Elektroniske følgesedler

Transkript

1 Elektroniske følgesedler Varemottak ved bruk av elektroniske følgesedler

2 Page 2 of 7 OM DETTE DOKUMENTET VERSJONSHISTORIKK Versjon Beskrivelse Dato Hvem 1.0 Varemottak med elektroniske følgesedler AaGH BDR BDR 4.0 Revidert HamMir 4.1 Lagt til info. om utskrift av journal fra BIM HamMir INNHOLDSFORTEGNELSE OM DETTE DOKUMENTET... 2 VERSJONSHISTORIKK... 2 INNHOLDSFORTEGNELSE... 2 Forord:... 3 Elektroniske følgesedler (BIM30)... 4 Oppdatere varemottaket... 6 Henting av elektroniske følgeseddel fra en leverandør... 6 CS-Mobile og andre håndholdte enheter... 7

3 Page 3 of 7 Forord: Rutinene for innhenting av elektroniske følgeseddler vil kunne være forskjellige med hensyn til hvordan følgesedlene blir «overført» fra leverandør til kjede eller den enkelte butikk. Disse rutiner blir kun skjematisk beskrevet her, men din kjede vil kunne gi deg instrukser, om nødvendig. I denne rutinebeskrivelse forutsetter vi at følgesedlene ligger klare til bearbeiding. Behandling hos leverandør, klargjort og sendt Bestilling generert i fra butikk Varemottaksrutine i i butikken Sky Dersom kundebestilling automatiske meldinger i form av mail / SMS

4 Page 4 of 7 Elektroniske følgesedler (BIM30) Overfører følgeseddel til PocketSuper. Endre butikk. Sletter følgesedler eldre enn dato. OBS, det slettes for alle butikker. Logg på hva som har kommet fra CS-Mobil til BIM30. Starter henting av nye følgesedler fra definert leverandør (se egen beskrivelse). Søk etter følgeseddel. Sletter den følgeseddelen du står på. Gjenta utskrift av mottaksjournal og følgesedler. Avslutt.

5 Page 5 of 7 I BIM30 ser du følgesedler som har kommet fra dine leverandører. Du velger den aktuelle følgeseddel ved å stille deg på linjen og dobbeltklikk, eller bruk Enter knappen på ditt tastatur. Det er lagt sorteringsmulighet i de forskjellige kolonnene i mottaksbildet i BIM30. Gir mulighet til å prioritere en kundebestilling. Systemet vil automatisk matche mot kundebestillinger (eldste først). Men er leveransen mindre enn antall i bestilling, kan du ved knappen velge hvilke kunder som prioriteres Viser bestillinger som ligger på varen. Oppdaterer mottaket i henhold til antall i kolonnen «levert». Tar deg til varekortet på gjeldene varelinje. Setter kolonnen «Levert» lik kolonnen «Antall». Søk etter varelinje i følgeseddel, kan også brukes til å sortere linjene. Skal du bruke håndskanner til innregistrering, velger du dette alternativet. Da kan du fortløpende skanne inn varer, og BIM30 legger de på riktig linje i henhold til varenr. I teorien kan du altså skanne inne hele leveransen uten noen form for kontroll. Kontrollen blir ivaretatt av BIM30. Etter endt skanning, trykker du «Avbryt», og ser da hvilken match BIM30 har gjort i forhold til innskanning. Ta alltid en kontroll av linjene før oppdatering. Gir utskrift av følgeseddelen.

6 Page 6 of 7 Ut av følgeseddelen. På linjenivå i følgeseddelen ser vi en kolonne «Inn». Den viser der det er avvik mellom innpris i varekortet og innpris på følgeseddel. Dette er til informasjon, og avviket ser man i feltene: Innpris fra følgeseddel vil oppdatere kostprisen (FIFO) pr butikk. Salg og varelagerverdi beregnes etter denne kostprisen. Kostpris fra BIM30 endrer ikke innprisen i varekortet, så det er normalt sett ikke nødvendig å endre innprisen i varekortet, men det er valg som hver kjede gjør selv. Kolonne «Ut» viser avvik i utpris på følgeseddel (hvis aktuelt) og varekortet ved U. I den grad leverandøren leverer følgeseddel med veilendende utpris, vil dette normalt sett kreve handling ved å endre utprisen på varekortet. Den viktigste kontrollen i varemottaket, er kontrollen med antall som er mottatt og til hvilken pris. Ved bruk av elektronisk følgeseddel vil det være samme innkjøpspris som din leverandør benytter ved faktureringen, men en kontroll mot feil bør utføres. Innkjøpsprisen vil oppdatere din kostpris (FIFO) på varen. Utsalgsprisen kan du endre hvis ønskelig. Innprisen på elektronisk følgeseddel kan ikke endres. Er det avvik må det reklameres til leverandør. Oppdatere varemottaket Når leveransen er kontrollert og mottatt antall er registrert i følgeseddelen, er det klart for oppdatering. Er det en mankoleveranse vil disse bli liggende igjen som rest-linjer. Dersom du melder inn et større antall enn hva følgeseddelen viser, vil varelinjen meldes oppdatert og vareregisteret oppdateres. Du må selv informere din leverandør om slike uregelmessigheter. Du gir kun informasjon om hvilken skriver du vil ha mottaksrapporten/kundebestillinger skrevet ut på, samt om du ønsker at etiketter skal skrives ut for de aktuelle varer (etikettformat må være definert på varekortet). Henting av elektroniske følgeseddel fra en leverandør Tar deg til en oversikt over de leverandørene som leverer elektronisk følgeseddel, og det er her du henter nye følgesedler fra disse leverandørene.

7 Page 7 of 7 Du stiller deg på den aktuelle leverandør og bruker knappen «Start henting». Du får overført følgesedler som ligger klare hos leverandør (det hentes på alle butikker når en butikk velger «start henting». CS-Mobile og andre håndholdte enheter CS-Mobile kan benyttes til mottak mot de elektroniske følgesedlene i BIM30 (se egen beskrivelse CS-Mobile). BHT terminal kan også brukes til å melde mottak i BIM30 (se egen beskrivelse for BHTterminal).