1. INNLEDNING BESKRIVELSE AV REFUSJONSPROSESSEN BEREGNE REFUSJONSKRAV AJOURHOLD REFUSJONSKRAV OPPFØLGING REFUSJON...

Transkript

1 Innholdsfortegnelse 1. INNLEDNING FORUTSETNINGER BESKRIVELSE AV REFUSJONSPROSESSEN GRAFISK FREMSTILLING KORT FORKLARING MENYSTRUKTUR BEREGNE REFUSJONSKRAV BEREGNING AV REFUSJONSKRAV (PRN06) AJOURHOLD REFUSJONSKRAV AJOURHOLD REFUSJONSKRAV (PRN01) INNTEKTS- OG TREKKOPPLYSNINGSSKJEMA BOKFØR REFUSJONER (PRN11) REVERSERING (PRN11) OPPFØLGING REFUSJON MANUELLE INNBETALINGER UTLIGNING REFUSJONSKRAV (TPRN002) BOKFØRING UTLIGNEDE REFUSJONSKRAV (PSN15) DIFFERANSEFØRING (PSN18) TAPSFØRING FORSLAG (CU16) AJOURHOLD DIFFERANSEFORSLAG (CU13) BOKFØRING TAPSFØRING (CU17) ALDERSFORDELT SALDO SPØRRING ÅPNE OG HISTORISKE TRANSAKSJONER PR KUNDE PURRING BEKREFTELSE PURRING (CU26) OPPSETT BANKKONTONUMMER FOR INNBETALING FRA NAV VERDIREFERANSER LØNNARTER SOM SKAL INNGÅ I REFUSJONSKRAV EVRY AS 2013 Side i

2 6.4 LØNNART FOR POSTERING AV FORVENTET KRAV I REGNSKAPET BILAGSART, BILAGSSERIE OG POSTERINGSRUNDER FOR REFUSJON FORSYSTEM ØKONOMI KUNDEGRUPPE OG NAV-KONTOR TRANSAKSJONER I REGNSKAPET RESSURSENE KOBLES TIL TRYGDEKONTOR VIA POSTNUMMER OPPSETT PURRING REFUSJONSKRAV SYSTEMPARAMETRE VEDLEGG A - RAPPORTPARAMETRE BEREGNE REFUSJONSKRAV (PRN06) BOKFØR REFUSJONSKRAV (PRN11) BOKFØRING UTLIGNEDE REFUSJONSKRAV (PSN15) DIFFERANSEFØRING (PSN18) TAPSFØRINGSFORSLAG (CU16) BOKFØRING TAPSFØRING (CU17) VEDLEGG - PROSESSBESKRIVELSE EVRY AS 2013 Side ii

3 1. Innledning Kurset Agresso Refusjon gjennomgår behandling av refusjon knyttet til ansattes fravær. Etter endt kurs bør brukeren være i stand til å fremme refusjonskrav mot NAV, postere forventet krav i regnskapet, samt utligne og differanseføre. Forkunnskaper: Deltakerne må ha gjennomgått kurs i Agresso Fravær, samt ha kunnskaper tilsvarende Introkurs Agresso og Grunnkurs Agresso Lønn. Uavhengig av om selve registreringen av fraværet har skjedd sentralt eller desentralt, anbefales det at selve refusjonsbehandlingen blir knyttet til et/en bestemt kontor/person. Hvem som skal avstemme beløpene når refusjonen kommer fra trygdekontorene, må bli en intern diskusjon i organisasjonen. Kursdokumentasjonen er basert på Agresso update 8. Oppsettet brukt i kurset er et standard oppsett og er ikke nødvendigvis identisk med oppsettet hos den enkelte kunde. 1.1 Forutsetninger Følgende forutsettes før man kan benytte refusjonsmodulen: Alle register og kodeverk som ble gjennomgått på kurs i Agresso Fravær må være på plass. Lønnarter i rapportkolonner må kvalitetssikres av kunde. Lønnartene 0060 og 0062 (tidligere REFU1 og REFU3) med tilhørende kontering må være opprettet. Bilagsart for refusjon må opprettes med tilhørende bilagsserie. Det må være opprettet posteringsrunde for bilagsserien. Trygdekontorene opprettes som en kunde i Kunderegisteret, og betalingene skjer via kundereskontro. Alt dette ligger under Økonomi i Agresso og må være satt opp. Refusjon må opprettes som forsystem i Agresso Økonomi. Ressurser må knyttes til riktig trygdekontor via en relasjon på ressursen (f.eks KUNDENR). EVRY AS 2013 Side 1

4 2. Beskrivelse av refusjonsprosessen 2.1 Grafisk fremstilling 2.2 Kort forklaring A) REGISTRERE FRAVÆR Fraværet registreres på aktuell ressurs og på dennes stillinger. BEREGN REFUSJONSKRAV (PRN06) Finner fravær for aktuell periode det skal fremmes krav for, beregner satser og genererer refusjonstransaksjoner. Det er PRN06 som henter opplysninger til Inntekts- og Trekkopplysningsskjema (IO- og TO-skjema), samt skjema for kronisk syke og svangerskapsrelaterte sykdommer (KR-skjema). GENERERE IO- OG TO-SKJEMA (PSN16/PSN17) Generere IO-, TO- og KR-skjema som kan sendes til NAV på bakgrunn av transaksjoner i Ajourhold refusjonskrav (PRN01). BOKFØRE REFUSJONER (PRN11 OG GL07) PRN11 Bokføre refusjonskrav klargjør refusjonskrav for bokføring i regnskap og starter GL07 som bokfører transaksjonene i Kundereskontro (AR) og i Hovedbok (GL). Ved bokføring beregnes også feriepenger ihht. ferieloven. Transaksjonene ligger etter dette klare i skjermbildet Utligning Refusjonskrav B) MOTTAR INNBETALING FRA NAV Innbetalingene utlignes mot de bokførte kravene i Utligning Refusjonskrav. BOKFØRING UTLIGNEDE REFUSJONSKRAV (PSN15 OG GL07) PSN15 klargjør refusjonsradene for bokføring og markerer rader for differanseføring. GL07 bokfører de utlignende refusjonskravene i Agresso Økonomi og utligner kundereskontroen. Genererer variable transaksjoner for å få tilbakeført arbeidsgiveravgift. DIFFERANSEFØRING (PSN18, CU16, CU17 OG GL07) EVRY AS 2013 Side 2

5 Genererer og bokfører refusjonskrav ved differanse mellom beregnet refusjonskrav og mottatt beløp fra NAV. Ved inntektsføring vil PSN18 klargjøre kravene for bokføring og automatisk starte GL07 som bokfører dette. Ved tapsføring vil PSN18 automatisk sette i gang Differanseforslag (CU16) og man må kjøre Bokfør differanseposter for at regnskapet skal oppdateres. PURRING (CU09, TCU026, CU26) Purreforslag (CU09) vil lage et forslag til transaksjoner som skal purres. Disse kan vedlikeholdes i skjermbildet Ajourhold purringsforslag Purringen må så godkjennes ved å kjøre CU Menystruktur Under ser vi menystrukturen for refusjonsmodulen. Vi finner alt som har å gjøre med refusjon på følgenede menypunkt: AGRESSO Lønn og Personal Personalsystem Refusjon Menyen vil se annerledes ut hos den enkelte bruker i og med at ulike brukere har ulike tilganger. Under vises en fullt ekspandert meny. Vi ser at det er lagt opp egne rapportvarianter for de ulike refusjonskravene under Beregne refusjonskrav. Videre ser vi av inndelingen at menyen stort sett følger hendelsene i refusjonsbehandlingen ovenfra og ned. Det er også viktig å vite at menypunktene under Purring og spørringene Åpne og historiske poster er direkte kopier fra Agresso Økonomi Kundereskontro, og dermed ikke er spesielle for refusjonsmodulen.vi kommer tilbake til de enkelte menypunktene etter hvert. EVRY AS 2013 Side 3

6 3 Beregne refusjonskrav Menypunkt: Agresso Lønn og Personal Personalsystem Refusjon Beregne refusjonskrav 3.1 Beregning av refusjonskrav (PRN06) Refusjonslisten (PRN06) er motoren i refusjonshåndteringen. Her beregnes blant annet antall dager det skal fremmes refusjonskrav for, samt selve refusjonskravet. I rapporten gis det mulighet for å begrense hvilke ressurser man ønsker å kjøre refusjonsberegning for og hvilke fraværsperioder som skal tas med. Feltbeskrivelse Felt Ressurs Fravær periode fra Fravær periode til Utfør oppdatering Beskrivelse Utvalget begrenses av hvilken verdi som angis i dette feltet. Søketegn kan angis, * gir alle. Periode fra for fraværtransaksjoner. Merk: Rapporten skal alltid bestilles fra en periode tilbake i tid for å fange opp fravær som kan være registrert i ettertid. Periode til for fraværtransaksjoner Mulige innstillinger: Rapporten oppdaterer refusjonstransaksjoner for vedlikehold i skjermbildetajourhold refusjonskrav. Transaksjoner oppdateres ikke. PRN06 kan kjøres uten oppdatering for å sjekke at beregningene ser korrekt ut før de flyttes EVRY AS 2013 Side 4

