Kredittsalg. Ordreregistrering og fakturering. VISMA RETAIL AS Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon:

Transkript

1 Kredittsalg Ordreregistrering og fakturering

2 Page 2 of 13 OM DETTE DOKUMENTET VERSJONSHISTORIKK Versjon Beskrivelse Dato Hvem 1.0 Kredittsalg (OF14) AaGH 1.1 Revidert 28/04/2014 BDR 2.0 Lagt til OF10/OF25/CS40 05/09/2014 BDR INNHOLDSFORTEGNELSE OM DETTE DOKUMENTET... 2 VERSJONSHISTORIKK... 2 INNHOLDSFORTEGNELSE... 2 Forord:... 3 Ordreregistrering fra CS-Web (OF14)... 4 Styringsinformasjon og viktige elementer i de aktuelle bilder... 4 Kundenummer i CS-Web Registrering av varelinjer... 7 Skrive ut følgesedler... 8 Inneliggende følgesedler (OF10)... 9 Utskrift av fakturaer (OF20P) Gjenta fakturautskrift (CS40) Ordrejournal (OF25) Avslutningskommentarer... 13

3 Page 3 of 13 Forord: Kredittsalg kan initieres fra mange områder i CS-Web butikkdata, nedenstående skisse gir en oversikt over de forskjellige variantene. Registrering av kundeordre Fra CSMOBILE Bruk av CSWEB program Fra Silent Touch CSWEB Butikkdata Fra Webshop Beskrivelsen under vil være relatert til ordreregistrering i OF14 og videre behandling til fakturering. Alle innkomne ordre (uansett kilde ref skissen over) havner i «inneliggende følgesedler (OF10)» slik at videre behandling til fakturering blir også beskrevet selv om ordren ble dannet fra Silent Touch kassen, egen webshop eller CS-Mobile,

4 Page 4 of 13 Ordreregistrering fra CS-Web (OF14) Her vises direkte i ordrehodet, samt noen momenter omkring oppstart fra andre «enheter». Programmet benytter seg av 2 skjermbilder, et for ordrehode- Informasjon og et for varelinjer. Styringsinformasjon og viktige elementer i de aktuelle bilder. Viktige elementer: Mobil-tlf er linken mot kundelojalitesprogrammer, og er et fremtidig søkefelt på kassene. Referanse Feltet kan benyttes som fri referanse som kommer frem på faktura, eller som styrings- og kontroll for de personer som har lov til å handle for den aktuelle kunde/ bedrift. Konferer bruk av «kikkert» (Eller du bruker <F5>, og tar med deg innkjøpene med enter.)

5 Page 5 of 13 Feltet vedlikeholdes fra kundekortet, og i ordrebildet kan du kun velge aktuell godkjent innkjøper. Lev-måte For informasjon om hvordan du styrer leveransen, brukes aktivt for butikker som har flere alternative leveringsmuligheter. Ordre-type Feltet kan aktivt benyttes for å dele inn samt informere om ordrens opprinnelse, kan f.eks brukes til å inndele faktureringsrutinen (OF20P). o o o o Gjennomsyn gir muligheter for linjeredigering før godkjenning, fakturering I=Internett, ordren har kommet Webshop K=Kreditordre, snur fortegn på hver varelinje Valgfritt bruk av type for f.eks å fakturere på spesielle tidspunkter. Fakturatype For eksempel E for enkelt faktura. Du kan også velge om dette skal være en kontantfaktura, eller oppkrav. Melding, hvilke meldingstype som skal sendes din kunde ved mottak av varen. Beskjeder (ved valg sms eller e-post) Vise forhåndsregistrerte meldinger.

6 Page 6 of 13 Kundenummer i CS-Web. Det er et fleksibelt opplegg for kundenummer i CS-Web, her gis beskrivelse av mulighetene. Kunde nr «Funksjonalitet» 0 I bruk for kontantkunde som skal komme inn i butikken og hente varen når den kommer. (Brukes i forbindelse med kundebestilling.) 1 9 Reservert til bruk for «diverse kunder», i CS-Web. Disse kan benyttes med full oppfølgingsmulighet fra regnskapet også med hensyn til purring, hvor den registrerte kundeinformasjon blir med videre. (Hvis du benytter overføring til ekstern regnskapsfører, kan du ikke påregne at denne funksjon støttes, da må disse kundenummer ikke benyttes.) 10 Systemopprettet kunde og fungerer som systemets «sikkerhetsventil» slik at ikke feilregistreringer skal forsvinne. (Blir opprettet med alfasøk CS50). Dette kundenummeret skal ikke benyttes. 11 «Spesialkunde» som brukes som bestillingskunde for eget lager, dvs. at en bestilling følger vanlige bestillingsrutiner, men blir kun oppdatert som lagerbeholdning ved varemottak Frie kundenummer og kan benyttes ved kreditt og kontantkunder. Full registrering og statistikk. Det er lurt hvis du benytter ekstern regnskapsfører, å samkjøre nummerserien med din regnskapsfører. Leverings- og faktura adresse feltene. Du kan ved ordreregistrering, fritt legge inn en leveringsadresse, mens en fakturaadresse følger det som er registrert på kunden i kunderegisteret (BD60).

