_ JULILOCL,,, Economics

Transkript

1 REFERAT FRA FORHANDLINGSMØTE MED LEVERANDØRI ANBUDSKONKURRANSE: OMRÅDEGJENNOMGANG AV DET Nl-ERINGSRETTEDE VIRKEMIDDELAPPARATET, SAKNR 18/5299, bmrådegennomgangravdetnångsrettedévtkem'ggelapparat ; Emne: Dato: lokkeslett: Fra:09:00 Sted: 'IMNFD _ JULILOCL,,, :*Tfs'ede: ra oppdragsgver: Sle Gamstøbakk, avdelngsdrektør 4 5 sa Fnansdepartementet Vbeke Rekeles, fagsef Fnansdepartementet Bent Sunde, avdelngsdrektør Nærngs og fskerdepartementet Ncola Sep, avdelngsdrektør Nærngs- og fskerdepartementet Tyr Vk Stugu, senorradgver Nærngs- og fskerdepartementet Fra leverandør: 1 Andreas 4 Enger, Erk W Jacobsen, Economcs partner, Delotte managng (Norge) partner, Menon å Busness l Fra DSS: :1 Frde Alvlde S Gundersen, senorradgver, WtfrdefA lgd e VS;Gundersen, senorlådg verldss 3, LReferent: * Dstrbuert åstl: 7W Delotte AS FORHANDLINGER MELLOM OG FISKERIDEPARTEMENTET PresentaSon DSS FINANSDEPARTEMENTET OG DELOITTE OG N/ERINGS- av de tlstedeværende Forhandlngsleder Tyr Vk Stugu nformerte om følgende: Forhandlngene vl bl gennomført etter reglene om offentlge anskaffelser Forhandlngene vl bl gennomført på lk måte for alle som er nnkalt tl O forhandlnger her lgger en ntenson om å få fram det beste tlbudet fra leverandøren Det kan forhandles om alle sder av tlbudet v herunder de teknske, faglge, urdske og økonomske sder Oppdragsgver skrer konfdensaltet fra forhandlngene Konkrete spørsmål/ forhandlngspunkter vl fremgå skrftlg av dette referatet Om ønskelg kan tlbyder g et forplktende svar under møtet Referat utarbedes av Frde AIvrlde S Gundersen og skal Sgneres av begge parter Godkennng \Kk 7-: få; ått; av møtereferat: COKE),

