KSYS brukermanual for skole

Transkript

1 KSYS brukermanual for skole Innhold / deltema: 1. Logge inn i KSYS...s Oppdatere generell informasjon om skolen...s Endre- eller legge til ny bruker.s Endre kulturkontakt...s Endre ukeplaner.s Legge til eller endre fraværsdager..s Endre elevtall..s Gi tilbakemelding s. 28 1

2 KSYS-brukermanual for skole Deltema 1: LOGGE INN Hvordan logge inn i KSYS Du har blitt tildelt et brukernavn og passord fra fylkeskommunen eller kommunen. Dersom du ikke har fått brukernavn og passord må du ta kontakt med ditt fylke eller din kommune. For deg som har fått brukernavn og passord logger du inn slik: Gå til fylkets- eller kommunens KSYS-side. Nederst til venste finne du boksen for Login. Skriv inn ditt brukernavn og passord. Du kan bruke e-postadressen, som din bruker er registrert med i KSYS, som brukernavn. Glemt brukernavn og passord? Dersom du har glemt ditt brukernavn og passord klikker du på linken Glemt passord? Du får da melding om å legge inn e-postadressen du er registrert med og klikk send. Du vil da få ditt passord bli sendt til din e-post. Du kan bruke e- postadressa din som brukernavn 2

3 KSYS-brukermanual for skole Deltema 2: Oppdatere generell informasjon om skolen ( Skolens navn/ adresse / klassetrinn/ m.m.) Trinn 1: Logg inn i KSYS med ditt brukernavn og passord fra fylkets eller kommunens DKS nettside. (Se deltema 1) Når du er logget inn får du opp denne siden. Trinn 2: Klikk på fanen ENDRE INFORMASJON, du finner denne nederst på siden. Da får du opp denne siden: 3

4 Trinn 3 Skriv inn de aktuelle endringene. Trinn 4 Trykk på knappen LAGRE som du finner nederst på denne siden 4

5 KSYS-brukermanual for skole Deltema 3. Endre eller legg til ny bruker. Det kan være flere brukere på en skole, alle disse kan gis adgang til å endre informasjon om skolen, legge til brukere, endre ukeplaner, gi tilbakemelding m.m. Alle er brukere, men kun en av brukerne kan stå som hovedkontakt for skolen utad. Men en bruker MÅ være registrert som bruker før den kan registreres som kulturkontakt ( Endre- eller bytte kulturkontakt se deltema 4 nedenfor) Endre- eller legge til ny bruker: Trinn 1: Logg inn i KSYS med ditt brukernavn og passord fra fylkets- eller kommunens DKS nettside. (Se deltema 1) Trinn 2 a ( endre informasjon om eksisterende bruker) Klikk på fanen BRUKERE. Da får du opp denne siden: 5

6 Klikk på navnet til den brukeren du ønsker å gjøre endringer på. Da får du opp denne siden: 6

7 Når du klikker på fanen ENDRE BRUKERINFORMASJON får du opp denne siden: Her gjør de aktuelle endringene, når du er ferdig klikker du på knappen LAGRE Trinn 2 b ( legge til ny bruker) Du er logget inn, og står på den første siden du kommer til, klikk på fanen BRUKERE i den vertikale menyen. Da får du opp denne siden: 7

8 Klikk på fanen LAG NY BRUKER, da får du opp denne siden: Legg inn den aktuelle informasjonen om den nye brukeren. 8

9 MERK:Det er kun brukere som er avkrysset som ADMINISTRATOR som kan endre informasjon om skolen, endre brukere og sende inn tilbakemeldinger. Trinn 3: Når du er ferdig klikker du på knappen LAGRE Trinn 4: Logg ut; klikk på fanen LOGG UT, denne finner du helt øverst på siden. 9

10 KSYS-brukermanual for skole Deltema 4: ENDRE- ELLER BYTTE KULTURKONTAKT Her kan det være 3 situasjoner: Situasjon 1. Endre informasjon om eksisterende kulturkontakt, da gjør du som i deltema 3: Endre- eller legge til ny bruker. Situasjon 2. Legge til ny kulturkontakt som ikke allerede er registrert som bruker. Da må du først registrere denne som bruker. Se deltema 3 ovenfor: Endre eller legg til ny bruker. For å legge denne inn som kulturkontakt, se situsjon 3, nedenfor. Situasjon 3 En annen registrert bruker på skolen skal være kulturkontakt. Trinn 1: Logg inn i KSYS med ditt brukernavn og passord fra fylkets eller kommunens DKS nettside. (Se deltema 1) Trinn 2: Klikk på fanen ENDRE INFORMASJON nederst på siden. Du får da opp denne siden ( samme som for deltema 2: Oppdater generell informasjon om skolen): 10

