ABC FAKTURERING 2004/08

Transkript

1 ABC FAKTURERING 2004/08

2 Sjekk ordre Gjør om nødvendig en sjekk av ordrene før du starter fakturautskrift. Gå til Annonsemodulen og søk frem aktuelle ordre fra Finn-menyen. Mest aktuelle søk vil være søk på ordrenummer, Ctrl 1 eller kundenavn, Ctrl 2. 2 Stein Raaness AS 2004

3 Skriv ut fakturaliste Skal du fakturere for en utgave kan det være fint å ha en fakturaliste over aktuelle ordre den dagen. Gjør følgende: 1. Velg Dagens annonser fra Finn-menyen. Sett inn aktuell utgavedato. 2. Marker utvalget med Ctrl A. 3. Velg Fakturaliste fra Rapport-menyen. 4. Listen viser alle ordre på ønsket utgavedato, og viser bl.a ordrens første og siste innrykksdag, samt totalt antall innrykk. Stein Raaness AS

4 Fakturering I InfoPress skapes fakturaen automatisk etter at ordren er ferdig registrert og lagret. Liste over faktureringsklare ordre finner du under Fakturering. Gjør følgende for å få fram riktig utvalg for fakturering: 1. Velg Finn fra Fakturer-menyen. 2. Skriv inn ønsket dato. Legg merke til at det står før dato. Det betyr at du får fram alle ordre med foreslått faktureringsdato før aktuell dato. Datoen du skriver inn bli ikke med. 4 Stein Raaness AS 2004

5 I listen vises annonsens ordrenummer, kundenummer, navn, første faktdato og ordrens beløp. Denne datoen speiler de valg som er gjort på enten kundekortet eller ordrenivå. Ved å trykke på knappen Vis alle får du fram alle ordre som er registrert, men ennå ikke fakturert. 3. Du kan nå velge ordre fra listen for fakturering. Alle i utvalget er Ctrl A. Pass på at det er riktig utvalg. Antall fremsøkte står øverst til høyre på listen. 4. Merk en eller flere ordre. 5. Velg Fakturer fra Fakturer-menyen. Fakturadato blir lik dagens dato, men kan endres. Stein Raaness AS

6 Forfall: Her kan du legge til ekstra dager i forhold til vanlige betalingsbetingelser. Blankett: Se at riktig blankett er valgt. Trykk på OK for å starte utskriften. Evt. Avbryt hvis du vil stanse faktureringen. Plassere fakturaer i ventekø Ønsker du å vente med å fakturere enkelte annonseordre kan disse plasseres i en ventekø. Ordrene vil hentes fram ved et eventuelt søk og selv om de markeres vil det ikke komme ut faktura før ventemarkeringen fjernes. Gjør følgende: 1. Merk en eller flere ordre. 2. Velg Plassér i ventekø fra Status-menyen. m betyr at disse ikke skal faktureres. 6 Stein Raaness AS 2004

7 En prikk på fakturalinjen viser at den står på vent, dvs faktureres ikke selv om den blir markert sammen med andre fra felles utvalg. Bruk valget Fjern fra ventekø for å oppheve markeringen. Stein Raaness AS

8 Fakturakopi Gå til Faktura. Søk fram ønsket utvalg, f.eks de du nettopp har fakturert. 1. Velg Fakturadato fra Finn-menyen. 2. Skriv inn riktig dato (dagens dato).. Du kan velge andre søk f.eks fakturanummer, kunde(navn) eller ordrenummer. 3. Marker utvalget. 4. Velg Skriv ut fakturakopi fra Faktura-menyen. 8 Stein Raaness AS 2004

9 Overfør til regnskap. Dette gjøres også fra Faktura og helst etter hver fakturering. 1. Søk fram riktig utvalg, eks dagens fakturerte eller velg Ikke overførte fra Finn-menyen. 2. Marker ordrene 3. Velg overfør til regnskapssystem fra Regnskap-menyen.. 4. For Visma import legges det ut to filer, en Kund og en Bunt. Importer disse inn i regnskapssystemet. Stein Raaness AS

10 Utfakturert beløp og mm Rapporten gir en oversikt over utfakturerte beløp sammen med annonse mm på et definert utvalg. Gjør følgende: 1. Bruk samme utvalg som er overført til regnskap. 2. Velg Utfakturert beløp, mm fra Rapport-menyen. 3. Trykk OK for utskrift. Om du ønsker å printe rapporten til skjermen først, kryss av på forhånsdvisning. Eksempel på utskrift: 10 Stein Raaness AS 2004

11 Kreditere ordre/faktura En kreditfaktura skapes ut fra selve annonseordren. Gjør følgende: 1. Gå inn i annonsemodulen og søk fram den ordren som skal krediteres. 2. Trykk på Kreditnota-knappen Kreditnota-knapp 3. Trykk OK for å bekrefte krediteringen. 4. Sett inn ønsket fakturadato. Stein Raaness AS

12 5. Du får beskjed om at annonsen er kreditert og hvilket ordrenummer den nye kredittordren har. Trykk OK for å gå videre. 6. I ordrens gule meldingsfelt står det nå at ordren er kreditert og hvilket nummer kredittordren har. 7. Om vi søker opp kredittordren ser vi at det i det gule feltet her refererer til orginal ordre. 8. Ønsker du å printe ut kredittnotaen, gå til Fakturering, velg Faktura og trykk på Kreditnota-knappen. Du får da opp en liste over kreditnotaer i systemet. 9. Marker ønsket kreditnota og velg Skriv ut fakturakopi fra Faktura-menyen. 12 Stein Raaness AS 2004

13 Låse opp delvis fakturerte annonseordre Annonseordre med flere innrykk over tid, faktureres gjerne etter hvert innrykk eller en slår sammen innrykkene innenfor en måned på en faktura. Når en ordre er helt eller delvis fakturert låses ordren. Det kan imidlertid være aktuelt å endre f eks størrelse eller pris underveis slik at en er nødt til å komme inn på ordren. Ordren kan da låses opp, dvs den splittes i to ordre. Orginalordren vil forbli låst og inneholde de innrykkene som er fakturert, mens vi får en ny ordre på fremtidige, ufakturerte innrykk. Denne ordren kan endres evt. kanselleres. Gjør følgende: 1. Søk opp ordren som skal splittes. 2. Trykk på Lås opp-knappen. Lås opp knapp 3. Klikk OK for å bekrefte om du ønsker å slitte ordren i to og fordele innrykkene. 4. Den nyopprettede ordren kommer opp og du kan gjøre dine endringer. I meldingsfeltet står det hvilken ordre denne er delt fra. I orginalordren står det henvisning til den nye ordren. Stein Raaness AS