7 over til Ajourhold refusjonskrav. Rapporten (PRN06), som genererer refusjonstransaksjoner, kjøres i seks omganger. En for sykepenger med arbeidsgiverperioden, og en uten arbeidsgiverperiode. En variant for foreldrepenger med 100 % dekning og en for 80 % dekning. I tillegg har vi varianter for omsorgspenger ved fravær utover 10 dager, samt fravær grunnet kronisk syker/funksjonshemmede barn. Først kan rapporten kjøres uten oppdatering. Da ser vi ikke transaksjonene i ajourholdsbildet (PRN01), men vi får ut liste. Dersom den er ok, kjøres rapporten med oppdatering. PRN06 må være kjørt med oppdatering for at man skal kunne gå videre i refusjonsprosedyren. NB! Rapporten skal alltid bestilles fra en periode tilbake i tid for å fange opp fravær som kan være registrert i ettertid. Ved beregning av pleiepenger er det svært viktig at rapporten kjøres fra i inneværende år. Dette for at systemet skal beregne korrekt. KORT OM HVA SOM SKJER VED KJØRING AV PRN06. Det regnes ut sats som skal ut på skatte-/inntektsskjema, og sats som skal benyttes videre i refusjonsberegningen (avkortet til 6G). Denne benyttes deretter til å regne ut forventet refusjon. I tillegg beregnes arbeidsgiveravgift av forventet refusjon. Når rapporten kjøres med oppdatering lages det en hjelpetabell. I denne hjelpetabellen lagres konteringsinformasjon for hver refusjonstransaksjon som en nøkkelfordeling. Satsen, ut fra de historiske lønnstransaksjonene som inngår i et krav, fordeles prosentvis ut på konteringsdimensjonene fra de historiske lønnstransaksjonene. Konteringsregel på den konto lønnartene (0060 & 0062) blir ført på styrer hvilke dimensjoner som skal tas vare på. Denne nøkkelfordelingen lagres i hjelpetabellen, og benyttes når utregnet forventet refusjon og avgift av denne senere skal posteres i hovedbok. Ved kjøring av neste refusjonsperiode vil fortsatte fravær bli behandlet som forlengelser, uten at det genereres ny skatte-/inntektsskjema, og samme nøkkelfordeling benyttes. Kommentar til Relasjonsverdi ferie Parameteren har kun funksjon når refusjonsliste kjøres uten arbeidsgiverperiode (Parameter Antall dager =0), primært fødsels- /adopsjonspermisjoner. EVRY AS 2013 Side 5

8 Dersom et slikt fravær er avbrutt av ferie, vil fraværet før og etter ferien bli behandlet som et sammenhengende fravær. Det vil dermed ikke bli utregnet nye satser for refusjonsbeløp på den delen av fraværet som følger etter ferie. Krysset for inntektsoppgave (PRN01 Ajourhold refusjonskrav) vil heller ikke bli satt. Dersom denne kontrollen skal slå til, må ferie starte dagen etter 1. fravær slutter og avsluttes dagen før 2. fravær starter, altså uten avbrudd. Det forutsettes dermed at dere ved innsending av skatte- /inntektskjema ved oppstart av permisjon, har oppgitt ferieintervall på skjema. For spesielle tilfeller der sykmelding, ferieavvikling og ny sykmelding kommer før vedkommende har vært i arbeid lenge nok til at arbeidsgiver svarer for ny arbeidsgiverperiode, må dette holdes orden på manuelt. Det enkleste er nok å lage seg en fraværskode som er for akkurat de tilfellene, der det er sykemelding, mindre enn 16 dager, men ikke ny arbeidsgiverperiode. Denne fraværskoden skal så ha relasjonsverdien REFUUARB (uten arbeidsgiverperiode) for relasjonen REFUSJON. Merk! Grunnlag for beregning av refusjonskrav hentes fra lønnstransaksjoner i perioden(e) før fraværet starter. Disse lønnstransaksjonene danner grunnlag for 4 ulike satser hvor vi senere kan velge hvilken vi skal benytte videre i refusjonskravet. Beregningen av disse 4 satsene blir gjort på bakgrunn av lønnartene som ligger i skjermbildet Lønnarter i rapportkolonner med program REFUSJON. Hvis fraværet starter etter lønnsdato, hentes lønnstransaksjoner fra samme periode. Ved fortsatt fravær (lange sammenhengende fravær) benyttes samme periode som legges til grunn for forventet refusjon så lenge fraværet er sammenhengende Verdireferanse I400 Dersom det ikke er tilstrekkelig beregningsgrunnlag identifisert i PRN06, er det muligheter til å definere beregningsgrunnlag på verdireferanse I400 eller direkte i Ajourhold refusjonskrav. Menypunkt: Agresso Lønn og personal Lønnssystem Lønnarter Verdireferanser/Satser/Saldi. I400 er en verdireferanse som legges opp pr. ressurs pr. stilling. Verdien vil i de fleste tilfeller bli satt til en månedslønn. EVRY AS 2013 Side 6

9 Det er viktig å knytte verdireferansen mot en stilling, og det er også viktig å være konsekvent med bruken av dato fra og dato til. Satsen skal opprettes for den perioden man har behov for i forbindelse med refusjonssøknaden. Den skal IKKE ligge fast til 2099, for da har man ingen kontroll på om verdien i satsen er korrekt Rapportresultat Når man kjører PRN06 blir det produsert en liste som kan gjenfinnes i Ajourhold rapportbestillinger. Denne listen sjekker man for å se at jobben har gått bra. Øverst i listen vises parametrene i rapportbestillingen. Videre i listen får vi en oppsummering av hvilke fraværstransaksjoner som blir med i kjøringen. Fravær som allerede er overført vil bli merket med en stjerne (*) foran raden. Dersom jobben ikke har gått bra, vil man enten få beskjed om at det ikke finnes noen fil, ellers vil det stå en feilmelding i filen. EVRY AS 2013 Side 7

10 3.1.3 Maksdato Maksdato for sykdom og foreldrepermisjon beregnes i PRN06 og vises i skjermbildene Ajourhold refusjonskrav og Utligning refusjonskrav, men avkorter ikke refusjonskravet. Maksdato vises og kan overstyres i skjermbildet Utligning refusjonskrav og i personalskillekortet i ressursregisteret. I personalskillekortet er det fire felt for maksdato. To felt for maksdato sykepenger og to felt for maksdato foreldrepenger. I feltene som her har NAV i ledeteksten, vil dato som er overstyrt i skjermbildet Utligning refusjonskrav framkomme. Feltene uten NAV i ledetekst oppdateres i skjermbildet Ajourhold refusjonskrav. NB! Valg av felt og ledetekst er ikke nødvendigvis det samme som vist under. EVRY AS 2013 Side 8

11 4. Ajourhold refusjonskrav Menypunkt: Agresso Lønn og Personal Personalsystem Refusjon Ajourhold Refusjonskrav 4.1 Ajourhold refusjonskrav (PRN01) Skjermbildet PRN01 oppdateres med beregnet refusjonskrav og refusjonskrav knyttet til arbeidsgiverperioden. Dette er et stort skjermbilde, men mesteparten av innholdet er relativt selvforklarende. Den grå søkelinjen fungerer på samme måte som ellers i Agresso og kan brukes til å begrense søket. Felter som er viktige å sjekke i dette skjermbildet: Dato fra Dato til At riktig sats er valgt Kryss for dokumentasjon og bokfør. Husk å lagre med F12! Feltforklaring: DATOER OG ANTALL DAGER Et fravær som går over flere måneder vil bli splittet opp slik at hver måned får sin egen rad. Man vil da se at når man krysser for sats eller bokfør, så vil kryssene for de medfølgende linjene også endres. Vi ser også den beregnede Maksdatoen som har blitt lagt ut på personalskillekortet av PRN06. EVRY AS 2013 Side 9