2 Dette vl være det eneste forhandlngsmøte Tlbyder oppfordres derfor tl å presentere stt beste tlbud når tlbyder besvarer de angtte spørsmål som fremkommer av dette referatet Nødvendge og tlstrekkelge fullmakter: Delotte v/andreas Enger bekreftet nødvendge og tlstrekkelge fullmakter Menon Economcs AS v/ Erk W Jacobsen bekreftet nødendge og tlstrekkelge fullmakter Vbeke Rekeles redegorde for områdegennomganger Områdegennomganger er et verktøy regerngen har besluttet å benytte for å forberede strukturtltak som kan g fremtdg budsettmessg handlngsrom Dsse skal være en systematsk gennomgang og forbedrng av ressursbruken nnenfor et utvalgt tema, her en helhetlg gennomgang av Vrkemddelapparatet Områdegennomganger gr mulghet for å dentfsere effektvserngsgevnster, bedre målrettng av regler og tltak og/eller dentfsere utgfter som kan nedprorteres Gennomgangene er knyttet tl den årlge budsettprosessen, og som ansvarlg budsettdepartement har Fnansdepartementet en sentral rolle både planleggngen og gennomførngen av områdegennomganger, l tett samspll med berørte departementer Tyr vl g noe mer bakgrunn om denne gennomgangen etterpå Men kort om den nterne organserngen av arbedet: o V er to oppdragsgvere sammen, FIN og NFD FIN Ieder prosektstyret og NFD leder prosektgruppen o tllegg deltar KMD, OED, LMD og KD både prosektstyret og prosektgruppen og KLD nvteres nn prosektgruppen ved behov Tyr Vk Stugu: Etter å ha lest tlbudet vl Vl pressere følgende knyttet tl oppdraget: Hovedmålet for anskaffelsen er verdskapng og lønnsomme arbedsplasser Bakgrunn for arbedet er det poltske ønsket om at det skal gennomføres en helhetlg gennomgang Men det har også en faglg begrunnelse Vrkemddelapparatet har bltt tl over td, måten det er bygd opp har hstorske årsaker, og det er lte sannsynlg at det er optmalt nnrettet, Dette en mulghet for å se på vrkemdler og aktørblde på nytt V ønsker et mer målrettet, effektvt, brukervennlg vrkemddelapparat Verdskapngsmålet skal være førende for alle råd som gs fra dere, uavhengg av poltsk bakteppe Det betyr at vurdernger som gelder lokalserng av oppgaver på ulke forvaltnngsnvåer skal ta utgangspunkt hva som gr høyest måloppnåelse Dette arbedet gr grunnlag for faglge råd tl poltkere Valgt rådgver forventes å g uavhengge råd V vektlegger tett nvolverng av aktører og nteressenter samtdg som rådene som gs må være klare, uavhengge og godt faglg funderte V forventer kke at dere usterer egne vurdernger og anbefalnger lys av nnspll fra aktører og andre nteressenter V er åpne for krtske vurdernger V forventer anbefalnger om større endrnger PrOSektet har høy poltsk oppmerksomhet Regerngen skal kunne ta løpende beslutnnger basert på de råd og utrednnger som forelgger Det er derfor nødvendg at leveransene sker på td og at det kke blr forsnkelser Dette for å få rådene med nødvendge prosesser, V har kke rom for å gå flere runder med en leveranse etter at den skulle vært levert, for eksempel på grunn av manglende kvaltet Styrngen av prosektet har prortet z l? Godkennng av møtereferat ], ( \ «4»" 1 (M V %, r/h,,, 77 I: 7 -"** F,

3 har også et ønske om å proflere og engasere seg Nærngsmnsteren løpende I saken Prosektet må bdra tl og legge tl rette for kontakt med meda og NFD nteressenter, samarbed med kommunkasonsavdelngen V legger vekt på at aktørene må kunne kenne seg gen som blr utarbedet vrkelghetsbeskrvelsen tdlg prosessen Da De må kunne uttale seg og g sn vrkelghetsbeskrvelse er det også vktg at det er admnstrasonen og kke styrene som leverer nformason og kommer med nnspll V tror det er nødvendg med svært tett kontakt med nvolverte departementer og ser for oss at det blr avholdt to tl fre møter prosektgruppen pr mnd og ett møte prosektstyret mnd Det betyr totalt åtte tl tolv møter - - prosektstyret fra DeIOtte: Spørsmål Hva legger Svar: Samfunnsøkonomsk AS v/andreas Delotte dere av halv dags prosektgruppen og 16 tl 32 møter varghet om verdskapnng? hovedmålet lønnsomhet Enger, supplert av stt tlbud presenterte Avklarnger: Sak z Ansvarlg I Besknfvsém "" Hvordan vl dere obbe for å redusere rsko for at dere kke leverer høy kvaltet tl rett td? ; Delotte: V opplever at v har lagt mye V rskoredukson vårt prosektopplegg kommer nn med en analysekatalog fra Danmark ledelsen av prosekteamet har v satt lederkapastet som har gort dette tdlgere Det vktgste er å bygge transparens prosektet dalogen med prosektteamet, og v l er kke bekymret for å levere på tden Den største rskoen er om rapporten kke oppfyller det dere vrkelg vl Derfor er det vktg med tett kontakt mellom NFD/FlN og leverandør er en særlg dspln, Områdegennomgang man skal skre seg et overblkk og få brakt tdlg frem slk at oppdragsgver konkluspnene kan få dem tdlg og kke en dag før nnleverng V tlbyr operatv kapastet med Rasmus Frost Ved behov %! 3 med oss brukerperspektvet [ ** * -A u ero aw så en form for rskost 'Ny dato for vurderng og anbefalng for ' brukervennlghet,, opp vl v koble eksperter fra Delotte, Menon Economcs, Oxford, og v har et tlgengelg skyggeteam som kan trå tl om nødvendg Det at v har! '2 er 3 ma, se nytt KQV' bla "' KPNIFBKUBSEGLOBPJ Godkennng av møtereferat tdlg prosessen rn Delotte, skal sørge forataat blr dette,l -,, )",/,,l

