Harmonisert KS - ASAK Miljøstein AS

Transkript

1 Harmonisert KS - ASAK Miljøstein AS 1. Formål: Beskrive den praktiske bruken av KS-systemet. 2. Omfang: Alle 3. Ansvar: KS-ansvarlig i AM. 4. Gjennomføring: Oppdateres ved behov. 5. Registreringer: Ingen. 6. Referanser: Ingen. 7. Vedlegg: Ingen INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLOGGING INNHOLDSFORTEGNELSEN I KS-SYSTEMET ADMINISTRATORER MAL KAPITTELINNDELING REDAKTØRER (I DS) LASTE NED KS-SYSTEMET KOMPLETT LASTE NED KAPITLER ANBEFALT KATALOG- OG MAPPESTRUKTUR, LOKALT PÅ DIN EGEN PC UTPAKKING AV ZIP-FILER ENDRE EKSISTERENDE DOKUMENTER I KS LEGGE INN NYTT DOKUMENT, PÅ ET NYTT UNDERPUNKT I INNHOLDSFORTEGNELSEN SLETTING AV DOKUMENT SE DE ANDRE DSÉRS KS KOPIERE KAPITLER ELLER DOKUMENTER FRA ANNET DS (ELLER MALEN) PÅLOGGING MED LESERTILGANG ÅPNING OG EV. LAGRING AV DOKUMENTER Filnavn: ASAK KS 0.4 Side 1 av 12

2 1 Innlogging Figur 1: Innloggingsbilde Innlogging skjer på URL (adressen) som vist i figur 1. Brukernavn og passord er distribuert og vedlikeholdes av leverandør, p.t Frode Halvorsen. Brukernavn og passord styrer tilgangsrettighetene i KS-systemet, innenfor følgende mulige tilganger: Administrator Skrivetilgang Lesetilgang (superbruker) (redaktører på DS-nivå) (f.eks ansatte eller andre som gis tilgang) Filnavn: ASAK KS 0.4 Side 2 av 12

3 2 Innholdsfortegnelsen i KS-systemet 1 A B C D E F 2 3 Figur 2: Innholdsfortegnelse i KS-systemet (viser kun deler av innholdsfortegnelsen) Innholdsfortegnelsen er hjertet til KS-systemet. Herfra gjøres de fleste hendelsene, både som Administrator, Redaktør og Bruker med kun lesetilgang. Linjene i innholdsfortegnelsen: 1. Linjen viser hvem som er pålogget og for hvilket DS vedkommende er pålogget. 2. De gule linjene er hovedkapitelene. For Administrator og Redaktører: I disse linjene ligger også muligheten for å laste ned kapitelet i sin helhet (KAPITTEL-ZIP) og mulighet for å kopiere inn dokumenter fra andre DSer direkte til din KS. 3. Hvert enkelt dokument står beskrevet med Dokument-Id og navn. Navnet er linken for å åpne dokumentet. Kolonnene i Innholdsfortegnelsen: (fra venstre) A. (Red) Administratorer og Redaktører ser denne kolonnen. Ved å aktivere + kan du legge inn nye artikler innenfor kapittelet. Ved å aktivere E kan du legge inn nye versjoner av aktuelt dokument. Mer om dette senere. B. (Kap) Viser Kapittel- og dokumentinndelingen i KS-systemet. C. (Navn) Viser dokumentets navn. D. (Ansvar) Angir hvem som er ansvarlig for det aktuelle dokumentet, og at dette revideres. E. (Rev) Angir revisjonsnummeret til det aktuelle dokumentet. F. (Dato) Angir dato for siste revisjon av dokumentet. Filnavn: ASAK KS 0.4 Side 3 av 12

4 3 Administratorer I KS-gruppen er det to som er tildelt Administratorrettigheter. Disse har i tillegg til redaktør-rettigheter også tilgang til å endre Malene, samt gi brukerrettigheter. Administrasjon av brukere vil bli lagt til KS-systemet på et senere tidspunkt, - og omhandles ikke av denne brukerveiledningen. 3.1 Mal Som Administrator har du rettigheter og tilganger til å redigere Malene. Malene er i utgangspunktet kopiert ut til alle DS ene som fellesdokumenter. Etter at et DS har endret på innholdet i en mal er dokumentet å betegne som Lokalt og skal merkes deretter. Når et DS senere vil hente opp, og bruke en Mal kan dette gjøres ved å følge beskrivelsen i pkt 4.9. Revisjon av Malene gjøres på det årlige revisjonsmøtet for KS-gruppa, - februar/mars. 3.2 Kapittelinndeling Endring av kapittelinndelingen, både tilføying og/eller sletting av kapitler ligger ikke på Administratornivå. Hvis det årlige revisjonsmøtet bestemmer å endre kapittelinndelingen vil WEB-master Frode Halvorsen gjøre dette på vegne av gruppen. Filnavn: ASAK KS 0.4 Side 4 av 12

