Visma Business AutoCollect læringsverktøy Hvordan sende Purre-/Inkasso forslag til Visma Collectors

Transkript

1 Visma Business AutoCollect læringsverktøy Hvordan sende Purre-/Inkasso forslag til Visma Collectors

2 1 Innholdsfortegnelse Ryddig reskontro 2 Sette Purrefritak eller Inkassofritak på kundenivå 2 Sette Purrefritak eller Inkassofritak på fakturanivå 3 Oppdatering av innbetalingsbunter 4 Matche innbetalinger/krediteringer 5 Faktura kommer ikke opp i purreforslaget 6 Kundesaldo (UB) 7 Kontaktinformasjon på skyldner 8 Privatpersoner 8 Lag Purre-/Inkassoforslag 9 Eksisterende forslag: Send forslag til Visma Collectors 10 Oppfølging av krav oversendt til Visma Collectors 10

3 Ryddig reskontro 2 Sette Purrefritak eller Inkassofritak på kundenivå Purre/inkassofritak settes på kundekortet. Gå inn på Administrasjon, Aktører, Kunder ; Vedlikehold kunder, Ordreinformasjon. Dobbeltklikk på Kundepref. og hak av for Purrefritak. Man velger inkassofritak dersom klienten kun benytter Inkassoservice.

4 Sette Purrefritak eller Inkassofritak på fakturanivå 3 Purrefritak settes i Åpne Poster. Finn fakturaen og dobbeltklikk på Purrefritak, og velg 1. Fritas for purring. Man velger 2. Fritas for inkasso dersom klienten kun benytter Inkassoservice. Dersom det finnes poster som er aktive hos et annet inkassoselskap, sett purrefritak som beskrevet over.

5 Oppdatering av innbetalingsbunter 4 Merk at dette skal gjøres daglig, også på de som legger seg i Ikke oppdaterte bunter. For at Visma Collectors skal få melding om innbetalinger, og klienten skal få bokført renter og gebyrer direkte i Visma Business, anbefales det at man går igjennom buntene før de oppdateres. Hvis bunten legger seg under Ikke oppdaterte bunter, gjør følgende: Hent fram kolonne for KID Dersom KID nummer mangler, legg inn Motref. og Kundenr. Ved àkontoinnbetaling, legg inn en linje for hver faktura med Motref. Når bunten nå oppdateres vil de poster som er sendt til oss for oppfølging få teksten Bankref:... - AutoCollect. Visma Collectors vil få beskjed om innbetaling og innbetalte renter og gebyrer vil automatisk bokføres mot konto for renteinntekter

6 5 Det er også mulig å matche post mot post - en til en - likt beløp - via Behandlingsmenyen. Matche innbetalinger/krediteringer Det er viktig at man fortløpende matcher innbetalinger og krediteringer i reskontroen. For poster som ikke er sendt til Visma Collectors for oppfølging via AutoCollect kan man matche som man alltid har gjort, for eksempel Post mot post. Dersom posten er sendt via AutoCollect er det viktig at kreditering eller betaling har KID eller Motref. før oppdatering. Dersom man har oppdatert bunten uten KID eller Motref og dette ikke er en til en og like beløp, må man korrigere via Bilagsregistreringen. Gjør korrigering via Bilagsregistrering, opprett bunt og før over to linjer. Kredit : i første linje, før innbetaling/kreditering mot faktura, med motref. til faktura Debit : i linje to, før faktura med motref til innbetaling/kreditering Lagre og oppdater.

