Brukerveiledning Webline Portal for E-post Bedrift/E-post Basis

Transkript

1 Brukerveiledning Webline Portal for E-post Bedrift/E-post Basis

2 Innholdsfortegnelse 1 PÅLOGGING Ny bruker Endre bruker Endre produkttype fra E-post basis til E-post bedrift Ekstra lagringsplass Endre annen informasjon om brukeren Brukernavn mobiltelefon Slette bruker Endre passord DISTRIBUSJONSLISTER Ny distribusjonsliste Endre en distribusjonsliste...20 Slette en distribusjonsliste MOBILE TJENESTER Oppsett Mobil Slette Telefoninnhold INFORMASJON Produktinformasjon Hjelp...28 Brukerveiledning Webline Portal for E-post bedrift/e-post basis Side 2 av 28

3 Brukerveiledning for Webline Portal for E-post bedrift/e-post Basis Som administrator av E-post bedrift/e-post basis kan du utføre følgende oppgaver på vegne av din bedrift: Opprette nye brukere Velge produkt for bruker E-post basis eller E-post bedrift Gi brukeren mer lagringsplass Endre informasjon om brukere Slette brukere Endre passord for brukere Opprette, redigere og slette distribusjonslister Kjøre automatisk oppsett av mobiltelefoner med Windows Mobile Slette innholdet på mobiltelefoner med Windows Mobile Innhente informasjon Brukerveiledning Webline Portal for E-post bedrift/e-post basis Side 3 av 28

4 1 PÅLOGGING For å utføre administratoroppgavene må du logge deg inn i Webline Portal. Ved kjøp av tjenesten får du et administrator Brukernavn og et administrator Passord. 1. Start din nettleser og skriv følgende adresse: 2. Skriv inn ditt administrator navn i feltet Brukernavn: 3. Skriv inn ditt administrator passord i feltet Passord: 4. Klikk på knappen Logg inn Brukerveiledning Webline Portal for E-post bedrift/e-post basis Side 4 av 28

5 Brukere 1. Velg Brukere fra menyen i venstre marg. Dette skjermbildet viser brukerne du har registrert, 10 om gangen. Det viser også hvilke produkttyper de har og hvor mye ekstra lagringsplass hver enkelt bruker har. Du kan søke opp en eller flere brukere ved å fylle ut navn eller deler av navn i søkefeltet. Du kan endre produkttype, hvor mye ekstra lagringsplass brukeren har og andre opplysninger om brukere i dette skjermbildet. Se under i kap Endre bruker Brukerveiledning Webline Portal for E-post bedrift/e-post basis Side 5 av 28

6 1.1 Ny bruker 1. Velg Bruker fra menyen i venstre marg 2. Velg Ny bruker fra menyen i venstre marg Dette er det første skjermbildet du ser etter å ha logget deg inn, registreringsbildet for nye brukere. I venstre del av skjermen ser du menyen som viser alle oppgavene du kan utføre i portalen. Registreringsbildet består av følgende felter: Fornavn Her skriver du inn fornavnet på brukeren du ønsker å registrere Etternavn Her skriver du inn etternavnet på brukeren du ønsker å registrere E-post Her skriver du inn første del av e-postadressen for brukeren. Denne adressen blir Brukernavn som brukeren benytter ved innlogging på Outlook på PC, Outlook Webmail osv. Brukerveiledning Webline Portal for E-post bedrift/e-post basis Side 6 av 28

