Anbefaling. Ansvarsstruktur må tydeliggjøres og. nedfelles skriftlig. Bør kobles på VFAs prosjekt 'rammeverk styring og

Transkript

1 Unntatt offentlghet: offl 14 Vedlegg 2: Intemrevsj onens anbefalte tltak med stuasjonsbeskrvelse og rsko Stuasj onsbeskrvelse "Styrngsstrukmr ansvar og m Internrevsjonen vurder tldelng av ansvar og myndghet for etterlevelse av personopplysnngsloven sentralt/på etatsnvå tl å være noe utydelg og mangelfull dghet Det er en vesentlg rsko forbundet med dette området mht at ansvarsforholdet for behandlnger kke er avklart organsasjonen Anbefalng Ansvarsstruktur må tydelggjøres og nedfelles skrftlg Bør kobles på VFAs prosjekt 'rammeverk styrng og kontroll' som skal tydelggjøre ntem styrng og kontroll etaten Må også sees sammenheng med pågående omorganserng Ansvar/frst VFA Støtte fra GDPR prosjektet November Intemrevsjonen vurderer rapporterngskrav og lnjer mht personvern å være utydelg Det er (så vdt ntemrevsjonen kan se) ngen etablerte strukturer for rapporterng av personvembehandlnger (med formål og behandlngsgrurmlag) utenfor sentrale systemer for personvernetterlevelse eller avvk fra dette verken Det bør etableres rutner for en regelmessg gjennomgang oppdaterng og kontroll VFA November Regonene oppgr en rekke offentlge etater som samarbedspartnere Flere av dsse forholdene er regulert nnad regonene eller fra regoner tl drektoratet De sentrale samarbedsavtalene varerer omfang og hvlke grad det hjemles og oppgr grunnlaget (ramme) for samarbed og nformasjonsdelng Dette kan eksemplñseres ved å samenlgne Utarbede og tydelggjøre retnngslnjer og hjemmelsgrunnlag for samarbed og nformasjonsdeljng med andre kontrolletater sentrale P 77 Stab VFA og TES gr støtte GDPR-prosjektet kan bstå av sentralt nngåtte samarbedsavtaler nngått avtale med Skatteetaten og Poltet Intemrevsjonen ser en rsko for at nnholdet sentrale samarbedsavtaler sammen en avvkende tolknng av hjemmelsgrumtlaget for samarbed og samarbedsavtaler Herunder også pressere vlkår for delng og behandlng av personopplysnnger de enkelte avtalene delng av nformasjon medfører en prakss regonene hvor nformasjon tdvs deles ukrtsk og Etaten bør også foreta en vurderng av hva som kan deles ulke uten et klart formål Det freægåf også av revsjonen at samarbedsaktører og nnenfor hvlken kontekst Dvs å utarbede klare og tydelge retnngslnjer opplærng og

2 v ' GDPR AküVt k Stuasj onsbeskrvelse nformasjonsdelng og samarbed mange tlfeller er basert på regonale og eller personlge relasjoner Unntatt offentlghet: offl 14 Anbefalng Pror Ansvar/frst bevsstgjørng for å redusere rskoen for uønsket delng av nformasjon eksternt 2: ;Kompetansebyggng 21 Generell uskkerhet mht hlfonnasjonsskkerhetsdefnsjon og forståelse av personopplysnnger og personvern bla: Flere regoner oppgr å ha god kontroll mht 0 Hva er en senstve personopplysnnger men kke personopplysnng og når bh! det en personopplysnnger generelt leder og personvernombud çgzzäågfåeleâåågägr a nnenfor personvern og en «tollkontekst» personopplysmng? R1$1ko for manglende personvern pga manglende 0 Hva er skllet mht forståelse for hva som er personopplysnnger samt senstve personopplysnnger? 0 Hvor går grensen mellom behandlng og forståelsen av andre relevante begreper nnenfor regelverket formål? 22 Noe svak bevssthet om hva \ det er Vktg for den enkelte å ta hensyn tl' Det oppgs vanskelgheter med å tolke nn en praktsk «toll-konteksb det gs tlbakemeldng om at nformasjonen ut tl regonene gjerne kan være mer komprmert og spsset og tlpasset målgruppen nfomasjonsskkerhet Defneres nn Etablere rutner for oppdaterng av overskt samt for formdlng og tl gjengelggjørmg Utarbede en enkel «vær varsom» plakat med de vktgste momentene Bør baseres på personvemkrav Polcy for personvern (jf GDPR gruppens tltak T18) I ut 'fu' Frst: 2018 prosjektet bdrag fra nformasjons- skkerhetsleder og Personvernombud Frst: 2018 ; ;14:51: hhvlgldxogdjjemmfekgmmdagæa 3 ] Det ermeg for å vurdere Ordlyden som følger av tolloven (1) er såpass Intermevsjonen er nnforstâtt med at KA etatens hjemmelsgulpxxjag vdt formulert at den brukes h'l å legtmere et ordlyd samtlge av etatens hjemler er for flere av etatens pagaende vesentlg omfang av Tolletatens aktvteter (se bla valgt med omhu for å tlegne etaten et b 'd d VF TES og ;15:eâls;; fra ådpr- prt;sjaktet og