12 Videre har vi et felt for antall dager det søkes refusjon for og et for hvor mange kalenderdager fraværet omfatter. SATSER Hver sats har tre kolonner. En kolonne for kravet, en for å velge denne satsen, og en kolonne for grunnlaget kravet er beregnet ut i fra. Her settes det kryss i den kolonnen som angir det korrekte refusjonsbeløpet. Det er fem satser å velge mellom: (S1) F1mnd = Fast lønn 1 mnd (S2) F+V1mnd = Fast lønn + variabel lønn 1mnd (S3) F+V3mnd = Fast lønn + variabel lønn snitt for 3 måneder (S4) F+V6mnd = Fast lønn + variabel lønn snitt for 6 måneder (S5) Sats 5 = Hentes fra verdireferanse I400, og er en manuell sats Refusjonsbeløpet kan også endres direkte i Ajourhold refusjonskrav (Sats 5 i bildet). For at dette skal være mulig må feltet allerede være utfylt. Dette kan løses ved å legge en generell sats på I400 på for eksempel 1 kr. AVKRYSNINGSBOKSER Feltet Dok angir om det er framlagt dokumentasjon for fraværet. Det er ikke lov å sette kryss i Bokfør, før det er krysset i Dok. Kryss i feltet I.Oppg angir at det skal opprettes IO- og TO-skjema for dette fraværet når man kjører PSN16 Forslag Inntekts- og trekkopplysningsskjema. Dette skjemaet vil lagre seg i dokumentarkivet når PSN17 Bekreftelse Inntekts- og trekkopplysningsskjema kjøres. Når man har valgt riktig sats og mottatt dokumentasjon, så setter man kryss i bokfør og lagrer ved å trykke F12. Transaksjonen er da klar til å bokføres med jobben PRN11 Bokføring refusjonskrav. Hvis man vil reversere en rad som allerede er bokført, må det settes kryss i Reverser og lagre med F12, før man kjører PRN11 Reversering refusjonskrav. Det vil legge seg et bilagsnummer på de transaksjonene som er bokført. Refusjonskravet bokføres på den regnskapsperioden som er åpen. Dersom refusjonskravet tilhører en tidligere periode, vil refusjonskravet bli bokført på den perioden som er åpen på bokføringstidspunktet. TYPE EVRY AS 2013 Side 10

13 Type refusjon er lagt til, slik at man enkelt kan velge å se på/behandle en bestemt type refusjon for seg. Kolonnen har nedtrekksmeny, og man velger aktuell type refusjon. Deretter F7. Det ligger også en kolonne med Type transaksjon slik at man kan søke opp kun feriepenger eller kun Grunnlag. Etter bokføring vil bokførte feriepenger vises i skjermbildet. Alle krav blir nå beregnet med arbeidsgiverperiode pga feriepengehåndtering. STATUS Status som benyttes i skjermbildet Ajourhold fraværsrefusjon. Status N B T A U D R C P Beskrivelse Refusjonsberettiget rad Ikke refusjonsberettiget rad (for eksempel arbeidsgiverperioden) Bokført refusjonsberettiget rad Bokført ikke refusjonsberettiget rad Reversert refusjonsberettiget rad som er bokført Reversert ikke refusjonsberettiget rad Rad som man ønsker å gjøre ny refusjonsberegning på Kansellert rad Parkert rad V Reversert ikke ref. berettiget rad som er bokført D.v.s. N rader blir til T rader når de bokføres og til U rader når de reverseres. Videre blir B rader til A rader når de bokføres og til D rader når de reverseres. Dersom man ønsker å kjøre PRN06 på nytt for et fravær som ikke er bokført, så fjernes alle kryss på sats. Da vil statusen endres til R. Husk å lagre med F12. EVRY AS 2013 Side 11

14 4.2 Inntekts- og trekkopplysningsskjema Rapporter for generering av IO- og TO-skjema ligger nå i en egen mappe under menypunktet Ajourhold refusjonskrav. Det finnes to ulike utgaver av IO skjemaet. Det vanlige IO-skjemaet (NAV ) og forenklet skjema for kronikere og svangerskapsrelatert fravær. (NAV ). Det er èn utgave av TO skjemaet (NAV ). Menypunkt: Agresso Lønn og Personal Personalsystem Refusjon Ajourhold Refusjonskrav Inntekts- og trekkopplysningsskjema Gangen i kjøring av Inntekts- og trekkopplysningsskjema 1. Kjør forslag 2. Sjekk rapport i Ajourhold forslag Inntekts- og trekkopplysningsskjema 3. Endre eller slette skjema hvis noe ikke stemmer. 4. Kjør bekreftelse på Inntekts- og trekkopplysningsskjema Forslag Inntekts- og trekkopplysningskjemaer (PSN16) Det kan genereres IO- og TO-skjema så lenge refusjonstransaksjonen har status N. En inntektsoppgave kan gjelde flere linjer i PRN01. Dette ser man for eksempel hvis man prøver å fjerne krysset for Bokføring eller I.Oppg. Da vil man i tillegg styre de andre linjene som hører til den linjen vi jobber på. Rapportbestillingene gjøres fra menyen, og rapportene er utformet slik at det er enkelt å gjøre bestillingen. EVRY AS 2013 Side 12

15 Parameter Ressursverdi fra Ressursverdi til Buntnummer NAV Trygd Type krav Skjema Feltforklaring Utvalget begrenses av hvilken verdi som angis her. Søketegn kan angis, * gir alle. Buntnummer tildeles automatisk Utvalget begrenses av hvilken verdi som angis i dette feltet.søketegn kan angis,* gir alle. Angi hvilken type refusjonskrav du ønsker å produsere skjema for. Mulige valg er: Sykepenger sykdom Sykepenger kronisk sykdom Foreldrepenger 100% Foreldrepenger 80% Omsorgspenger Søketegn kan angis, * gir alle. Omsorgspenger kronisk syke barn Angi IO-skjema dersom du kun ønsker å bestille IO-/TO-skjema Angi KR-skjema dersom du kun ønsker å bestille KR-skjema. * gir begge typer skjema Resultatet fra rapportene finner vi igjen i Ajourhold rapportbestilling, og ved å dobbeltklikke på den aktuelle raden får vi opp et dokument som inneholder alle skjemaene som ble generert Ajourhold forslag Inntekts- og trekkeopplysningskjema Vinduet viser skjema som er produsert via rapporten Forslag Inntekts- og trekkopplysningsskjema (PSN16). Vinduet benyttes for å slette og vedlikeholde de skjema rapporten har produsert. EVRY AS 2013 Side 13

16 Vinduet er inndelt i to deler og det er kun de hvite feltene som er åpne for redigering: Venstre del Viser kortversjonen av alle skjema. Denne delen gir mulighet for sortering, filtrering og merking av skjema. Ved å markere ett av skjemaene i venstre del vil opplysningene for dette skjema vises i høyre del av vinduet. Høyre del Viser hvert enkelt skjema med alle detaljer. Denne delen gir mulighet for å bla i, slette og endre på skjema. Hent opp ønsket verdi i aktuelle felt og søk ved hjelp av F Bekreftelse Inntekts- og trekkopplysningskjema (PSN17) Når forslag IO- og TO-skjema er gjennomgått og evt korrigert i Ajourhold IO-og TO-skjema bekreftes disse ved hjelp av rapporten Bekrefte Inntekts- og trekkopplysningsskjema (PSN17). EVRY AS 2013 Side 14

17 RAPPORTBESTILLING Parameter Regenerer Beskrivelse Krysses av dersom du ønsker å kjøre ut tidligere bekreftede skjemaer. Buntnummer Buntnummer Sortering Angi hvordan du ønsker å få utskriften sortert Mulige valg er: Ressnr Personnr Bedriftsnummer Ressursfelt NAV-kontor Etter at PSN17 Bekrefte IO- og TO-skjema er kjørt vil de enkelte skjemaene også finnes igjen i dokumentarkivet til ressursene. Ved å hente opp en ressurs, og velge dokumentarkiv fra menyen kan vi se skjemaet her. EVRY AS 2013 Side 15

18 Inntekts- og trekkopplysningsskjemaet skal sendes til trygdekontoret når et fravær starter (etter arbeidsgiverperioden utløp). EVRY AS 2013 Side 16

19 EVRY AS 2013 Side 17

20 EVRY AS 2013 Side 18

21 4.3 Bokfør refusjoner (PRN11) Denne serverprosessen velger refusjonsrader med status N og kryss i bokføring fra skjermbildet Ajourhold refusjonskrav (PRN01). Det genereres transaksjoner som skal posteres i Agresso Hovedbok og Agresso Kundereskontro. Menypunkt: Agresso Lønn og Personal Personalsystem Refusjon Ajourhold Refusjonskrav Bokfør refusjoner Parameter Ressurs Periode Buntnummer Bilagsdato Feltforklaring Ressursnr. * velger alle Periode for bokføring i hovedbok Buntnummer tildeles automatisk Bilagsdato Oppdater J/N Mulige innstillinger: Oppdatering i hovedbok og kundereskontro utføres Rapport uten oppdatering. Buntnummer må være unikt for hver kjøring, og gjør det enklere å gjenfinne transaksjonene for eksempel ved reversering. Det brukes også her flere rapportvarianter. Dette fordi ulike typer krav bokføres på ulike konti. Vi anbefaler en rapport for sykepenger, en for foreldrepenger og en for omsorgspenger. Det er viktig å kjøre alle rapportvariantene for å være sikker på å få med alle krav. PRN11 beregner feriepenger av refusjonskrav i henhold til NAV sine regler. Dette er årsaken til at alle refusjonskrav beregnes med arbeidsgiverperiode. Alle refusjonskrav med dekning av arbeidsgiverperiode vil få status T, få tildelt bilagsnummer og bli overført kundereskontro som krav. Feriepengene vil bli vist i egne rader i Ajourhold refusjonskrav etter bokføring. EVRY AS 2013 Side 19

