AGRESSO BUSINESS WORLD

Transkript

1 AGRESSO BUSINESS WORLD WEB Salgsordre: Registrering av enkle salgsordrer/fakturagrunnlag Økonomisenteret oktober 2012

2 Innholdsfortegnelse : Innledning: Registrering/endring av enkle salgsordrer 3 Registrering/endring av enkle salgsordrer 4 Betalingsoppfølging 6 2

3 Innledning: Registrering/endring av enkle salgsordrer Denne rutinebeskrivelsen omhandler registrering og endring av enkle salgsordrer i Agresso Self Service (Web). Modulen er tatt i bruk for å kunne gi desentralisert tilgang til å registrere fakturagrunnlag for salg til kunder, internt og eksternt. Selve faktureringen av ordrene gjøres ikke i Agresso Self Service, men gjennom sentral kjøring av faktureringsprosessen i Agresso Smart Client (Office). Forutsetninger Kunder som skal få tilsendt ordre/faktura må være registrert på forhånd. Artiklene som skal registreres, må være lagt inn. Inngang til registrering 1. Logg inn i Agresso Self Service og åpne menypunktet Kunder og salg 2. Åpne mappen Salgsordre og deretter menypunktet Enkle salgsordre 3

4 Registrering/endring av enkle salgsordrer Registreringsskjermbildet er delt inn i fem seksjoner. Noen felter fylles ut automatisk. Felter merket med stjerne (*) er det obligatorisk å fylle ut. Bestiller (brukerident) MÅ angis for interne kunder Bestillingsref for eksterne kunder legges inn i feltet Ekstern ref Bestillingsref for interne kunder legges inn i feltet Topptekst Hver artikkel har en beskrivelse/tekst. Teksten kan endres, men ikke legg inn en lang og utfyllende beskrivelse her. Her (i feltet «Artikkeltekst») legges evt. mer utfyllende informasjon om hva salget dreier seg om. Fremgangsmåte registrering I seksjonen Salgsordre registreres kundenummer, Oppdragsgiver og Ansvar for den virksomheten som er eier av fakturagrunnlaget. Dersom det legges inn en intern kunde, vil brukeridenten til den som er forhåndsdefinert som attestant av internfakturaen komme fram i feltet Bestiller. Verdien kan overstyres dersom en annen bruker skal motta faktura for attestasjon. For interne kunder MÅ feltet ha en gyldig mottaker. Dersom mottaker stiller krav om referanse/bestillernummer eller lignende, må disse opplysningene legges inn i feltet Ekstern ref. Kommer fram på faktura som referanse for eksterne kunder, men vises ikke på internfaktura. I seksjonen Leveranse kan det skrives inn en topptekst/generell tekst for ordren. Her legges også inn bestillingsreferanse for interne kunder eksempelvis navn på den som har foretatt bestillingen. 4

5 I seksjonen Ordrelinjer legges artikkelnummeret for salget inn. Artikkelteksten som kommer fram kan overstyres. Legg deretter inn antall fakturerte enheter og pris pr enhet. Fakturabeløp og evt mva-beløp regnes ut automatisk. Det må derfor ikke legges noe direkte inn i feltet Beløp. Det kan legges til flere ordrelinjer pr ordre. I seksjonen Detaljer kan det spesifiseres en mer detaljert tekst for hver ordrelinje (feltet Artikkeltekst). I seksjonen Hovedbok vises inntektskonteringen i regnskapet. Inntektsføringen er helt eller delvis utfylt på basis av artikkelnummeret. Dersom det mangler obligatoriske dimensjoner (tjeneste og/eller ansvar) må disse verdiene legges til manuelt. Når alle ordreopplysninger er registrert må ordren lagres. Dette gjøres ved å trykke funksjonstast F12 på tastaturet eller klikke på øverst i skjembildet. Følgende skjermbilde åpner seg, og det må velges hvilken ordretype som skal lagres. Velg Salgsordre Web og klikk OK. Etter dette vil man få en kvittering øverst i det opprinnelige registreringsbildet, med meldingen Salgsordren ble lagret med ordrenr.: XXXXXXX Ordren er nå lagret i systemet og klar for fakturering. Fremgangsmåte endring Før ordren blir fakturert kan registrerte opplysninger endres. Fremgangsmåten er omtrent som ved registrering av ny ordre, men i stedet for å begynne med å legge inn kundenummer, legger man i stedet inn det lagrede ordrenummeret slik: 1. Velg Åpne i menylinja 2. Legg inn tidligere registrerte ordrenummer og tabuler ut av feltet 3. Tidligere registrerte opplysninger hentes fram. Felter som ikke er låst kan endres. Alle endringer må lagres med F12/ 5

6 Betalingsoppfølging I Agresso Self Service finnes egne rapporter for oppfølging av salg til interne og eksterne kunder. 1. Åpne menypunktet Rapporter 2. I rapportmenyen velges ->Globale rapporter ->Regnskap ->Kundereskontro Her finnes bl.a. de to oppfølgingsrapportene K001 Historiske poster pr oppdragsgiver, som viser betalte kundefakturaer og K002 Åpne poster pr oppdragsgiver, som viser ubetalte kundefakturaer. Parametrene for utfylling av søkeverdier er de samme for begge rapportene. Nedenfor vises eksempel på utfylling av søkeparametre for K002: Legg inn fra/til-verdier for kundenummer, oppdragsgiver og ansvar. Trykk deretter på Søk. Eksempel på rapportresultat på neste side 6

7 7