Fenistra as Brynsveien Oslo Telefon Org. nr AVTALEGIRO. Fenistra Eiendom. Dokumentkontroll

Transkript

1 Fenistra as Brynsveien Oslo Telefon Org. nr AVTALEGIRO Fenistra Eiendom Dokumentkontroll Fenistra versjon 9 Utgivelsesdato Sist endret dato

2 Innhold Innledning... 3 Forutsetninger... 3 Hensikt... 3 Oppsett... 3 Innkrevingstype og fakturatype... 4 Klargjøre Fakturadistribusjon for Avtalegiro... 4 Opprette selskapsavtale... 5 Forberedelser... 5 Avtale med egen bank... 5 Bekreftelse av inngått avtale... 6 Registrere betalingsavtale... 6 Registrering av selskapsavtaler... 7 Kundeavtaler... 9 Manuell opprettelse av firmaavtaler... 9 Firmaavtaler sendt fra Nets Fakturering Behandling av reguleringsbrev når avtalegiro benyttes Oppbygging av tilbyderen for avtalegiro Til overføring Venter på betaling Avtaler Betalingsavtaler Selskapsavtaler Mottakere Fakturaadresser Overføring til og fra Nets Oppsett av eksport / import til Nets Eksporter fil til BBS Importer fil fra BBS til Fenistra Funksjoner på submeny Endre Endre varseltype Send til Sett handling Fjern handling Fjern alle handlinger Kolonne oppsett Vis overførte Vis betalte Oppsett av stier til BBS-Filer Les inn fil fra BBS Lukk Side 2 av 18

3 Innledning Forutsetninger Bruker bør ha gode kunnskaper om fakturering og kontraktsapplikasjonen samt generell kunnskap om Fenistra. Videre er det viktig med kjennskap til Nets sine krav om forfall. Hensikt Avtalegiro gjør jobben med fakturering og oppfølging av betalinger mer effektiv og reduserer dermed kostnadene knyttet til denne prosessen for fakturautsteder. Mottakerne sparer jobb ved at regningene betaler seg selv. Avtalegiro fører også til at flere av betalingene kommer på forfall og dermed vil gi bedre likviditetskontroll. Gjennom løsningen skal det være mulig å: - Generere fil med betalingsoppdrag for de avtalene som er registrert. - Holde orden på registrerte avtaler med bank, selskaper og kunder - Registrere nye kundeavtaler, eksportere og importere filer til og fra Nets. - Gjøre egen varsling til fakturamottakerne Oppsett Fra og med versjon er avtalegiro flyttet til Fakturadistribusjon i likhet med de øvrige distribusjonsmetodene. For å kunne sette opp avtalegiro i fakturadistribusjon må innkrevingstypen for avtalegiro aktiveres i tabellen for innkrevingstyper. Videre må det også opprettes fakturatype for avtalegiro, slik at fakturaadresser kan opprettes for de aktuelle firmaene. Dette gjøres fra Oppsett Tabell Konto: Side 3 av 18

4 Innkrevingstype og fakturatype Innkrevingstypene er predefinerte med faste verdier som ikke endres. Her skal innkrevingstypen «Nets NO Betalingsservice Basis» aktiveres. Dette gjøres ved å åpne innkrevingstypen og sette på haken for «Aktiv»:: Fakturatyper må knyttes til enhver fakturaadresse. Og for at det skal være mulig å registrere kunder som brukere av avtalegiro må en fakturatype for avtalegiro opprettes. Høyreklikk og vel «Ny» i tabell for fakturatyper for å lage fakturatype for avtalegiro: Klargjøre Fakturadistribusjon for Avtalegiro For å få tilgang til avtalegiro i fakturadistribusjon må innkrevingstypen «Nets NO Betalingsservice Basis» settes aktiv som tilbyder. Dette gjøres en gang per bruker. For å aktivere avtalegiro som tilbyder Høyreklikk Egenskaper Velg tilbyder Side 4 av 18