22 Når rapporten kjøres med kryss i Utfør oppdatering så startes også GL07 som bokfører kravene i Agresso Økonomi. Refusjonskravet legges på trygdekontoret (Kundenr) i Agresso Kundereskontro. Dermed kan transaksjonene hentes opp på vanlig måte på kundereskontroen. TIPS! For å få kontering fra stilling eller ansettelse, må systemparameteret PR_GET_POS_VALUES være aktivert med korrekt verdi. Se kapittel 6 Oppsett. For at kontering skal hentes fra ansettelsen, må flagget for Kontering være aktivert på de aktuelle dimensjonene for relasjonene til ansettelsen. Forfallsdato på refusjonskravet beregnes ved å bruke datoen i parameteret Bilagsdato som grunnlag, samt feltet betalingsbetingelser i kunderegisteret. For trygdekontor vil det i realiteten ikke være vanlig å sende refusjonskrav med forfallsdato. Videre må følgende parameter være avslått. Grunnen er at man benytter bedriftsnummeret i det feltet som denne parameteren sjekker mot. Et bedriftsnummer vil forekomme mange ganger Rapportresultat Resultatet av kjøringen kan vi som vanlig se i ajourhold rapportbestilling. Ved å dobbeltklikke på raden med rapport PRN11 får vi opp resultatet av kjøringen. Vi ser også at GL07 ble startet automatisk etterpå, og den ser slik ut: EVRY AS 2013 Side 20

23 Man ser at kravene er bokført ved at rapportfilen sier Avregningsliste Batch-input. Hvis bokføringen har feilet vil det stå Feilliste Batch-input. Man vil da finne igjen transaksjonene i forsystemtransaksjoner under Agresso Økonomi Import forsystemstransaksjoner. 4.4 Reversering (PRN11) Reverser er en ny funksjonalitet som gir mulighet til omberegning av bokførte transaksjoner. Det er i utgangspunktet den samme jobben som bokføring, men med omvendt fortegn. Differansen blir lagt ut på eget bilag og bokført. Nye IO- og TO-skjemaer kan genereres. Menypunkt: Agresso Lønn og Personal Personalsystem Refusjon Ajourhold Refusjonskrav Reversering EVRY AS 2013 Side 21

24 Parameter Ressurs Periode Buntnummer Bilagsdato Feltforklaring Ressursnr. * velger alle Periode for bokføring i hovedbok Buntnummer Bilagsdato Oppdater J/N Oppdatering i hovedbok og kundereskontro utføres Rapport uten oppdatering. Fraværstransaksjoner som er bokført med PRN11 vil være markert med en grå rad i fraværsregistreringsbildet. For å endre på disse, må reversering kjøres. For å reversere bokførte transaksjoner, merkes radene i Ajourhold fraværsrefusjoner med kryss i kolonnen Reverser. Det vil kun være mulig å sette dette krysset dersom transaksjonen har status T eller status A. Husk å lagre med F12. Deretter kjøres PRN11 Reversering av bokførte refusjonskrav. Etter reversering, vil transaksjonen ha status U eller D. Man kan da endre på fraværet og kjøre PRN06 på nytt. Dersom det brukes ulike bilagsarter og/eller kontoer for bokføring av sykepenger, omsorgspenger og foreldrepenger opprettes det også flere rapportvarianter for PRN11 Reversering. Reversering er i stor grad lik som Bokføringsjobben, og i rapportbestillingen er det de samme feltene som skal fylles ut. NB! Det er ikke mulig å reversere krav som er delutlignet. Reversering er en funksjon som skal brukes før man har mottatt penger fra NAV og begynt på utligningen. EVRY AS 2013 Side 22

25 EVRY AS 2013 Side 23

26 5 Oppfølging refusjon Hele prosessen rundt oppfølging og utligning/tapsføring av refusjonskrav er nå samlet under et eget menypunkt. Menypunkt: Agresso Lønn og Personal Personalsystem Refusjon Oppfølging refusjon 5.1 Manuelle innbetalinger Når Lønn og Regnskap mottar refusjoner fra NAV-kontorene, hvor det ikke finnes refusjonskrav som det kan motregnes i, føres inntekten mot interimskonto. Dette gjøres i skjermbildet Manuell innbetaling. Her legger man inn konto for bank og motkonto interimskonto. Mottatt beløp registreres på følgende måte: Velg riktig posteringsrunde, hent opp gjeldende periode og tabuler ned til feltet Konto. Hent opp konto for bank og registrer mottatt beløp. Tabuler videre og legg inn beskrivende tekst. Trykk så F11 for å legge raden ned i tabellen. Hent opp interimskontoen som forrige postering skal føres mot. Før samme beløpet slik at bilaget går i NULL. EVRY AS 2013 Side 24

27 Trykk deretter lagre/f12 og bilagsnummer tildeles. 5.2 Utligning refusjonskrav (TPRN002) TPRN002 er et ajourholdsbilde for utligning av refusjonskrav. Skjermbildet henter data fra bokførte refusjonskrav (kundereskontro) som skal behandles videre i dette bildet etter bokføring. For å begrense søk i utligning refusjonskrav brukes søkelinjen øverst. Vanlig søkefelt Resten av søkefeltet (Åpne refusjonskrav) EVRY AS 2013 Side 25

28 Nederste del av bildet Tidligere delutlignede refusjonskrav. Feltforklaring tabellfelt Parameter Kravnr Bedr.nr Fødselsnr Ressursnavn Søkt Dato fra Søkt Dato til Ref.krav Rest ref.krav Mott.ref. Del. Alt Tapsført Maks.dato Mottatt dato Fra Mottatt dato Til Notat Periode Beskrivelse Kravnummer Organisasjonsnummer/bedriftsnummer ressursen er knyttet til. Fødselsnummer Ressursens navn Dato fra refusjonskravet gjelder i perioden Dato til refusjonskravet gjelder i perioden Bokført refusjonskrav (hentes fra åpne poster kundereskontro) Beløpet vil justeres med eventuelle delutlignede refusjonskrav, slik at ref.krav til enhver tid viser utestående restbeløp for perioden. Dersom krysset for Del vil Rest ref.krav bli oppdatert med differansen mellom verdien i Ref.krav og Mott.ref. Mottatt refusjonskrav, legges inn manuelt av bruker Kryss for delutligning hvis ikke hele beløpet er mottatt, bokføres da som delutlignet Kryss for at alt er mottatt, benyttes når en har mottatt alt en kommer til å mottatt for denne perioden. Eventuelle differanser tapsføres/inntektsføres. Dersom krysset for Alt vil Tapsført bli oppdatert med differansen mellom verdien i Ref.krav og Mott.ref. Her hentes den genererte datoen fra PRN06 opp. Hvis datoen fra NAV er ulik denne, så legges NAV dato inn i dette feltet. Ved lagring vil da datoen legge seg under Maks dato NAV på personalskillekortet til ressursen. Dato fra på skjemaet som kommer fra nav. Dette bruker man når datoene ikke stemmer overens med de datoene vi har søkt for, slik at vi vet hvilken del av kravet vi har fått. Dato til på skjemaet som kommer fra nav. Dette bruker man når datoene ikke stemmer overens med de datoene vi har søkt for, slik at vi vet hvilken del av kravet vi har fått. Fritt kommentarfelt på 255 tegn. Benyttes for å angi kommentarer til delutligninger, eksempelvis datointervall, eller årsak til tapsføring Perioden kravet er for. EVRY AS 2013 Side 26

29 Bilagsnr Oppd. Bilagsnummeret til raden i Agresso Økonomi Kryss for oppdatering. Vil automatisk bli avkrysset hvis Del. eller Alt er krysset av, og slått av dersom ingen av disse er avkrysset. Kan manuelt fjernes eller avkrysses Åpne refusjonskrav I den grå søkelinjen i midterste del av bildet søkes aktuelle rader innenfor de begrensniger som er valgt. F7 henter frem aktuelle rader. Det legges inn hvor mye som er mottatt fra NAV på hver enkelt person og periode, og krysses av for enten Del (Delutlignet, alt er ikke mottatt ennå), eller Alt (alt er mottatt, evt rest vil bli tapsført/inntektsført). Kryss for Oppdater settes automatisk hvis en har fylt inn ett beløp og avkryssett enten Del eller Alt. Kryss for Oppdater kan fjernes, da lagres ikke endringene. Det er også mulig å legge inn en kommentar i Notat. TIPS! Dersom avvik mellom refusjonskrav og innbetaling er innenfor rammen +/- kr.100,- setter systemet automatisk kryss i ALT. Ved tapsføring vil beløpet bli tapsført/inntekstført. Dersom avviket er større +/- kr. 100,- og man ønsker å tapsføre eller inntektsføre, må man manuelt sette hake for Alt. Dette forutsetter at systemparameteren REIMB_MATCH_AMOUNT_LIMIT er satt på. Her kan man også bestemme størrelsen for avvik som skal gi automatisk kryss. Når det så trykkes Lagre (F12) blir raden(e) lagret, og de får status U (raden er klar for bokføring) Tidligere delutlignede refusjonskrav Dersom man henter opp en rad som er delutlignet, og markøren står på denne raden, vil nedre del av skjermbildet vise tidligere utligninger for denne raden med eventuelle kommentarer. Transaksjonene vil bli bokført i AGRESSO Økonomi via rapport PSN15 Bokføring utlignede refusjonskrav dersom det er krysset for Oppdater og raden er lagret (Status = U). EVRY AS 2013 Side 27

