Fra bestilling til betaling Rutineansvarlig Bestiller Sist revidert: /C. Heimdal ( /B. Wentzel)

Transkript

1 Fra bestilling til betaling Rutineansvarlig Bestiller Sist revidert: /C. Heimdal ( /B. Wentzel) Rutine navn Bestilling i Basware PM Formål Bestiller en vare/tjeneste fra leverandør Finner riktig vare og leverandør Følge regelverket for offentlige anskaffelser. Generelle regler for NTNU: Følge interne regler for anskaffelser (etiske retningslinjer og retningslinjer for anskaffelser ved NTNU) Hyppighet Etter behov Steg 1. Forespørsel Forespørsel pr. e-post eller lignende om å få tak i en vare eller tjeneste hos en leverandør. Steg 2. Registrering i Basware PM Lenke til programmet: Ny anmodning: Fire typer bestilling: Katalogprodukter, for eksempel: Wallden Blomster Moum (katalog laget for NTNU) Eksterne kataloger, for eksempel: Maske, Atea (vi er direkte inn i deres lager) Fritekstbestilling u/rekvisisjon (bestilling går ut til leverandør) Fritekstbestilling m/rekvisisjon (bestilling går IKKE ut til leverandør), for eksempel: Via Egencia, Akademika 1) Katalogprodukter: Katalogprodukter Bruk fanen «Avansert søk» Trykk på knappen ved Leverandør, og skriv inn f.eks. Wallden og trykk søk, da kommer Blomster (Wallden Moum) opp. Trykk på navnet og søk, da kommer katalogen til Wallden opp. Da er det å finne det man ønsker + fakturagebyr og frakt i tillegg VIKTIG!!! Pris ligger fast i katalogen, «Selvplukk» vi kan endre pris (siste linje i katalogen) Trykk så på kurv + * og så kurv + pil mot høyre, da får du se hva som er i «handlekurva» Trykk på knappen «Lag anmodning» og du er i startbildet til «Oppretting av anmodning» I feltet Beskrivelser, skriv først inn den dato varen/tjenesten kjøptes: ååååmmdd og hva bestillingen gjelder (det er denne teksten som senere vises når varen skal mottas, så det greit å Finn riktig leverandør og evt. (gjelder helst ved bespisning), sjekk evt. Leveringsadresse lagre og neste 1

2 trykk på «Legg til». Finn vedlegget trykk «Legg til» og evt. hak av for «Legg ved bestilling» (da får 2) Eksterne kataloger: Eksterne kataloger Finn riktig leverandør, f. eks. Maske Gruppen AS Finn det du skal bestille og riktig antall, pris ligger fast i katalogen. OBS PÅ ANTALL!!! Trykk kjøp Trykk på den grønne linja øverst, «Du har xx varer i handlekurven, totalt xx,xx» Trykk opp til høyre på grønn pil mot høyre «Gå til kassen» Skriv inn initialer i «Kundereferanse» Nederst til venstre, grønn pil mot høyre trykk på «Tilbake til PM» Nå får du se hva som er i «handlekurva» Trykk på knappen «Lag anmodning» og du er i startbildet til «Oppretting av anmodning» I feltet Beskrivelser, skriv først inn den dato varen/tjenesten kjøptes: ååååmmdd og hva bestillingen gjelder (det er denne teksten som senere vises når varen skal mottas, så det greit å Evt. (gjelder helst ved bespisning), sjekk evt. Leveringsadresse lagre og neste I fanen «Produktinfo» - alt er fylt ut! (Må stå på alle varelinjer) Fyll inn evt. Kommentar til leverandør, f.eks. spesielle ønsker vedr. varen eller levering. Her kan også vedlegg legges til, trykk på «Legg til». Finn vedlegget trykk «Legg til» og evt. hak av for «Legg ved bestilling» (da får 3) Fritekstbestilling u/rekvisisjon: I feltet Beskrivelser, skriv først inn den dato som varen eller tjenesten kjøptes eller kommer å kjøpes: åååå.mm.dd og hva bestillingen gjelder (det er denne teksten som senere vises når man skal gjøre mottak for varen/tjenesten, eller noen trenger å lete den opp i systemet, så det greit å Finn riktig leverandør og evt. (gjelder helst ved bespisning), sjekk evt. Leveringsadresse lagre og neste trykk på «Legg til». Finn vedlegget trykk «Legg til» og evt. hak av for «Legg ved bestilling» (da får 2

