsjett- og langtdsplanarbedet foretaksgruppen. 3.3 Funksjonsteam Tl hver enkelt regonal fellesanskaffelse opprettes det et funksjonsteam ledet av en funksjonsteamleder, ledet av person med nnkjøpskompetanse. I tllegg har leder med seg en eller flere fagpersoner som representerer fagmljøet stt foretak og som dermed har overskt over behovet og de krav som må stlles tl selve anskaffelsen. Som hovedregel vl det være faglge representanter fra hvert HF, avhengg av førnger gtt prosjektplan for den enkelte anskaffelsen. 9

10 Funksjonsteamet får ansvaret for å gjennomføre den regonale fellesanskaffelsen, det nnebærer å: - planlegge gjennomførngen av tlbudskonkurransen/anskaffelsen, - utarbede konkurransegrunnlag, - evaluere tlbud og nnstlle på tldelng av kontrakt, - tlrettelegge for mplementerng og bruk av avtale - forvalte/følge opp avtaler. Under gjennomførngen av anskaffelsen skal funksjonsteamleder legge fram tl godkjennng for kategorleder: - prosjektplan, - konkurransegrunnlag, - evaluerng og nnstllng på tldelng av kontrakt, - kontrakter og endrngsprotokoller. Kategorleder vl dersom kke annet bestemmes, fungere som styrngsgruppe for funksjonsteamet. Der funksjonsteamleder også er kategorleder skal utgangspunktet nærmeste overordnede overta funksjonen som styrngsgruppe. Det kan mdlertd bl opprettet egen styrngsgruppe for funksjonsteamet, vser her tl punkt under. Ved etablerng av funksjonsteam skal lnjeorgansasjonen avg deltakere tl funksjonsteam. Funksjonsteam som gjennomfører anskaffelsesprosjekter er faste for det konkrete vare og/eller tjenesteområdet som omfattes av anskaffelsen. HFene vurderer selv på hvlken måte teamene bør settes sammen. Det presseres at fagpersonell/brukere som nngår kategorteam og funksjonsteam er ansvarlg for å forankre arbedet sne respektve fagmljøer foretaksgruppen. Kategorteamene skal legge forholdene tl rette for at funksjonsteamene skal kunne gjennomføre effektve prosesser og så gode anskaffelser som mulg. Dette nnebærer at HFene må sørge for at deltakende nnkjøpsfaglg personell og fagpersonell frstlles fra arbedsoppgaver lnjen slk at fremdrftsplan funksjonsteamene overholdes. Funksjonsteamene rapporterer framdrft tl kategorteamet ved kategorleder. Funksjonsteamene kommer også med sne nnspll tl kategorteamet forbndelse med utarbedelse av strateger og planer. Som regel vl funksjonsteamene kjenne grensesnttene mot andre kategorer best. Det er derfor vktg at funksjonsteamene gr nnspll tl kategorteamene om hvordan grensesnttene skal håndteres Funksjonsteam Innkjøpsrådgver/teamleder De nnkjøpsfaglge representantene teamet må sum dekke flere kompetanseområder: Prosjektkompetanse, det faglge ansvaret for at nnkjøpsprosessen gjennomføres henhold tl lov og forskrft om offentlge anskaffelser, samt andre formelle krav, det merkantle markedsansvaret samt forvaltnngsansvaret. Det kan være en og samme person som dekker flere eller alle nevnte kompetanseområdene, men ved større fellesanskaffelser kan det være flere enn en nnkjøper som samarbeder funksjonsteamet. 10

