Visma.net Autolnvoice. FAQ - Scanning via Autolnvoice

Transkript

1 Visma.net Autolnvoice FAQ - Scanning via Autolnvoice Mars 2018

2 Innhold 1. Introduksjon Hvordan komme i gang? Hvordan avslutte tjenesten Hva regulerer denne tjenesten? Hva koster det å sende faktura til Scanning? Hvordan blir jeg fakturert? Hvilke felter tolkes? Hvor ligger scannings-kontoret? Hvor lang er responstiden fra mottatt faktura til ferdig tolket? Tolkes dette også manuelt for å sikre korrekt input? Hva er treffsikkerhetsprosenten på tolkningen? Hvordan får jeg support på tjenesten?... 6

3 1. Introduksjon Dette dokumentet er laget for kunder som bruker AutoInvoice for mottak av fakturer, via Visma DocumentCenter versjon 8 eller nyere. Dette er en tjeneste som skanner og tolker alle fakturaene for deg. Papirfakturaene sendes til en fast adresse og blir scannet, OCR-tolket og validert. Pdf-fakturaene sendes til en e-postadresse, hvor de blir OCR-tolket og validert Deretter blir de tilgjengelig for deg direkte i ditt Visma mottakssystem, som f. eks Visma Document Center, Visma.net Financials, Visma DI Company inbox (Paperless) eller Visma.net Inbox (kommer 2018). 2. Hvordan komme i gang? Firmaet må være registrert i AutoInvoice og du må ha en bruker for å logge deg inn. Les mer om hvordan man kommer i gang med AutoInvoice her: Visma-net/Kom-i-gang-med-Visma-net-AutoInvoice/ta-p/ Aktiver mottak av fakturaer i AutoInvoice-portalen. a. Logg deg inn på autoinvoice.visma.com med din bruker. b. Klikk på Innstillinger oppe til høyre. c. Velg «Motta fakturaer» i menyen til venstre. d. Kryss av for «Motta fakturaer» og klikk Lagre.

4 e. Hvis du nå har aktivert mottak av fakturaer i AutoInvoice, bør du samtidig registrere deg for mottak i ELMA-registeret for å få fullt utbytte av mottak av fakturaer elektronisk. Dette gjøres også i AutoInvoice-portalen (Innstillinger/Firmaopplysninger/Difi registrering). 2. Aktiver skanningskontoen. a. Klikk på Innstillinger oppe til høyre. b. Velg «Skanningskonto» i menyen til venstre. c. Kryss av for «Jeg aksepterer» og klikk bestill. 3. En dag etter registreringen i punkt 1-3, kan leverandørene dine eller du selv sende pdf- eller tiff-fakturaer til en epost-adresse som inneholder ditt registrerte organisasjonsnummer, f.eks @autoinvoice.no. 4. Du vil også da ha en postadresse som dine leverandører kan sende fakturaen til. Fakturaene vil da bli scannet, tolket og sendt rett til deg. F. eks: Firmanavn AS POSTBOKS TRONDHEIM NORWAY 5. Fakturaer som sendes inn, mottas, tolkes og valideres før de vil være tilgjengelig for deg i AutoInvoice.

5 3. Hvordan avslutte tjenesten 1. Du deaktivere tjenesten i AutoInvoice 2. Vurder om du skal deaktivere mottak av elektronisk faktura samtidig 3. Informer dine leverandører om endring i mottak av fakturaer 4. Hva regulerer denne tjenesten? TOSen som man godkjenner ved registrering i AutoInvoice. TOS ( 5. Hva koster det å sende faktura til Scanning? Se priser her: 6. Hvordan blir jeg fakturert? Dette faktureres på samme måte som resten av AutoInvoice. Dette vil skje kvartalsvis i forhold til forbruk i henhold til TOS-avtalen. 7. Hvilke felter tolkes? Følgende felter på fakturaen tolkes: Organisasjonsnummer på avsender Bankkontonummer på avsender Faktura nummer Fakturadato Forfallsdato Beløp KID 8. Hvor ligger scannings-kontoret? Selve skanningen og tolkingen gjøres av Kollektor AS. De holder til i Nord-Trøndelag, Røyrvik, Limingen. 9. Hvor lang er responstiden fra mottatt faktura til ferdig tolket? Responstider vil variere litt i forhold til helligdager, helger etc. På en vanlig arbeidsdag så skal det ta ca 4-6 timer. Når fakturaen er klar, sendes dataene til AutoInvoice. Når den er klar der, kan den lastes ned av ditt mottakersystem. For å vite hvor lang tid det vil ta før du ser fakturaen må du vite hvor ofte ditt mottakersystemet leser fra AutoInvoice. Sjekk evt. med din support. 10. Tolkes dette også manuelt for å sikre korrekt input? Manuell kvalitetssikring er en del av tjenesten. 11. Hva er treffsikkerhetsprosenten på tolkningen? Minimum 99,7 %.

6 12. Hvordan får jeg support på tjenesten? Tjenesten supporteres på samme måte som resten av AutoInvoice, dvs samme support som for ditt Visma mottakersystem.