5 4 Redaktører (i DS ene) Redaktørene må logge seg på med skrivertilgang for å kunne gjøre endringer eller legge til dokumenter i KS-systemet. Lesing av dokumenter, - se punkt Laste ned KS-systemet komplett Som redaktør kan du laste ned hele KS-systemet til din PC. Dette kan være praktisk i tilfeller du vil ha eksisterende versjoner nedlastet slik at du kan arbeide med dokumenter uten å være tilkoblet nettet. 1. Velg KOMPLETT-ZIP på den øverste linjen i Innholdsfortegnelsen. 2. Velg Lagre i dialogboksen som kommer på skjermen. 3. Velg mappen du vil legge ZIP-filen på din egen PC. Filnavn: ASAK KS 0.4 Side 5 av 12

6 4.2 Laste ned kapitler 1. Velg KAPITTEL-ZIP på den gule linjen for det aktuelle kapittelet du vil laste ned. 2. Følg beskrivelsen i punkt 2 og 3 over. 4.3 Anbefalt katalog- og mappestruktur, lokalt på din egen PC For å forenkle oversikten når du skal arbeide lokalt på din egen PC er det nødvendig å lage en mappestruktur som er lett å forstå. Katalog- og mappestrukturen er selvsagt valgfri, men et eksempel kan være: Lag deg en mappestruktur som gjenspeiler Innholdsfortegnelsen i KS-systemet, - slik den fortoner seg på nettet. Når du laster ned ZIP-filer av KOMPLETT eller KAPITTEL kan du legge disse i ei mappe som heter Komplett_ZIP eller f.eks Kapittel1_ZIP Et tips er å ta en backup av hele KS-systemet for ditt DS ved jevne mellomrom. Dette bedrer sikkerheten, og minker sjansen for å miste informasjon. Ta en KOMPLETT-ZIP som du daterer med dagens dato i filnavnet, - så har du en reserve i tilfelle noe skulle skje. ZIP-fila bør lagres på en server eller brennes ut på CD. Filer på lokal PC anses ikke som backup. Filnavn: ASAK KS 0.4 Side 6 av 12

7 4.4 Utpakking av ZIP-filer Dobbelklikk på ZIP-fila (som over) Du vil få opp en dialogboks der du ser alle filene som ligger vedlagt i ZIP-fila. Trykk Pakk ut alle filer og du får opp en Wizard som leder deg gjennom lagring av filene til riktig mappe. Du kan også lage en ny mappe under veis i Wizard en. Trykk Neste Filnavn: ASAK KS 0.4 Side 7 av 12

8 Velg mappen du vil legge de utpakkede filene i, - ev. opprett en ny mappe. Trykk Neste, og dokumentene vil bli liggende som ordinære Word- eller pdf-filer. 4.5 Endre eksisterende dokumenter i KS Endring av eksisterende dokument gjøres best ved at du laster ned det aktuelle dokumentet til din egen PC (Tips: legg det i riktig mappe), - og redigerer dokumentet etter eget behov. Når du har endret dokumentet lagrer du det igjen på din egen PC. Gå deretter til Innholdsfortegnelsen som ligger på WEB. Trykk E til venstre for det aktuelle dokumentet som du vil legge tilbake i KS. Du får opp følgende skjermbilde. Filnavn: ASAK KS 0.4 Side 8 av 12

