Instruks. for. Økonomiansvarlig regnskapsenhet

Transkript

1 Instruks for Økonomiansvarlig regnskapsenhet Melhus Fotball er en avdeling innen Melhus Idrettslag. De enkelte avdelingene særidrettene i Melhus idrettslag er økonomisk solidarisk med hverandre. Dette krever sterk økonomisk styring slik at det bygges og opprettholdes god tillit mellom særidrettene. Melhus Fotball driver en betydelig økonomisk virksomhet, og både må og skal ha en plettfri økonomisk styring i forhold til offentlige krav og offentlige myndigheter. Dette dokumentet skal ivareta kravene til økonomisk styring Innhold 1 ORGANISERING og ANSVAR Organisering Ansvar Arbeidsperm Konto i bank REGNSKAP - ARBEIDSPROSESS Autorisasjon for bestilling Merking av faktura ved bestilling samt adresse Postgang Bilagshåndtering Inngående faktura. Kontering og attestasjon Inngående felles faktura. Kontering og attestasjon Øvrige bilag Betaling av inngående faktura (Remittering) Utbetaling av lønn, reiseregning og andre godtgjørelser Rapportering ÅRSREGNSKAP ØA og BUDSJETT ØA og TRENINGSAVGIFT PÆNGMØTE... 7 Instruks Økonomiansvarlig regnskapsenhet i Melhus Fotball, MIL Side 1 av 7

2 1 ORGANISERING og ANSVAR 1.1 Organisering Melhus Fotball er organisert med enheter med selvstendig økonomisk ansvar Det skal være en økonomiansvarlig for hver regnskapsenhet innen Melhus Fotball For fotball-lag er definisjonen på enhet Årskull/kjønn. Det innebærer to enheter(jenter og Gutter) på hvert årskull. Økonomiansvarlig (ØA) er en selvstendig funksjon/tillitsverv og skal primært utøves av en person uten andre funksjoner. ØA funksjonen kan dog om nødvendig utøves av en person med andre funksjoner, eksempelvis lagleder, anleggsleder etc. ØA arbeider sammen med andre tillitsvalgte innen enheten, og skal være en ressurs og leder for enheten innen økonomiske forhold. ØA rapporterer til Økonomiansvarlig i Melhus Fotball som primært skal være nestleder i styret. 1.2 Ansvar ØA er ansvarlig for enhetens økonomi, herunder styring av enhetens konto samt at gjeldende instruks med arbeidsprosesser blir fulgt. Ved eventuelt eget misbruk eller økonomisk underskudd i enheten står ØA til ansvar for dette. (misbruk av konto foretatt av andre, jfr pkt 2 nedenfor faller utenfor ØA ansvar) Arbeidsperm ØA får utlevert en arbeidsperm som omhandler økonomiske forhold, herunder instruks, kontoplan, budsjetteksemplar og eksempel på regnskapsrapport. Arbeidspermen beholdes av ØA i perioden som tillitsvalgt. ØA skal følge fotballavdelingens kontoplan. Denne kontoplan skal brukes Konto i bank ØA skal ha egen konto for enheten via nettbank. ØA tegner selv egen avtale med Melhus Sparebank for nettbankløsning. Henvendelse skjer til banken med referanse til avtale med Melhus Fotball. Leder MIL skal også undertegne. Ved skifte av person skal tidligere ØA sørge for at egen tilgang til konto opphører. Styret i Melhus fotball - ved bestemt representant - har også tilgang med oversikt til lagets konto. Avdelingens regnskapsfører har også tilgang til bruk av enhetens konto ØA er også ansvarlig for at riktige kontaktdata for ØA til enhver tid er oppdatert og oversendt økonomiansvarlig i Melhus Fotball samt kontaktperson hos Effektiv Bedrift AS. Kontaktdata er: Navn, Adresse, telefonnummer, e-postadresse og Enhet. Instruks Økonomiansvarlig regnskapsenhet i Melhus Fotball, MIL Side 2 av 7