5 Kryss av for «Nets NO Betalingsservice Basis». Avtalegiro er nå tilgjengelig som tilbyder for den aktuelle brukeren. Ønskede kolonner under de ulike nodene kan settes opp ved å klikke F9 eller høyreklikke og velge Kolonneoppsett. Opprette selskapsavtale Forberedelser Før registrering i Avtalegiromodulen starter må de nødvendige avtaler med egen bank og Nets etableres. Avtale med egen bank Første steg er utfylling av en standard avtale med din bank. I denne fylles det ut nødvendige opplysninger om kundeforholdet. De fleste felt er relativt selvforklarende i slike avtaler, og mange felt er uaktuelle fordi de gjelder andre betalingstjenester. Legg særlig merke til opplysninger om oppbygging av KID. Her må opplysningene fylles ut slik at de stemmer med den oppbyggingen av KID-nummeret som er definert i Fenistra. Side 5 av 18

6 Ved avkrysning for periodisering av retur AvtaleGiro faste betalingsoppdrag er det korrekt å krysse av for Daglig. Det finnes også mulighet for å krysse av for å få tilsendt kvitteringslister via e-post, dette anbefales. Dersom det tidligere er benyttet KID-nummer (ocr faktura) ved fakturering skal det ikke være nødvendig å foreta test av Kid nummer i forbindelse med oppstart av AvtaleGiro. Dette er det vanlig å oppgi som en merknad i avtalen. Bekreftelse av inngått avtale Når standardavtale er utfylt sender din bankforbindelse denne inn for registrering hos Nets. Etter nødvendig behandlingstid vil Nets sende ut en bekreftelse via e-post som angir: Kontoeier: Dette er selskapet avtalen er inngått med. AvtaleID: Benyttes ikke i Fenistra. Kundeenhet-ID: Identifikasjon av avsender av data for en eller flere avtaler. Dataavsender kan være avtalekunden selv, eller f.eks. en annen datasentral. Dato: Registreringsdato i Nets. KID: Antall siffer: Her får man en bekreftelse som viser at antall siffer er registrert korrekt. KID 2: Ikke relevant. KID3: Ikke relevant. Modulus: Sjekk at denne stemmer med innsendt skjema. I tillegg vil meldingen angi når avtalen kan tas i bruk. I avtalen vil det ligge informasjon om hvilke parter avtalen er inngått mellom og hvem som benyttes som avsender. Avsender kan være avtalekunden selv, men ofte opprettes det en avsenderavtale som flere selskap benytter. På grunn av dette registreres avsenderavtaler og selskapsavtalene hver for seg. Det første som registreres er avsenderavtalen, kalt «Betalingsavtale» Når bekreftelsen er mottatt kan avtalen registreres i Fenistra. Registrere betalingsavtale Ny Betalingsavtale registreres fra høyre vindu når «Avtaler» er markert i trestrukturen. Informasjon om dataavsender legges inn i følgende dialog: Side 6 av 18

7 Feltbeskrivelse: Selskap AvtaleID Betalingsavtale Bet. Metode Gyldig fra Gyldig til KID Kid 2, Kid 3 Modulus Deb. Auto Deb. Bet Selskapet som er registrert som avsender hos Nets Kundeenhet-ID for dataavsender Egendefinert navn på betalingsavtalen. Settes til selskapet sitt navn som standard Kun «Avtalegiro» som benyttes i Norge. Alle nye kunder som opprettes, vil da få samme betalingsmetode som spesifisert på selskapet. Datoen for avtalen sin start Datoen for avtalen sin slutt Antall siffer i KID som er registrert hos Nets. Informasjonsfelt. Benyttes ikke av Fenistra Sjekk at denne stemmer med innsendt skjema Feltet er ikke i bruk i Norge Feltet er ikke i bruk i Norge Registrering av selskapsavtaler Når betalingsavtale er opprettet kan selskapsavtalene registreres. En selskapsavtale er alltid tilknyttet en betalingsavtale, og flere selskapsavtaler er gjerne tilknyttet samme betalingsavtale. Dette vil si at her skal det registreres hvilke selskap som skal benytte de ulike betalingsavtalene. Ofte opprettes det en betalingsavtale for hver bank som selskapene i porteføljen benytter. Ny selskapsavtale registreres i høyre vindu når aktuell betalingsavtale under «Avtaler» i trestrukturen er markert Side 7 av 18