7 Faktura kommer ikke opp i purreforslaget 6 Hva gjør man hvis fakturaen ikke kommer opp i purreforslaget? 1. Sjekk at Innfordringsavtalen er aktiv. 2. Er det satt purrefritak på kunde eller fakturanivå? 3. Er Bilagsart på fakturaen er hentet opp i avtalen? Standard 11 og Bilagsart må ikke være rentearter som definert på avtalen. 5. Posten er forfalt. Forfallsdato har passert dagens dato pluss løpedager før purring definert på avtalen. 6. Sjekk at kravet ikke ligger i fanen Eksisterende forslag. 7. Totalsummen på kunden er i minus. Sjekk i kundekortet og hent opp kundenr. 8. Kundekategori må ikke være definert som Unntak purring på avtalen. ( Diverse fanen i avtalekortet). 9. Faktura må ikke være sendt til inkasso. Dette sjekkes med å ta fram feltet Trans.status, sjekk verdien ved å trykke på feltet. Overført til Inkasso skal ikke være avkrysset. Se skjermbilde merket Punkt 9 under. 10. Sjekk at fakturaen er høyere enn satt minstebeløp for purring. 11. Kundesaldo i valuta må være 0 eller større og Kundesaldo i NOK må være større enn 0. Dette må sjekkes i menyen under Regnskap, Spørring/Kontroll kunder, Oversikt. Legg til felt UB i valuta i Kundesaldo feltet. Se skjermbilde merket Punkt 11 under. 12. Ved inkassoservice, sjekk dato for utskrift på siste purring.

8 7 Punkt 9 Punkt 11 Kundesaldo (UB) a. For versjon eller eldre: i. Kundesaldo i NOK må være større enn 0 b. For versjon eller nyere: i. Hvis kunde/aktør har valutanr = 47/blank (NOK), må UB i NOK må være større enn 0 ii. Hvis kunde/aktør har annen valuta enn NOK, må UB i valuta må være større enn 0 iii. Dette må sjekkes i menyen under Regnskap, Spørring/Kontroll kunder, Oversikt. Legg til felt UB i valuta i Kundesaldo rammen. c. Sum faktura til purreforslag må ha beløp større enn Sum kreditteringer på kunden

9 Kontaktinformasjon på skyldner 8 Det er veldig viktig at korrekt informasjon om skyldner legges inn i kundekortet i Visma Business. Kontaktinformasjon er for eksempel Orgnr., Telefonnummer, E-post og Fødselsdato/nummer. Privatpersoner Sett inn hake for Privatperson i Kundepref. Som du finner under fanen Ordreinformasjon.

10 Lag Purre-/Inkassoforslag 9 Purreforslaget i Visma Business finner du under Regnskap, Kundereskontro og Visma AutoCollect. Trykk på knappen Start Visma AutoCollect for å åpne Purre-/Inkassoforslaget og finne fanen Nye poster klare for purring/inkasso. Marker de sakene du ønsker å sende til purring og trykk på knappen Lag Forslag. Rødt kryss i Obs feltet betyr åpne kreditposter. Her bør det ryddes opp før oversending til Visma Collectors. Rødt utropstegn betyr at kunde er ikke definert som privat eller næringskunde. Det er feks. ikke lagt inn orgnr. på kundekortet. Det er mulig å filtrere utvalget slik at du for eksempel bare får opp Kunder uten åpne kreditposter. Det er også mulig å kjøre utvalg dersom man har laget egne Kundekategorier for å filtrere på dette. Når du trykker på knappen Lag Forslag får du beskjed om å lagre en tekstfil ( Propurre eller ProInkasso ). Denne teksten kan benyttes dersom du trenger å sende forslaget til godkjenning til klienten. Systemet velger samme filsti neste gang du lagrer denne filen.

11 Eksisterende forslag: Send forslag til Visma Collectors 10 Når du har trykket på Lag forslag vil postene legge seg under fanen Eksisterende forslag, og det er først når du trykker på knappen Send forslag at fakturaene sendes over til Visma Collectors for videre oppfølging. Dersom du ikke sender alle krav under fanen Eksisterende forslag er det viktig at du velger Nullstill forslaget etterpå. De resterende kravene vil da legge seg tilbake til Nye poster klare for purring/inkasso. Oppfølging av krav oversendt til Visma Collectors Når man har sendt forslag til Visma Collectors vil kravene få en status P/I og dato for Sendt til innfordring som vist i bildet under. Når Visma Collectors har lest inn disse kravene i sine fagsystemer vil det returneres Saksnr Innfordr., Ant.purr. og Purret pr. dato (Kun Saksnr.innfordr. genereres for klienter med Inkassoservice).