11 Trinn 2 Klikk på nedtrekksmenyen i punktet Kontakt, da får du opp alle brukere som er registrert på din skole, velg den brukeren som skal stå som kulturkontakt. Trinn 3 Logg ut klikk på fanen LOGG UT helt øverst på siden. 11

12 KSYS-brukermanual for skole Deltema 5: Endre ukeplaner Ukeplaner er informasjon om når elevene vanligvis er på skolen i en ordinær uke. Når dagen starter og slutter, og når bolker/ timer starter og slutter. Dette er svært viktig informasjon når aktiviteter for de ulike trinnene skal planlegges. Det er ulike situasjoner her: Situasjon 1: Alle trinn har samme ukeplan. Da gjelder endringen for alle trinn Se Pkt 5 a nedenfor Situasjon 2: Alle trinn har samme basis-ukeplan, men kan varierer noe for ulike trinn innenfor samme basis-ukeplan, f.eks at 1. trinn ikke starter før 2.time/ bolk, og/ eller de har f.eks fri en dag i uken. Da må endringen gjøres for det aktuelle trinnet Se pkt 5 b nedenfor Situasjon 3 ( sjelden) Skolen har ulik ukeplan for ulike trinn, f.eks at 1. og 2. trinn begynner/ slutter og har friminutt på annet tidspunkt enn trinn 3-7. Feks begynner 1. og 2. trinn ordinært kl og har matpause kl 11.30, mens trinn ordinært begynner kl og har matpause kl Da må det opprettes 2 ulike basis ukeplaner. Se pkt 5 c nedenfor Pkt 5 a: Endre basis-ukeplan, endringen omfatter alle trinn Trinn 1 Logg inn i KSYS med ditt brukernavn og passord fra fylkets eller kommunens DKS nettside. (Se deltema 1) Trinn 2 Klikk på fanen UKEPLANER i den horisontale menyen Du får da opp denne siden: 12

13 Klikk på fanen ENDRE TIMEPLAN... Da får du opp denne siden: 13

14 Trinn 3: Legg inn endringer i de aktulle klokkeslett / dager, dersom en endring omfatter alle dager kan du endre på kun mandag og klikke LAGRE MED MANDAG SOM MAL. Dersom det gjelder en eller bare noen dager, gjør du endringen på den / de aktuelle dagene. Trinn 4: Når du er ferdig klikker du på knappen LAGRE 14

15 Pkt 5 b: Alle trinn har samme basis-ukeplan, men noen trinn starter feks ikke før 2. time/ bolk, og/ eller de har fri en dag i uken. Endringer må da gjøres pr trinn innenfor basis-ukepanen. Trinn 1 Logg inn i KSYS med ditt brukernavn og passord fra fylkets- eller kommunens DKS nettside. (Se deltema 1) Trinn 2 Klikk på fanen TRINN / GRUPPER i den horisontale menyen Du får da opp denne siden: 15

16 Når du klikker på fanen ENDRE UKEPLANER kommer du til denne siden: På denne siden kan du først velge hvilke trinn du ønsker å se i tabellen ved å huke av for de ønskede trinnene helt øverst, huk av og trykk på knappen OPPDATER TRINN. 16

17 Ved å huke av og på trinnene inne i tabellen for den aktuelle dagen / bolken justerer du for variasjoner mellom trinn innenfor den samme basis-ukeplanen. Når du er ferdig husk å LAGRE. Pkt 5 c. ( sjelden) Dette er når skolen har ulik basis-ukeplan for ulike trinn. F.eks at 1. og 2. trinn begynner/ slutter og har friminutt på annet tidspunkt enn trinn 3 -, f.eks begynner 1. og 2. trinn ordinært kl og har matpause kl mens trinn begynner ordinært kl og har matpause kl Da må det opprettes 2 ulike basis ukeplaner. Trinn 1: Logg inn i KSYS med ditt brukernavn og passord fra fylkets- eller kommunens DKS nettside. (Se deltema 1) Trinn 2: Klikk på fanen UKEPLANER i den horisontale menyen øverst på siden. Da får du opp denne siden: 17

18 Klikk på fanen NY UKEPLAN, da kommer denne siden opp: TRINN 3: Fra denne siden bygger du opp den nye ukeplanen. Husk å gi den nye ukeplanen et navn slik at du kan skille ulike timeplaner fra hverandre. Du bygger opp ukeplanen ved å opprette bolker. Klikk på knappen NY BOLK, evt. klikk flere ganger for å opprette flere bolker. Da ser det slik ut: 18