3 \ regstrerng ; Jun Stuasjonsbeskrvelse personopplysnngsbehandln ger Speselt tollovens punkt 21-25) Intemrevsjonen har mdlertd uskker på om hjemmelen sn helhet lgger tl Unntatt offentlghet: offl 14 Anbefalng Ansvar/frst størst mulg handlngsrom er av regonene ofte trukket grunne for den fortolknng og prakss som regonene Det bør gjøres en gjennomgang av frem for å legtmere lgger tl grunn ekssterende hjemmelsgrunnlag (mht nnsamlng og behandlng av 0 Det er uskkert om «kke-verfserte» personopplysnngsloven forskrft og personvemombud 2019 personopplysnnger personopplysnnger nnen fre måneder ny forordnng) Vurder tlstrekkelghet Tltak 3-1 gjelder avklares mht om opplysnngene er korrekte og tydelggjør nformasjon nternt helheten/resten mens og relevante etaten om hva v kan gjøre og om det noen Prorterte 0 I enkelte tlfeller er det observert lagrng av fnnes avvennger som må hensynstas enkelt-punkter er omtalt personopplysnnger utover «det som er spesfkt som punkt 32 nødvendg ut fra formålet med Vurdere behov for lovendrnger eller behandlngen» pressernger samt forskrft tl bla 13-0 Uskkert om metodebruk/verktøysbruk for 12 nnsamlng av personopplysnnger (se 21-24) er dekket av Det er observert nnsamlng og regstrerng av personopplysnnger som er uklart om er nødvendg (jf bla punkt 25) Flere regoner etterlyser en forskrft tl som kan defnere krav og premsser for nnsamlng og bruk/oppbevarng av opplysnnger herunder nødvendghetskrav tlstrekkelghetskrav oppdaterng og andre hensyn Det er en vesentlg rsko for at det forekommer behandlnger som er strd med personopplysrüngsloven Det er en rsko for at regonale fortolknnger kan medføre behandlnger som er strd med annen lov og selv om v kan rettferdggjøre dette ht eget hjemmelsgrunnlag vl

4 1 Det spanngsgruppe ; som 1 underves 1 ersonopplysnngslovm - 4 Unntatt offentlghet: offl 14 Stuasjonsbeskrvelse Anbefalng Pror Ansvar/frst kunne skade etatens omdømme 32 Spanng Tolletaten Regoner nnhenter store mengder reguleres av personopplysnnger gjennom spanng (dvs KA Etterretnngshåndbokens observasjoner) Dette omfatter enkeltobservasjoner tolknng av etatens av bevegelser utenfor grensenære strøk I flere Utrede hjemelsgmrmlaget for ;11 handlngsfrhet det tlfe'ller er det også regstrert ogaplysruüpger 0111 aktvteten sett opp mot andre krav og offenthge rom og en Instruks penfere pef'soner (herunder mmdrgange) lqøretøy hensyn (herunder P ersonvem) fra 2006 (som fremsta'r noe afressef' V1rk'somheter mm Det v11km tas Vurdere behov for lovendrnger eller overordnet og utydehgmht büdér/ñlmes 1 forbmdelse mer? et spamngsoppdrag pressernger (effektv og profesjonell personvern og Pehandhng av Muhg at etaten mangler rettshg grunnlag for objekmtvelgelse og etterretnng) personopplysmnger) verktøybruken er mange ulke spanngsenheter med en mengde Word-dokumenter og andre dokumenter som tlhører gtte saker Det blr fragmentert og ulkt når det blr opp tl den enkelte tjenestemann] Tyd:e1'1ggjørmg 1 Instruks nar al<t1v1teten kan og 1kke kan gjennomføres (mht mnsamlmg og regstrerng) samt hvlke eller regon/seksjon å bestemme hva hjelpemddel etaten kan bruke er krav mht bearbedelse og lagrng hvem som (vdeopptak lyd0pptak blder 05 )- skal gjennomgå dokumenter når de skal sjekke ut og Spesfsere hvlke Opplysnmger 30m fjerne personer som er regstrert på saken samt kan regstres hvor 08 hvordan hvlken retüng/slettng/kontroll som skal foregå opplysrünger Skal lagres og skres og når saken avsluttes hvor lenge opplysnnger skal oppbevares når de skal korrgeres med Rsko for brudd på krav om datamnmerng formålsbegrensm'ng og krav tl nformasjonsskkerhet Rsko relatert tl omdømme dersom denne typen prakss blr kjent for offentlgheten 33 Etterreüu'ngs-håndbokens Det følger av Etterremmgshåndboken at Tolletaten Gjennomføre en ny vurderng av fortolknng av som offentlg myndghetsutøver (med all den personupplysrüngslovms påvrknng og nformasjon som er tlgjengelg ulke regstre og på etatens etterretxüngsarbed og Samarbeld med og støtte fra mer TES 4

