Automatiserte rutiner og elektroniske dokumenter

Transkript

1 Amestodagen 2013

2 Hilde M. Anderssen, seniorkonsulent Amesto Solutions AS Jonny Steindal, leveransesjef Amesto Solutions AS Automatiserte rutiner og elektroniske dokumenter

3 AUTOMATISERTE RUTINER OG ELEKTRONISKE DOKUMENTER Spenstig og omfattende tema Alt Amesto Solutions driver omfatter dette temaet Hva betyr Automatisering av rutinene Skal maskinene overta hele rutinen Eller kan vi få systemet til å forenkle eller fjerne deler av rutinen Elektroniske dokumenter Ende og motta Oppbevare

4 HVA KAN AUTOMATISERES Alt Kun et spørsmål om kost nytte Hvilke kriterier skal vurderes Tid Hvor lang tid brukes på oppgaven Frekvens Hvor ofte utføres oppgaven Kompleksitet Krever oppgaven vurdering Mange handlinger som henger sammen Standard Er dette noe det finnes standard løsninger for Kost Hva er kosten på både kort og lang sikt Husk: Systemer er dyktige til repetitive oppgaver uten stor grad av vurdering Vurderinger er fremdeles mennesket best på

5 AUTOMATISERTE RUTINER Innkommende fakturaer Betalingsrutiner Bankavstemming Fakturering Fordringsadministrasjon Ordredokumenter

6 INNKOMMENDE FAKTURAER Automatisk faktura inn i dokumentsenter Scanning av mottatte papir dokumenter til egen mappe Automatisk innlesing og tolking av dokumenter E-Post til egen mappe Scanning tjeneste til Visma Autoinvoice med egen epost <orgno>@autoinvoice.no Elektronisk mottak av faktura via Autoinvoice Automatisering av godkjenning Kontering via fakturamottak i ERP systemet Godkjenning basert på registrerte innkjøpsordrer med varemottak Forhåndskontering knyttet til leverandør (ikke innkjøpsordrer) Elektronisk fakturaflyt Godkjenning basert på kontrakter (Husleie, telefon, strøm)

7 BETALINGSRUTINER Tradisjonell modell Lage betalingsforslag Godkjenn betalingsforslag Legg ut fil fra ERP Koble opp mot bank Les inn fil i bank Koble opp mot bank på nytt Hent fil fra bank Splitt returdata (hvis flere klienter) Importer i ERP Bokfør bilag Automatisert Lag betalingsforslag Godkjenn betalingsforslag

8 INNLESING AV OCR / INNBETALINGER Tradisjonell modell Send ut faktura med KID Koble opp mot bank Hent fil fra bank Splitt returdata Importer i ERP Bokfør bilag Automatisert Send ut faktura med KID

9 DD efakturasentral (Visma AutoInvoice) Godkjenning (Visma Approval) Betaling og returdata (Visma Autopay) Kontering og kontroll (Visma DocumentCenter) Oppdatering av hovedbok og reskontro (Visma ERP) Betaling og reskontrooppdatering (Visma ERP) Arkivering (Visma DocumentCenter)

10 BANKAVSTEMMING Fullintegrert med ERP Systemet Henter inn kontoutskrift fra bank Avstemmer (nesten) alt automatisk Eventuelle gebyrer og renter kan bokføres fra avstemmingsprogrammet Kan avstemme reskontro mellom klienter

11 FAKTURERING ERP systemet kan skille mellom de ulike fakturametodene og en kan fakturere i ulike bolker med ulike formater Alle fakturaer kan sendes en provider som fordeler til elektronisk eller papirfaktura

12 FORDRINGSADMINISTRASJON Overlat all fordrings administrasjon til eksperter Administrer reskontro i Visma Business Fullt integrert med reskontro i Visma Business

13 HVILKE DOKUMENTER KAN VI HA ELEKTRONISK Alle (nesten) Noen unntak finnes Reiseregninger er ett eksempel der myndighetene krever originale dokumenter Hva kreves God teknisk infrastruktur med dokumenterte løsning for sikkerhetskopiering Systemer og rutiner for organisering av dokumentene Vi må tilfredsstille lovens krav om dokumentasjon

14 ORDREDOKUMENTER Bestillinger kan leses inn elektronisk Ordrebekreftelser kan sendes elektronisk Plukklister legges ut på hånd holdte terminaler Pakksedler kan sendes elektronisk Transportdokumenter kan formidles elektronisk Faktura sendes elektronisk Alt dette kan også gå motsatt vei Ta kontakt med for å komme i gang

15 Hilde M. Anderssen, seniorkonsulent Amesto Solutions AS Jonny Steindal, leveransesjef Amesto Solutions AS Tlf.:

16 Amestodagen 2013