7 Domenet (siste del av adressen) er registrert under opprettelse av tjenesten for din bedrift og kan ikke redigeres herfra. Du kan bestille flere domenenavn via Du må kontakte brukerstøtte på for å gjøre domenenavnet tilgjengelig for E-post bedrift. Mobil Her skriver du inn brukerens mobilnummer. Brukeren får da tilsendt passord på SMS, brukernavn må du formidle direkte til vedkommende bruker. Dersom telefonnummer ikke er registret får du opp passordet i neste skjermbilde og må sørge for å distribuere det til brukeren. Dersom du skal utføre Mobile tjenester må telefonnummer være registrert på brukeren. Produkt/Abonnementstype Du bestemmer hvilken type e-postprodukt denne brukeren skal ha ved å velge klikke på knappen under ønsket produkttype. Du finner informasjon og priser på produkttypene E-post basis og E-post bedrift ved å klikke på Produktinformasjon i venstre marg Ekstra lagring Her velger du hvor mye ekstra lagringsplass brukeren din skal ha. Du finner mer informasjon om hvor mye lagringsplass som er inkludert i de to produkttypene ved å klikke på Produktinformasjon i venstre marg. Du kan kjøpe mer lagringsplass til begge produkttyper. Tilleggsadresser Her skriver du inn alternative e-postadresser som brukeren din skal ha. Innenfor bedriftens domene kan du fritt bestemme adresser. E-postadressen som ble registrert ved opprettelse av brukeren vil fortsatt være brukernavnet som benyttes til pålogging. Det er ikke mulig å logge inn med tilleggsadresser. Se over under E-post dersom du ønsker tilleggsadresser på andre domenenavn. For å opprette ny bruker er prosedyren: 1. Fyll ut alle nødvendige opplysninger om brukeren 2. Velg abonnementstype og eventuelt ekstra lagringsplass 3. Klikk på knappen Bekreft 4. Dersom du ikke har registrert et mobiltelefonnummer på brukeren må du huske på å notere disse opplysningene og formidle de til brukeren før du klikker OK på kvitteringsbildet. NB! Dersom man glemmer å notere ned navn og passord må brukerens passord endres. Se Endre passord Brukerveiledning Webline Portal for E-post bedrift/e-post basis Side 7 av 28

8 Hvis du ikke har registrert mobilnummer på brukeren vises dette skjermbildet: Her vises brukerens navn og passord. Det er viktig at du som administrator noterer ned både navn og passord og formidler dette til gjeldende bruker! Brukerveiledning Webline Portal for E-post bedrift/e-post basis Side 8 av 28

9 1.2 Endre bruker 1. Velg Brukere i venstre meny Skjermbildet viser en liste over brukerne du har registrert for din bedrift, 10 om gangen. I dette skjermbildet kan du endre produkttypen, hvor mye lagringsplass brukeren har og andre opplysninger for en bruker. Brukerveiledning Webline Portal for E-post bedrift/e-post basis Side 9 av 28

10 1.2.1 Endre produkttype fra E-post basis til E-post bedrift 1. Velg Brukere i venstre meny Skjermbildet viser en liste over brukerne du har registrert for din bedrift, 10 om gangen. Du kan endre produkttype for en bruker ved å klikke på knappen under den produkttypen brukeren skal ha. Du finner informasjon og priser på produkttypene E-post basis og E-post bedrift ved å klikke på Produktinformasjon i venstre marg Brukerveiledning Webline Portal for E-post bedrift/e-post basis Side 10 av 28

11 1.2.2 Ekstra lagringsplass 1. Velg Brukere i venstre meny Skjermbildet viser en liste over brukerne du har registrert for din bedrift, 10 om gangen. Du kan gi brukeren ekstra lagringsplass ved å velge nytt lagringsvolum fra nedtrekksmenyen under Ekstra lagring Du finner informasjon om hvor mye lagringsplass som er inkludert i de to produkttypene ved å klikke på Produktinformasjon i venstre marg. Du kan kjøpe ekstra lagringsplass til begge produkttyper. Brukerveiledning Webline Portal for E-post bedrift/e-post basis Side 11 av 28

12 1.2.3 Endre annen informasjon om brukeren 1. Velg Brukere i venstre meny Skjermbildet viser en liste over brukerne du har registrert for din bedrift, 10 om gangen. Brukerveiledning Webline Portal for E-post bedrift/e-post basis Side 12 av 28

13 For å endre annen informasjon om en bruker klikker du på brukerens navn i lista Du får da opp dette skjermbildet som viser de opplysningen du har registrerte på denne brukeren. Du kan endre opplysningen i alle feltene. Se Ny bruker for informasjon om de enkelte feltene Brukernavn mobiltelefon Brukernavn for mobiltelefon er normalt lik første del av epostadressen, ola.nordmann for eksempel. Det kan forekomme et det er registrert andre brukere med samme navn. Da vil brukernavn for mobiltelefon få et tillegg, ola.nordmann815 for eksempel. Dette brukernavnet fremkommer bak \ i feltet Mobilsynkronisering domene\brukernavn, hmcprod\ola.nordmann815 for eksempel. Domenet er alltid det samme, hmcprod. Brukerveiledning Webline Portal for E-post bedrift/e-post basis Side 13 av 28