5 Nr Stuasjonsbeskrvelse Unntatt offentlghet: offl 14 Anbefalng Pror Ansvar/frst handlngsfrhet det systemer) det offentlge rom har handlngsfrhet herunder Tolletatens (som offentlg offentlge rom sdestlt med den almnnelge borger myndghet) handlngsfrjhet det regelverksfortolkmng offentlge rom (slk dette er beskrevet Etterretnngshåndboken) Eventuelt Den vurderngen som her lgger grunn dvs sporng Henger sammen med og overvålcrüng av enkelt-personers bevegelser og oppdatere håndboken og tydelg punkt 3-2 atferd ( det skjulte) kan krenke retten tl prvatlv kommunsere dette h'l etatens ansatte Frst: 2018 medfører SennOmføres En feltolknng av hjemelsgrunnlag (hensyntatt personopplysnngsloven) kan danne grunnlag for en uønsket presedens store deler av vrksomheten Rsko for tap av omdømme 3-4 S KA samarbed med TES At det er sentral kjennskap tl regonal prakss en form for stlltende aksept med et tlhørende uklart ansvarsforhold Omådet bør eüergås 08 utredes mhtbehov hjemmelsgmmlag 08 om Prakss bør underlegges sentral styrng- Vurdere behov for restrksjoner lovendrnger eller pressernger (effektv og profesjonell objektutvelgelse og etterretnng) Tydelggørng nstruks når aktvteten kan og kke brukes (mht nnhentng 08 regstrerng av Personopplysnnger) samt hvlke hjelpemddel etaten kan bruke Jun 2019

6 straffbare Stuasjonsbeskrvelse Unntatt offentlghet: offl 14 Anbefalng Pror Ansvar/frst Rsko for brudd på personopplysnngsloven mht rettslg grunnlag datamnmerng samt - formålsbegrensnng Opplysnngene er forsøkt beskyttet gjennom en rekke særegne tltak men det er fortsatt noe gjenværende rsko knyttet tl nformasjonsskkerhet herunder sporbarhet og 1 tlgjengelghet 35 Åpne klder (og OSINT) Prakss varerer også mht ' Enkel ersoner ' ben er se av åprt: klder 111 nny:tamlr;gg av nform 'on nkludert nformasjc::j on; a1keltpersoner (behandlng av personopplysmnger) I all h vedsak nnebærer dette :ruk ulke søkemotor::(kjente 0 Ukjente) annonsesdef (Fnn no og Proffno) og sosal meda (herunder -PC'er MWM/ tema wuneuet' s"' Pa hk lnje med1er denne typen nformasjonsnns stynng g kke underlagt sentral hjenlxmelsgrumâlag Hjemelsgrumdaget for denne typen behandlng og ' mnsamhn' Utrede behov for vrkemddelbruken Iun 2019 (når hvorfor o hvordan) Utrede for bruk samt eventuelle behov for lovendrnger eller Pr?:1:st:r:âe:1(e:f:k::t:åeä:eâlmen g av personopplysnnger er uklart Gb) 5 s 5 g ' nkludert regstrerng lagrng og sammenstllm' g med andre opplysnnger fra andre klder Det er mangler På klare re ngen systematkk mht bruk og gslnjer og rskovurderng mformaswnsmkkerhet (herunder for egne ansatte) T d 11' P truks n lk f få:: :mglafål 1:: klder:r 1Illndtzzrfarmer sentral stynn' 0 sålede: eregst r mht bruk utsekgnng hva :år: kan regstres hvor og hvordan TIWltzjräaçüèoä :g Dette er også området hvor det er stor rsko fpplysnmlger kan hår es og deas hvor ' mm I utstrekmng forekommer også søk på DarkWeb («det mørke nettet») forbundet med eventuelle brudd på ersono l snn loven (både mht' s 1 g oner 0g PI;; :md ' Opp ysnmger an opp evares nar de skal komgeres med mer KA samarbed med TES 36 Rsko og I noen tlfeller nnebærer kontrollene samarbed med Det bør foretas en utrednng KA samarbed med TES Trusselvurdernger av og nnhentng av nformasjon fra andre (herunder hjemmelsgrunnlaget for denne type Desember 2019 ansatte tollrelaterte og prmært poltet - og senstve opplysnnger om aktvtet sett opp mot krav tl tollnære Vrksomheter forhold) som lagres mapper nnenfor personvern