11 3.3.2 Styrngsgruppe anskaffelsesprosessene Den enkelte anskaffelsesprosess bør gjennomføres som et prosjekt, der funksjonsteamet utgjør prosjektgruppa anskaffelsesprosjekter. Det må gjøres en konkret vurderng på om det er nødvendg med egen styrngsgruppe. En styrngsgruppe kan bestå av en eller flere personer avhengg av anskaffelsens komplekstet og omfang. I en anskaffelsesprosess vl styrngsgruppen ha følgende oppgaver og myndghet. Prosjektplanleggng: o Godkjennng av prosjektplan, herunder anskaffelsesstrateg og fremdrftsplan Konkurransegrunnlag: o Godkjennng av konkurransegrunnlag Avlysnng: o Godkjenne eventuell avlysnng av konkurranse Tldelng: o Beslutnng om tldelng og godkjennng av gevnstrealserngsplan Kontraktsperoden: o Oppfølgng av leverandører og godkjenne endrnger kontraktsforhold Prolongerng: o Godkjenne prolongerng Det må utvkles rutner for jurdsk kvaltetsskrng og samhandlng med jurdsk støttefunksjon forkant av forkant av beslutnngspunktene. 3.4 Spesalsert støtte Innkjøpsfunksjonen for regonen vl samlet ha behov for et sett av spesalstroller (spesalsert støtte) for å understøtte kategorstrukturen. Dette gjelder: Kvaltetsskrng av prosess og dokumenter fram tl beslutnng styrngsgruppe. Utarbedelse og vedlkehold av felles prosesser, retnngslnjer og rutner. Opplærng. Servce tl de andre defnerte rollene på spesfkke områder. Utvkle og forbedre spesalstområdet. Bstand ved nnførng av nye rutner/systemer nnen nnenfor eget spsskompetanseområde. Støtterollene er kke nødvendgvs tlknyttet kategorteam på fast bass, men tlbyr støtte planleggng og gjennomførng av nnkjøpsprosessen. Støtterollene kan helt eller delvs være en del av nnkjøpsfunksjonen. Rollene kan også bl supplert med kompetanse fra det enkelte HF eller RHF. Aktuelle støtte/spesalstområder er (representerer kke antall stllnger): o Jurdsk kompetanse på nnkjøpsområdet samt svlprosess o e-handel, kataloghåndterng o Mljø og etsk handel o Innkjøpscontrollerfunksjon (overskt over avtaleområdene, har v avtaler på alt) Denne funksjonen bekles av nnkjøpsfunksjonen) 11

12 o Innsamlng/analyse av grunndata o Systemeerskap tl alle nnkjøpsrelaterte system o Prosjektkompetanse Det vses for øvrg tl eget punkt om kompetansebehov. 3.5 Regonalt nnkjøpsforum Regonalt nnkjøpsforum består av nnkjøpsledere RHFet nklusve Helse Nord IKT, HFene og regonal forvaltnngsansvarlg for nnkjøps- og logstkksystemet CLW. Forumet er et strategsk rådgvende organ for helseforetakenes ledergrupper og for ledergruppen Helse Nord RHF. Innkjøpsforumet ledes av Helse Nord RHF, og har som hovedoppgave å se på koordnerngen av nnkjøpsarbedet på tvers av kategorene. Dette nnebærer å vurdere samordnng og koordnerng av nasjonale og regonale avtaleområder, samt vurdere utvklngen av anskaffelsesvrksomheten Helse Nord. Vdere skal nnkjøpsforumet vurdere om det bør foretas eventuelle endrnger kategorene. Innkjøpsforumet skal også fortløpende vurdere om hele nnkjøpsvolumet håndteres på en god måte. Det anbefales at nnkjøpslederne møtes regelmessg nnkjøpsforumet. Det vl også være behov for at kategorledere helseforetakene møtes for å utveksle erfarnger. Det er naturlg at nnkjøpsforum suppleres med kategorledere et utvdet nnkjøpsleder forum/kategorlederforum alle foretakene for eksempel to ganger året. 4 Rapporterngsstruktur Kategorstyrng vl nnebære sterkere sentral styrng og matrseorganserng av nnkjøpsfunksjonen. Den enkelte er formelt ansatt bassorgansasjonen og avgs faglg tl arbed kategorene på tvers av foretaksgruppen. Kategorlederne rapporter tl nnkjøpsansvarlg det regonale helseforetaket. Den faglge rapporterngslnjen kan beskrves som følger: Helse Nord RHF har det faglge ansvaret for kategororgansasjonen og leder nnkjøpsforum. Ved faglg uenghet anskaffelser brnges saken nn tl nnkjøpsforum som deretter besluttes av RHF. Kategorlederne rapporterer tl nnkjøpsleder RHF. Funksjonsteamene rapporterer tl kategorleder. 4.1 Avvk og avvksoppfølgng Avvk og avvksoppfølgng behandles henhold tl retnngslnjer for nternkontroll Helse Nord (henvsnng tl nternkontroll). 12