14 1.3 Slette bruker NB! Når du sletter en bruker vil du slette brukerens postkasse med alt innhold. Det er derfor viktig at du ikke gjør dette med mindre du er helt sikker på at brukeren med postkasse virkelig skal slettes 1. Velg Brukere fra menyen i venstre marg 2. Velg Slett bruker i menyen til venstre 3. Klikk på feltet til høyre for den brukeren du ønsker å slette 4. Klikk på Bekreft knappen 5. Klikk OK på dialogboksen som kommer opp 6. Klikk OK Knappen på kvitteringsbildet 7. Du får nå opp et bilde med en liste over dine brukere uten den brukeren som er slettet. Brukerveiledning Webline Portal for E-post bedrift/e-post basis Side 14 av 28

15 1.4 Endre passord Du kan når som helst endre passord for en bruker. Passordet genereres av Telenor. Brukeren kan ikke selv bestemme passord. 1. Velg Brukere fra menyen i venstre marg. 2. Velg Endre passord fra menyen i venstre marg. Listen viser knappen Send SMS for de brukerne du har registrert mobilnummer på. Listen viser knappen Vis passord for de brukere du ikke har registrert mobilnummer på. Du registrerer mobilnummer på en bruker ved å velge Bruker i venstre marg og deretter klikke på brukerens navn i lista som vises. 3. Klikk på Vis passord eller Send SMS for den brukeren som skal ha nytt passord. 4. Dersom du klikket på Send SMS vises kun en kvittering på at passordet er sendt til brukeren. Brukerveiledning Webline Portal for E-post bedrift/e-post basis Side 15 av 28

16 5. Dersom du klikket på Vis passord vises passordet i dette skjermbildet Noter deg brukerens nye passord og gi dette til brukeren Brukerveiledning Webline Portal for E-post bedrift/e-post basis Side 16 av 28

17 2 DISTRIBUSJONSLISTER Du kan lage distribusjonslister med en eller flere av brukerne i din bedrift. Disse listene blir tilgjengelige i Outlook og Outlook Web Aksess for alle brukerne i din bedrift Du kan ikke lage distribusjonslister med andre brukere. Den enkelte bruker kan lage egne kontaktlister i Outlook og Outlook Web Aksess. 1. Klikk Distribusjonslister i menyen til venstre Denne listen viser de distribusjonslister du har laget for brukerne I din bedrift. Brukerveiledning Webline Portal for E-post bedrift/e-post basis Side 17 av 28

18 2.1 Ny distribusjonsliste 1. Klikk Distribusjonslister i menyen til venstre. Se over i kap om Distribusjonsliste 2. Klikk Ny distribusjonsliste i menyen til venstre 3. Skriv inn Visningsnavn og E-post navn 4. Velg brukere som skal inngå i listen a. Du legger til brukere i listen ved å markere (klikke på) brukerne i boksen til venstre og klikke > knappen. Brukerne du har valgt flyttes da over i boksen på høyre side. b. Du lager en liste over alle brukerne ved å klikke på >> knappen. c. Du fjerner brukere fra listen ved å markere brukerne i listen på høyre side og klikke på <, d. Du fjerner alle fra listen ved å klikke på << 5. Klikk på Bekreft knappen for å lagre distribusjonslisten. Brukerveiledning Webline Portal for E-post bedrift/e-post basis Side 18 av 28

19 6. Klikk på OK knappen i kvitteringsbildet Du har nå laget en distribusjonsliste som heter Alle med e-post navnet alle@<ditt domene navn> som inneholder alle dine brukere. Brukerveiledning Webline Portal for E-post bedrift/e-post basis Side 19 av 28

20 2.2 Endre en distribusjonsliste 1. Klikk Distribusjonslister i menyen til venstre 2. Velg aktuell distribusjonsliste ved å klikke på navnet i listen Brukerveiledning Webline Portal for E-post bedrift/e-post basis Side 20 av 28

21 3. Legg til eller fjern medlemmer fra listen Du legger til brukere i listen ved å markere (klikke på) brukerne i boksen til venstre og klikke > knappen. Brukerne du har valgt flyttes da over i boksen på høyre side. Du lager en liste over alle brukerne ved å klikke på >> knappen. Du fjerner brukere fra listen ved å markere brukerne i listen på høyre side og klikke på <, Du fjerner alle fra listen ved å klikke på << 4. Klikk på Bekreft knappen for å lagre den endrete listen 5. Klikk på OK knappen I kvitteringsbildet Brukerveiledning Webline Portal for E-post bedrift/e-post basis Side 21 av 28

