DOKUMENTASJON E-post oppsett

Transkript

1 DOKUMENTASJON E-post oppsett

2 Oppsett av e-post konto Veiledningen viser innstillinger for Microsoft Outlook 2013, og oppkobling mot server kan gjøres med POP3 (lagre e-post lokalt på maskin) eller IMAP (lagre e-post på mailserver). Type: IMAP Inngående mailserver: post.dmtalvdal.no Utgående mailserver (SMTP) post.dmtalvdal.no Portnummer, SMTP 587 Brukernavn: Hele din e-postadresse Passord: Dette fås av oss Webbasert e-postleser NB! Det er viktig å krysse av for at utgående mailserver krever godkjenning eller autentisering. Det er ikke tillatt å bruke vår mailserver uten å ha en gyldig e-postkonto. IMAP eller POP3? Vi anbefaler oppkobling mot IMAP, fordi e-post lagres på mailserver. Hvis maskinen går i stykker eller blir stjålet, ligger alle e-poster trygt hos oss. Med bruk av IMAP, benytter du lagringsplass hos oss og du må hele tiden passe på å ikke overstige grensen som er på 1GB. Du kan kjøpe ekstra plass, ved å sende bestilling til webteam@dmtalvdal.no For å ta sikkerhetskopi av mailkonto og e-poster, se videre i dette dokumentet. Kontooppsett Under viser steg for deg, oppsett av e-post mot vår mailserver (med IMAP) 1. Klikk på «FIL» 2. Klikk på knappen «Legg til konto» 3. Velg «Manuelt oppsett eller flere servertyper». Klikk på «Neste» 4. Velg «POP eller IMAP» og trykk på «Neste» 5. Fyll ut feltene: a. Navn - Ditt navn b. E-postadresse - hele e-post adressen c. Kontotype IMAP d. Server for inngående e-post post.dmtalvdal.no e. Server for utgående e-post post.dmtalvdal.no - 2 -

3 f. Brukernavn hele e-postadressen g. Passord ditt passord 6. Klikk på «Flere innstillinger» 7. Velg fanen «Server for utgående e-post» og kryss av for «Serveren for utgående e-post (SMTP) krever godkjenning» 8. Velg fanen «Avansert» og endre «Utgående e-post (SMTP)» til

4 9. Klikk «OK» og klikk på «Neste» for å foreta en test Port # 993 er kryptert trafikk (over SSL), som også kan benyttes som innkommende e-post (IMAP) Kontoinnstillinger Innstillinger for hver e-post konto gjøres via webbasert e-postleser. Her kan du endre avsender navn, signaturer, videresending, fraværsmelding, justering av søppelpost m.m. Logg inn med din e-post adresse og passord på Har du problemer med innlogging, så sjekk om du kan logge inn via webmail først for å avdekke bruk av feil bruker og/eller passord. Lagringsplass Benytter du IMAP, så har e-postkontoen en kvote. Du som kunde må hele tiden påse at du holder deg innenfor den kvoten som du har tilgjengelig. Hvis du ønsker mer plass, kan du bestille dette. Når kvoten overstiger vil mottaker få e-post i retur med beskjed om at lagringsplassen/kontoen er full. For å slette e-post, så anbefaler vi at du har gode arkiveringsrutiner, og at du sletter e-post som du ikke trenger. Begynn gjerne å sortere både innboks og sendte elementer etter størrelse. Det er mulig å slette vedlegg, men ikke selve e-posten

5 Konfigurasjon Microsoft Outlook 2013 IMAP oppsettet i nyeste versjon av Microsoft Office har noen begrensninger, som gjør at det er egne innstillinger som må konfigureres på hver eneste datamaskin. Kontokonfigurasjon Åpne Microsoft Outlook 2013, og høyreklikk på kontoen og velg «IMAP-mapper» Nytt vindu åpnes, og klikk på knappen «Spørring» for å hente mapper på server. Marker alle mapper, og trykk så på «Abonner» knappen - 5 -