7 ' Unntatt offentlghet: offl 14 Stuasjonsbeskrvelse Anbefalng Pror Ansvar/ frst tollnettet Det er mer utbredt at regonene sjekker I etterretnngsøyemed gjennomfører enkelte regoner ulke kontroller av ansatte andre vrksomheter personene opp mot tolls egne regstre feks PUS Det er uklart hvor bredt etaten kan gå mht andre vrksomheters ansatte og fortsatt være rmenfor nødvendghetskravet samt krav tl Vurdere behov for lovendrnger eller pressernger (effektv og profesjonell objektutvelgelse og etterretnng) for eksempel ved flyplasser sjåfører ploter flyselskap formålsbegrensnng og datamnmerng Det er uklart om etaten har hjemmel tl å lagre og og ansatte ved tollager: sammenstlle denne type opplysnnger fra poltets Noen regoner drver en relatvt systematsk analyse og trusselvurderng mens andre gjør dette mndre utstzeknng systemer Med hensyn tl tollager har enkelte regoner valgt en prakss med egenerklærngsskjema dvs at foretaket erklærer selv at det er plettfr vandel hos selskapets ansatte I tollforskrften annet ledd bokstav b fremgår det at det er et vlkår for tllatelse at «søkeren personer ledelsen foretaket foretakets jurdske representanter og personer foretaket som er ansvarlgfor oppgaver relatert tl tollbehandlng av varer kke har begått alvorlge eller gjentatte overtredelser av 4 f toll- skatte- og avgftslavgvnngen de sste tre år» 7 v Behandlng av personopplysnmger 41 Regonene behandler en Regonen foretar en omfattende nnsamlng av Den enkelte regon bør utarbede en omfattende mengde nformasjon (fra observasjoner resultat av fullstendg overskt over hvlke Alle regondrektører personopplysnnger lokale kontroller tps og delng av nformasjon fra prvate personopplysm'nger som behandles systemer og mapper og offentlge samarbedspartnere mm) hvor hva som er formålet og antatt Mars 2019 hjemmelsgrurmlag Vrksomheter som behandler Regonene mangler stort sett en overskt over hvor (behandlngsgruxmlag) for personopplysnnger er pålagt personopplysnngene som samles nn regstreres og behandlngene å ha en fullstendg og lagres samt hva som er formålet og hjemmel nøyaktg overskt over hvlke (behandlngsgrunnlag) for de enkelte Avvk og uklarheter bør rapporteres personopplysnnger som behandlngene I en rekke ulke dgøftes med TOD

8 \ BetydelgLsko Mars Unntatt offentlghet: offl 14 Stuasjonsbeskrvelse behandles hvor de oppbevares hvor de kommer fra samt det rettslge grunnlaget for behandlng Det er mdlertd ngen regoner som kan fremstlle en slk overskt Anbefalng Pror Ansvar/frst behandlngsaktvteter (særlg nnenfor nnsamlng og regstrerng) er kke formål for behandlng lett å forstå/tydelg Som en konsekvens er regonene langt unna å kunne dokumentere etterlevelse av regelverket noe som utgjør en rsko for brudd Det er også en rsko for at nnsyn ht personopplysnngsloven kke vl kunne håndteres ekssterende regme (uten overskt) 42 Det er observert eller Formålsprnsppet nnebærer også at data kke skal V/personvemombudet rapportert ( skjema) uttrekk gjenbrukes tl uforenelge formål Alle regonene sammenstllng og bearbedng av opplysnnger I revsjonens gjennomgang er det funnet en rekke Med utgangspunkt " 2019 fra flere ulke klder og sammensüllnger hvor det er uskkert om formålet behandlngsprotokoll må den enkelte * regstre slk som: TVINN ved behandlngen er forenelg med bruk av de regon/avdelng vurdere om nye PUS TRL VIRK NCTS samme opplysnngene nnen andre formål (andre behandlnger 1 form av FKR Tollflaten ANPR fagområder) Det er også flere tlfeller der sammenstllnger analyser og gjenbmk Valutaregsteret AA TASS opplysnnger som utgangspunktet kan være samsvarer med defnerte formål og samt nfo fra andre utenfor hjemmel sammenstlles med annen behandlngsgnmnlag etater/samarbedspartnere nformasjon og spørsmålet er om resultatet da er lovlg Formålet for vderebruk og sammenstllng er mange tlfeller utydelg Funnene som fremgår av revsjonen tyder på at det lten grad er gjort refleksjoner rundt formål og lovh'ghet ved gjenbruk analyser og sammenstllnger og at tlgjengelg nformasjon stor utstreknng brukes og sammenstlles relatvt Den enkelte regon bør vurdere ekssterende analyser og sammenstllnger -for å se om behandlngene der er nnenfor formål eller om de nneholder data som kke kan brukes tl formålet Avvk og uklarheter drøftes med TOD V/personvemombudet for egtaten behandler