30 5.3 Bokføring utlignede refusjonskrav (PSN15) Parameter Ressursverdi fra Ressursverdi til NAV Trygd Buntnummer Bokføringsperiode Lønnsperiode Bilagsdato Beskrivelse Utvalget begrenses av hvilken verdi som angis i dette feltet. Søketegn kan angis, * gir alle. Utvalget begrenses av hvilken verdi som angis i dette feltet. Søketegn kan angis,* gir alle. Angi NAV-kontor dersom du vil kjøre rapporten på kun ett NAV-kontor. Buntnummer tildeles automatisk Periode for bokføring i hovedbok og kundereskontro. Periode for transaksjoner til lønn. Bilagsdato Mulige innstillinger: Oppdater J/N Oppdatering i H-bok, kundereskontro og lønn utføres Rapport uten oppdatering Konto Type trans Angi hvilken hovedbokskonto som de utlignede refusjonskravene skal føres mot. Angi om det er grunnlag refusjonskrav eller feriepenger som ønskes bokført. * vil gi alle. Rapporten bokfører de utlignede refusjonskravene i AGRESSO Økonomi, utligner kundereskontro og markerer rader for tapsføring. Rapporten genererer også variable lønnstransaksjoner for å korrigere arbeidsgiveravgift. Dvs. at den tilbakefører arbeidsgiveravgift med grunnlag i mottatt refusjon fra NAV. Det er totalt EVRY AS 2013 Side 28

31 refusjonsbeløp som vil bli liggende i variable lønnstransaksjoner, slik at reduksjon i arbeidsgiveravgift beregnes ved neste gyldige lønnsperiode. 5.4 Differanseføring (PSN18) Hvis man har mottatt større eller mindre beløp enn det man har søkt refusjon for, og man heller ikke forventer å få mer, bokføres differansebeløpene ved hjelp av rapporten PSN18 Differanseføring. Når denne rapporten kjøres med oppdatering startes to andre rapporter: GL07 Bokføring Bokføring av transaksjoner hvor man har mottatt mer enn forventet CU16 Differanseforslag For krav man har valgt å tapsføre. PSN18 vil behandle alle transaksjoner som er merket med tap eller vinning i utligningsbildet, og bokført med PSN15 Bokføring utlignede refusjonskrav. Parameter Buntnummer Kundenummer fra Kundenummer til Bilagsdato Periode Oppdater J/N Beskrivelse Buntnummer tildeles automatisk. Angir hvilke kunder som skal behandles. Angir hvilke kunder som skal behandles. Bilagsdato Periode for bokføring i hovedbok og kundereskontro. Kryss: Oppdatering i hovedbok, kundereskontro og lønn utføres. Tom: Kun rapport genereres. EVRY AS 2013 Side 29

32 5.4.1 Resultat 5.5 Tapsføring forslag (CU16) Denne startes automatisk av PSN18 (Differanseføring). Alle bilag som er blitt lagret som Tapsført, vil bli merket med Inkassostatus W og bli tatt tak i av denne rapporten Det anbefales at det lages en variant av rapporten. Når rapporten er kjørt vil transaksjonene ligge i et ajourholdsbilde for kontroll, før bokføring. EVRY AS 2013 Side 30

33 5.5.1 Resultat 5.6 Ajourhold differanseforslag (CU13) Etter tapsføringsforslag er kjørt, vil det bli dannet et buntnummer, som du vil finne igjen i dette skjermbildet, og kan se på rader som er klare for å bokføres som tap/inntekt. 5.7 Bokføring tapsføring (CU17) EVRY AS 2013 Side 31

34 Felt Beskrivelse Buntnr Fra ajourholdsbildet (Buntnr. hentes i rullgardinsmenyen) Periode Bokføringsperiode Øvrige felter skal være slått av Resultat Denne rapporten gir ikke noe rapportresultat og hvis man klikker på CU17 i Ajourhold rapportbestilling vil man få meldingen Finner ikke fil i arkivet. Etter kjøring av CU17 vil man i Ajourhold rapportbestilling få opp en rapport som kalles GL18B. Dette er en tilbakemelding om at beløpene er tapsført (bokført). 5.8 Aldersfordelt saldo Menypunkt: Agresso Økonomi Kundereskontro Faste registre Intervall for aldersfordelt saldo Dette vinduet viser en oversikt over den aldersfordelte saldoen i henhold til den definerte profilen. Profiler er definert i Intervall for aldersfordelt saldo. Ved hjelp av denne funksjonen kan du vise en oversikt over åpne og betalte poster i Kundereskontro på en enkel og praktisk måte. Hvis en betalingsplan er definert for en faktura, vil de nye forfallsdatoene gjenspeiles i gjeldsspørringer. Under er et eksempel på fordelingsintervall: Ikke forfalt Betaling forfalt med 1 30 dager Betaling forfalt med dager Betaling forfalt med dager Betaling forfalt med dager Betaling forfalt med dager Betaling forfalt med dager Betaling forfalt med dager EVRY AS 2013 Side 32

35 Aldersfordelt Saldo krever at det er satt opp en egen profil for refusjoner under kundereskontro. Se eksempel under: TIPS! Kundegruppe for NAV kontorer bør settes opp med betalingsmetode Netto kontant, slik at når man bokfører refusjonskrav, så settes dato for forventet betaling lik bilagsdato. 5.9 Spørring åpne og historiske transaksjoner pr kunde Menypunkt: Agresso Lønn og Personal Personalsystem Refusjon Oppfølging refusjon Åpne og historiske poster pr NAV trygd Dette vinduet benyttes til å spørre på fakturaer og betalinger for en bestemt kunde. Både utestående og fullt betalte fakturaer kan vises. Hvert enkelt NAV kontor er i oppsettet definert som en kunde med reskontro lik vanlige kunder. Skjermbildet viser alle åpne krav på en valgt kunde. EVRY AS 2013 Side 33

36 Ved å stille seg på en vilkårlig rad, og velge Utlignet, får en frem alle utligninger som er utført Purring Hvis man ønsker kan det genereres purreliste for refusjonskrav som ikke er mottatt fra NAV. Dette gjøres ved å bruke rapportvariant(er) under menypunktet Purringsforslag. Som man kan se i menyen ovenfor er det lagt opp Purring for refusjonskrav som er over 90 dager. Hvis man ønsker flere intervaller er dette også mulig. Man kan for eksempel bruke følgende intervaller: 1. Purring refusjonskrav 0-30 dager 2. Purring refusjonskrav dager 3. Purring refusjonskrav dager 4. Purring refusjonskrav dager 5. Purring refusjonskrav 366+ dager EVRY AS 2013 Side 34

37 Purreforslag (CU09) Parameter Verdi Buntnummer Buntnummer Purredato Datoen purringen skal gjelde for. Forslag: Dagens dato Kundenr fra Kundenr fra Kundenr til Kundenr til Kundefelt Utvalgskriterium for å begrense datautvalget: Fødsels/Org.nr. Kundenavn Kundenr Søkenavn Kunde Verdi basert på utvalgskriterium fra Kundefelt Eksempel på purring: EVRY AS 2013 Side 35

38 Bekreftelse purring (CU26) Denne serverprosessen bekrefter purringsforslaget som genereres av CU09, og produserer brevene, for så å oppdatere Ajourhold åpne poster. Det er også mulig å angi hvor dokumentene skal lagres ved å angi en dokumenttype, og hvor og hvordan man ønsker at rapportbestillingshandlingen skal logges i Handlingsoversikt ved å velge en handlingstype. Brevene som produseres får purrenotanummeret som navn. Notanummeret brukes også som beskrivelsestekst i Handlingsoversikt. EVRY AS 2013 Side 36

