SmartStore Ordrebehandling (T20)

Transkript

1 SmartStore Ordrebehandling (T20) Ordrebehandling, registrering av varer og varemottak i (T20)

2 Page 2 of 23 OM DETTE DOKUMENTET VERSJONSHISTORIKK Versjon Beskrivelse Dato Hvem 1.0 Ordrebehandling HamMir 2.0 Revidert HamMir 3.0 Revidert og endret BDR 4.0 Revidert og endret MNT 4.2 Lagt til info. om T20 bildet (F10) HamMir 4.3 Lagt info. om bruk av knapper og mauell-bestille HamMir TIPS OM RELEVANT DOKUMENTASJON Nr. 1 SmartStore _Tekstil 2 SmartStore _Tekstil_Autobestilling 3 SmartStore _Tekstil_Vareregister_BD00 Navn på dokumentet INNHOLDSFORTEGNELSE OM DETTE DOKUMENTET... 2 VERSJONSHISTORIKK... 2 TIPS OM RELEVANT DOKUMENTASJON... 2 INNHOLDSFORTEGNELSE... 2 Forord... 3 Leverandør-ordre (T20)... 3 Forklaring av knapper i inngangsbilde i T Tilpasning av bildestørrelse i T20 (gjelder KUN <Til ordrelinje> og <Varemottak>... 7 Opprette en ordre: Ordrebehandling med fokus på feltet <Lev. Artikkelnr.> Om feltet <Lev. artikkelnr> i registreringsbildet EAN/GTIN: Leverandørs artikkelnummer Modellnummer Frisøk etter en artikkel Registrering av ny artikkel Varemottak... 20

3 Page 3 of 23 Forord Dette dokumentet tar for seg temaene opprettelse av leverandørordre, innlegging av varelinjer med eksisterende varenumre, samt opprettelse av nye varenumre i ordreleggingsbildet for SmartStore tekstil. Det blir vist hvordan man søker opp de ulike numrene tilhørende en vare slik som leverandørs artikkelnummer, EAN-nummer og modellnummer. Siste kapittel viser hvordan varemottak gjøres slik at lagerverdi på vare blir oppdatert, samt utskrift av etiketter på mottatte varer. Leverandør-ordre (T20) Velg <Ordre> fra hovedmenyen, og deretter <Ajourhold> og <Ordre/Messordre [T20]>. Det første bildet du får opp, viser tidligere registrerte ordre: I åpningsbildet som er vist ovenfor, vises alle inneliggende ordre. Her kan du gå inn i en ordre ved å dobbeltklikke på den aktuelle ordren, eller trykke på knappen <Velg denne> for å jobbe med siste innlagte ordre. Du kan i tillegg søke etter en ordre ved å klikke på knappen- <Søk>.

4 Page 4 of 23 Forklaring av knapper i inngangsbilde i T20 Legge ut etiketter til ønsket fil Knappen tar deg til varemottaksbilde (du må først velge ordre før du klikker på denne knappen) Knappen tar deg til ordrelinjebilde (du må først velge ordre før du klikker på denne knappen) Denne knappen brukes til å auto bestille leverandørordre. Se dokumentet <SmartStore _Tekstil_Autobestilling> Knappen/funksjonen gir deg mulighet til å lage manuell bestillinger basert på en dynamisk salgsrapport som viser salgstall, antall solgt, lager osv. i en periode. Ved å trykke på knappen får du følgende bilde. Her har du mulighet til gjøre et utvalg og avgrense rapporten på leverandør, varegruppe og sesong. Du angir en periode eller en tidsintervall (fra/til dato) slik at varer tilhørende den valgte leverandør og varegruppen vises kun for denne perioden. Når du har fylt ut feltene klikker du på knappen <OK> og møter følgende rapport. I bildet nedenfor, får du salgsrapport med mulighet for å legge antall til bestilling.