3 2 REGNSKAP - ARBEIDSPROSESS Arbeidsperm, Merking av faktura, postgang, bilagshåndtering og betaling 2.1 Autorisasjon for bestilling Ved enhetens bestilling eller uttak av varer og/eller tjenester skal dette på forhånd være godkjent av ØA før uttaket finner sted. Slik godkjennelse skal kunne dokumenteres enten skriftlig eller ved vitneutsagn. 2.2 Merking av faktura ved bestilling samt adresse Ved bestilling av varer og/eller tjenester skal ØA eller den som ØA har bemyndiget, sørge for at leverandør merker faktura med enhetens betegnelse, eksempelvis G94 eller Anlegg eller Senior/junior herrer etc. Referanseperson skal påføres. Ekstrakostnader hos regnskapsfører ved å måtte finne ut av hvilken enhet faktura/bilaget tilhører, belastes enheten. Alle fakturaer skal sendes Melhus Fotball, Mil, postboks 169, 7224 Melhus 2.3 Postgang Det er etablert hos avdelingens regnskapsfører firma Effektiv Bedrift AS (EB) et hyllesystem hvor den enkelte enhet har sin egen hylle. EB henter post i Melhus Fotballs postboks - hos Posten - minst to ganger pr uke. Posten åpnes av EB og legges i den enkelte enhets hylle i h t. identifisering angitt på faktura (eget skriv til Leverandører om dette forefinnes og skal informeres om til Leverandør). Enhetens ØA sjekker enhetens hylle minst hver 14. dag. (Her må ØA vurdere økt frekvens ut ifra de bestillinger og leveringsbetingelser som enheten har foretatt) 2.4 Bilagshåndtering Inngående faktura. Kontering og attestasjon a) ØA finner inngående faktura i enhetens hylle. b) ØA skal sørge for at inngående faktura konteres(sette på kontonummer og enhetens betegnelse) og attesteres for sin riktighet. c) Kontert og attestert inngående faktura leveres EB gjennom egen postkasse på stedet. Instruks Økonomiansvarlig regnskapsenhet i Melhus Fotball, MIL Side 3 av 7

4 2.4.2 Inngående felles faktura. Kontering og attestasjon Ved felles innkjøp som for eksempel fra Sportshuset eller trening Øya der regningen sendes direkte til Melhus Fotball samlet, vil EB: a) sette opp en fordeling av kostnadene pr enhet b) trekke beløp som angår enheten fra enhetens konto c) trukket beløp føres på felleskonto d) Ta kopi av inngående felles faktura samt oppsett fordeling og legge kopi i hyllene til de gjeldende enheter. e) Enhetens ØA attesterer på kopi av riktigheten f) Attestert kopi leveres EB gjennom egen postkasse på stedet Øvrige bilag Øvrige bilag er følgende: a) Innskudd på bankkonto Slikt innskudd kan komme som følge av kaffesalg etc og hvor pengene ikke ønskes oppbevart, men satt inn på bank. I slikt tilfelle skal kvittering for innskudd festes med stift på et A4 ark og påføres skriftlig hva beløpet gjelder og for hvilken enhet det gjelder. Bilaget skal attesteres av ØA. leveres EB gjennom egen postkasse på stedet b) Uttak av bankkonto Slikt uttak kan skyldes behov for kontant betaling av varer eller tjenester. Kvittering for uttaket samt kvittering for leverte varer og/eller tjenester skal festes med stift på et A4 ark og påføres skriftlig hva beløpet gjelder og for hvilken enhet det gjelder. Bilaget skal attesteres av ØA. Bilaget leveres EB gjennom egen postkasse på stedet Differanse mellom uttatt beløp fra bank og kvittering for betalte varer/tjenester bokføres enten som innskudd eller uttak fra enhetens kasse c) Utgående faktura Utgående faktura kan være for leverte tjenester eller varer til andre, for eksempel utleie av kunstgress. Alle tjenester og varer skal faktureres av EB med utgangspunkt i et fakturagrunnlag attestert av ØA. Fakturagrunnlag skal være påført hvilke tjenester og/eller varer som er levert, pris inkl mva og hvilken enhet som skal godskrives beløpet. Bilaget leveres EB gjennom egen postkasse på stedet Instruks Økonomiansvarlig regnskapsenhet i Melhus Fotball, MIL Side 4 av 7