9 Unntatt offentlghet: offl 14 Stuasjonsbeskrvelse Anbefalng Ansvar/ frst personopplysnnger andres systemer (prmært personopplysnnger utenfor formål og hjemler forbndelse med gjenbruk sammenstllng og analyse (med data fra flere ulke klder) 43 Tolletatens regoner har en Ved nnsamlng av personopplysnnger slsgem ersamlet PerS n PP1stmger skal begrenses tl de* S m er å:: ?31;; I: I En PP y 8 er P nødvendg for nnsamlngsformålet Det 3 g gjelder P P? y g mn og lagret utenom sentrale er umenfor mnsamlmgsformalet og bade for mengden av opplysmnger som samles mn systemer Det er blant annet unnga a samle mn det som faller (dybde) og antall personer det samles mn mnsamlet og lagret mye utenfor opplysnmger ørn/antall personer 1 et datasett mformaspn om mange (bredde) ' personer som hht prnspp Den enkelte regon bør vurdere om da efmg kan allerede et Det er stor sannsynlghet for at etaten nnhenter og data være vanskellg a forsvare (personopplysnmger) og vurdere om reglstrerer en betydehg større mengde opplysnmger dsse er henhold tl enn hva som er nødvendg for formålet Betydelg umsamhngsformalet eller det omfatter nslko for at etaten behandler personopplysnmger for mange enkeltpersoner eller for som mye 1kke er nødvend1g for formalet Lagrmg av nformas'on om I 1tpe rsoner ' J nformasjon om bpersoner tdlgere kjærester :m 111 En-lesko ' er osv har betydehg Utover regstre er tlgang tl å bruke Vegvesenets (SVV) kameraer mht ANPR et annet eksempel Avvk og utfordrnger bør rapporteres tl/drøftes med TOD v/personvemombudet 44 Tolletatens ansatte har I flere regoner er det ansatte som har h'lganger tl Det må gjennomføres en vurderng av tlgang tl andre kontrolletaters regstre herunder også Indca hvlke grad Tolletaten skal ha tlgang tl denne typen regstre og hvlke grad dette kan brukes Tolletatens arbed nnsamlng) herunder Dette nnbefatter tlgang tl kameraer som kke er (formålsforenelg) Indca Statens vegvesen mm «grensenære» Intemrevsjonen er uskker på hjenmælsgrunnlaget Avvk mht felles database for ANPR og SW er (så vdt nternrevsjonen Dette nnebærer at etaten har for tlgangen tl denne typen eksterne regstre og kjent) allerede dentfsert av tlgang tl et vesentlg kameraer herunder om dette er nformasjon toll systemeer og det er verksatt ltak * Alle regonene/ regondrektører Mars 2019 KA Samarbed med TES og støtte fra GDPR prosjektet Jun 2019

