Veiledning for vedlikehold av støtteapparat og spillere i Oppegård IL Fotball

Transkript

1 Veiledning for vedlikehold av støtteapparat og spillere i Oppegård IL Fotball Innhold 1. Pålogging lagsider 2. Kontroll av lagets støtteapparat 3. Kontroll av lagets spillerliste 4. Oppdatering av lagets spillerliste 5. Opprette nye spillere 6. Kontroll og oppdatering av registrerte opplysninger på lagets spillere 1. Pålogging lagsider Du har av klubben fått en brukerrettighet knyttet til ditt lag som kalles Trener. Med denne rollen/rettigheten har du blant annet tilgang til å administrere lagets spillere. Dette innebærer muligheten til å tilknytte enkeltspillere til ditt lag, fjerne enkeltspilleres tilknytning til laget, samt opprette nye spillere i systemet Er du registrert som lagleder for flere lag får du tilgang til alle de aktuelle lagene med ett og samme brukernavn og passord KX Product anbefaler bruk av nettleseren Google Chrome eller Mozilla Firefox Se egen epost du har mottatt med informasjon om brukernavn og passord for pålogging Gå til og trykk knappen «Logg inn» øverst til venstre i hovedmenyen Brukernavn og passord legges inn i feltene til høyre øverste på siden, trykk deretter knapp «Logg inn» Du skal nå være inne på området for ditt/dine lags sider og klar til å gå videre for å kontrollere og oppdatere informasjon om lagets spillere og støtteapparat 2. Kontroll av lagets støtteapparat På høyre side, rett under kalenderen, ser du det registrerte støtteapparatet for ditt lag. Systemet opererer med rollene hovedtrener, hovedlagleder, trener, lagleder og materialforvalter. Har man flere personer og roller i støtteapparatet som man ønsker å ha med her (f.eks. kasserer, Fair Play-ansvarlig osv.) så vil disse pr. i dag bli registrert med rolle lagleder. Sjekk støtteapparatet for følgende og send eventuelle behov for endringer til o Er det noen av de som står oppført i støtteapparatet som ikke skal være der? o Stemmer alle opplysninger knyttet til den enkeltes rolle, mobiltelefon og epostadresse? o Er det andre personer i støtteapparatet som ikke står der? I så fall trenger vi følgende opplysninger på de det gjelder: Fullt navn Fødselsdato Epostadresse Postadresse Mobil Rolle i laget 3. Kontroll av lagets spillerliste Alle tidligere registrerte spillere i Oppegård IL Fotball ligger inne i systemet, og skal allerede være knyttet opp til ditt lag. Det vi nå trenger din hjelp til er å kontrollere og oppdatere denne listen med følgende: o Legge til nye spillere som ikke allerede står på spillerlisten o Fjerne spillere som står på spillerlisten men som har sluttet/ikke hører hjemme på ditt lag o Kontrollere at opplysninger knyttet til registrerte epostadresser, mobiltelefonnummer og postadresser stemmer. Eventuelle avvik må rettes opp

2 For å få tilgang til listen over registrerte spillere på ditt lag gjør du følgende: o Velg fra hovedmenyen Min side Administrere Spillere o Du kommer nå inn på en ny side der alle dine registrerte spillere står oppført. Husk å bruke scrollefeltet til høyre for å få med alle navn som står på listen o Gå først igjennom denne listen for avdekke følgende: Om noen av dine spillere mangler Om noen spillerne som er på listen skal fjernes fordi de har sluttet eller ikke hører hjemme på ditt lag 4. Oppdatering av lagets spillerliste Dersom du på spillerlisten avdekker at spillere mangler eller noen skal fjernes, trykker du på linken «Administrere spillere». Denne linken finner du rett under spillerlisten (se rød markering i bildet ovenfor) Da kommer du til en side som ser slik ut:

3 På denne siden kan du administrere hvilke spillere som skal være knyttet til ditt lag. o For spillere som skal fjernes fra laget fjerner du markeringen i boksen som står helt til venstre for hvert enkelt navn. Avslutt med å trykke knappen «Oppdater» som du finner rett ovenfor navnelisten. De spillerne det gjelder er nå fjernet fra ditt lags spillerliste o For å søke opp spillere som mangler på ditt lag, benytt søkefeltene øverst i skjermbildet. Vi anbefaler å søke på fornavn for å få flest mulig treff, og eventuelt avdekke om det ligger såkalte dubletter i systemet. Vær oppmerksom på at treff på søkene dine vil legge seg under listen over spillere som allerede er knyttet til ditt lag. o Dersom du finner den/de aktuelle spilleren/spillerne setter du markering i boksen som står helt til venstre for hvert enkelt navn. Avslutt med å trykke knappen «Oppdater» som du finner rett ovenfor navnelisten. De spillerne det gjelder er nå lagt til ditt lags spillerliste o Dersom du finner dubletter i systemet (dvs. samme spiller registrert mer enn en gang) så er det viktig at du gir beskjed om dette til klubbsekretær Henriette på 5. Opprette nye spillere Dersom du ikke finner den/de nye spillerne i systemet må disse opprettes av deg. o Trykk først knappen «Tilbake» som du finner rett ovenfor navnelisten o Du kommer nå tilbake til spillerlisten. Trykk på linken «Nye medlemmer» som du finner nederst på denne siden o Du kommer nå til en side der du kan registrere nye spillere

4 o Legg inn opplysninger for ny spiller i feltene til høyre i skjermbildet og avslutt med å trykke knappen «Lagre». Gjenta samme prosess til du har registrert alle nye spillere i laget o Spillere du oppretter i systemer legges automatisk til ditt lag. Klubben må imidlertid først godkjenne spillerne før de fremkommer på spillerlisten. Dette vil normalt bli gjort i løpet av 1-2 arbeidsdager av klubbens medlemsansvarlig som er Henriette B. Christiansen. o Vær nøye med dette når du registrerer: At alle opplysninger staves korrekt For personer med to slektsnavn skal mellomnavnet registreres som en del av fornavnet og det siste navnet registreres som etternavn. Unntaket er der man benytter bindestrek mellom de to slektsnavnene Petter Hansen Olsen = Petter Hansen registreres som fornavn, og Olsen registreres som etternavn Petter Hansen-Olsen = Petter registreres som fornavn og Hansen-Olsen etternavn At epostadressen er aktiv. Faktura for trenings- og medlemsavgift sendes til denne adressen o Husk at det for nye spillere født i 2002 eller senere som kommer fra andre klubber, må kjøres en overgangssak. Gjennomfør eventuell overgangssak før du registrerer ny spiller i systemet o Når du er ferdig med registreringen av nye spillere velg Min side Administrere Spillere for å komme tilbake til lagets spillerliste og kontrollere registrerte opplysninger for hver enkelt spiller 6. Kontroll og oppdatering av registrerte opplysninger på lagets spillere For alle spillere i systemet ligger det lagret opplysninger om fødselsdato, epostadresse, mobiltelefonnummer og postadresser. Disse opplysningene er i utgangspunktet hentet inn fra vårt tidligere medlemssystem og NIFs felles data register/system. For hver enkelt spiller finner du ett forstørrelsesglass i andre kolonne fra venstre Trykke du på dette ikonet vil registrerte opplysninger om den aktuelle spillerne komme opp på høyre side av skjermen. Stemmer alle opplysninger knyttet til spilleren? Sjekk opplysningen for hver enkelt spiller i laget. Eventuelle endringer på opplysninger som ligger inne gjøres direkte i dette vinduet og avsluttes med å trykke på knappen «Lagre»

5 Legg gjerne inn en ekstra epostadresse og mobilnummer under feltene «Mail#2» og «Mobil#2» dersom du har dette Husk at epostadressen som ligger i feltet «Epost» er den vi benytter til å sende ut faktura for trenings- og medlemsavgifter. Derfor viktig at det er registrert en adresse i dette feltet, at den er korrekt skrevet og at den er aktiv og i bruk. Om du ønsker en samlet oversikt over det som ligger registrert på hver enkelt spiller i ditt lag kan du lage en rapport på denne måten: o Trykk på knappen «Spillerliste» nederst på siden o Merk av for de feltene du vil ha med på listen og trykk knappen «Oppdater Rapport» LYKKE TIL MED OPPDATERINGEN! HAR DU SPØRSMÅL ELLER MØTER PÅ PROBLEMER I FORBINDELSE MED PROSESSEN, SEND EN EPOST TIL