5 d) Kassebilag innskudd og uttak Hver enhet skal ha en kontantkasse med utgangspunkt i et beløp på kr 0,- Transaksjonen vil enten være innskudd eller uttak av kasse: Innskudd kasse: Ved kaffesalg, kontantoppgjør dugnad etc skal beløpet tillegges kassen og eget bilag utstedes. Bilaget er et A4. Bilaget attesteres av ØA. Bilaget påføres hvilke tjenester og/eller varer som er levert, pris inkl mva og hvilken enhet som skal godskrives beløpet. Bilaget leveres EB gjennom egen postkasse på stedet. Billaget føres som innskudd kasse. Uttak Kasse: Ved varekjøp for kaffesalg, utlegg påmeldinger cup etc kan det være hensiktsmessig å ta penger fra kassen. I slikt tilfelle skal eget bilag utstedes. Bilaget er et A4. Bilaget attesteres av ØA. Bilaget påføres hvilke tjenester og/eller varer som uttaket gjelder, pris inkl mva og hvilken enhet som skal belastes beløpet. Bilaget leveres EB gjennom egen postkasse på stedet. Billaget føres som uttak kasse. e) Interne overføringer Ved interne overføringer mellom enheter skal transaksjonen gjennomføres av EB etter eget transaksjonsbilaget fra ØA. Transaksjonsbilaget skal påføres hva dette gjelder, fra enhet til enhet. Bokføring skjer samtidig som transaksjon. 2.5 Betaling av inngående faktura (Remittering) Betaling av inngående faktura skjer av EB etter mottak av kontert og attestert faktura, jfr pkt og På denne måten vil bokføring og bankavstemming skje mer effektivt enn tidligere. Betalingstidspunkt er en kritisk faktor i forhold til omverdenen, og det påhviler derfor ØA et spesielt ansvar i å sørge for at pkt og skjer rettidig ved at ØA sjekker enhetens hylle minst hver 14. dag. NB. Ved skriftlig dokumentert og av ØA Melhus Fotball godkjent - avtale mellom Effektiv Bedrift og den enkelte ØA, kan ØA selv remitterer og uten ugrunnet opphold levere bilagene til Effektiv Bedrift. 2.6 Utbetaling av lønn, reiseregning og andre godtgjørelser Lønn og reiseregning skal alltid utbetales gjennom EB enten dette gjelder internt eller eksternt. Ikke under noen omstendighet skal lønn eller reiseregning tas ut fra konto og utbetales kontant. Lønn og reiseregning aldri utbetales som forskudd- verken av EB eller ØA. Det forefinnes eget skjema hos EB for oppføring av grunnlag lønn. Tilsvarende et skjema for reiseregninger. Instruks Økonomiansvarlig regnskapsenhet i Melhus Fotball, MIL Side 5 av 7