4 Forhandlnger PSak Beskrvelse Ansvarlg" nr 1 : Delotte er rangert dårlgst under TK1 Prs mdtsktet under TK 2 Kompetanse og mdtsktet under TK 3 Oppdragsforståelse, Wmetode gtlnærmng - - WW Tldelngskrterum 1: Prs 2 l - Notert Delotte Notert, Delotte, " : 3, -,, 4» W 8 Spm Delotte: hva lgger begrenset konsulenterfarng? FIN: Det som lgger venstre sde av fguren Delotte: Prosektkoordnator ene har en vesentlg operatv rolle Vl _ tydelggørerelle; Prosektleder har en meget sentral rolle det som vl være en krevende gennomgang Slk det fremgår tlbudet har tlbudt prosektleder kke tlstrekkehg erfarng tl å kunne håndtere dette prosektet V mener at tlbudt team kan styrkes med en mer erfaren prosektleder Utførende team fremstår som svakt når det gelder kunnskap om det norske forståelse f?! %draget > "Eäge'der 'qsn_nas 9:l<_rw ':en;, Godkennng av møtereferat ---- Å<é<vx> Notert Delotte W W Notert Delotte ' vrkemddelapparatet WW Merverd av tlbudte eksperter og rådgverpanel, gtt det lave tlbudte tmeantallet, fremstår som uklar Det er postvt at ansvarlg partner tlbyr såpass mange tmer og at prosektleder er tltenkt på fulltdsbawswsw Tldelngskrterum 3: Oppdragsforståelse, samt metode og tlnærmng EEE/PÅELQPd 1g) p -- W " Notert Delotte Tldelngskrterum 2: Kompetanse hos tlbudt personell V synes prosektstrukturen er krevende å forstå Det er uklart hvorfor fem personer nngår prosektledelsen og hva prosektkoordnators rolle skal være Vdere er det uklart hvlke konkrete arbedsstrømmer som skal ledes av de to arbedsstrømlederne og hvordan konsulentteamet for øvrg er strukturert Generelt synes det også å være mange ressurser med begrenset konsulenterfarng WWWW Notert Delotte Notert Delotte W WW - - >- fqlgrt- Delotte- -

5 ; åak Beskrvels?» Ånsvarllg F] h l 'V DEl er]kart hvordan kompetansekartlän g" -,,, fl ' skal gennomføres kartleggngsasen 1 ' l Det er postvt at dere legger opp tl en ' "Röe'rf Delotte - kartle n av aktvteter -, 7-11 V vser tl det VI sa nnlednngen Noted, Delotte Det er kke ekstern rådgvers oppgave å fange opp poltske perspektver sne analyser V ' forventer uavhengge råd ", 12 ' V mnner om at det kke er et mål l seg selv at Noten Delotte ' flest mulge brukere skal bruke, Vrkemddelapparatet, 7 _, " 13 l avvenng av overførng av oppgaver tl Notert Delotte regonene må dere kke glemme at henskten med områdegennomgangen et mer målrettet og effektvt vrkemddelapparat l l Dere syes a ha forhåndskonkludert her 14 Dere legger opp tl å lage en dealmodell som Notert Ideretter skal testes dalog med aktører, Delotte eksperter og andre ' Delotte: V står for l V forventer motstand fra nteressenter l de rådene v gr og * gennomgangen Hvordan vl dere håndtere l klarer å stå for det ' dette når dere skal gøre en samlet vurderng og l Den vktgste maten utarbede et revdert forslag? åhåndtere l dette pa 1 er å ha en database ' ; (kvaltetskrede l fakta) slk at man : skrer transparens mot oppdragsgver ' Det er også et! spørsmål hvordan l man nvolverer man l, de ulke nteressentene, analysen og hvem? l Det vl bl vktg å 3 ; vse respekt for nteressentene og ' bygge tllt? Vrkelghetsbeskrve l lsen må bygge på en felles forståelse, og det er vktg å bygge aksept for I, 77 l denne 15 Vurderngene bør synlggøre hvor det ekssterer 7] Notert strukturelle svakheter selv der dette er løst med " Delotte go dt samarbed prakss,7, f16 Tl eksemplet med katalog over "N Notert Delotte l forbedrngsntatver mnner v om at v forventer r 1 anbefalnger om større endrnger Lv rkemddelapparatet herugder aktørbdet, som Godkennng av møtereferat: 17 r: 4 313;s * '

