Nettpublisering ved Forvaltningsorgan for AKPs partihistorie ( 2016

Transkript

1 Nettpubisering ved Forvatningsorgan for AKPs partihistorie ( Ti DS-kasserer. RUTINER OG DI REKT I VUTKAST FOR t IA.NEDLIG If'IKASSO AV KONT h:;ef.rt. P kass~rer-konferansen i oktober b~ spørsm et o m m~n ed ig innbetaing av kontigent dr øftet. De prinsippiee s idene av saken b e gjenncmgatt og f o rdeene ved s vstmet presisert. Vi o vt ~ den gang at vi skue a DS -ene fa tisendt e t utkast ti direkti'.'er Jg.:~n f orsag ti rutiner og 1-tjepeskjema f o r regn- skapsføringa. Dette føger hermed.. Utkast ti dir.:::ktiv t.i agene, igger s o m v ~d egg. Dette direktivet bygg~r pa det som har vært i bruk i Sør Trønde 3 g. --: Hjepebanketter f or regnskapsmessig o ppfø ging o g kontro føget c gs~ som vedegg. Bruken av disse er gjennomgatt pa k onferansen, men fbrkares i eget vedegg ti dette brevec. 3. Ende ig f ø ger vedagt forsag ti rutiner og instrukser for de som avviker den rutine messige kontakten ti aga. SK / ØKU vi sterkt anbefae at systemet tas i bruk. Vi er overbevist o m at det vi være et viktig hjepemidde ti a bedre kontigentinngangen, og motvirke tendensen ti restanser. Det vi ikke øse restanseprobemet, men sammen med andre titak DS rna sette i verk, vi det utvisomt være et viktig virkemidde i riktig retning. Vi er ogsa av den oppfatning at systemet vi bidra ti mere presise innbetainger fra DS-ene ti SK, noe som er av stor ikviditetsmessig betydning for oss. sa angt som det er praktisk muig f o r oss, vi vi bista DS-ene med a sette i verk systemet, dersom det ska være behov f or sik bistand. Vi rna imidertid bekage at vi har begrenset kapasitet ti a reise rundt. Vedegg: Forsag ti direktiv fra DS ti partiaget. 3 sider. Forsag ti instruks for og pro~edyrer for organisasjonsutvaget ved månedige overføringer av kontigent. 2 stk hjepebanketter (originaer) Forkaring i bruken av hjepebankettene.(2 sider)

2 r Nettpubisering ved Forvatningsorgan for AKPs partihistorie ( Ti agets kasserer. Ti styret i partiaget: DIREKTIV ( fv tvfånedlig 11'/f-IBETALI!'/G AV ~:ONTIGENT FRA LAGET TIL DISTRIKTSSTYPET Di s triktsst vret ønsker a ~tabere en fast rutine med at a~a ved hver rutine innbetaer a innkommet kontigent ti DS. - I det føgende redegjør vi for bakgrunnen for dette, og gir nøyaktige anvisninger om de prosedyrer som ska føges. 1. SK har tidigere utstedt direktiv om at ae medemmer ska betae kontigent ti aget hver maned. Dette innebærer at det etterhvert sames opp ganske store beøp hos agets kasserer. Disse bir ofte iggende i skuffer og skap, uten noen sikring mot tvveri e.. Dersom disse pengene regemessig innbetaes ti DS. vi det bety bedre sikkerhet for partiets eiendom. Samtidig tar DS sikte pa a etabere et system for samet forvatning av midene ti partiet. En sik forvatning vi betv bade bedre sikkerhet og det vi bety at partiet kan skaffe seg ekstra inntekter i form av renter. Erfaringer fra andre distrikt viser at partiet har muigheten ti a øke sine inntekter med 5-6% pa arsbasis, uten at kontigentene økes. Systemet byr derfor pa bade sikkerhetsmessige og økonomiske fordeer. -- Det viser seg videre at der hvor sik regemessig innbetaing har bitt gjennomført systematisk, bir agenes ettersep og restanser betydeig mindre. Det fører derfor ogsa ti en sikrere og mer regemessig kontigentinngang ti DS og SK, noe som har stor betydning for Distriktsstyrets og Sentrakomiteens økonomi. 2. Ved innbetaingene ska aga og DS-kontakten føge denne prosedyren: a) Foran hver rutine/hver kontakt ti DS, ska agets kasserer tee opp a innkommen kontigent for inneværende termin. Pengene everes ti agets formann. eer den i styret s o m avviker kontakten med DS i en APEN konvoutt. Utenp~ konvo utten skrives føg~nde: Lagets nr. Termin nr. Beøpet som innbetaes. :~' ' b) Lagets kontaktperson (eder eer styremedem) everer konvoutten med pengene ti DS-kontakten. DS-kontakten ska sa tee over pengene og kontroere at beøpet stemmer med -med det som er notert pa konvoutten. DS-kontakten ska sa skrive ut en kvittering for beøpet. Kvitteringen SKAL innehode føgende oppysninger: B~øpets størrese. Lagets nr. Innbetaingens dato (dag, mnd, ar) Termin nr. Kontakteh~ si~natur (dekknavnet han/hun bruker).

3 9 / / Nettpubisering ved Forvatningsorgan for AKPs partihistorie ( Nar det~e er gjort LUKKES KONVOLUTTEN I NÆRVÆR AV LAGETS REPRESENTANT. e Lagets kasserer må dernes få tibake kvitteringen fra den i agsstvret s o m har avvi ka kontakten med DS. Denne kvitteringa ska kassereren oppbevare i kontigentkassa. Kvitteringa må ~ ppb::: var es ~ IT!J"J y ~ g :=,ig, f ordi d ;;, n n~ i d ;:,t 'i id,-=-r " f ~ rhc1 Jet ~i ps te~r s o m kontant~r. Jfr. pkt ej nedenfor. d) Tisvarende prosedy re gjentas ved hver rutine/ kontakt med DS når det ikke er terminforfa. e Ved terminens sutt - det ;i si rutinene i mai, S""Ptember og ~nu.3r_. føges føgende framgangsm.st :::: e Laget s kasserer har na ei kasse s om innehoder en de penger o g 2 eer 3 kvitteringer. Summen av disse pengene og kvitteringene ska utgjøre h~e den kontigent aget ska betae f c r terminen. e2) Fra denne summen trekker agets kasserer det beøpet som tifaer agskassa. Det resterende, i form av penger og kvitteringer fra tidigere rutiner overeveres DS-kon takten. e3) Kontigentoppgjørsskjema fyes ut som vanig, med beøp for hvert enket medem, sum, agets trekk og sum overført SK / DS. Den summen som ska overføres DS/SK ska nå stemme med summen av dee beøpene som står på kvitteringene og resten av de pengene som overføres. Kvitteringene overevers atsa ved kontigentoppgjøret som om de var kontante penger! f) DS-kontakten som mottar oppgjøret, ska som vanig tee over beøpet og kvitteringsbeøpene, og kontroere at dette stemmer med oppysningene pa kontigentskjemaet. Den eneste forskje fra det 'game systemet' er atsa at DS hver maned/ved hver rutine, erstatter pengene for innkommet kontigent med en kvittering ti aget. For aget teer denne kvitteringen som kontanter i det avsuttende terminoppgjøret med DS. Føgende tenkte eksempe kan bidra ti ytterigere informasjon og utdyping: - La oss anta at ag nr. 99 ska betae en samet kontigent pa kr ,- pr. termin. Av dette ar vi 10%- dvs kr. ~00. være agets ande. sik at aget ska innbetae ia t kr J, ti DS/SK. - Anta sa at det ved rutina den 22.februar er innbetat iat kr ,- for!.termin. D~tte. beøpet betaes ti DS. som ti gjengjed gir en kvittering pa kr. 1500,-. - Ved rutina den 20. mars sier vi at det er kommet inn y t ter igere kr.2.500,-. Også disse pengene overføres ti DS og erstattes med en kvittering fra DS. Kvitteringen egges i kontigentkassa sammen med den forrige kvitteringen. - Ved rutina den 15.mai er det sa terminoppgjør. Resten av medemmenes kontigent for 1. termin er nå innbetat ti agets kasserer. I kassa hans befinner seg da føgende: ~! ' kvittering på kr ,- ~ kvittering pa kr ,-

4 Nettpubisering ved Forvatningsorgan for AKPs partihistorie ( "i /: ; :/ /;,/ / Kontanter for iat kr 1.000,-. Tisammen kontanter og kvitteringer for kr ,-. - Kassereren fyer na ut kontigentskjemaet, beregner agets trekk. O% = kr og suttsummen som ska overføres ti DS, i dette tifee kr , -. - Dette be0pet. kr ,- betaes sa ti DS ved at det oversendes to kvitteringer pa tisammen kr ,-, og kr. SOO, i ~ : ntanter Svs ternet er med and n~ )rd meget en --: et, r)g fordr~r praktisk tat ikke noe merarbeide for agets kasserer. Det krever bare to ting av aget ti forskje fra dagens system: a) at kassereren everer pengene ti agsederen foran hver rutine. b at aget pa sin side nøye kontroerer den kvitteringa de rar, og at denne oppbevares omhyggeig fram ti terminoppgjøret. Regnskapsmessig fordrer det ingen endringer for aget, fordi DS betrakter disse kvitteringene som kontanter i agets kasse. Transaksjonen ska derfor ikke bokføres i aget. Eventuee ukarheter kan tas opp med agets OS-kontakt, eer direkte med DS' kasserer. DS tar sikte pa a sette systemet i drift fra....

5 (]. Nettpubisering ved Forvatningsorgan for AKPs partihistorie ( FC FSLA.:; TI L N~TEIJf<E F = F '~ "--=; PROSED'r'PER FOR >.:ÆG!\f I SASJON: ::U TVAL:.J VED!!ANEDLIGE ~ V ERF UR II GER AV VONTICEi'T. 1. Systemet med manedige; regemessige Jverf0ringer 3V kontigen~ fra aga ~i DS. krever at man er n øvaktig ved IJtskrivin~ av i : \ it _ >~t in ge t ti aga. [-~vitt::::ri r)~ en e c:::~..c:; ': ':!Le 2>: 1 1 f' Crt"=.'inter i..:; g t:~n.. ~~ ~ ~ :, nt.i ge rit}:a s :se r. L\~t. e r \j,~rf :::= r n 3d;_,.r~ndi~ at. j~~ f'/ ~r 'Ii.sse f o rmkra :. :;? ~ r fusv::-ndig : g nøyak:tig 'Jtf'/t med je n:: -.J ;endige :,r-.pv::.ninger. Dette _rc':!'.<e ::: f :: r at ~nh ;er innt eta.ing ska være en t ydig identifiserbar f c r kassereren. F :r-t:r in n svi~:: bør hver p.="rs o n sc rn 3\"Jj i:':':!r rutineme!::si :; t:.:: ntai' t m ::d aga være utst.vrt: rned en k ;i tter ingsbr: kk. K ;i tteringsbokken m~ ha enten gjennomsag e ].er gjenpart/taong. Prosedyren som ska føges ved Jvereveringen fra aget, er n0ye beskrev~t i direktivet ~ i a~~ne. Studer denne nøve. eg fø; den samvi t:tighetsfu t. s å bir det ikke r:ce tu. Vær oppme1 ksom pj 3t nar du mottar kontanter ved terminoppgjøret, ska du ikt~ utstede noen spesie kvittering for dette beøpet. Kvitterir1ga du gir aget:, ska innehode føgende oppysninger: ' Dato for innbetaineen Idag. mnd. ~r Lagets nr. Termin nr. 1 Beøpets størrese - med ta og bokstaver. ~ Din underskrift (signatur/dekknavn) - Vær nøye med a tee over og kontroere beøpet. Du er personig anvsarig for det beøpet du har kvittert ut for. - I kvitteringsbokka ska det finnes en gjenpart som du ska oppbevare for eventue seinere kontro/ettersøking. Denn~ gjenparten ska innehode de samme informasjonene som kvit teringa. 3. P se at k o nvoutten pengene sendes i, har de nødvendige paskrifter pa forsida: - Lagets nr. - Termin nr. - Beøpet som innbetaes. Vær ogsj nøye med at hee konvoutten kommer fram ti DS-kasserer i t,j~!}a tistand. Det betyr at konvoutten ikke ska innehode noe anna enn pengene. Eventuee andre sendinger som ska ti DS rna sendes separat. Eventuee medinger fra aget ti DS-kassereren kan sjøsagt igge inni. 4. Sørg for at pengesendingen kommer raskt fram t i DS -k2sserer. Noe av vit ~ en med hee svstemet er forbedre fvten i pengene fra medemmene :<g fram ti [1;::; og :::r.. Da er det ikke noe vunn,:. ~t,j,::~rso m de stopper opp et sted i organisasjonsapparatet. 5. Vi vi ogsa tira at DS-kontaktene sørger for at det JageE et system for at de i sin tur kan ra kvittering for at sendingen faktisk har kommet fram ti DS-kasserer. Detajene i dette b0r utarbeides okat, ut fra d~ kommunikasjonsrutiner som finnes pa stedet.

6 ~, _, n Nettpubisering ved Forvatningsorgan for AKPs partihistorie ( REGN3KAPSF0RING VED MANEDLIG.KONTIGENTINNBETALING. Den m~nedige kontigentinngangen fra agene regnskapsføres ved hjep av de to vedagte h3epeban~ettene. Vi vedegger et eks. av hv~r bankett. s~ regner vi med at kasseteren sjø kan sørge for ~ ta de n ødvendige kopier. Hjepeb~inkett._~nc~ er utvii~a. for -~ kunne føre notet' inger s ::m ett kan ettervis~ inntetain~ene tade m0d hensyn p~ tid, og med h :ons.r: ti ~'Ii2.i~et ag 'J::: stamnu:: r fr-a. Der: '?.ne tank 3t~:>:;n f<;; ; -~::: -: i ~=:rti~..:.~i.. t :.. ~ ~ f i :::, _:,:- r J -: ;./ ::! -~..::! r; ir~r1t:!~~-=-1in;,..~n'-~ ~~.= n1 inrl t_j_ k.et~s~~r :.:. r. [~en ctnd.r<:: f ~ r : ~s hc:r is:)nt.~ t, 8.5 gir!:=;n :::v ~~--si-:t C:\7.:::r hvor!ietr :je enh~ t::: ::.-;s;a ha- f.:h :::tc."':~t innbetainger i termin 2n. Den fz r~~- sj..l "---.. f),::t t - Lag n t '.J q 1. - ~ - -,. ~ i:~ :_?,,-_,c..:. -.-, """' - 1 :...-. c -.. ' ""' "' -, -, -- ')..:....::...:....-,.-_,, -, ). c L.-'..:., t11':::r k nad ':'r T o:~r i~ i f. '~ et'm in 1 T~rtnj_ n T0 rrn.in Term in T":::'tn in Termin... re:::- t + rest 3. f:- 20 ::.. uuo ~:.::oo 7.00( p,. ::;:] :,::,~ p ti f~a ~.~a t = k2 8. S(i] osv. Et poeng her er at ae innbetainger samme dag, summeres sammen i innposteringsista, og føree. som en sum i den kassabo~a en fører kontigenten inn i. Dette etter oversikten og regnskapsarbeidet. Du fører ei sik innposteringsiste for hver termin: Da ska _ summen av ae de dagige posteringene tisvare den summen du ska overføre ti SK (minus DS-andeen). Dette kan du bruke s o m kontro pa at at du har regna rett. Ved hjep av denne innposteringsista kan du dessuten etterspore ae innbetainger du har fatt fra aga i øpet av perioden, og avkare det hvis det oppstar uoverensstemmeser. Den horisontae banketten fører du paraet med den vertikae. Denne banketten er bygd opp sik at du ti enhver tid kan summere sa.mmen ae innbetaingene fra hvert enket ag, og gj0re r:>!='p s t.;; t us t>:; r d i :::; se. S ~ ' m du ser av b an~: e t t an er' det 3 '/ s a :: t pas~ ti ::.at fire innbetainger fr3 hv :::rt ag i hv?' t ::: rn;l-,. Dett>~ vi.i de 3er fe~:te tif ::>er de:ke behovet. Sf~i. L ::- k:;:.!()t fcrrn.-:: Jrd.n:~ if: >?. bi r: ass., kan du enten ta i br- u ~ -:o n : J..,, J-:!> c:t': ti., ej,~r presse sammen fere innb ~tainger innaf<:,' d'~n c:. C~m~ >.~ b an~~et ten. Vi tse.n er at du enket kan hode overstkt over hva hver-t : rrke t ag h.=tr innb 2tat ti D:.':~. og at du ve-d~ sumrnr=re :=:~umw :~n f ~ r h '' :: rt ag kan sammenhode dette med den suttavregninga du far fta aget ved terminsutt. Hver horisonta sum (agssum) ska videre stemme med den summen du fører inn for aget i regnskapet ti SK, og du har nok en kontro p at du har regna rett. Vi h~per denne retteiinga er tistrekkeig ti at du s~jønner hvord~ri systemet er bygd opp. Det hee medfører at du far itt ' ;.mere regnskapsføring' men vi antar at fordeene systemet medf cn er,'~1' ~~ i~~'.~;,.~o/.y-!r!!\w'~w.~~~~'r,:~:;:frt~~.<;m!'[~?'jf~~ffi~it:.-;.$}~~~~~-!~';'{1'ff ;~!.,r,f!?'i' f!":f~;;;,'i\i;~~,r;": ;r. :_ ~ ~, ~r-.:

7 Nettpubisering ved Forvatningsorgan for AKPs partihistorie ( nar det gjeder kontigentinngangen angt pa vei overstiger de uempene scm e~straarbeidet gir..-4 i t- +- ~.. '~ t... eget: sy:::t :::m som du kans~._it::: fir:n o::! mer hensii.t.srn~::s~ ig. Sku.e du ha behcv f.::;r vic.:::re in::,:t.rut:sj<)n rj g r' 3tteiing. f.~1r du,-1.. :::.t-+ ~ ',,. f _'...!'. -. ~,

8 Nettpubisering ved Forvatningsorgan for AKPs partihistorie ( INNPOSTEr i NGSLISTE. Termi n: Avsuttet : Dato Lag nr. Merknader Beøp Beøp ti kassaboka /""" / -,, SUM

9 Lag Dato Beøp Dato Beøp Nettpubisering ved Forvatningsorgan for AKPs partihistorie ( J-I J ELP EBLANKETT. TE R~1T N NH. Avs ] u t.t.: t : _: 1 ri _j 1 1 døp I Da t o Be ø p I Da t e' i'h, ~: --- ~1 S UM --- I J ' ' ' t- -,~ ~ : : 1! i. i i -~ ~ ' i i ----t i : - j ---+ I ! 11 i ~ 11,, ' ' ~ ~ ~----~ * 11 ~ ~---~ ~ ~---~~ # ~ -+-- t i i f : C '".i: ' ( ( " -, T ER H NS i ~ : -- -~>~ -,~