6 Oppgjør for dommerregninger skal som hovedregel gjøres opp ved at EB betaler dommere over konto med grunnlag i gjeldende og riktig utfylt skjema (Husk navn/kontonummer til dommer samt påføring av den enhet det gjelder) for dommergodtgjørelse. Slike skjema leveres umiddelbart EB etter gjennomført dommeroppdrag. Dagens praksis er at oppgjør oftest skjer kontant. Da skal dette skje som oppgjør over Kasse, jfr pkt b) (NB dommerutgifter føres på egen liste gjennom hele sesongen, summeres og attesteres slik at det blir ETT kassebilag, og dokumentasjon for hvert oppgjør henges med kassebilaget). 2.7 Rapportering Det skal foreligge regnskapsrapport pr kvartal for hver enhet. Det betyr at alle bilag og transaksjoner for foregående kvartal skal være innlevert innen første uke etter utløp av kvartalet. Regnskapsrapporten forventes å foreligge senest den tredje uken etter utløp av kvartal. Rapporten sendes ØA som PDF og pr e-post. Eventuelle feil eller mangler tas opp av ØA direkte med EB. Ønskes rapport oftere for enheten, er dette mulig etter nærmere avtale mellom ØA, Økonomiansvarlig Melhus Fotball og EB. Regnskapsrapporten er primært resultatregnskapet og det forutsettes at det er gjennomført bankavtemming. 3 ÅRSREGNSKAP Årsregnskapet for foregående år for avdelingen Melhus Fotball skal være ferdigstilt klart for revisjon senest den 30. Januar. Det betyr at alle bilag og transaksjoner for foregående kvartal(foregående år) skal være innlevert innen første uke etter utløp av kvartalet, dvs i dette tilfelle innen 10. Januar. 4 ØA og BUDSJETT ØA skal innen 30. januar hvert år sendes budsjett for enheten for gjeldende år. Budsjettet skal følge Melhus fotball sin kontoplan. Jfr ØA arbeidsperm. 5 ØA og TRENINGSAVGIFT Treningsavgiften er hovedinntekten for drift og utvikling av anlegg, ledelse/administrasjon samt kompetanseutvikling. Denne inntekten er en stigmatisert inntekt både med tanke på beløp og hvem som skal betale. Det er derfor viktig at premissene for treningsavgift er kjent for alle og at inndrivelse av denne skjer på en effektiv, likeverdig og tydelig måte. Instruks Økonomiansvarlig regnskapsenhet i Melhus Fotball, MIL Side 6 av 7

7 I Melhus Fotball skal samtlige spillere/utøvere betale treningsavgift fastsatt av årsmøtet, uavhengig av hvor de spiller, hvilken innsats foreldre/foresatt yter for klubben eller av andre årsaker som enkeltindividet mener er relevant. Hver spiller er gitt eget reskontronummer som består av årskull, kjønn og nr = årskull 97, Gutter og spiller nr 09 Det utstedes og sendes faktura med OCR til den enkelte spiller basert på informasjon i reskontro og treningsavgift vedtatt av årsmøtet. Faktura innehar et fakturagebyr som dekker kostnadene med faktureringen. Ved manglende betaling på forfall vil det 15 dager etter forfall sendes ny faktura med 14 dagers forfall og inkassovarsel. Det belastes et nytt fakturagebyr i tillegg til saldo fra tidligere faktura. Om innbetaling ikke har skjedd innen 14.dager etter forfall og/eller om fakturamottaker ikke har gitt innsigelser til faktura oversendes saken til inkasso. ØA er ansvarlig for at det hvert år foreligger pr 10. mai ajourførte og riktige spillerlister slik at ajourføring av reskontro for den enkelte spiller samt fakturering kan gjennomføres. Dette gjøres i samarbeid med Laglederansvarlig og EB. Prosedyren her betinger en nøyaktig og riktig håndtering av spillerlistene også med tanke på forsikring. Spillerlisten skal sende og være EB og Melhus Fotballs laglederansvarlig i hende senest 15. Mai. ØA skal deretter fortløpende sjekke spillerlistens riktighet med hovedtrener og lagleder. Endringer på listen meldes uten opphold til EB og Melhus Fotballs laglederansvarlig. Om enheten skulle velge å dekke hele eller deler av treningsavgiften for eksempel som følge av ekstraordinær innsats med dugnad fra spillerne skal uansett faktura utstedes til den enkelte spiller som da leverer denne til ØA. ØA følger da prosedyren i pkt I sjeldne tilfeller kan spillerens økonomiske rammebetingelser være slik at det er vanskelig å klare å betale treningsavgift. ØA skal da være bindeleddet mellom spiller/spillers foresatte og Idrettslagets leder. Idrettslaget disponerer et beløp som kan benyttes i slike tilfeller. 6 PÆNGMØTE Det vil med jevne mellomrom bli arrangert Pængmøte i regi av Melhus Fotball. ØA skal delta på disse møtene samt legge til rette for at enheten kan skaffe seg inntekter ved gjennomføring av de tiltak som fremkommer på dette møtet. Enhetens navn: Kontonummer: ØA: Økonomiansvarlig Enhet Melhus den Økonomiansvarlig Melhus Fotball Instruks Økonomiansvarlig regnskapsenhet i Melhus Fotball, MIL Side 7 av 7