6 Beskrvelse Ansvarlg også nnebærer flyttng av ansvar, sammenslånger, ev avvklnger og tltak for,prylsäennlehst;,, Når det gelder samarbedsmodell: Notert, Delotte Det er uklart hvordan arbedet mot prosektstyret og prosektgruppen skal gennomføres Spm: bedre utdypnng organserng av prosektgruppen l presentasonen 20' * _,,, FlN/NFD:a Det er uklart hvordan dere vl håndtere at v er to Notert, Delotte oppdragsgvere NFD og FIN ",, _ l følge konkurransegrunnlagets punkt 73 og 74 Notert 3 skal tlbudt nneholdet et tlbudsbrev med en l aksept av vlkår konkurransegrunnlagel og % utkast tl kontrakt og speselle kontraktsvlkår V [ kan kke se deres tlbud nneholder en slk aksept av vlkårene og ber om at dette utarbedes - Endrnger databehandleravtaen: Notert tas med Punkt 58: OK at andre avsntt slettes tlbake Punkt 58: OK, at følgende setnng slettes "Kostnader knyttet tl løpende revsoner etter andre avsntt dekkes av Databehandler" Øvrg tekst forblr 8: OK, at punktet erstattes med følgende: "Krav fra en Part som følge av den andre Partens manglende oppfyllelse etter ' Databehandleravtalen skal være omfattet av de l samme ansvarsbegrensnnger som følger av ' Avtalen Med hensyn tl om begrensnngen Avtalen er nådd, skal krav under denne Databehandleravtalen og Avtalen sees sammenheng, og begrensnngen Avtalen skal sees på som en samlet begrensnng" Aksepterer kke denne setnngen: "Databehandlers ansvar skal begrenses oppad * per kontraktsår, tl et beløp tlsvarende NOK 10 mlloner" Følgende setnng aksepteres: "Ingen ansvarsbegrensnng skal gelde dersom skadevoldende handlng er foretatt ved forsettlg eller grov uaktsomhet av noen av Partene" ) ] Punkt 9: Forstår kke begrunnelsen for å tllegge ', denne setnngenr'dette punktet medførerkrke at 1 Godkennng av møtereferat

7 ' Sak ] Beskrvelse ÅGE; -' s- _ au äatabehandler skal slette Personopplysnnger som Databehandler nnehar som behandlngsansvarlg" Ansvarlg "? r,össemäqerfgr kke L_ " a ; FIN/NFD nformerte om Vdere prosess NFD/FIN presserte at det kke blr flere forhandlngsmøter, slk at sste anlednng tl å endre tlbudet er det revderte tlbudet frst for å levere revdert og endelg tlbud er torsdag 6 desember 2018, kl 1200 frst for tlbakemeldng på utkast tl referat er trsdag 4 desember 2018, kl 1500 evaluerng av mottatte revderte tlbud vl gennomføres uke 50 Godkennng av møtereferat: