Nytt og nyttig Fakturering

Transkript

1 Nytt og nyttig Fakturering

2 Vedlikehold kunder, oppdr.givere, varer Etablere fakturagrunnlag Fakturere, kontrollere, utsending av fakturaer Purringer inkassorutiner GODE INTERNE RUTINER SAMHANDLING ØKONOMI OG FAKTURERING Faktura produksjon økonomi Rydde reskontro Avstemminger Registrere innbetalinger, utligne fakturaer Kunde henvendelser

3 Enhetlig kunderegister Organisasjonsnummer, fødsels- og personnummer, d-nummer Unngå bruk av fiktivt nummer Etternavn først Integrasjon Infotorg Fra forsystem Moduluskontroll

4 Firmakunde med organisasjonsnummer Tilrettelegge for elektronisk faktura Hvis organisasjonsnummeret matcher med det som ligger i Elmaregisteret, kommer elektronisk adresse opp automatisk.

5 Rutine for vask av Elma registeret NB! Må kjøres mot reskontrotype K Kunderegister. Automatisk vask av Elmaregisteret => Integrasjonsadapter som settes opp som regelmessig jobb på programserver.

6 ETABLERE FAKTURAGRUNNLAG RUTINER I ØKONOMI SOM BØR VÆRE UTFØRT FØR FAKTURERING

7 Overføre ubet. purregebyr til fakturering

8 Kjøre renteberegningsrutinen

9 Overføring av restanse til neste faktura

10 Forutsetninger for å bruke rutinen

11 Forutsetninger for å bruke rutinen NB! For oppdragsgivere som benyttes til faste oppdrag og kommunale gebyrer, settes tallet 1 i antall terminer, og det krysses av i alle terminer som benyttes. Varen registreres med pris = 1,00.

12 Forutsetninger for å bruke rutinen

13 Daglige rutiner for oppdatering av kunderegisteret

14 ETABLERE FAKTURAGRUNNLAG FAKTURERE RUTINER I FAKTURERING

15 Sikre at det som faktureres er korrekt Blir alt som faktureres reskontroført? Fakturere til riktig pris Fakturere til rett tid Faktura til rett mottaker Eierskifte, opphør av levert tjeneste, dødsbo Etablere rutiner som sikrer at krav blir fakturert så fort de oppstår

16 Fakturakopi som pdf-vedlegg

17 Reskontronotater Elektronisk arkivering av fakturagrunnlag

18 Fakturering splitting av faktura Splitting av faktura kan også legges inn på tilleggsinformasjon kunder

19 Lagt inn splitting av faktura i tilleggsinformasjon Må legge inn både kunde og oppdragsgiver

20 Kontroll ved fakturering, kjør først uten oppdatering Endre bilagstekst

21 Kontroll ved fakturering sjekk totalbeløp

22 Fakturere med oppdatering

23 Kontroll ved fakturering følg opp feilliste

24 RUTINER I ØKONOMI ETTER FAKTURERING

25 Produsere filer til avtalegiro, efaktura evt eksternprint NB! Må kjøre posteringsrutinen først NB! Husk å godkjenne kjøringen når du har fått oversendt filene du har produsert

26 Innbetalinger Anbefaler cremulformat Cremul er et innbetalingsformat for innlesing av innbetalingsfiler fra bank

27 Innbetalinger - funksjoner i Cremul

28 Cremul - detaljbilde

29 Oppgjørsform Merke oppgjorte fakturaer (utgående) med oppgjørsform. Innbetalt bank Overført neste faktura Kreditert Page 29

30 Oppgjørsform

31 Oppgjørsform

32 Få oppdatert kundens bankkonto i reskontroen

33 Purrerutiner hva bør være utført før purring Hvordan etablere gode rutiner for å sikre at reskontro er korrekt til enhver tid Alle innbetalinger behandles daglig Betalingsutsettelser på faktura legges inn fortløpende Etablerte rydderutine i reskontro Tapsføring Føre vekk «små-beløp» Avstemminger

34 Motregningsrutinen

35 Tapsføringsrutinen føre vekk småbeløp Kan nå hente konteringer og mva kode fra opprinnelige varelinjer

36 Cremul rydde i småbeløp

37 Avstemminger hovedbok mot reskontro

38 Avstemminger hovedbok mot reskontro Sum på saldoliste skal stemme med saldo på kundefordringskontoen

39 Avstemminger hovedbok mot reskontro

40 Avstemminger hovedbok mot reskontro Sum på kundefordringskonto skal også stemme med sum på denne rapporten. NB! Forfallsdato langt fram i tid.

41 Avstemminger hovedbok mot reskontro

42 Avstemming økonomi mot fakturering Det kan f.eks være reskontroførte purregebyrer.

43 Avstemming økonomi mot fakturering

44 Avstemming økonomi mot fakturering

45 Avstemming økonomi mot fakturering

46 TAKK FOR OPPMERKSOMHETEN - VI SES i COMMUNITY!