39 6 Oppsett Oppsettet som er forkart i dette kapittelet MÅ vedlikeholdes jevnlig. 6.1 Bankkontonummer for innbetaling fra NAV Menypunkt: Agresso Lønn og og Personal Personalsystem Refusjon Faste registre Systemparametre Lønn/Personal/Reise evt. Oppsett Systemadministrasjon System oppsett Oppsett parametre Oppsett parametre Bytt ut med bankkontonummeret refusjon fra NAV skal inn på. Da dette er Fellesparameter for alle firmaene (dersom mer enn ett) må dette bankkontonummeret legges inn pr firma. Dette kan gjøres i et av skjermbildende som vist under_ 6.2 Verdireferanser Menypunkt: Agresso Lønn og Personal Lønnssystem Lønnarter Verdireferanser/Satser/Saldi Verdireferanser Det må finnes en verdireferanse for antall dager i året, og en for årsbeløp 6G. Dette opprettes og vedlikeholdes i skjermbildene Verdireferanser og Verdireferansesatserunder lønn/lønnarter, først verdireferanse deretter satser for verdireferanse Antall dager i året (refusjon Maksimum dager man får refusjon for. EVRY AS 2013 Side 37

40 ganger grunnbeløpet i folketrygden (6G) Grunnbeløpet blir endret hvert år og har virkning fra inneværende år. For å legge til nytt oppdatert grunnbeløp, hent opp verdireferanse for Grunnbeløp * 6 (her G010) i skjermbildet Verdireferansesatser. Legg inn ny linje i bildet. Registrer ny dato med dato fra til (da vil det gamle grunnbeløpet bli endret til historisk og dato til automatisk satt til inneværende år). Legg så inn ny gyldig sats for grunnbeløp * 6 og lagre (F12). Verdiene definert på verdireferansen for årsbeløp (6G), må vedlikeholdes manuelt. Refusjonsberegningen foretas inntil beløpet som er definert på denne verdireferansen. 6.3 Lønnarter som skal inngå i refusjonskrav Menypunkt: Agresso Lønn og Personal Lønnssystem Lønnarter i rapportkolonner Det må avgjøres hvilke lønnarter som skal inngå som beregningsgrunnlag for et refusjonskrav. Som en hovedregel skal lønnsinntekt og andre godtgjørelser som er et resultat av arbeidstakerens egen arbeidsinntekt tas med når du skal beregne grunnlag for kravet. Ulempetillegg tas med. Utgiftsgodtgjørelse tas ikke med. Heller ikke overtid skal inngå i grunnlaget med mindre den er lovlig pålagt som fast overtid i arbeidsavtalen. Her må en passe på å få med de lønnarter som det skal inngå i beregningsgrunnlaget for refusjon. Det er behov for å avklare hvem som skal være ansvarlig for å opprettelse av lønnarter og denne lønnartens påvirkning, eks. vurdere om transaksjoner fra ny lønnart skal inngå i beregningsgrunnlaget for refusjon. Spesifisering av lønnartene skjer i skjermbildet Lønnarter i rapportkolonner under menypunktet Lønn/Lønnarter. Standardoppsett: EVRY AS 2013 Side 38

41 Programmet har vi kalt REFUSJON, og kolonnenavn har vi kalt SATS1 og SATS 2. Her kan selvsagt velges andre benevnelser, men da må en også huske på å rette i parameteren for refusjonskjøringer. SATS1 SATS2 Alle faste lønnarter som skal inngå i refusjonskravet Alle variable lønnarter som skal inngå i refusjonskravet Alle radene skal ha Beløp i Verdi og 100 i %. Alle lønnarter knyttet til etterbetaling må defineres med opprinnelig periode. 6.4 Lønnart for postering av forventet krav i regnskapet Menypunkt: Agresso Lønnssystem Lønnarter Det må opprettes minst to lønnarter for postering til økonomi. Disse bestemmer hvordan forventet refusjonskrav skal posteres i hovedbok. Lønnartene opprettes i Lønnartkatalogen under menypunktet Lønnarter. Lønnarten må opprettes som beskrevet under: Vi har valgt å gi disse spesielle lønnartnummer, dette for at de aldri skal benyttes i lønn. Vi kaller de: 0060 og Hvor 0060 er gjelder sykepenger og 0062 gjelder foreldrepenger. Skillekort Lønnart EVRY AS 2013 Side 39

42 Skillekort Kontering: Her oppgis Konto for postering av refusjon (skal være en GL- konto). Hva som registreres i de andre kostnadsdimensjonene her har ikke betydning, da det er konteringsregelen som er knyttet til denne kontoen som er avgjørende for hvilke kostnadsdimensjoner som skal over i hovedbok. Det anbefales sterkt å benytte samme konteringsregel her som for de øvrige kontiene som benyttes på lønnarter som skal påvirke refusjonsbeløpene. Kostnadsstedene hentes fra historiske lønnstranser. Forventet refusjon kommer nå til inntekt på angitte konto (eksemplet ovenfor viser konto 17100) Kontering Menypunkt: Agresso Felles Kodeplan Konteringsregel Når det gjelder konti for refusjon fra Folketrygden er det to forhold en skal være klar over: EVRY AS 2013 Side 40

43 A Konto for refusjon: Se kommentarer for 0060 B Konteringsregelen som benyttes på refusjonskontoen. (Uansett om dette er den som ellers benyttes i lønn, eller egen konteringsregel) Konteringsregelen må ha hake i tekst (Normalt vil de aller fleste Konteringsregler ha hake i tekst ). En av grunnene for at denne må ha hake i feltet for tekst, er at refusjonsrutinen legger fødselsnummer over i kundereskontroen. Fødselsnummeret i kundereskontroen, i tekstfeltet, er da nøkkelen ved innbetaling fra NAV. 6.5 Bilagsart, bilagsserie og Posteringsrunder for refusjon Menypunkt: Agresso Felles Faste registre Oppretting av de neste punktene bør gjøres sammen med økonomi. Bilagsserien for refusjon opprettes i skjermbildet Bilagsserie under AGRESSO Felles/Faste registre. Ved tildeling av selve bilagsserien skal man være klar over at det ved overføring av forventet refusjon til økonomi under en kjøring, benyttes ett bilagsnummer pr. ressurs pr. trygdekontor. Anbefalte oppsett av bilagsarter er som følger. EVRY AS 2013 Side 41

44 Følgende bilagsarter/ bilagsserier og posteringsrunder er definert for refusjonsprosessen: Refusjon Bokføring Refusjon Reversering Refusjon Bokføring utligning refusjon RefusjonTapsføring Refusjon Innbetaling refusjon (manuell innbetaling) 6.6 Forsystem økonomi Menypunkt: Agresso Økonomi Import fra forsystemer Forssystentransaksjoner I skjermbildet Forsystem under AGRESSO Økonomi må Refusjon defineres som forsystem til økonomi. 6.7 Kundegruppe og NAV-kontor Menypunkt: Agresso Økonomi Kundereskontro Faste registre Kundegrupper Først må selve kundegruppen opprettes. Skillekort Gruppe EVRY AS 2013 Side 42

45 Benytt Netto kontant, da vil forfall være lik bokføringsdato. Skillekort konti Her legges inn balansekontoen for all forventet refusjon. Dette må være en AR-konto. Vi anbefaler at denne knyttes til konteringsregel Balanse m/ressurs. Denne konteringsregelen må ha Må utfylles (ikke Valgfri) i Dim3 RESSNR. Alle aktuelle NAV-kontor må opprettes som kunder i Agresso Kundereskontro og knyttes til kundegruppen for Trygdekontor. EVRY AS 2013 Side 43

46 Eks. Eigersund Nav kontor er opprettes som kunde i Kunderegisteret For å gjøre det oversiktlig anbefales det å benytte kommunenummeret som kundenummer. Obs! De største byene har flere NAV-kontor. Her bør en benytte de nummerene som trygdekontoret benytter. 6.8 Transaksjoner i regnskapet (kontoene kan variere fra kunde til kunde) Resultatkonto Balansekonto Interimskonto Bank PRN11 Bokført refusjonskrav Mottar penger fra NAV PSN15 Utligner en bokføring med 1000,- i tap CU17 Tapsføring PRN11 Bokført refusjonskrav Mottar penger fra NAV PSN15 Utligner en bokføring med 1000,- i inntekt CU17 Inntektsføring Oversikt kontering Merk! De kontonummer som er angitt i dokumentet er kun et forslag, oppsettet må gjenspeile kundens kontoplan. Følgende konti blir benyttet: Konto Type Beskrivelse AR Reskontrokonto refusjonskrav AR Reskontrokonto feriepenger GL Refusjon sykelønn GL Refusjon feriepenger GL Interimskonto refusjon Tabellen nedenfor viser hvilke konti som er i bruk i hvilke rutiner. EVRY AS 2013 Side 44