8 Informasjon om selskapsavtalen legges inn i følgende dialog: Feltbeskrivelse: Selskap Selskapsavtalenr Selskapavtale Oppdragskonto Betalingsavtale Gyldig fra Gyldig til Selskapet som skal fakturere via avtalegiro Valgfri egennummerering Egendefinert navn på selskapsavtalen. Settes til selskapet sitt navn som standard Kontoen som skal motta betalinger. Hentes fra feltet Giro 1 i selskapsinput. Må ikke inneholde skilletegn Viser hvilken betalingsavtale som selskapsavtalen tilhører Datoen for avtalen sin start Datoen for avtalen sin slutt Side 8 av 18

9 Kundeavtaler Bruk av AvtaleGiro baserer seg på inngåtte avtaler med de enkelte kundene. Når selskapsavtalen er registrert hos Nets vil selskapet sine betalere få tilbud om å gjøre sine betalinger via avtalegiro ved neste betaling i nettbank. Dersom betalerne ønsker å betale ved hjelp av avtalegiro blir det sendt melding om dette tilbake til selskapet i returfilene som også inneholder betalinger. Disse filene leses deretter inn i Fenistra, se beskrivelse i kapittel 5.2. Det er også mulig å sende ut «vervingsbrev» til kundene. Som et vedlegg til faktura kan det sendes med en avtaleblankett som er utarbeidet av Nets. Betaler kan sende slike ferdigutfylte blanketter via forvalter og deretter til Nets, eller direkte til Nets. I det første tilfelle vil det være naturlig å registrere nye avtaler før de oversendes Nets. Her er det viktig å være oppmerksom på at det kan ta noe tid før avtalen er registrert hos Nets, og at dette derfor må tas hensyn til ved fakturering. Velges det siste alternativet vil beskjed om nye avtaler komme via returfil fra Nets på samme måte som ved påmelding via nettbank. Manuell opprettelse av firmaavtaler En forutsetning for å opprette firmaavtale manuelt er at det aktuelle firmaet er registrert med en fakturaadresse som har avtalegiro (Nets NO Betalingsservice Basis) som innkrevingstype. Alle firma som er knyttet mot fakturaadresse med avtalegiro er listet i trestrukturen under «Mottakere». De blir også listet i høyre vindu når «Mottakere» er markert. Dersom aktuelt firma ikke er å finne i oversikten må det først opprettes en fakturaadresse for avtalegiro. Dette kan enten gjøres på vanlig måte i firmaapplikasjonen eller ved å velge «Ny fakturaadresse» i høyre vindu i dialogen: Videre kommer en liste med alle firma, og her velges det firmaet som skal få ny fakturaadresse. Når ønsket firma er valgt kommer firmainputen opp og ny adresse kan registreres på vanlig måte: Side 9 av 18

10 Når fakturaadresse for avtalegiro er opprettet i firma kan firmaavtalen registreres. For å gjøre dette må aktuelt firma være markert i trestrukturen under «Mottakere». Her må firmaet (kunden) opprette en avtale per fakturerende selskap. Det vil si at flere firmaavtaler kan være knyttet mot samme fakturaadresse. I bildet nedenfor har allerede kunden en avtale med selskapet «Eiendomsforvalteren Drift AS». Ny firmaavtale kan da opprettes fra høyre vindu: Velg hvilket selskap som avtalen er gjort med: Side 10 av 18