7 Page 7 of 13 Registrering av varelinjer Antall - Levert Det er en meget viktig detalj å huske når du kommer til varelinjeregistreringen, bruken av feltene Feltet antall benyttes til å registrere hva din kunde vil ha, mens feltet levert avgjør om du kan levere fra lager i din butikk, eller om du skal sende denne ordrelinjen til bestillingssystemet (BIM18/BIM20). Pris Du kan overstyre og legge inn en pris du blir enig med din kunde om, og denne følger med videre i systemet. Rabatt Du legger inn en hvilken som helst rabatt for varelinjen og den følger med videre i systemet. Unntak fra hovedregelen om at overstyrt og rabattert pris blir med videre: o o Dersom en vare som er satt i bestilling blir prisjustert før varen ankommer, vil systemet endre prisen som er registrert, med mindre du har satt et kryss i feltet for avtalt (pris) Det foretas alltid en kontroll av prisen ved oppdatering som sikrer at kunden får den beste prisen av for eksempel en kampanjepris og prisen i varekortet Informasjonsmuligheter i registreringsbildet varelinje De mange informasjons- og oppslagsmuligheter som ligger i vareregistreringsbildet fremkommer av aktive knapper nederst i skjermbildet. Velg først varen du vil ha tilleggsinformasjon på, slik at varen ligger aktiv i feltet øverst.

8 Page 8 of 13 Skrive ut følgesedler Når du er ferdig med å registrere varelinjer og ordren skal oppdateres velger du knappen og kommer til valg for type utskrift Valg Følgeseddel: Utskrift av følgeseddel og ordren legges til «inneliggende følgesedler (OF10)» i påvente av fakturering.

9 Page 9 of 13 Valg faktura: Valget «ignorer status S» er hvis du vil kjøre faktura uten at du har skrevet ut en følgeseddel i forkant. Hvis du bekrefter med J på kjøres i dette bildet, vil det skrives ut faktura på den ene ordren du holder på med. Inneliggende følgesedler (OF10) Ordre som er oppdatert fra ordreregistrering (OF14) havner i OF10 og blir liggende der til det blir fakturert. I utgangspunktet skal man ikke endre på ordre som ligger her, men heller føre en kreditnota eller tilleggsordre hvis en kunde ønsker å endre en allerede registrert følgeseddel. Følgesedlene vises med tilhørende informasjon i listen: Ordrenummer: ordrenummeret fra OF14/BIM18 Følgeseddel: Følgeseddelnummer i OF10 Dato: dato for følgeseddel dannet (ordren kan være eldre) Status: S her viser at det er skrivet ut følgeseddel, og klart til fakturering. Otype: Ordretype, dette kan for eksempel bruker til avgrensning ved kjøring av fakturaer (OF20P)

10 Page 10 of 13 FType: fakturatype P=postgiro, B=bankgiro, M=Mail, E=E2B, H=EHF ellers blank (ref fakturafeltet på kundekortet (BD60) Du kan søke opp følgesedler på feltene under: Utskrift av fakturaer (OF20P) OF20P skriver ut alle fakturaer på ordre som ligger som følgesedler i OF10. Her kan man skrive ut faktura på en ordre, på en kunde eller alle. Kan også brukes til for eksempel kjøring pr ordretype. (se forklaring ordretyper over)

11 Page 11 of 13 Skal du kjøre samlefaktura for en kunde, er forutsetningen at det ikke ligger E for enkeltfaktura på noen av følgesedlene på kunden. Er du usikker på det så se etter på kunden i OF10, og ta vekk eventuelle E r som står på feltet fakturatype på følgeseddelen. Gjenta fakturautskrift (CS40) Ved behov for en ny utskrift av faktura kan dette gjøres i CS40. Her velger du utplukk på dato/kundenummer osv (se bildet under), og kan få en utskrift av ønsket faktura. Her kan man også sende fakturaen på nytt på e-post til kunden hvis aktuelt.

12 Page 12 of 13 Ordrejournal (OF25) For oversikt over de ordrene som ligger i OF10 kan man skrive ut en ordrejournal (OF25) Her kan man velge utplukk etter behov: Og utskriften vise følgende: Det gir muligheten til å se verdien av alle inneliggende ordre som venter på å bli fakturert ut. Hvis ønskelig kan det gjøres utvalg kun på et kundenr, eller en ordretype osv. Avhengig av egen bruk og behov.

13 Page 13 of 13 Avslutningskommentarer Ordreregistreringen er en del av CS-Web sitt totale styringssystem for ordre registrering, bestillings og varemottak avsluttes dokumentasjonen med en logikkskisse hvor programmene relateres til hverandre. (Av hensyn til fremstillingen er kortnavnene på programmene benyttet) Ordre / bestilling i CSWEB OF14 Ordre/bestillingsregistrering BIM10 Lagerbasert bestillingsforslag BIM11 Salgsbasert bestillingsforslag OF14 Ordre/bestillingsregistrering BIM20 Bestillingsutkast mot leverandør OF14 bestillnger med overføring OF10 Rediger ordre, legg til porto og foreta slettinger Dataoverføring med FTP Oversendelse som PDF vedlegg til mail OF20P Fakturautskrift BIM20 Godkjent leverandørbestilling CS40 Reprint av faktura, kopisending av EHF og mailfakturaer El. faktura med ftp BIM30 Elektronisk følgeseddel i bruk som varemottak BIM20 Varemottak RE35/BD10 Oppdatering av CSWEB regnskap BIM35 Elektronsik faktura i tilknytning til varemottak Mauell registrering av faktura ved varemotak Regnskap