5 Page 5 of 23 Du velger varelinjen ved å klikke og angir deretter antallet i feltet <Bestille>. Se bildet nedenfor. Klikk på knappen <Genere bestilling> får danne en ny bestilling/ordre. Bestillingen som dannes håndteres som en normal bestilling i T20 og kan bearbeides, endres og butikkfordeles. MERK! Dersom du ikke angir leverandør og bestiller dermed varer, dannes det en ordre pr leverandør. Kolonnen <Lager andre> viser lager til alle andre butikker samlet. Dersom du i første bilde ikke velger noe butikk vises lager til alle butikker i kolonnen <Lager>, men bestilling dannes i denne butikken du er logget på.

6 Page 6 of 23 Brukes til å opprette ny ordre/bestilling Brukes til å søke etter inneliggende ordre. Du kan søke direkte på ordre linje i tillegg til ordre hode. Knappen brukes til å skrive ut ordre. Du kan velge mellom I=Intern bruke og E=Ekstern bruk (Ekstern bruk mangler utpris)

7 Page 7 of 23 Tilpasning av bildestørrelse i T20 (gjelder KUN <Til ordrelinje> og <Varemottak> Tilpasning av skjermbildet er en funksjonen som er implementert i inngangsbildet (T20) i det øverste venstre hjørnet. Denne funksjonen gjør at <Til ordrelinje>-og <Varemottak>- bilder i T20 blir skrumpet og redusert i bredde med ca. 28% slik at det vises minimalt vedr. størrelser. Grunnen til denne endringen skyldes ønsker og innspill fra våre kunder. Du kan velge mellom et normalt (stort) bilde eller lite bilde basert på skjermen du bruker. Fremgangsmåte: Åpne T20

8 Page 8 of 23 Klikk på knappen <F10> og da endrer teksten seg til <Lite ordrebilde> - Klikk på knappen <Til Ordrelinje> nederst i bildet Bildet du får opp er som følgende: Når du velger dette bildet fremfor det store bildet, blir bildevisningen forminsket med 60%. Bildet er ikke ute av funksjon men det vises nå 36/38 som 36/ og antall over 999 viser ikke 4 siffer. Alt annet av funksjonalitet er ellers ivaretatt. Det samme gjelder for <Varemottak> bildet. I eksemplene nedenfor i dokumentet er det brukt vanlig/stort T20 bilder.

9 Page 9 of 23 Opprette en ordre: For å lage en ny ordre, klikker du på knappen <Ny> (eller F4) og dette bildet kommer opp: Bildet ovenfor er et ordrehode eller en «ordreforside». I ordrehodet legger du inn alle generelle opplysninger om ordren. For å komme deg videre til registrering av varelinjer, er det noen felter som må fylles ut. Feltene det er tvang til utfylling på, kommer man ikke forbi før de er fylt ut. Husk! Alle felt som er relatert til et register, (leverandør, leveringsbetingelser, sesong, størrelse og butikk) kan søkes opp med tasten <F5>. Eksempel på et søk er vist under hvor det er søkes etter størrelsesmal: For å velge størrelsesmal, dobbeltklikker du på den aktuelle linjen. Et ferdig utfylt ordrehode kan se slik ut:

10 Page 10 of 23 Husk! Informasjonen du fyller inn her, vil påvirke søkeresultatene på neste side (registreringsbildet). F.eks. valg av leverandør i ordrehodet, vil begrense søket av varer til den utvalgte leverandøren. Betingelser fra leverandøren legges også inn i ordrehodet hvis aktuelt, som vil påvirke kalkuleringen av pris pr. varelinje. Når du har fylt ut ordrehodet, klikk <OK> for gå til neste bilde hvor du legger inn varene som det skal lages ordre for. 1. Ordrebehandling med fokus på feltet <Lev. Artikkelnr.> Når ordrehodet er fylt ut, og det er klikket <OK>, kommer man inn i registreringsbildet for ordren som ser slik ut:

11 Page 11 of 23 Husk! Alle felt relatert til et register som har et underliggende søkeikon (se bildet under), er søkbare med tasten <F5> eller forstørrelsesglasset. Det er ikke mulig å gjøre oppslag før foregående felt som har tvang på seg, er fylt ut. Om feltet <Lev. artikkelnr> i registreringsbildet Feltet <Lev. artikkelnr> er et søkefelt som gir mulighet for søk etter artikler på ulike måter. Er det importert varer inn i registeret ditt fra leverandør, eller opprettet tidligere, kan man søke den opp på ulike måter: a) EAN/GTIN <Enter> og varen legger seg rett på linjen. <F5> og du får opp artikkelregister b) Lev. artikkelnr. <F5> eller forstørrelsesglass c) Modellnr. <F7> eller forstørrelsesglass Ved å holde markøren over feltet, kommer det opp hjelpetekst for søk. EAN/GTIN: EAN/GTIN er unik identifikasjon av et produkt. For hver farge, figur, og størrelse innenfor samme artikkelnr og modellnr, finnes det et unikt EAN-nr. Med andre ord kan et artikkelnr /modellnr bestå av flere EAN-nummer. Søk med EAN-nummer gir mest presist og raskt resultat. Det betyr at når du skanner eller registrerer EAN-nummeret manuelt, får du fullstendig artikkelinformasjon. Det er derfor søket med EAN-nr. skiller seg ut fra søket med artikkelnr og modellnr. Stå i registreringsbildet i T20 og scann EAN-nr. eller skriv det inn i feltet <Lev. artikkelnr>. Trykk <Enter>.

12 Page 12 of 23 Varen kommer da opp med riktig artikkelnr, modellnr, varegruppenr, farge, figur (hvis brukt) og pris. Se bildet nedenfor Husk! Du har alltid mulighet til å overstyre både inn- og utpris om det er behov for det. Legg inn konsept om det er i bruk hos deg og trykk <Enter>. Legg deretter inn antall på de størrelsene som skal bestilles, og trykk <Enten> eller klikk på lagre ikonet til høyre for linjesum, eller trykk <End>. Skal ordren ha flere varelinjer, legges dette inn. Leverandørs artikkelnummer Lev. artikkelnr er leverandørens ID på varen. Søk med Lev. artikkelnr er en vanlig måte å finne igjen tidligere registrerte modeller, og til å etablere nye varer som blir beskrevet lenger ned. Søket foregår på følgende måte: Når du er inn i registreringsbildet, skriv inn artikkelnr i feltet <Lev. artikkelnr> og trykk <F5>tasten på skjermbildet, eller bruk <F5>-knappen på tastaturet ditt. Har varen flere farger og figurer knyttet på seg, vil du få opp et ekstra vindu hvor du må dobbeltklikke og velge ett av alternativene, eller merke varen og trykke <Ta med> som vist på bildet under. Du kan også frisøke på leverandørens artikkelnummer, ved å angi (*) etter verdien og så velge <F5> for «søk».

13 Page 13 of 23 I bildet over er det angitt artikkelnr. ( ), som er knyttet til flere farger. Du må derfor velge riktig farge (og figur hvis dette er lagt inn på denne varen). I dette bildet velger du den aktuelle fargen, og klikker på knappen <Ta med> /<Enter-tasten>. Etter at du har valgt et av alternativene ovenfor, hentes alle opplysninger knyttet til modellen automatisk i linjen (se i rød ramme over). Du legger til antall pr størrelse i feltene under og trykker på lagre eller knappen <End> på tastaturet ditt når linjen er fylt ut. Modellnummer Registrere modellnr gir omtrent det samme resultat som Lev. Artikkelnr. Forskjellen mellom de to er; to modeller kan ha samme Lev. artikkelnr, mens et modellnummer er unikt. Oppretter du ny artikkel, registrerer du inn Lev. artikkelnr, og modellnummeret blir definert av systemet når du har lagt til egenskaper, lagret og trykket dann artikkel til høyre i bildet. Fremgangsmåten for linjeregistrering ved modellnummer: Stå i registreringsbildet for ordren