9 Dokument-id: Dokument-navn: Ansvarshavende: Revisjon: Dato: Ny fil: Bla gjennom: Lagre: Beskriver plassering av dokumentet i KS-systemet. Hovedkapittel først, - og deretter underpunkt. Er det samme navnet du vil se i Innholdsfortegnelsen. Vedkommende som er ansvarlig for dokumentet og revisjon av dette. Versjonsnummer på den utgaven som blir liggende på WEBen. Dagens dato, - når du legger inn nytt eller endret dokument. Må kysses av for at knappen Bla gjennom skal bli aktiv. Gir deg mulighet til å velge fil for opplasting fra PC til KS-system. For å lagre dokumentet på WEBen trykker du Lagre 4.6 Legge inn nytt dokument, på et nytt underpunkt i Innholdsfortegnelsen Dette gjøres på samme måte som beskrevet over. Det forutsetter at du har produsert dokumentet og lagret det slik at det kan finnes når du skal laste det opp. Trykk + til venstre i den gule linjen der du vil legge til et dokument. Du får opp følgende skjermbilde. Viktig! Legg inn Dokument-id riktig, - med punktum mellom tallene. Hvis det gjøres feil her havner dokumentet på feil plass i Innholdsfortegnelsen. 4.7 Sletting av dokument Det er to måter å slette et dokument på 1. Sletting av både dokument og linjen i Innholdsfortegnelsen Gjøres ved å huke av for Ny fil, - men unnlate å velge selve filen. 2. Sletting av kun dokumentet, mens linjen blir stående i Innholdsfortegnelsen Gjøres ved å huke av for Slett dette dokumentet øverst og til høyre for Dokument-id. Filnavn: ASAK KS 0.4 Side 9 av 12

10 4.8 Se de andre DSérs KS Som Redaktør kan du se de andre DSérs Innholdsfortegnelse, - samt laste ned KOMPLETT-ZIP eller KAPITTEL-ZIP på samme måt som for ditt eget DS. Trykk en hvilken som helst + eller E for å komme til skjermbilde: Velg driftsselskap i rullegardinmenyen lengst ned på siden. Du vil da få opp Innholdsfortegnelsen til det valgte DS. Du vil ikke få mulighet til å endre innholdet. Under arbeid med egen KS kan det være ønskelig å se hva de andre DS ene har skrevet. Et tips er å logge seg på KS-systemet i to forskjellige vinduer, ette som Redaktør i eget DS og ett som leser av annet DS. Figur 3: Eksempel på påloggingsbilder Filnavn: ASAK KS 0.4 Side 10 av 12

11 4.9 Kopiere kapitler eller dokumenter fra annet DS (eller Malen) Fra Innholdsfortegnelsen kan du kopiere inn hele kapitler fra et annet DS direkte inn i din egen Innholdsfortegnelse. Ved å trykke KOPIER INN på den gule linjen for hvert kapittel får du opp følgende dialog-boks. I dialogboksen velger du hvilket DS du vil kopiere fra, - og du vil da få se de aktuelle dokumentene vedkommende DS har i sin KS under dette kapitlet. Ved å trykke Kopier vil alle dokumentene du nå ser bli kopiert inn i din egen Innholdsfortegnelse med samme Dokument-id. Der det er sammenfallende Dokument-id er vil du oppleve at det er to dukumenter med samme Id. Du kan i ettertid velge bort de dokumentene du ikke vil ha ved å følge prosedyren for sletting av dokumenter. Hvis du vil overskrive dine egne dokumenter huker du av for Overskriv. Ditt eget kapittel blir da tømt og overskrevet med det valget du har gjort ovenfor. Filnavn: ASAK KS 0.4 Side 11 av 12

12 5 Pålogging med lesertilgang KS-systemet kan leses av ansatte og andre som får brukertilgang, - fra hvilken som helst PC som har en Internett-leser installert. Pålogget med leserettigheter gir deg mulighet til å lese og laste ned samtlige dokumenter i KS en. Du vil ikke ha mulighet til å laste opp nye dokumenter eller slette noe fra Innholdsfortegnelsen. Logg deg på med passord som du får opplyst av din KS-ansvarlige. Brukernavn: Bruker AM: 22 Bruker ASAK: 23 Bruker VF: 24 Bruker KC: 25 Bruker NBI: Åpning og ev. lagring av dokumenter Trykk på linken for aktuelt dokument og du får opp følgende dialogboks: Ved å velge Åpne vil dokumentet åpne seg i MS Word eller som pdf i Acrobat Reader. Ved å velge Lagre får du mulighet til å laste ned dokumentet til en mappe på din egen PC. Filnavn: ASAK KS 0.4 Side 12 av 12