FORBEDRINGER MYSOFT IDRETT - INSTALLERES 2. JUNI 2014

Transkript

1 FORBEDRINGER MYSOFT IDRETT - INSTALLERES 2. JUNI 2014 ADMINISTRASJON AV MEDLEMMER OG AKTIVITETEN Denne installeringen inneholder mange forbedringspunkter knyttet til administrasjonen av medlemmene og deres aktivitet. Mye funksjonalitet er nå flyttet fram til medlemmets profil slik at dere som lag kan gjøre endringer direkte i bildet til enkeltmedlemmet, i stedet for å måtte gå bak i systemet for å endre påmeldinger, avmeldinger mm. SØKEFELT OG E-POST UTSENDINGER Det er også kommet inn flere søkefelt slik at også foresatte kan søkes fram, samt at det er lagt til e-post utsending til både medlem og foresatteadresser på medlemmer som er under 18 år. Laget kan også be om å få kopi av denne e-posten for arkivering. VARSEL OM NYE MEDLEMMER TIL GODKJENNING Det er lagt inn funksjonalitet som varsler lagets medlemsansvarlig om at det nå er nye medlemmer som har meldt seg inn og som ligger klar til godkjenning. Samtidig er også muligheten til å legge til kommentarer for medlemmene som melder seg inn blitt forbedret, og kommentarene er synlige flere steder knyttet til den aktuelle partipåmeldingen. Laget får også nå mulighet til å få tilsendt kopi av den e-posten som sendes ut fra systemet i det øyeblikk godkjenningen av innmelding og påmelding er fullført. BETALINGSINFORMASJON KONKURRANSELISENS Denne er nå tilgjengelig både for medlemmet selv, og for dere i laget. KID-nummer og kontonummer kommer nå fram som pop-up vindu. ORGANISASJONSNUMMER PÅ FAKTURA Det er nå slik at organisasjonummeret vil framkomme på fakturaene som går fra lagene. Det har blitt lagt inn org.nummer på alle lag som er i drift, men det er viktig at alle sjekker at dette er riktig. Organisasjonsnummeret ligger under Info om laget på forsiden av Medlemsadministrasjon. SPESIFISERING AV INNTEKTENE FRA PARTIENE FORDELT PÅ KONTO, AV- DELING OG PROSJEKT I bildet for partiredigering er det nå kommet inn felt hvor det kan legges til informasjon om hvilken inntektskonto, avdeling og prosjekt de enkelte partiene skal konteres mot. FORBEDRINGER I UTSKRIFTSVENNLIGE SIDER Det er gjort en del forbedringer i utskriftsmulighetene knyttet til Administrasjon deltagere parti. UTSENDING AV KREDITNOTAER Det er nå mulig for administratorene å velge om man vil sende varsel til medlemmer der hvor det har blitt gjort krediteringer. I de tilfellene vil den som mottar varselet også motta informasjon om hva som eventuelt er utestående.

2 BETALINGSINFORMASJON KONKURRANSELISENS All nødvendig informasjon for å kunne betale konkurranselisensen er nå tilgjengelig for medlemmet og laget. Den finner man ved å klikke på ordet Fakturert enten inne i medlemmets profil, eller i lisensadministrasjonen. Dette bildet kommer opp når man har trykket på ordet Fakturert. Det blir stående til man er ferdig med å skrive av det man trenger UTSENDING AV E-POST TIL FORESATTE Ved utsending av mail til medlemmer under 18 år vil det nå bli sendt både til medlemmet selv, foresatt-1 og foresatt-2. Klikker du på Fakturert, så kommer betalingsinformasjon opp som eget vindu.

3 KOMMENTARER FRA MEDLEMMET TIL LAGET KNYTTET TIL PÅMELINGER Det er mulig å legge til kommentarer når medlemmene melder seg på, f.eks i forhold til prioritering av ønsker, ønske om å trene samtidig med nabobarn o.l. Disse kommentarene blir nå synlige både på Administrasjon deltagere parti og bak den enkeltes liste over partier medlemmet er påmeldt. SØKEMULIGHETER Det er nå flere søkemuligheter i Medlemsprofilen. Søkene søker også nå fram personer som er registrert som foresatte, slik at hvis du har enten en e-post eller et telefonnummer, så vil du få fram alle de personer som har denne informasjonen knyttet til seg. I søket til venstre har vi søkt fram telefonnummer , og får fram et medlem som har et annet nummer. Det betyr at en av de foresatte til denne personen har det nummeret vi søkte fram. Tilsvarende på e-post. I tillegg har vi lagt til rette for søk på navn på foresatte.

4 MEDLEMSPROFIL - ENDRINGER I FUNKSJONALITET Mye funksjonalitet er nå flyttet fram til bildet for medlemsprofilen. Administrasjon av deltagelsen på partier. Dette måtte tidligere gjøres i Administrasjon deltagere partier, men kan nå også gjøres fra Medlemsprofilen Kommentarer fra medlemmene til laget omkring deltagelsen på et parti er nå synlig som ikon bak den enkelte partipåmelding, og selvsagt også dersom man står inne i funksjonen Administrasjon deltagere partier Utmeldingsfunksjonen har nå blitt gjort slik at den bringer deg igjennom kontrollene omkring medlemmets økonomi før utmelding kan foretas, samt at den setter status på partipåmelding til sluttet når medlemmet blir meldt ut. Alt styres nå fra dette bildet. UTSKRIFT AV STATUS PÅ OM MAN HAR BETALT FOR SEG Utskrift av kundereskontro (hvorvidt man har betalt et parti eller ikke) er nå gjort tilgjengelig gjennom at det har kommet et printerikon over partipåmeldingene inne på medlemmets personlige profil.

5 UTMELDING AV MEDLEMMER Utmelding av medlemmer starter ved å legge inn utmeldingsdato i medlemmets profil, og endre status fra Aktiv til Utmeldt. Trykk så på Lagre. Systemet vil nå gjøre et søk på personens økonomiske forhold. Dersom det er noen regninger som ikke er betalt, vil du få opp bildet til venstre og kan gå direkte fra dette til bildet til medlemmets økonomiske oversikt for å gjøre de nødvendige valg der. Deretter legges utmeldingsdato inn på nytt slik som ovenfor og man trykker på Lagre på nytt. Da vil utmeldingen bli effektuert og påmeldingen i partiene vil bli satt til sluttet.

6 KONTERING AV INNTEKTER FRA PARTIER Det er nå mulighet til å angi ulike inntektskonti,avdelinger og prosjekt knyttet til de enkelte partiene. Default er det satt opp at det inntektsføres mot konto 3925, og avdeling er satt til 0, det samme er prosjekt. De lag som ønsker å kunne finne igjen inntektene knyttet til ulike partier tar i bruk de kontoer, avdelinger og prosjekter de ønsker. Det er lagt inn sperre i forhold til kontoer som er i bruk til andre felles føringer i systemet. KONKURRANSELISENSER TRENERLISENSER Systemet oppretter automatisk lisens for korrekt periode når du ber om Legg til ny. Vi har satt perioden for konkurranselisens slik at man til og med vil få opprettet lisens for inneværende år, mens man fra oppretter konkurranselisens for neste kalenderår. Faktura for konkurranselisens sendes ut til oppgitt fakturaadresse på medlemmet fortløpende hver natt. Konkurranselisensen kan opprettes enten via egen profil, eller i lagets lisensadministrasjon. Medlemsnummeret vil også nå være en del av alle rapporter Trenerlisens tildeles også automatisk til riktig sesong, og her har vi satt perioden slik at man fra oppretter lisens for neste sesong. Her vil faktura sendes til laget, og første faktura sendes samlet , deretter sendes de fortløpende. Medlemsnummeret vil også nå være en del av alle rapporter

7 ORGANISASJONSNUMMER PÅ FAKTURAER Det er krav til at fakturaer skal inneholde informasjon om utsteders organisasjonsnummer. Dette feltet er nå lagt til slik at laget selv legger til korrekt organisasjonsnummer. Dersom man er i MVA registeret, så legges også MVA til i det siste feltet. Vi har nå i oppstarten lagt inn organisasjonsnummer på de lagene som har tatt systemet i bruk, men dette må lagene selv kvalitetssikre.