14 Page 14 of 23 For å søke etter artikkelen med modellnr, skriv inn modellnr (bruker her ) i feltet <Lev. artikkelnr> og trykk <F5>. Du får opp et nytt vindu for å velge riktig farge (og figur). Har modellen kun en farge, (og evt figur) legger linjen seg rett i registreringsbildet. Velg aktuell linje og trykk på knappen <Ta med> eller dobbeltklikk på linjen. Programmet henter da alle opplysninger knyttet til varen og fyller feltene relatert til vareopplysninger. (Se bildet nedenfor). Husk! Dersom du prøver å hente en artikkel som hører til en annen leverandør enn angitt på ordrehodet, så får du en melding som varsler at varen tilhører en annen leverandør. Frisøk etter en artikkel a) Forstørrelsesglass eller <F5>- tasten b) Frisøk: søk med stjerne (*)

15 Page 15 of 23 a) Søk med «Forstørrelsesglass» eller <F5> Søk med <F5>-tasten eller valg av ikonet «Forstørrelsesglass». Du kan bruke begge av alternativene når du er i feltet <Lev. artikkelnr>. Klikker du på forstørrelsesglasset uten å angi noe verdi i feltet, vises oversikt over alle modeller/artikler fra leverandøren du har lagt i ordrehodet. Du kan bla gjennom artiklene for å velge den aktuelle modellen. b) Frisøk/Søk med stjerne (*): Frisøk får du ved å legge til stjernetegnet (*), etter verdien du søker etter. Dersom du ønsker å finne en artikkel ved artikkelens varenavn1, varenavn2 eller lev. artikkelnr, er frisøk det beste søket. Bildet under viser eksempel på et frisøk.

16 Page 16 of 23 Skriv inn deler av varenavnet som f.eks. Gens. Legg til stjerne (*) tegnet slik det er vist på bildet over, og trykk <F5>-tasten. Du får opp et nytt vindu hvor varer som matcher søket vises. Merk aktuell vare og trykk <Ta med>, eller dobbeltklikk på linjen. Husk! Søk med stjerne er et frisøk som tar utgangspunkt i feltene varenavn1 og varenavn2 i tillegg til feltet Lev. artikkelnr fra vareregisteret (BD00). Bruk alltid F5 når du skal gjøre et frisøk (ikke <Enter>).

17 Page 17 of 23 For å finne en artikkel basert på <Lev. Artikkelnr> ved stjernesøk, skriv inn deler av Lev. artikkelnr som vist her med eksempel og legg til stjerne (*) før du trykker <F5>. Resultatet du får, blir vist i nytt vindu som viser alle modeller/artikler som inneholder HUSK! Det er lagt inn muligheter for sortering av linjer i registreringsbildet i T Registrering av ny artikkel Det er også mulig å legge inn nye artikler i Ordre/ Messeordre (T20), som ikke eksisterer i vareregisteret fra før. I dette avsnittet skal du lære hvordan du kan registrere og motta nye artikler. Her vises også hvordan du oppretter en ny ordre og hvilke muligheter du har i forhold til varesøk. Velg Ordre/Messeordre (T20) og trykk på knappen <ny>. Fyll ut ordrehode som tidligere vist. Husk at du må fylle ut obligatoriske felt (Leverandør og størrelsesmal) før du legger inn ny vare. Feltene som ikke er obligatoriske, kan du fylle ut ved behov. Det er forskjellige rutiner pr. kjede i forhold til bruken her, så sjekk hvilke rutiner det er for din butikk.