11 Informasjon om firmaavtalen legges inn i følgende dialog: Feltbeskrivelse: Selskap Oppdragskto Firma Firma_KID Bet. Metode Varsel type Varsles Gyldig fra Gyldig til Selskapet som kan sende kunden krav via faste betalingsoppdrag (Avtalegiro) Utfakturerende sitt kontonummer. Fylles inn automatisk når selskap er valgt Leietakeren/betaler Benyttes kun ved innlesing av reuturfiler fra Nets Fylles inn fra automatisk i henhold til betalingsvavtalen. Kun «Avtalegiro» som benyttes i Norge Bank: Banken varsler kunden om betaling. Ved bankvarsling kreves det en lenger forfallstid enn ved egenvarsling. Faktura: Ved generering av fil blir det opprettet varslebilag som skal sendes til kunden per post. Kun synlig ved valg av «Bank» som varseltype. Må settes for at kunden skal motta varsel fra banken. Dersom kunden selv oppgir at de ikke ønsker varsel fjernes krysset i feltet. Datoen for avtalen sin start Datoen for avtalen sin slutt Side 11 av 18

12 Firmaavtaler sendt fra Nets Dersom kundene melder seg på avtalegiro via betaling i nettbank eller sender avtaleblankett direkte til Nets, vil det bli sendt filer fra Nets med info om nye avtaler via betalingsmottaker sin nettbank. Disse filene leses inn i Fenistra. Ved innlesning av returfil med nye avtaler skjer følgende: Fakturaadresser for avtalegiro blir opprettet for aktuelle firma dersom dette ikke allerede er registrert Fakturaadresse på berørte kontrakter oppdatert Firmaavtale i fakturadistribusjon blir opprettet Fakturering Fakturering av avtalegirokunder skal foretas med fakturaapplikasjonen på normal måte. Avtalegirofakturaene skrives ikke ut, men kommer med på konteringslisten. Fakturakopi kan hentes opp fra arkiv på normal måte. Fakturaer som skal sendes med avtalegiro blir merket med avtalegiroikonet i fakturaapplikasjonen: For at en faktura skal bli sendt med avtalegiro må det være opprettet avtale mellom betaler og betalingsmottaker i fakturadistribusjon. I tillegg må det benyttes en fakturaadresse som har innkrevingstype «Nets NO Betalingsservice Basis». Dersom det ikke benyttes fakturaadresse med riktig innkrevingstype, men det er registrert gyldig avtale mellom betaler og betalingsmottaker vil ikke fakturaen bli sendt med avtalegiro. Har derimot fakturaadressen innkrevingstype «Nets NO Betalingsservice Basis», men det mangler gyldig avtale mellom betaler og betalingsmottaker blir fakturaen skrevet ut ved fakturering og innkrevingstypen endres til «Lokal utskrift». I dette tilfellet vil fakturaen ha avtalegiroikonet i fanen «Hente», men ikonet vil endres i fanen «Ordne» til standard utskrift. Behandling av reguleringsbrev når avtalegiro benyttes Hvis fakturaen inneholder reguleringsbrev, vil disse kunne skrives ut fra Faktura Distribusjon Avtalegiro Til Overføring Høyreklikk Reguleringsbrev (Dette vil være tilgjengelig fra versjon 9.46.) Reguleringsbrev blir ikke overført til leietaker gjennom Avtalegiro/nettbank. Oppbygging av tilbyderen for avtalegiro Avtalegiro er bygd opp med fire hovednoder i trestrukturen: Til Overføring, Venter på betaling, Avtaler og Mottakere Til Overføring: Venter på betaling: Avtaler: Mottakere: Alle fakturaer som er klare for overføring til Nets Alle fakturaer som er sendt til Nets, men som ikke er forfalt. Alle registrerte avtaler mellom fakturerende selskap og Nets Alle registrerte avtaler mellom Nets, utfakturerende selskaper og leietakere Til overføring Ved ordinær fakturering i Fenistra Eiendom vil alle fakturaer med innkrevingstype «Nets NO Betalingsservice Basis» flyttes til fakturadistribusjon og legge seg under «Til overføring». Herfra genereres fil for opplasting i nettbank med betalingsoppdrag. Funksjoner: Side 12 av 18