13 5 Kompetansebehov 5.1 Jurdsk og nnkjøpsfaglg kompetanse Det er først og fremst vktg å skre rktg organsatorsk tlhørghet for nnkjøpsfunksjonen Helse Nord, herunder det enkelte helseforetak. Dette vl g nnkjøpsfunksjonen det fokuset den har behov for forhold tl å kunne prestere godt. For å oppnå gode resultater nnenfor nnkjøpsområdet må nnkjøpsressursene tllegg ha tlstrekkelg kapastet og nødvendg kompetanse på området, både kommerselt og forhold tl lov og forskrft om offentlge anskaffelser. Innkjøp gjennomføres store deler av foretaksgruppen. Det er derfor vktg å skre tlstrekkelg nnkjøpskompetanse også for ledere og øvrge brukere (bestllere). Organserngen av nnkjøpsvrksomheten og dens kompetanse skal kjennetegnes ved at: Innkjøpsfunksjonen har en tydelg possjon. Det er kontnuerlg fokus på kompetanseutvklng nnen nnkjøpsfaget og markedskunnskap nnen vktge nnkjøpskategorer. Innkjøpere som jobber med strategske problemstllnger har høyere utdannng fra unverstet eller høyskoler, samt spesalrettet erfarng nnen nnkjøp. Det er en defnert karrerestge for ansatte nnenfor nnkjøpsfaget med gode utvklngsmulgheter både nnenfor nnkjøp og organsasjonen forøvrg. 5.2 Prosjektkompetanse Et prosjekt skal ha en defnert start og en defnert slutt. Starten på et anskaffelsesprosjekt er når et behov oppstår og slutten er når avtalen fases ut. På dette grunnlag skal derfor prosjektarbed legges tl grunn som arbedsmetodkk nnkjøpsfunksjonen og dens organserng av arbedet. Organserngens omfang og nnhold styrngsgruppe, prosjektgruppe og referansegruppe m.fl. vl varere med det enkelte prosjekts komplekstet. Ved rekrutterng av ledere tl kategorteam og funksjonsteam (anskaffelsesprosjektgruppe) vl det være vktg å vektlegge prosjektlederkompetanse. Prosjektsuksess skal kjennetegnes ved at: Brukerne er tlfredse og fornøyd med produktet (avtalen og dens nnhold). Leveransen ble gjort tde. Leveransen ble gjort ht. budsjett. Leveransen ble gjort med de ressurser som ble avsatt. Prosjektet kan dokumentere oppnådde resultater (Busness case). 5.3 Lederkompetanse Kategorleder kan ha ansvar for en eller flere kategorer og dermed et tlsvarende antall kategorteam. De enkelte kategorteamenes sammensetnng av fagkompetanse vl avhenge av nnholdet de enkelte kategorene. Kategorleder vl være ansvarlg for daglg ledelse av kategoren og må sørge for at ressursene kategoren jobber konstruktvt sammen nnbyrdes utvklng av planer og målsetnnger for 13

14 kategorområdet. Kategorleder og funksjonsleder må ha egenskaper egnet for ledelse av tverrfaglge prosjekter og stuasjoner med sammensetnng av forskjellge fagpersoner med varerende preferanser. Vdere må kategorleder og funksjonsleder kunne anvende metoder for prosjektledelse gjennom praktsk bruk og opparbedelse av erfarng som tas med andre prosjekter. Ledelse nnen kategorstyrt organserng skal kjennetegnes ved: God kunnskap og forståelse for kategoransvarsområdet. God kunnskap om prosjektfaglg forhold, herunder prosjektstyrng som går på aktvtets- og tdsstyrng og kvaltetsstyrng. Orenterng mot resultater, produktvtet og problemløsnng. Effektv organserng, delegerng og strukturerng av arbedet, rutner og retnngslnjer. God forankrngsevne. Motverende atferd, feed-back og evne tl å lede fagspesalster. Analytsk kompetanse 6 Referansedokumenter Referat fra styrngsgruppemøte 8. jun 2011 Styrngsdokument datert 10. aprl 2011 Sluttrapport fra fase 1 Referat fra styrngsgruppemøte 16. jun 2010 Tlleggsnotat fra prosjektgruppen 30. september 2010 Referat fra styrngsgruppemøte 20. desember 2010 Styresak Vedlegg 1. HINAS handlngsplan Samarbedsavtale mellom RHF og HFene. 14