47 Rutine Skjermbilde/Rapport Debet Kredit Generere krav til NAV PRN06 Refusjonsliste/ PRN11 Bokfør refusjoner Generere krav feriepenger PRN06 Refusjonsliste/ PRN til NAV Bokfør refusjoner Motta penger fra NAV VP10 Bilagsregistrering Bank Utligne betaling mot krav PSN15 Bokføring utlignede refusjonskrav Tilbakeføre PR02 Lønnsbekreftelse arbeidsgiveravgift Lønnart 1799 Tapsføring PSN18/CU16/CU / / Vinningsføring PSN18/GL / / Ressursene kobles til trygdekontor via postnummer For å koble den enkelte ressurs til sitt trygdekontor, må det lages en relasjon mellom postnummer og trygdekontor. Den enkelte ansatte er registrert med en generell adresse, dermed er ressursen tilknyttet et trygdekontor. Først må en opprette et begrep for Postkode under Begreper i Agresso Felles Begreper og Relasjoner. Videre må en opprette en relasjon mellom Postkode og Kundenr. Det gjøres i skjermbildet Relasjoner i Agresso Felles Begreper og Relasjoner Relasjoner. Dernest kobles aktuelle postnummer (POSTKODE) til sine NAV-kontor. Koblingen gjør du i skjermbildet Begreper pr. relasjon i Agresso Felles Begreper og Relasjoner. Her er postnummer fra 4020 til og med 4029 koblet til Eiganes/Tasta Trygdekontor EVRY AS 2013 Side 45

48 Glemmer man et postnummer i denne tabellen finner ikke rutinen NAV-kontoret til denne personen. I denne oppbyggingen må man være påpasselig, slik at man ikke får overlapping. Samme postnummer/postnummerintervall går til flere NAV-kontor. I de tilfeller stopper refusjonsjobben opp og gir følgende feilmelding i loggfilen: Spørrebildet under Agresso Felles Begreper og relasjoner kan, som vist under, være greit å bruke for å sjekke for overlappende postnumre. Sett KUNDENR i Relasjon og sorter på Begrepsverdi, eller det som passer best. Her finner man da kunder uten postnummer. I verdier til/fra kan det ikke være overlapping. Dette gjelder uansett om man benytter denne kunden/postnummeret eller ikke. FEIL Slik kan det ikke gjøres. Overlapping vil gi feilmelding ved kjøring av PRN06. RETT EVRY AS 2013 Side 46

49 Slik må det være. Postnumrene og KAN NÅ IKKE BENYTTES PÅ ANDRE TRYGDEKONTOR Ressurser som har en generell adresse med postnummer fra og med 4020 til og med 4029 er nå automatisk koblet til Eiganes/Tasta Trygdekontor. Adressen er lagt inn på ressursen i Ansattregisteret, fanekort Adresse. Ressursen er koblet til trygdekontoret ved sitt postnummer. I de tilfeller en postadresse kan knyttes til mer enn ett trygdekontor, så må ressursen kobles til sitt trygdekontor via en relasjon på ressursen. EVRY AS 2013 Side 47

50 6.10 Oppsett purring refusjonskrav Menypunkt: Agresso Økonomi Kundereskontro Betalingsoppfølging Faste registre Purretekster Her legger man inn tekstene som påføres purringen. Velg språk (NO = Norsk bokmål) og legg til rad. Legg så inn et nummer som ikke er i bruk fra før, og den teksten man ønsker på purringen. For eksempel: Vedlagt sendes en oversikt over utestående krav som er over 3 måneder og som vår virksomhet ikke <L> kan se å ha mottatt fra NAV trygd. Vennligst gjennomgå listen og gi oss en tilbakemelding dersom kravene <L> avviker fra deres beregninger, eller dere ikke har mottatt dokumentasjon. Dette for å sikre en rask avklaring og innbetaling av utestående krav. EVRY AS 2013 Side 48

51 Purreintervall Her setter man opp purreintervallene og knytter en purretekst til de ulike intervallene Inkassokoder For at NAV-kontorer skal tas med når det kjøres purring må man krysse av for Purring(J/N). For å knytte de ulike purreintervallene til NAV-kontorene må man legge inn en purrekode. Purrekoden fra bilde ovenfor legges inn, dvs Kundegrupper og Kunder Inkassokode knyttes så opp mot Kundegruppe for NAV-kontor og NAV-kontorene i Kunderegisteret. Kundegrupper: Menypunkt: Agresso Økonomi Kundereskontro Faste registre Kundegrupper EVRY AS 2013 Side 49

52 Kunde: Menypunkt: Agresso Økonomi Kundereskontro Kunderegister Kunder 6.11 Systemparametre Systemparameter ligger i skjermbildet Oppsett parametre lønn under AGRESSO Lønn og Personal, Lønnssystem, Systemoppsett REIMB_ADD_FIXED_LEVEL Parameteret kan ha følgende verdier, AV, På, På med verdi 2. Det bestemmer hvordan sats2, sats3 og sats4 skal beregnes i refusjonslisten. Det avhenger også av hva som er valg i lønnarter i rapportkolonner. Hvis SATS2 inneholder lønnarter for både fastlønn og variabel lønn skal må det ikke settes på med verdi 2. Anbefalt verdi er PÅ. EVRY AS 2013 Side 50

53 PR_GET_POS_VALUES Denne systemparameteren definerer hvordan du bruker satshierarkiet som er trigget for stillinger. Dette oppsettet vil normalt være satt under implementering av AGRESSO lønn. Verdi 3 betyr at AGRESSO primært henter kontering fra ressursens ansettelse. Sekundært fra kontering som ligger som en relasjon på stillingen. Ved å bruke verdi 7 vil satser kunne hentes fra ressurs og stilling uten at STILLNR ligger som egen relasjon til RESSNR. Endringer av systemparametrene PR_GET_POS_VALUES, HS_PARTTIME_PCT eller POS_PARTTIME_PCT er viktige endringer i konfigurasjonen, så du må deretter kjøre HS05 Generer ressurssatser og velge en egnet Dato fra (rapportparameter) for at endringene skal tre i kraft. HS05 Generer ressurssatser reproduserer deretter satser fra denne datoen og fremover. Historisk satsinformasjon forblir uendret i ahsresrate. Mulige verdier er: Satser for stilling uten at POSNO er en Satser fra Satser Verdi relasjon til POSNO ansettelsesrelasjoner stillingsrelasjoner 0 Nei Nei Nei 1 Nei Nei Ja 2 Nei Ja Nei 3 Nei Ja Ja 4 Ja Nei Nei 5 Ja Nei Ja 6 Ja Ja Nei 7 Ja Ja Ja fra EVRY AS 2013 Side 51

54 Følgende standardoppsett leveres med Agresso: Verdi Maks. lengde På/av REIMB_MATCH_AMOUNT_LIMIT Angir hvor stort beløp som kan taps/vinningsføres i TPRN002 Utligning refusjonskrav. Verdi Mulige verdier er: Beløp Beløp som kan taps-/vinningsføres. På/av Innstillingene er: Taps-/vinningsføring opp til angitt beløp er mulig. Taps-/vinningsføring er ikke mulig. Følgende standardoppsett leveres med AGRESSO: Verdi Maks. lengde På/av REIMB_VAL_REF_6G Skal være satt til verdireferansen for 6G. EVRY AS 2013 Side 52

55 7 Vedlegg A - Rapportparametre 7.1 Beregne refusjonskrav (PRN06) EVRY AS 2013 Side 53

56 Selv om rapporten vil være ferdig bygget, så kan det være fordel å kjenne til hva som faktisk er med når vi bestiller PRN06. Deler av rapporten er standard for de fleste rapporter i AGRESSO. Utplukkskriterier: Ulike kriterier som kan/må være oppfylt for at en ressurs skal være med på refusjonskjøringen. Parameter Beskrivelse Relasjon Angir en relasjon på ressursen som det kan gjøres utplukk på. Relasjonsverdi Hvilke verdier på relasjonen som skal tas med. Relasjonsdato Hvilken dato relasjonsverdiene skal sjekkes på. Denne er svært nyttig hvis man kjører refusjon for transaksjoner tilbake i tid. Ressursfelt Hvilket felt som angir ressursen. Ressurs Faktisk verdi for ressursfeltet. Ressurstype Hvilke ressurstyper som skal tas med. Ressursstatus Hvilke typer ressursstatuser som skal tas med. Data som programmet trenger for å lage refusjontranser / IO- og TO-skjema og lignende. Parameter Beskrivelse Sykelønn Angir om bedriften betaler ut sykelønn utover arbeidsgiverperioden. Hvis det ikke er kryss i denne, så er det ingen utgifter å kreve refusjon for. Relasjon2 Relasjon på ressursen som angir personer som ikke skal omfattes av refusjonslisten. Relasjonsverdi2 Verdi på relasjonen 2 for personer som ikke skal omfattes av refusjonslisten. Statlig Styrer krysset for statlig virksomhet i IO- og TO-skjema. Relasjon bedr.nr Relasjon på ressursen som brukes for å finne bedriftsnummer. Rel på rel.bedr.nr. Relasjon på den forrige relasjonen som angir bedriftsnummeret til IO- og TO-skjema. Kodeverk og relasjoner på fraværskoder for å gi korrekt utplukk Parameter Relasjon Fravær Rel.verdi Fravær Relasjonsverdi ferie Beskrivelse Relasjon på fraværskodene for å angi hvilke koder som skal være med i rapporten. Verdi på relasjonen. Det er denne som er ulik i de seks variantene som er forhåndsdefinert. Relasjonsverdi for fraværskodene for ferie EVRY AS 2013 Side 54

