Brukerveiledning Faktura

Transkript

1 Brukerveiledning Faktura

2 Innholdsfortegnelse Oppsett faktura... 3 Lag kategori... 3 Lag artikler... 3 Fakturer fra kontakt... 6 Redigere faktura... 9 Slette åpne fakturaer Lås Faktura / utskrift Registrere betaling... 12

3 Oppsett faktura Før dere kan begynne å bruke Faktura systemet, må det bli satt opp Kategori og Artikkel. Dette gjør dere ved å gå på og. Lag kategori Det første man må sette opp er en Kategori. Gå på arkfane Kategorier Da vil dette bilde under komme fram. På Kategori skriver du navnet på kategorien, og under kan du skrive en beskrivelse av kategorien. Krysset for aktivert/lagerført står automatisk på, og den må kun hukes av hvis du skal deaktivere denne kategorien. Trykk lagre. Lag artikler Når du har laget de kategoriene som du trenger må du opprette artikler. Gå på arkfane ny artikkel. På skjermbilde som vises da må du skrive inn en del informasjon. På art. nr. kommer systemet opp med et forslag. Du kan velge å beholde dette eller skrive noe selv. Art. no. og betegnelse/navn er søkbar når du skal opprette en faktura. Systemet har også mulighet for å registrere en strekkode, men det er ikke nødvendig å fylle ut. NB! For at du skal kan lagre etter at du har fylt ut masse felt, så MÅ det stå noe på regnskapskonto. Hvis du ikke vet hva som skal stå der må du ta kontakt med dit regnskapskontor.

4 Da er vi kommet til Kategorier og detaljert beskrivelse. Type: Her velger du hvilken type kategori dette er. Er det time, eller er det en artikkel. Lagerføres/aktiv: her velger du om den skal være aktiv eller ikke. Tillat brukt som: Abonnement og engangssalg, Dette har ikke praktisk betydning for andre en de som driver abonnement salg. Leverandør: For å legge til en leverandør må du trykke på søk, og søke opp en leverandør. For at en kontakt skal vises i dette søket må den stå som leverandør på kontaktkortet. Under Priser skriver du pris på artikkel. Om du skriver inn pris på 2 plasser regner den ut de andre feltene. Jeg fylte ut Kostpris og Pris (ekskl. mva) og resten fylte systemet ut selv.

5 Spesielle egenskaper gjelder kun for de som driver med abonnement fakturering. På Underartikler, kan du knytte opp en artikkel mot en annen artikkel. For å få til å legge til noe under Underartikler må du lagre først. For så å trykke på blyanten oppe til høyre.

6 Fakturer fra kontakt Finn fram aktuell kontrakt og trykk på arkfanen Faktura For å lage ny Faktura på denne kunden Tykker du på Ny faktura Da Vil du komme til skjermbildet som er under. Her har du forskjellige valg. Kreditnota: Krysse av hvis du skal kreditere en faktura. Dato: Dato for når fakturaen ble opprettet(eller dato for når fristen skal begynne å løpe) Frist: Hvor mange dager har kunden på seg før det blir et forfall. Manuelt forfall: Kan man sette manuelt betalingsfrist. Ref: Referanse på hvem skal mota faktura Vår ref: Referanse fra hvem som har sendt ut faktura. Avdeling: Hvilken avdeling er faktura sendt ut fra. Prosjekt: Hvis fakturaen skal knyttes til et prosjekt, velger du dette her. Tekst: Her kan du skrive in tilleggsinformasjon. Fakturatype: Her velger du om fakturaen skal sendes/betales postal, e-post, avtale, kontant og konto. Trykk Lagre.

7 Etter å ha trykket på Lagre vil denne funksjonen dukke opp. Dette er fakturalinjer. Du kan registrere her hva du skal fakturere. Du vil da få dette bilde. På Product code kan du skrive inn et eksempel og systemet vil finne fram det som er mest sannsynlig. Hvis du har registrert trelast i systemet så kan du søke på trelast. Som du ser på bilde under, vil systemet komme med et forslag (forslag varierer på hva du har registrert i systemet.)

8 Når du har valgt hva du skal fakturer så fyller systemet inn informasjon som vist på bildet under. Trykk lagre.

9 Etter å ha trykker lagre vil faktura linjen vises. Du kan velg å lagre flere fakturalinjer som vist på bildet under. Som vist på bildet kan man da lagre, eller lagre og lås (noen vil kun ha knappen lagre, det er avhengig om hvilke rettigheter du har.) Som du ser på bilde under er det nå en faktura på prosjektet Hakkebakkeskogen (prosjektet vi knyttet faktura til). Det vil også ligge en faktura på kontakten. Redigere faktura For å redigere faktura trykker du på pilen til venstre i fakturavisningen. Da vil du få opp menyen som er vist under. Trykk så på Endre faktura NB! En faktura er kun redigerbar hvis den ikke er låst (altså under Open invoices )

10 Som du ser på bildet under kan du redigere faktura informasjon. For å redigere fakturalinje trykker du på ikonet som ser ut som et ark og en blyant.

11 Slette åpne fakturaer NB! Hvis du sletter en faktura fra et prosjekt, vil også faktura fra kontakten bli slettet. Og hvis du sletter en faktura fra kontakt, som har tilknytning til et prosjekt, vil aktuell faktura bli slettet fra prosjektet også. For å slette en faktura går du på aktuelt kontakt/prosjekt. Finner fram aktuell faktura, og trykk på ikonet helt til venstre for aktuell faktura (ser ut som ei pil som peker nedover) Da vil en meny dukke opp. Trykk på Slett faktura Lås Faktura / utskrift For å låse en faktura på Og velger Lås. på siden av fakturaen.

12 For å få en forhåndsvisning eller skrive ut. Velger du og PDF faktura Registrere betaling For å registrere en betaling, må du gå på den ubetalte fakturaen og velge Registrer betaling i menyen. Da vil dette vinduet komme fram. Her skriver du når du har fått inn pengene på konto under dato. Hvor mye og Hvilken konto den skal inn på. Når du har trykket på lagre vil fakturaen flytte seg til Betalte faktura

13 Lykke til med forbedringsprosessene i fremtiden! For support og bestilling av kurs, og evt. hjelp til kontakt med Cerum på tlf: eller e-post: support@cerum.no