18 Page 18 of 23 Når ordrehodet er ferdig utfylt, klikk <OK> for å legge inn varen(e). Det første du må gjøre her for å legge inn ny vare, er å registrere leverandørens artikkelnummer i feltet <Lev.artikkelnr.>. For å være sikker på at varen ikke allerede finnes fra før, bør du alltid gjøre et frisøk på artikkelnummeret (se beskrivelsen over). Er du sikker på at varen ikke finnes, legger du inn leverandørens artikkelnummer og <Enter>. Videre angir du varegruppen i feltet <Varegruppe> før du angir farge, eventuelt figur og innpris.

19 Page 19 of 23 Husk! Prisen som du angir i feltet <Pris> er innprisen på varen. I eksempelet er innprisen 370,50kr Basert på innprisen, og eventuell leverandør-rabatt og/eller kalkyler som ligger på leverandøren eller i ordrehodet, regner systemet ut bruttofortjenesten i forhold til den utsalgsprisen som blir lagt her. Hendelser og bruk av priskalkulering styres pr. kjede. Det er viktig å kontrollere informasjonen i kalkulasjons-feltene før du lagrer linjen ved å klikke på knappen- <Lagre>. Når du har lagret vareinformasjon, vil artikkelen legge seg som en linje i ordren. Du kan gjenta den samme prosedyren for å legge inn flere artikler. Du kan når som helst dobbeltklikke på linjen for å endre/korrigere informasjon. For å danne modellnummer, må man trykke <Dann artikkel> i bildet til høyre. Modellnummeret vil komme til syne i venstre hjørne i ordrebilde. Når du klikker på <Dann artikkel> kommer opp spørsmål om «Skal operasjonen utføres?» trykk <OK>, og modellen dannes. Ønsker man en utskrift av ordren, kan man få det ved å trykke på knappen <Utskrift> nede til venstre i skjermbildet. Utskriften vil se slik ut:

20 Page 20 of Varemottak Varemottak kan gjøres direkte fra inngangsbildet du står i for aktuell ordre ved å velge ordren først og klikke deretter på knappen <Til varemottak>. Det kan også gjøres ved å gjøre søk på ordrenummer som vist i bilde under:

21 Page 21 of 23 For å gjenfinne ordren, kan du benytte ulike søkekriterier som f.eks. ordrenummer, leverandørnummer, ordredato osv. Når du har funnet ordren klikk på knappen <Til varemottak> eller <Til ordrelinje>. Du kan også dobbeltklikke på selve linjen. Klikk på varelinjen for å gå videre. Her kommer linje opp som viser antall i ordre pr. størrelse, og åpne felt for antall mottatt. Sett inn antall mottatt og trykk lagre. Dersom du vet at alt på varelinjen er mottatt, kan du trykke på knappen <Pr. linje: Sett mottatt = Ordreantall> og deretter trykke <Lagre>-ikonet. Når du har lagret varelinjen, blir linjen markert med (X) i kolonnen <OK>. Kolonnen kan ha følgende verdier:

22 Page 22 of 23 X - Bekreftet mottatt R - Restet I - Importert BLANK - Slettet Når du har tatt varemottak på de linjene du ønsker, trykker du på knappen <Oppdater varemottaket>. Bildet man kommer inn i ser slik ut som over; Her må du legge inn: Skriver: PDF eller den skriveren du vil ha journalen til. Medta: Huke av for «Oppdatere anmerkede linjer» eller «Oppdatere ALLE ordrelinjer» Etiketter- J=ja, eller N=nei Huk av for Bekreft Klikk <OK> for å utføre mottaket, og det skrives ut en mottaksjournal.

23 Page 23 of 23 Etter at mottaket er bekreftet, og står det J til etiketter, kommer det nytt bilde: «Utskrift av etiketter (CS33)» for å skrive ut disse etikettene: Varelageret er nå oppdatert, og etiketter for aktuell ordre er skrevet ut, og klare til merking av varer.