13 - Endre varseltype. Aktuelt dersom fristen for å sende med bankvarsling er forfalt - Endre forfallsdato - Flytte fakturaer til lokal utskrift Venter på betaling Her ligger alle fakturaer som det kan sendes «stoppkrav» på. Dette vil si alle fakturaer som er sendt til Nets, men som ikke er forfalt. I motsetning til tidligere versjoner blir ikke betalinger oppdatert ved innlesning av returfil. Filer fra Nets leses kun inn for å registrere nye avtaler og endringer på eksisterende avtaler. Avtaler Høyre vindu viser alle betalingsavtaler når noden «Avtaler» er markert i trestruktur Betalingsavtaler Høyre vindu viser alle selskapsavtaler tilknyttet, aktuell betalingsavtale, når en betalingsavtale er markert i trestrukturen Selskapsavtaler Høyre vindu viser alle avtaler mellom aktuelt selskap og leietaker når en selskapsavtale er markert i trestrukturen Mottakere Høyre vindu viser alle fakturaadresser med innkrevingstype «Nets NO Betalingsservice Basis». Fakturaadresser Høyre vindu viser alle avtaler mellom valgt fakturaadresse og registrerte selskapsavtaler. Dette vil i praksis si alle avtaler mellom firma og de ulike fakturerende selskapene som tilbyr avtalgiro. Side 13 av 18

14 Overføring til og fra Nets Oppsett av eksport / import til Nets 1. Marker tilbyder betalinger 2. Høyre klikk og velg oppsett av stier til betalinger til BBS-Filer 3. Fyll ut dialog og klikk ok Til BBS: Fra BBS: Overfør Kredittnotaer: Egenvarsling: Ikke legg klar til betaling: Ignorer betalinger fra fil: Varseltype: Telefax BBS: Dataavsender: Sted: Rapportvalg: Filsti for eksport fra Fenistra Filsti for import til Fenistra Ja(hak av) / nei Fakturaer som har mindre dager til forfall enn hva er angitt i feltet vil ikke kunne bli sendt til BBS, og varsel om trekk må sendes manuelt ut til kunden. Angir om fakturaene automatisk skal legges klart til betaling fra BBS eller om brukeren selv må inn i dialogen og klarere alle fakturaene før de kan overføres Benyttes for å velge om informasjon fra OCR filen skal oppdatere saldo på fakturaene i Fenistra eller ikke. Dersom man importerer denne informasjonen fra regnskapsprogrammet, ville en oppdatering fra OCR filen resultere i at fakturaen vil se ut som den er betalt to ganger i Fenistra. Dette gjelder for kunder med direkteintegrasjon mot for eksempel Visma Business. Fra fil / bankvarsling / egenvarsling Her velges det om det BBS eller Fenistra som skal skrive ut og sende varsel til leietaker om fakturaen Telefax til BBS - info på følgeskriv som følger med til BBS ved overføring Avsender - info på følgeskriv som følger med til BBS ved overføring Sted - info på følgeskriv som følger med til BBS ved overføring Her velges den rapporten som skal benyttes dersom varselet til betaleren skal sendes ut fra Fenistra Side 14 av 18

15 Eksporter fil til BBS 1. Marker tilbyder Betalinger 2. Arkfanen Til betaling viser alle fakturaer som ligger klar for overføring til BBS. 3. Arkfanen Stopp betaling viser alle fakturaer som ligger klar for å bli stoppet hos BBS. 4. Høyreklikk og velg Send til -> Betaling. Fil blir produsert og legger seg i mappen som er angitt som filsti i oppsettet for eksport. Fakturaer som er overført til BBS, forsvinner fra arkfanen Til betaling. Importer fil fra BBS til Fenistra 1. Marker tilbyder Betalinger 2. Høyre klikk og velg Les inn fil fra BBS 3. Velg fil og klikk Open Fakturaer i arkfanen Venter på betaling oppdateres med at de er betalt og fjernes. Funksjoner på submeny Ved å klikke med høyre museknapp, får man muligheten til å gjøre en del manuelle endringer: Side 15 av 18