22 Slette en distribusjonsliste For å slette en distribusjonsliste gjør du følgende: 1. Velg Distribusjonslister i menyen til venstre 2. Klikk på Slett til høyre for aktuell distribusjonsliste 3. Klikk på Bekreft knappen 4. Bekreft slettingen ved å klikke på OK i dialogboksen 5. Klikk OK knappen i kvitteringsbildet 6. Distribusjonslisten er nå slettet Brukerveiledning Webline Portal for E-post bedrift/e-post basis Side 22 av 28

23 3 MOBILE TJENESTER Mobile tjenester kan benyttes for brukere som har produkttypen E-post bedrift. 1. Klikk på Mobile tjenester i menyen til venstre NB! Denne listen viser kun de brukere som har registrert mobilnummer. Du registrerer mobilnummer på en bruker ved å velge Brukere i menyen til venstre og deretter klikke på navnet il brukeren i listen som vises. 2. Du kan oppgradere brukerne til E-post bedrift ved å klikke på knappen under E-post bedrift for brukeren 3. Klikk på Bekreft for å lagre endringen Du finner informasjon og priser på produkttypene E-post basis og E-post bedrift ved å klikke på Produktinformasjon i venstre marg Brukerveiledning Webline Portal for E-post bedrift/e-post basis Side 23 av 28

24 3.1 Oppsett Mobil Dersom brukeren har en mobiltelefon med Windows Mobile versjon 5 eller høyere kan du konfigurere denne til å synkroniseres mot E-post bedrift automatisk. Du finner informasjon om oppsett av andre telefoner ved å klikke på Produktinformasjon i høyre marg For å sette opp Window Mobile-telefoner gjør du følgende: 1. Klikk på Mobile tjenester Se over om Mobile tjenester 2. Klikk Oppsett mobil i menyen i venstre marg NB! Denne listen viser kun de brukere som har registrert mobilnummer, og som har produktet produkttypen E-post bedrift. Du kan oppgradere brukerne til dette produktet i skjermbildet som vises når du klikker på Mobile tjenester eller under Bruker - Endre bruker. (se over) Du legger inn mobilnummer for en bruker under Brukere - Endre bruker Brukerveiledning Webline Portal for E-post bedrift/e-post basis Side 24 av 28

25 3. Klikk på boks til høyre for den bruker som skal få tilsendt oppsett 4. Klikk Bekreft knappen 5. Klikk OK knappen i kvitteringsbildet. Brukeren vil nå få tilsendt en link i en SMS melding. Ved å klikke på denne linken vil det lastes ned en oppsettsfil til brukerens mobiltelefon som automatisk vil sette opp telefonen mot E-post bedrift. Brukerveiledning Webline Portal for E-post bedrift/e-post basis Side 25 av 28

26 3.2 Slette Telefoninnhold Du kan automatisk slette innholdet på en brukers mobiltelefon. Dette kan være aktuelt dersom telefonen er stjålet eller av andre grunner byttes ut. For å kunne slette innholdet må mobilen har vært synkronisert mot E-post bedrift minst en gang. 1. Velg Mobile tjenester i menyen til venstre 2. Velg Slett telefoninnhold i menyen til venstre og velg aktuell bruker i listen som kommer opp Brukerveiledning Webline Portal for E-post bedrift/e-post basis Side 26 av 28

27 1. Velg aktuell mobil telefon i listen under Slett innhold for den brukeren som skal ha slettet innholdet. 2. Klikk Bekreft Dersom telefonen er satt opp med automatisk synkronisering mot E-post bedrift vil alle innstillinger vil bli tilbakeført til oppsettet telefonen hadde da den var ny. All e-post, avtaler i kalenderen og kontakter som ligger i telefonen vil bli slettet. Dersom brukeren ønsker å synkronisere telefonen mot E-post bedrift må den settes opp på nytt slik som beskrevet under Oppsett mobil over. Brukerveiledning Webline Portal for E-post bedrift/e-post basis Side 27 av 28

28 4 INFORMASJON 4.1 Produktinformasjon For å se på produktinformasjon klikk på Produktinformasjon menyen til venstre eller gå til: Her finner du bl.a informasjon om priser og betingelser for de ulike e-post-produktene, ekstra lagringsplass og domenenavn. 4.2 Hjelp For å se denne brukerveildningen klikk på Hjelp i menyen til venstre. Brukerveiledning Webline Portal for E-post bedrift/e-post basis Side 28 av 28