10 Internkontroll 4 Stuasj onsbeskrvelse Unntatt offentlghet: offl 14 Anbefalng Pror Ansvar/frst omfang av (senstve) personopplysnnger som er samlet nn og behandlet med andre formål enn det som Tolletaten legger tl grunn stt arbed faktsk har tlgang tl å benytte analyser/ saksbyggng Dette er en form for nnsamlng som Datatlsynet og meda har fokusert på og eventuelle brudd vl utgjøre en stor rsko for etaten (både mht sanksjoner og omdømme) '5 (popply' 14) 4 51 Det følger av Tollregonenes befatnng med nnsyn er all Personvemombudet personopplysnngsloven at hovedsak relatert tl nnsynsbegjærnger P360 med Vrksomheter som behandler bakgrunn publserng på offentlg elektronsk Desember 2018 personopplysnnger (prvate postjournal (OEP) Regonene har lten befatnng Pg offentpge) har plkt tl å g med at nnsyn flrekte relateres tl - Utarbede førnger/nstrukser og mformaspn om dette bade personopplysnmger herunder behandlmg formal retnmgshnjer for hvordan man svarer pa eget 1mt1a11v og nar det og oversikter Flere regloner oppglr en usnkker mht ut og handterer denne bes om nns type yn hvordan denne typen henvendel5er skal håndteres henvendelser nnenfor ekssterende prakss (dvs manglende overskt over behandlng og nformasjon) Rsko for fel håndterng av denne type henvendelser 52 Tolletaten behandler og Det behandles og oppbevares store mengder Behandlngsaktvteter utenfor de sammenstller store mengder personopplysnnger utenfor sentrale system sentrale systemene må gjennomgås og VFA personopplysnnger Sentrale systemer oppgs av regonene å ha mangler vurderes Dette omfatter Tolletatens Input og støtte fra mapper på datamaskn på når det kommer tl sammenstllng analyse og egne behandlngsaktvteter systemeer/ telefoner Internett e-post utarbedelse av overskter Pragmatske holdnnger (nnsamlng og regstrerng) og fra avdelngsdrektør for med mer Behandlnger og mangelfull forståelse av personvern og Eksterne klder tlhørende systemer: KA foregår også egne analyse formålsbegrensnnger vl også lgge tl grunn for og saksbyggngssystem behandlnger Enkelte regoner oppgr også at Det bør stlles tydelge krav tl hvlke terskelen for å legge nn nformasjon sentrale av personopplysnngsbehandljngene Opplysnngene behandles og systemer (eks PUS og P360) tdvs er høyere enn for som regonene kan og kke kan lagres pga mappestrukturer fortsette å gjennomføre utenfor sentrale TES TV Og IT \

11 mengder personopplysnngsbehandlnger med gjennomgås og det bør stlles tydelge Unntatt offentlghet: offl 14 Stuasjonsbeskrvelse Anbefalng Pror Ansvar/ frst dokumentasjonsbehov eller ford det kan eller vl være Opplysnnger som behandles utenfor kan være systemer (på kort og lang skt jf TREFF) Herunder må det tydelggjøres nyttg/nødvendg for senstve personopplysnnger og/eller erklærnger på hvlken måte og hvlken eksempel for en målrettet som er vesentlge for saksgang eller saksbyggng utstrektüng behandlngene kan varetas kontroll Flere regoner men som kke nødvendgvs skal nngå det sentrale systemer oppgr også uskkerhet mht endelge produktet Eksempler er: hva som kan regstreres 0 OP-saker med underlagsdokumentasjon Det bør utarbedes retnngslnjer sentrale systemer spanngslogger med mer og/eller stlles tydelge krav/kjøreregler - ANPR-«Target-lster» tl behandlng av personopplysnnger Det er kke all nfomasjon 0 NETROM utenfor smtrale systemer som nødvendgvs kan eller 0 Ulke overskter og lster herunder også skal regstreres gtte postsperrer systemer på kort og lang skt og det er et behov for å Personopplysnnger som behandles utenfor de behandle nformasjonen på sentrale systemene er underlagt en annen en annen måte nformasjonsskkerhet og nternkontroll Det er rsko for brudd på en rekke krav herunder krav tl lagrngsbegrensnng rktghet formålsbegrensxüng datamrümerng ntegrtet og fortrolghet Rskoen antas å være betydelg ettersom behandlng og formål/hjemmelsgrunnlag stor grad vl være basert på enkeltpersoners eller gruppers vurdernger :537 Tollregonène lagrer store Gjennomgangen vser at det er Aktvteter og prosesser bør personopplysnnger utenfor lagrng/oppbevarng utenfor sentrale systemer en krav tl hvlke av personopplysnngene sentrale systemer og dsse er kke underlagt den samme nternkontroll mht slettng eller korrgerng som nfomasjon som feks lgger PUS rekke ulke tollprosesser Vedleggsrapporten vser hvlke prosesser og aktvteter dette gjelder samt hvordan og hvor det eventuelt lagres personopplysnnger Det er en betydelg rsko for at persønopplysggger som regonene kan og må slette og rette Det bør gs anbefalnger om hvlke typer behandlnger som skal prorteres for slettng og rettng og hva regonene kan og bør lagre Input og støtte fra systemeer/ avdelngsdrektør for tlhørende systemer: KA TES TV og IT 11