16 Endre Dialog for å endre informasjon på den enkelte faktura, f. eks kan man endre bankkonto, forfallsdato etc. Den endrede informasjonen vil være med over ved neste sending til BBS. Endre varseltype Her kan man endre varseltype fra bank til faktura eller omvendt. Uansett status, sendes all nødvendig informasjon til bank. Hovedforskjellen er om man skal varsle leietaker om trekket selv, eller om man vil at banken skal gjøre det. Bank: All informasjon går kun til bank, slik at disse foretar Send til: den nødvendige varslingen. Krav til forfall er større ved Her kan lage fil som bankvarsling, skal sendes til da bbs bankene eller sende sender det ut til Excel. varslene Ved på de sending til betaling, vanlige vennligst kontoutskriftene sørg for at oppsettet pr. måned. er gjennomgått først, spesielt hvor man ønsker at filen skal lagres. Faktura: Denne statusen gjør at når man overfører til fil, får Sett handling: man en kvittering som man kan skrive ut. Denne Det kan være enten kvitteringen betaling hos fungerer bank eller hos fakturering. mange som Man et bruker bilag for å denne status en for varsle å styre kunden om man om ønsker de vil å bli la automatisk transaksjonen trukket. gå til bank Antall eller om du ønsker dager å sende til forfall en fullgod behøver faktura heller selv. Velger ikke være man faktura, så langt som vil den/de valgte ved fakturaene bank. bli flyttet til tab en Fakturering og ordinær faktura blir skrevet ut ved sending av fil. Disse fakturaene vil så bli slettet fra Avtalegiro applikasjonen. Side 16 av 18

17 Send til Betaling: Excel Alle fakturaer som ligger i arkfanen Til betaling blir overført til BBS Informasjon i skjermbildet med ønsket kolonnevalg, overføres til Excel. Sett handling Betaling: Fakturering: Styrer transaksjonen til bank. Den/ de fakturaer som får denne status, vil flytte seg over til arkfanen Fakturering og ordinær faktura blir skrevet ut ved produksjon av fil (overføring) til BBS. Etter overføring, blir disse fakturaene slettet fra avtalegiromodulen. Fjern handling Etter fakturering, vil ALLE nye fakturaer i avtalegiro applikasjonen automatisk få tildelt de nødvendige statuser. Ved å velge Fjern handling vil statusen som styrer den/de markerte faktura(er) som er klar(e) for overføring til betaling, bli slettet. Dette betyr igjen at de fakturaene dette gjøres for, ikke overføres til bank neste gang man overfører filen. Fjern alle handlinger Samme som over, men gjelder alle fakturaer i bildet. (Ikke bare de som er valgt.) Side 17 av 18

18 Kolonne oppsett Her kan man velge sitt eget kolonneoppsett. Kan også klikke funksjonstasten F9. Vis overførte Viser kun poster som tidligere er overført til BBS. Vis betalte Viser kun poster som er betalte. Dvs. de som har kommet tilbake fra BBS. Oppsett av stier til BBS-Filer Her setter man parametrene for avtalegiro applikasjonen. Viktigst er at man setter opp hvor man ønsker at man skal lete etter filer som man sender til eller har mottatt fra BBS. Merk også at her kan man velge om hvorvidt man ønsker at kreditnotaer skal bli sendt til banken som en ordre om å stoppe en betaling. Les inn fil fra BBS Her henter man filer som kommer fra BBS og skal leses inn i Fenistra. Denne filen kan inneholde både innbetalinger og nye kunder. Lukk Lukker applikasjonen. Side 18 av 18