19 Trinn 3: Når du er ferdig, klikker du på LAGRE. Trinn 4: Knytte trinn til rett ukeplan når man har flere timeplaner på en skole. Du har nå opprettet en ny ukeplan for feks trinn. Nå skal du knytte denne timeplanen til de aktuelle trinnene. Klikk på fanen TRINN / GRUPPER i den horisontale hovedmenyen oppe på siden. Se bildet nedenfor: Da kommer du til denne siden: 19

20 Klikk på fanen ENDRE UKEPLAN, da kommer du til denne siden: Trinn 5: For å knytte riktig ukeplan til det aktuelle trinnet, i dette tilfellet trinn, går du til nedtrekksmenyen for hvert av de aktuelle trinnene og velger riktig ukeplan fra listen. Trinn 6: Når du er ferdig, husk å LAGRE. 20

21 KSYS-brukermanual for skole Deltema 6: Endre- eller legge til fraværsdager Det er viktig for planleggingen og gjennomføringen av den Kulturelle skolesekken at de som planlegger aktivitet har oversikt på hvilke dager eller perioder skolen ikke kan delta, evt. ikke har ordinær skole. Dette kan f.eks være planleggingsdager eller spesielle opplegg der skolen er opptatt. Slike fraværsdager må registreres i kalenderen. Trinn 1: Logg inn i KSYS med ditt brukernavn og passord fra fylkets- eller kommunens DKS nettside. (Se deltema 1) Trinn 2 Klikk på fanen KALENDER i den horisontale hovedmenyen opp på siden. Se bildet nedenfor. Når du har klikket på fanen KALENDER kommer du til denne siden: 21

22 Når du har klikket på fanen ENDRE FRAVÆRSDAGER kommer du til denne siden: 22

23 Når du klikker på knappen NY, får du opp en registreringslinje, den ser slik ut: Trinn 3: Du kan nå legge inn dato direkte i feltene, eller velge dato fra kalender etter at du 23

24 har klikket på kalenderikonet. Dersom dette gjelder kun en dag, legger du datoen i det første feltet, dersom dette er flere dager / periode fyller du ut begge feltene, fra - til. I nedtrekksmenyen kan du velge standard fraværstyper. I kommentarfeltet kan du skrive evt. ytterligere beskrivelse. Trinn 4: Når du er ferdig med å registerere fraværsdag, -er, husk å LAGRE 24

25 KSYS-brukermanual for skole Deltema 7: ENDRE ELEVTALL Skolen er registrert med elevtall pr. trinn fra GSI, dette er tall som er rapportert inn pr. skolestart. Dersom elevtallene endres er det viktig for planlegging i Den kulturelle skolesekken at endringene blir registrert i KSYS. Slik går du frem for å endre elevtall. Trinn 1: Logg inn i KSYS med ditt brukernavn og passord fra fylkets- eller kommunens DKS nettside. (Se deltema 1) Trinn 2: Klikk på fanen TRINN / GRUPPER i den horisontale hovedmenyen oppe på siden. Se nedenfor. Da kommer du til denne siden: 25

26 Trinn 3: Klikk på knappen ENDRE ELEVTALL. Da får du opp denne siden: 26

27 Du kan nå endre tallene pr trinn, eller evt. pr. klasse om klasser er registrert, ved å skrive inn i kolonnen ANTALL ELEVER: Trinn 4: Når du er ferdig klikker du på knappen LAGRE. 27

28 KSYS-brukermanual for skole Deltema 8: GI TILBAKEMELDINGER For å kunne gi tilbakemeldinger gjennom KSYS gjør du slik: Trinn 1: Logg inn i KSYS med ditt brukernavn og passord fra fylkets- eller kommunens DKS nettside. (Se deltema 1) Du får da opp dette bildet: Trinn 2: Under TILBAKEMELDINGER finner du produksjonen / -ene som er gjennomført på deres skole. Klikk på fanen GI TILBAKEMELDING som ligger helt venstre ( siste kolonne). Du får da opp denne siden: 28

29 Trinn 3: Fyll ut skjemaet ved å klikke på de ulike svaralternativene og skriv evt. inn kommentarer i kommentarfeltet pr. spørsmål. Generelle kommentarer kan di skirve inn i kommentarfeltet ANDRE KOMMENTARER nederst på siden. Trinn 4: Når du er ferdig og ønsker å levere tilbakemeldingen, klikker du på knappen SEND INN som du finner nederst på skjemaet. Trinn 5: Logg ut ved å klikke på fanen LOGG UT. Denne finner du helt øverst til høyre på siden. 29