12 Stuasjonsbeskrvelse Unntatt offentlghet: offl 14 Anbefalng Pror Ansvar/frst lagres lenge etter at formål er avsluttet og at Herunder nevnes følgende Det savnes en tydelggjørng opplysnnger kke korrgeres/rettes ved nye behandlnger og lagrngsmeder som Frst: jun 2019 av hva som kan lagres hvor opplysnnger Rsko for brudd på bør kommenteres og hvor lenge (retnngslnjer personopplysnngsloven - NETROM (VPA) fra TOD) - Manfester - Vaktjoumaler - OP saksdokumenter og underlagsdokumentasjon fra avsluttede saker - Etterkontroll saksdokumenter og underlagsdokumentasjon fra avsluttede saker - Gjennomførte/ferdgstlte analyser - Varslngslster - Felles e-postkasser lagres langt utover formål ( de tlfeller der formål kan beskrves) - Postsperrer 54 Ved gjennomgang er Dette omfatter personopplysnnger lagret på papr Regondrektører mntrykket at det er lagret (utsknftèr og eksemplarer) opplysnmger lagret Regonene må tlpasse 4 store mengder elektromsk 1 mapper og e-postmapper mnenfor Desember 2018 personopplysnmgsbehandhngene t11 personopplysnmger Pa en tollnettet (felles og hlhørende enkelt-personer)- krav fra drektoratet mht behandlnger rekke uhke steder pa uhke maler og ved bruk av 1111ke Det gjelder Frem tl dette forelgger må den enkelte systemer og at dette gjerne lagnng pa reg10ns- avdelmgs- seks]ons- kontor- reglon vurdere 11 VI'lke behandl' mger lagres over lang td gruppe eller ndvdnvå Både mht stasjoner som eventuelt er strd med krav tl Gjennomgangen vser at mye mappestrukturer og enkeltdokumenter Knapp td organsasjonsendrnger og uskkerhet mht hvem som har ansvar for mapper og dokumenter oppgs også som en begrunnelse for at dokumenter med personopplysnnger kke slettes ( tde) Prakssen er omfattende lagrngsbegrensnng og rktghet (og må således avsluttes og/eller endres for å være nnenfor lovverket) Ved tvl må drektoratet (ved personvemombudet) kontaktes 12

13 Informasjonsskkerhet Samarbeld Desember Stuasjonsbeskrvelse Unntatt offentlghet: offl 14 Anbefalng Pror Ansvar/frst L 6 - styrngssystem Lk rsko som ovenfor 61 Begrensnnger 03-1 InformaSjonsbmkergrensesrüttetatens Etablere??? WMV g sentrale systemer medfører vurdernger kan bl foretatt på et for subjektvt grunnlag (både nternt regoner og regoner mellom) I denne uklarheten er det en rsko for at skjermng og tlgangsbegrensnng tl opplysnnger kke er tlpasset formålet M?mas] r'ss het 1 etaten g 1 skkerhetsleder at behandlmg av med regmner runner for mtemkontroll og personopplysmnger egenkontroll ogavdehnger genmmføres andre systemer stasjoner og 2018 mappestrukturer 62 Manglende konkretserng av Utarbede konkrete retrüngslnjer og Informasjonskrav tl nformasjons- krav mht nformasjonsskkerheten tl skkerhetsleder skkerhet gjør det vanskelg behandlng av personopplysnnger og for den enkelte å vurdere om senstve personopplysnnger Samarbed med regoner valgte utenfor-løsnnger er kontorstøttesystemer (utenfor de og avdelnger tlfredsstllende skret sentrale systemene) Bør sees opp mot de vurdernger som gjøres mht hvlke Desember 2018 behandlnger som kan være utenfor sentrale systemer 63 Ved tldelng av tlganger tl Det er regonen ved nærmeste leder som skal En god defnsjon (tydelg og enhetlg VFA og IT systemer som nneholder vurdere om «tjenstlg behov» ved tldelng av fortolknng) av begrepet «tjenstlg personopplysnnger tlgang Regonene gjør seg ulke refleksjoner rundt behov» vl kunne bdra tl å (herunder senstve) skal (kravet tl) tjenstlg behov tl nformasjon mht tydelggjøre hvlke krterer regonene «tjenstlg behov» lgge tl tlgangstldelng Med utgangspunkt uklarheter er pålagt å vurdere når det skal grunn for tldelng relatert tl personopplysnnger er det en fare for at nnvlges tlganger/opprettes brukere En gjennomgang av antall tlganger (brukere) herunder ulke roller sentrale systemer bør gjennomføres for å å kartlegge om tldelnger er på et 13