6 Klikk på «Bruk» knappen, og så «OK» Mappevisning I venstre kolonne i Outlook, så vises hver IMAP konto. Det mappene som har «bare denne datamaskinen» viser at denne mappen vises kun på denne maskinen, og ikke på webserveren. Det vil si at e-poster i denne mappen blir IKKE synkronisert med mailserveren. Sett standard mappe For å sette innboksen som standard mappe, så må du endre dette i kontooppsettet. Noter først ned navnet på innboks mappen. Hvis du har norsk Outlook, er denne «Innboks» 1. Gå til kontoinnstillinger 2. i «E-post» fanen, velg IMAP kontoen du ønsker å endre. 3. Klikk på «Endre» knappen 4. Velg så «Flere innstillinger» 5. Velg fanen «Avansert» 6. Under «Mapper», se feltet «Bane til rotmappe». Skriv inn her navnet på innboksen som er oppgitt i kontoen. (her er det brukt «Innboks») 7. Klikk på «OK» knappen - 6 -

7 Regler Hvis du ønsker at e-post skal lagres i ulike mapper, så kan du opprette regler i Outlook. Velg «Regler» og «Lag regel», og følg anvisningen

8 Sikkerhetskopi For å unngå store mailbokser, så anbefaler vi å ta ekstern kopi av mailboks. Her kan man f.eks. dele opp i år, slik at man har e-post tilgjengelig fra maskin. Filen ligger da lokalt på maskinen eller så kan du legge den ut på skybaserte tjenester slik som Microsoft OneDrive, Apple icloud, DropBox, Google Drive eller lignende tjenester. Lagring av filen i skyen, så har du alltid en kopi lokalt og på Internett. Ved å benytte lokale filer, unngår du å belaste kvoten på mailserveren. Ta gjerne en opprydding i e- post før du starter, fordi flytting av e-post kan kreve god hastighet via bredbåndet. Opprett lokal fil Følg anvisningene for å opprette en lokal PST i Outlook. 1. Velg «Fil», «Kontoinnstillinger» og velg «Kontoinnstillinger» 2. I fanen «Datafiler», klikk på «Legg til» knappen 3. Angi «Datafil for Outlook» og trykk på «OK» knappen 4. Angi plassering hvor du ønsker at filen lagres. Velg et sted hvor du finner igjen filen, alternativt så legg den i mappen hvor du synkroniserer filer i nettskyen., 5. Filen opprettes og legges i oversikten over datafiler. Klikk på «Lukk» knappen - 8 -

9 Nå vises filen som en egen konto i Outlook, og du man enkelt bygge din egen mappestruktur. Ved å høyreklikke området (se mitt eksempel «test»), kan du opprette nye mapper. Lag først den mappestrukturen som du ønsker, og så kan du markere alle e-poster i Outlook som du ønsker å flytte, og dra de over i den mappen du opprettet. Da flyttes alle e-poster vekk fra mailserver og lokalt på din maskin. På denne måten kan du også flytte e-poster fra ulike kontoer. Vi anbefaler at du oppretter en mappe for både «Innboks» og «Sendte elementer». Lagring av PST fil i nettsky Lagring av en slik PST fil, kan gjerne lagres i nettskyen som gratis tjenester slik som Microsoft OneDrive, Apple icloud, DropBox, Google Drive eller lignende tjenester. Alle nye maskiner med Windows 8 har inkludert synkronsiering mot Microsoft OneDrive. Apple har også icloud synkronisering i OSX. Synkronsieringsklient kan lastes ned fra Dropbox, Google, Jotta m.m. Synkronsieringsprogrammet håndterer automatisk synkronsering lokalt på maskinen og til Internett. Alle filer blir da tilgjengelig ved å logge seg på nettsiden, eller en annen maskin som har satt opp synkronsiering mot samme konto. Filene automatisk blir byttet når de endres