Pålogging. Hovedsiden på Bilde 1

Transkript

1 Pålogging AllPro-Faktura er et Web-basert faktureringsprogram, og du trenger derfor ingen programvare for å benytte programmet. Det eneste du trenger er en PC, PDA eller mobiltelefon med internettilgang. For å benytte programmet, logger du deg inn på Hovedsiden på Bilde 1 Det første du møter på er to linker. Du som har kjøpt fakturaprogrammet AllPro-Faktura klikker på Faktura-ikonet for å logge deg inn. Da kommer du til denne siden: Bilde 2 1

2 For registrering av nye brukere, gå til Registrering av nye brukere sist i dokumentet! For deg som allerede har registrert deg, kan du fra dette bildet logge deg på med ditt brukernavn og passord. Ved korrekt pålogging kommer du videre til forsiden i AllPro-Faktura: Hovedmeny Bilde 3 På forsiden finner du hovedmenyen (øverst), og du kan nå sette i gang med å gjøre deg kjent i programmet. Til venstre i bildet finner du SMS-meldingstjensten. Her kan du lese innkomne SMS meldinger. I hovedmenyen finner du 8 linker: 1. ved å klikke denne linken, kommer du alltid tilbake til forsiden i AllPro-Faktura. 2

3 2. Faktura/Ordre Her kan du se eksisterende ordre og fakturaer eller legge inn nye. Det gjør du ved først å finne frem ønsket kunde ved å bruke søkefunksjonen. Eventuelt kan du velge å se en liste over alle kundene og deretter velge kunden fra listen. Det gjør du ved å klikke på linken se alle kunder. Bilde 4 Når du har funnet ønsket kunde har du to valg, begge beskrives inngående på side 4. På slutten av linjen, etter kundeinformasjonen finner du to linker (se bilde 5). Første link gir tilgang til eksisterende ordre/fakturaer, siste link gir muligheten til å lage ny ordre/faktura. Bilde 5 Dersom du har et bestemt fakturanummer eller ordrenummer, kan du gå direkte til den nederste søkeboksen og taste inn dette her. Ved å klikke med musen på knappen Gå til faktura/ordre kommer du rett til valgte faktura! 3

4 Ny ordre/faktura Ved å klikke på linken for ny ordre (bilde 5) kommer følgende bilde opp: Bilde 6 Her fyller du i eventuelt ordrebeskrivelse og referanse og klikker Lagre endringer ordrehodet Da får du opp dette skjermbildet: Dersom du ønsker å endre ordrehodet, klikker du på denne linken! Bilde 7 Her registrerer du hver enkelt ordrelinje, ved å velge vare og antall. Du kan velge vare fra et vareregister (hent vare), eller du kan skrive en beskrivelse og angi pris uten å benytte deg av vareregisteret. I tillegg kan du endre opplysninger om for eksempel varegruppe (Kto), rabatt eller mva. Klikk legg til linje for å legge ordrelinjen til ordren. 4

5 Se eksisterende faktura/ordre Dersom du velger den første linken (se bilde 5) og viser kundens ordre får du opp en oversikt over alle kundens ordre: Lage ny ordre Bilde 8 I oversikten får du opp fakturanummer, fakturatekst, beløp og hvilken status ordren/fakturaen har. Ved å klikke på fakturanummeret eller linken sist på linjen får du opp fakturaen og kan se alle detaljer. Under oversikten finnes en link slik at du direkte kan sette i gang med å lage en ny ordre for kunden. Hva betyr ordre/faktura statusen? Statusen forteller oss om dette er en ordre eller en faktura, og også hva som er blitt gjort med den. Dersom statusen viser ordre er dette en ordre som ennå ikke er levert og fakturert. Status på en faktura kan være: Betalt Printet av bruker Til sentral utsendelse Purret Fakturaen er betalt Fakturaen er skrevet ut og levert av bruker (f.eks. selger) Fakturaen er skrevet ut og sendt av AllProfil AS. Fakturaen er ubetalt og purret 5

6 Slette en faktura Av regnskapsmessige årsaker er det i programmet ikke mulig å slette en faktura. Dersom det er blitt noe feil i fakturaen er det alle muligheter til å gå inn å endre innholdet i fakturaen, men ikke slette den. Man kan gjøre endringer i ordrehodet, dvs. endre mottaker, datoer osv. Man kan også endre ordrelinjene ved å slette eller redigere disse. HUSK! Dersom innholdet i fakturaen er uønsket er det viktig å slette alle ordrelinjene slik at totalsummen på fakturaen blir kr 0,-. Dette for at det ikke skal bli noe feil på oversiktene. 3. Ved å klikke linken oversikt får du opp følgende bilde: Her kan du se eller skrive ut oversikter over: Ordre Faktura alle Faktura betalt Faktura ubetalt Faktura purret Pr varegruppe Kundeliste Bilde 9 Ved å velge en av disse, velge fakturanummer, kundenummer og periode får du opp en oversikt som kan se ut som denne: 6