3 4) Fritekstsbestilling m/rekvisisjon Få tak i rekvisisjon til den ved enheten som har det. Den som handler skal komme tilbake med den gule delen på rekvisisjonen + kvittering på hva som er kjøpt I feltet Beskrivelser, skriv først inn den dato som varen eller tjenesten kjøptes: åååå.mm.dd og hva bestillingen gjelder (det er denne teksten som senere vises når man skal gjøre mottak for varen/tjenesten, eller noen trenger å lete den opp i systemet, så det greit å tenke på hva en skriver her), f.eks. instituttforkortelse Finn riktig leverandør og evt. (gjelder helst ved bespisning), sjekk evt. leveringsadresse Sett inn rekvisisjonsnummer nederst på første siden Rxxxxx viktig med stor R lagre og neste trykk på «Legg til». Finn vedlegget trykk «Legg til» og evt. hak av for «Legg ved bestilling» (da får Dette er kun for intern behandling av bestilling til faktura! FAKTURA- OG LEVERINGSADRESSE NTNUs offisielle fakturaadresse er: NTNU Felles fakturamottak 7491 Trondheim Og leveringsadresse blir til instituttet (det står i det første bildet på bestillingen), og hvis noe skal leveres til en person er det bare å skrive navn og romnr. i tillegg i kommentar til leverandør. HVA SKJER ETTER AT BESTILLINGEN HAR VÆRT TIL KONTROLL PÅ FAKULETET? Etter kontroll på fakultetet blir bestillingen sendt til budsjettdisponeringsmyndighet (BDM)* på instituttet som anviser, bestillingen går så til leverandøren pr. e-post. Hvis det er en vare som er bestilt vil den komme til instituttet og den som har bestilt tar mottak i Basware på det som kom. Mottak av varen kreves for at bestilling og faktura skal matches, og fakturaen bli betalt. Derfor kan det i enkelte tilfeller være nødvendig å ta mottak før varen er levert, f.eks. om leverandøren vil ha betaling før varen sendes. OBS, dette skal bare gjøres hvis den som står bak bestillingen tar ansvar for det. Og hvis det er en tjeneste som f.eks. leie av buss, møtelokale osv. må den som har ansvaret for dette gi beskjed slik at mottak kan bli gjort på dette. 3

4 HVIS LEVERANDØREN IKKE FINNES Gå inn i Basware PM (siden før pålogging) Under «Informasjon» - «Ny/endre leverandør» «Klikk her for å åpne skjema» Fyll ut skjema og send til lop-hjelp@adm.ntnu.no Du vil få beskjed når leverandøren er opprettet og kan brukes i Basware PM FAKTURA I ETTERKANT Dersom en vare/tjeneste er mottatt og NTNU mottar en faktura i etterkant uten at det har blitt lagt inn bestilling skal vi bruke rutinene for fritekstbestilling m/rekvisisjon, men vi skal sette inn et vilkårlig nummer i ruten for rekvisisjonsnummer, dette gjør at leverandøren ikke mottar mail fra Basware. Når sen bestillingsnummer kommer i Basware (etter ca. en dag) skriver man det på fakturaen innen man sender den til Felles fakturamottak (NTNU sentralt). For å korte ned prosessen kan fakturaen skannes og sendes til hf.bestiller@hf.ntnu.no til kontroll så sender vi til lop-hjelp@adm.ntnu.no (men da skal den IKKE sendes i posten). NTNU-TRYKK Betaling til NTNU-trykk skal ikke gå via Basware da dette er internfakturering på NTNU som ordnes utenfor bestillingssystemet. Den som bruker NTNU-trykk skal vite hvor belastningen skal gå, ksted OG prosjekt- eller analysenr. Diverse De mest brukte produktgruppene - Bøker - Hoteller, innkvartering og møtelokaler - Mat, drikkevarer og tobakksprodukter - Uspesifisert Mye brukte arter 5999 Andre personalkostnader Refusjon av arb.briller 6301 Leieutgifter lokaler Kostnader v/leie av lokaler 6541 Inventar Mindre driftskjøp av inventar < , Rådgiving og konsulenttjenester, kjøp (språkvask) 6801 Kontorrekvisita 6804 Data og audiovisuelt rekvisita 6841 Trykte abonn., aviser og tidsskrifter 6844 Bøker 6861 Servering i forb. med møter, kurs og liknende Kurs og deltakeravgift egne ansatte 6881 Kurs og deltakeravgift eksterne deltakere 6941 Porto 7133 Reiseutgifter eksterne forelesere 7135 Reiseutgifter sensorer 7191 Reiseutgifter studenter BtB - prosessen 4

5 Rekvirent Bestiller BDM Leveranse Faktura Leverandør Rekvirent sitter lokalt på institutt har ingen attestasjonsmyndighet rekvirerer enten via bestillingssystemet eller via WEB rekvisisjon på Innsida tar varemottak når varene er levert eller informerer bestilleren at varene er mottatt Bestiller sitter sentralt på fakultetet har attestasjonsmyndighet kontrollerer at innkjøpsreglement følges tar varemottak hvis rekvisisjon har skjedd via WEB *Budsjettdisponeringsmyndighet (BDM) har anvisningsmyndighet er ansvarlig for at disponeringer skjer i henhold til vedtatte mål og planer og at budsjetterte rammer ikke overskrides 5