14 Y Stuasjonsbeskrvelse Unntatt offentlghet: offl 14 Anbefalng Pror Ansvar/frst 64 Fyssk skrng av lokaler og utstyr vurderes av regonene som jevnt over som tlfredsstllende Imdlertd er dette stor grad basert på en vurderng av om lokaler og Det er avdekket flere (større og mndre) mangler og problemstllnger knyttet tl den fysske skrngen av personopplysnnger Følgende punkter trekker frem av ntemrevsjonen: Skrvere: Samtlge regoner oppgr å bruke fellesskrvere plassert lett ülgjengelg hensktsmessg nvå Informasjonsskkerhetsleder Samarbed med skkerhetsleder utstyr er forsvarlg skret Med hensyn tl fyssk skrng (nternt og eksternt) av kontorlandskapet Det er mdlertd bare en regon som oppgr å ha skrvere som krever passord for å hente ut utskrft Flere regoner Jun 2019 personopplysnnger regonen er det enkelte avdekket enkelte rskomomenter oppgr at gjenglemte dokumenter på skrver (herunder senstve personopplysnnger) som et problem Skannere: Ved skannng dokumenter sendes flen tl et fellesområde regonens mappestruktur Dokumentet plasseres mapper relatert tl brukerid (Navn på mappe oppgs valgfrtt ved skannng så dette er kke et krav) Det bør gjennomføres en vurderng av den fysske skrngen av personopplysnnger etaten Arbed med holdnnger og rutner - tydelge retnngslnjer - relatert tl Det er under revsjonen oppgtt at det kke føres en systematsk overskt eller kontroll 14

15 - 1 W \ v ' Nr Stuasjonsbeskrvelse ulk grad I kontrollstuasjoner vl bruk av moblkameraer bl brukt tl å dokumentere beslag Dette sendes så pr e-post og lokaler- 0 Nye lokaler (åpne landskap og delte kontorer): Rutner/vaner kke er tlpasset nye Arkverng: kontroll mm er sterkt begrenset Selv om kke revsjonen avdekker en utstrakt bruk av prvate telefoner tjenesten er det en rsko for at Unntatt offentlghet: offl 14 Anbefalng Pror Ansvar/ frst 65 Etatsntem delng av Enkelte utrykker en bekymrng for at nfomasjon Det bør utarbedes tydelge nformasjon: Det deles ukrtsk og at den generelle oppfatnngen er at retnn 51m for delng av nform on fremkommer av revsjonen at taushetsplkten etter toll 12-1 tllater dette - «alle er nterntg et:1tm og sees samme 1128 det deles store mengder underlagt den samme taushetsplkten» Det følger med tldelngsgrupper og nfomasjon og opplysnnger mdlertd av ordlyden «uvedkommende» 12-1 at tld ln b ntemt etaten både nnad og regoner mellom dette også kan nnbefatte Tolletatens egne ansatte som kke er nvolvert den aktuelle saken e 38 egrensnmger 1 sentrale systemer legges nn PUS Det dette forekommer Tlgjengelgheten og vurderes som kke er ønskelg må det fremkommer kke om det er bruksområdet som ekssterer moderne verksettes tltak som setter " 5 VFA og IT 66 Regonene oppgr at bruk av Bruken av prvate telefoner tjenesten er vanskelg KOM prvate telefoner tjenesten sden eerskapet (både fyssk og mmaterelt) kke er * (skkerhetsansvarlg og nformasjonsskkerhet) forekommer med at dette er tlhørende etaten Dette medfører at retten tl nnsyn Det bør utarbedes tydelge Frst: jun 2019 retnngslnjer for bruk og delng av nformasjon på prvate telefoner samt bruk av sosale meder (generelt) Dersom bruk av prvate telefoner etablert rutner for slettng av moblteknolog (smarttelefoner) nnebærer at dette restrksjoner for bruken blder eller e-post Innholdet bldene er oppgtt å være er lett tlgjengelg verktøy som enkelt kan brukes tl å dele nformasjon med tjenestemenn under utelukkende beslaget men kontrolloppdrag 15

16 Unntatt offentlghet: offl 14 Stuasjonsbeskrvelse Anbefalng Ansvar/frst nternrevsjonen ser en rsko for at det kan forekomme Flere regoner oppgr også å ha fokus på bruk av ndrekte sosale meder men oppgr at dette er vanskelg å personopplysnnger skre seg mot Speselt Snapchat er trukket frem av 7 :Informasjonsskkerhet-vskkerhe'tsarldtektur 71 Skker kommunkasjon med samarbedspartnere: Det fremkommer en utstrakt nternt etaten og med eksterne aktører Delng av flere som et vanskelg meda å forholde seg tl bruk av e-post (utenfor P360) kommunkasjonskanaler for delng av Selv om det Ikke av selve rev1510nen tydehg som konununkasjonskanal senstve personopplysnnger ntemt fremkommer vesentlge brudd mht delng av nformasjon frykter ntemrevsjonen at det deles mye nformasjon både formelt og uformelt særlg munthg 1 uhke fora Det bør utarbedes skre etaten og med eksterne aktører nformasjon over telefon Det må gs tydelge retnngslnjer for herunder Nødnett må også vurderes mht hjemmelsgrunnlag (taushetsplkt) hvlke opplysnnger som kan og kke kan deles pr e-post 16