7 Over tabellen vises summen av alle fakturaene! Bilde Linken Innbet. gir deg oversikt over alle ordre/fakturaer som ikke er avmerket betalt. Dette kan se for eksempel slik ut: Bilde 11 Her kan du velge å se kundens detaljer ved å trykke på kundenummer, fakturaens detaljer ved å trykke på fakturanummer eller merke ordren/fakturaen som betalt ved å klikke på haken til høyre. Du kan også velge å lage purring ved å klikke på linken for purring til høyre for haken. 7

8 5. Her kan du se og administrere innkomne SMS-meldinger samt velge hvilke telefonnummer som kan sende inn beskjeder til SMS sentralen. SMS-meldingene kan du bruke som huskelapper og informasjon når du skal fakturere. 5. På siden Admin kan man administrere kontoen ved hjelp av følgende fire menyer: Vareregister Firmaopplysninger Satser og standardverdier Brukere I vareregisteret kan du legge til, endre eller slette varer. I firmaopplysningene kan du endre opplysninger om ditt firma. I satser og standardverdier kan du endre satser og standardverdier som ligger inne i programmet. Under brukere kan du legge til nye eller slette eksisterende brukere. 8

9 6. Hjelp Her finner du OnlineHjelpen til AllPro-Faktura, det er dette dokumentet du leser nå. For ytterligere hjelp, ta kontakt med Eller ring support på tlf: Denne linken benytter du når du er ferdig med programmet og ønsker å logge deg ut for denne gang! Registrering av nye brukere Når man skal registrere seg hos AllPro-Faktura, er det to muligheter. Enten har man kjøpt en startpakke hos en forhandler som inneholder en lisenskode (1), eller så bestiller man lisenskoden på Internett (2). 1. For deg som har kjøpt startpakken: Start med Lisens 2. For deg som ønsker å registrere deg som kunde nå, men som ikke har kjøpt noen lisenskode. Start uten Lisens Allprofil AS Hølandsveien 22, 1860 TRØGSTAD Tel: Fax:

10 Velkommen som bruker av AllPro-Faktura Under følger en liten guide som hjelper deg å registrere deg som ny bruker av AllPro-Faktura. 1. Åpne websiden 2. Klikk på Faktura-ikonet 3. Klikk på linken Registrer kjøpt lisenskode her 4. Fyll inn lisenskoden samt informasjonen om ditt firma 5. Klikk registrer og følg instruksene på skjermen 6. Du skal nå være registrert og pålogget Velkommen! 7. Før bruk må du fylle ut all informasjon om ditt firma under Admin i hovedmenyen. Du må også, om ønskelig, korrigere de satser og standardverdier som ligger inne. NB! Før du begynner å bruke programmet må du ta stilling til følgende: - Varer - Varegrupper - Kunder med kundenummer Dersom du allerede har et firma og ønsker å beholde eksisterende opplysninger om varer, varegrupper og kunder, må denne informasjonen legges inn i programmet før du begynner å bruke det. Dette er en tjeneste vi også kan hjelpe deg med. Se vår prisliste for mer informasjon. Har du spørsmål eller skulle det oppstå problemer, se vår online-hjelp, ta kontakt med vår supporttelefon: eller send en e-post til support@allpro.no 10

11 Velkommen som bruker av AllPro-Faktura Under følger en liten guide som hjelper deg å registrere deg som ny bruker av AllPro-Faktura. 8. Åpne websiden 9. Klikk på Faktura-ikonet 10. Klikk på linken Ny kunde? Bestill lisenskode her 11. Fyll inn all informasjonen om ditt firma 12. Klikk registrer og følg instruksene på skjermen 13. Du skal nå være registrert og pålogget Velkommen! 14. Før bruk må du fylle ut all informasjon om ditt firma under Admin i hovedmenyen. Du må også, om ønskelig, korrigere de satser og standardverdier som ligger inne. NB! Før du begynner å bruke programmet må du ta stilling til følgende: - Varer - Varegrupper - Kunder med kundenummer Dersom du allerede har et firma og ønsker å beholde eksisterende opplysninger om varer, varegrupper og kunder, må denne informasjonen legges inn i programmet før du begynner å bruke det. Dette er en tjeneste vi også kan hjelpe deg med. Se vår prisliste for mer informasjon. Har du spørsmål eller skulle det oppstå problemer, se vår online-hjelp, ta kontakt med vår supporttelefon: eller send en e-post til support@allpro.no 11