57 Relasjon permisjon Relasjonsverdi for fraværskodene for permisjon Relasjon refusjonstype Relasjon på fraværskoden som gir refusjonstypen som skal på IO- og TO-skjema. Stilling Angir om det skal tas hensyn til stilling på fraværstransaksjonene. Fraværsprosent Angir om det skal tas hensyn til % på fraværstransaksjonene. Fraværsgrense % Laveste verdi for fraværsprosent som skal behandles. Periodelengde Angir hvilken periodelengde satsene er angitt for. Periodetype Periodetype som lønnsperiode er koblet mot. Perioder for utplukk Hvilke fraværstransaksjoner som skal være med Parameter Beskrivelse Fravær periode Fra Periode fra for fraværstransaksjonene som skal være med. Rapporten skal alltid bestilles fra en periode tilbake i tid for å fange opp fravær som kan være registrert i ettertid. Fravær periode Til Sluttperiode for fravær som skal være med. Kan være større eller lik fra-perioden. Antall perioder Hvor mange perioder tilbake som skal tas med for å hente historiske transaksjoner. (Før fraværet startet). Beregning av satser Parameter Beskrivelse Program Program i Lønnarter i rapportkolonner hvor satsene skal hentes fra. Sats 1 Kolonnenavn i Lønnarter i rapportkolonner for sats 1. (Fast lønn) Sats 2 Kolonnenavn i Lønnarter i rapportkolonner for sats 2. (Variabel) Påleggstrekk Kolonnenavn i Lønnarter i rapportkolonner for Påleggstrekk Bidragstrekk Kolonnenavn i Lønnarter i rapportkolonner for Bidragstrekk Pensjonsinnskudd Kolonnenavn i Lønnarter i rapportkolonner for Pensjonsfond Fagforening Kolonnenavn i Lønnarter i rapportkolonner for Fagforening Andre fratrekk Kolonnenavn i Lønnarter i rapportkolonner for andre fratrekk Begrep postnummer Begrep for postnummer som skal angi NAV-kontor. (Hvis dette benyttes). Begrep stilling Begrep for stilling. Beskrivelsen kommer på IO- og TO-skjema. Relasjon 1 Relasjon på ressurs for stilling dersom ikke begrepet er angitt. Sats 5 Verdireferanse som benyttes hvis ikke det finnes lønnsinfo for foregående måned for ressursen. Som regel I400. Denne vil legge seg i sats5. Verdiref dager i året Verdireferanse for antall arbeidsdager per år. Verdiref skatte% Verdireferanse for skatteprosenten til ressursen. IO- og TO-skjema. Verdiref deltids % Verdireferanse for deltidsprosenten til ressursen. Verdiref 6G Verdireferanse som angir 6G. Angi prosentfaktor Prosentsats det søkes refusjon for. 100 % for alle typer unntatt 80% foreldrepermisjon. Antall dager Dager for arbeidsgiverperiode. 16 dager for vanlige sykepenger. 0 dager for EVRY AS 2013 Side 55

58 kronikere og foreldrepermisjon. Behandlingskode En kode som blir knyttet til fraværstransaksjonen. Ekskluder Relasjon på ansettelsestype som gjør det mulig å ekskludere valgte typer. Relasjonsverdi 3 Relasjonsverdi for parameter ekskluder. Lønnart lønn Angir lønnart som gir korrekt konteringsinformasjon. Bilagsart Bilagsart for kravnummer. Hvert refusjonskrav vil få et unikt kravnummer Posteringsflagg Angir om det skal settes kryss i feltet bokfør i Ajourhold refusjonskrav, automatisk. Utfør oppdatering Angir om kjøringen skal legge transaksjonene over i Ajourhold refusjonskrav, eller om kjøringen kun er en test. Rapportparametrene er bygget med de Begrep/Begrepsverdier og Relasjoner som er benyttet under kapittel 6 Oppsett. Er det valgt andre verdier må rapportvarianten selvsagt tilpasses dette. I vårt oppsett er BEDRNR lagt som en relasjon på ARBSTED. Dette bedriftsnummeret er en viktig informasjon. Det skal ut på skatte-/inntektsskjema, og er sammen med den ansattes fødselsnummer nøkkelen i forhold til det enkelte trygdekontor. Forhåndsdefinerte rapportvarianter Det er som tidligere nevnt seks forhåndsdefinerte varianter av refusjonslistene, men det anbefales å lage egne varianter av disse igjen. Det mest fornuftige er å lukke flest mulig av feltene slik at rapporten blir enkel i bruk. Det eneste som er ulikt i rapportvariantene, er hvilken refusjonstype det er snakk om og dermed om det er 100% eller 80% dekning og om det er arbeidsgiverperiode på 16 dager eller ikke. I tillegg har hver av de seks variantene fått en betegnelse for Type Krav som gjør at det er lettere å finne de igjen senere i prosessen. Fravær Sykepenger sykdom Sykepenger kronisk sykdom Foreldrepenger 100% dekning Foreldrepenger 80% dekning Omsorgspenger Omsorgspenger fra dag en Type krav SI SK FH FD OM OK EVRY AS 2013 Side 56

59 7.2 Bokfør refusjonskrav (PRN11) Konto feriepenger, angir konto for bokføring av beregnede feriepenger av refusjon Type krav, man kan velge å bokføre en bestemt type krav eller sette * for å bokføre alle. Periodisering, ved bokføring vil nå krav som tilhører eldre bokføringsperioder enn den som er angitt bli bokført på angitt hovedboksperiode med angitt dato for bokføring. Fremtidige perioder vil bli bokført på fremtidig periode, med bilagsdato lik siste dag i perioden EVRY AS 2013 Side 57

60 7.3 Bokføring utlignede refusjonskrav (PSN15) Parameter Buntnummer Bokføringsperiode Lønnsperiode Bilagsart hovedbok Bilagsart var.lønnstrans Bilagsdato Oppdater J/N Beskrivelse Buntnr for gjenfinning i GL07 i Import fra forsystem Periode som transaksjonene skal bokføres på i hovedboken Periode som transaksjoner med arbeidsgiveravgift skal legge seg ut på i variable lønnstransaksjoner, for korrigering av avsatt arbeidsgiveravgift. Dette vil være neste gyldige lønnsperiode. Bilagsart kundereskontro, eller man kan opprette en egen bilagsart for refusjoner. Bilagsart variable lønnstransaksjoner. Bilagsdato Mulige innstillinger: : Oppdatering i H-bok og kundereskontro utføres. Variable transaksjoner opprettes : Rapport uten oppdatering Start Bestilling av GL07 skjer automatisk Lønnart refusjon Variabel lønnart for redusering av avsatt arb.giveravgift. EVRY AS 2013 Side 58

61 sykelønn Variant Konto Type krav Variant av GL07 som skal bestilles Konto for feriepenger av refusjon ved tapsføring av feriepenger Man kan velge å bare bokføre utligninger på en eller flere typer krav. 7.4 Differanseføring (PSN18) Parameter Buntnummer Resk.type Kundegruppe Kundenummer fra Kundenummer til Bilagsart Periode Oppdater J/N Start GL07 Variant GL07 Start CU16 Beskrivelse Buntnummer. Skal ha verdi kunde. Kundegruppe for NAV-kontor. Angir hvilke kunder som skal behandles. Angir hvilke kunder som skal behandles. Bilagsart. Periode for bokføring i hovedbok og kundereskontro. Kryss: Oppdatering i hovedbok, kundereskontro og lønn utføres. Tom: Kun rapport genereres. Angi GL07 for at rapporten skal starte bokføring (GL07) ved inntektsføring Angir hvilke variant av GL07 som skal startes. Angi CU016 for at rapporten skal starte CU16. Differanseforslag ved tapsføring. EVRY AS 2013 Side 59

62 Variant CU16 Angir hvilken variant av CU16 som skal startes. 7.5 Tapsføringsforslag (CU16) EVRY AS 2013 Side 60

63 7.6 Bokføring tapsføring (CU17) Felt Buntnr Periode Bilagsart Behold kontering Tap på fordringer Avgiftsreversering Handlingstype Koble til register Beskrivelse Fra ajourholdsbildet Bokføringsperiode Angi bilagsart for bokføringen Skal alltid være avkrysset, bruker da opprinnelig kontering for å føre tap/inntekt mot opprinnelig bilag Avkrysning i feltet gjør at transaksjonene bokføres på konto for Tap på fordringer. Parameteren skal ikke krysses av. Angi handlingstype EVRY AS 2013 Side 61