Registrering før fakturering

Transkript

1 Registrering før fakturering OPPAD AS - Oterveien 11 N-2201 KONGSVINGER Tlf

2 Innholdsfortegnelse: Plassopplysninger... 3 Legge inn avvik... 5 Avvik som går utover en faktura - Endre avgift... 5 Avvik på enkelt faktura- Manuelle fakturarader... 7 For og legge inn en manuell rad på fakturaen, gjør du slik:... 8 Skal du slette en Manuelt innlagt fakturarad,... 8 Endre regningsmottaker... 9 Endre regningsmottaker før faktureringskjøring er begynt:... 9 Endre regningsmottaker etter at faktura er kjørt: Avvikende regningsmottaker Legge inn en avvikende regningsmottaker Avslutt/slett regningsmottaker/regning til annen adresse Slik henter du ut fakturalister...14 Side 2 av 17 Oppdatert

3 Plassopplysninger Først og fremst må opplysninger om type plass, omfang, være riktig registrert. Dette gjøres i Plasseringsbilder som man finner ved å gå til mappen Barn i Navigatoren. Plasseringsbildet ser slik ut: 1 Plasstørrelse endrer man ved å trykke på knappen Omfang(1). Man får da opp dette bildet: Side 3 av 17 Oppdatert

4 Her ser man at den gjeldende plasseringen er 60%. For å endre på plasstørrelsen, må du gjøre følgende: 1. Marker det gjeldene omfanget i vinduet. 2. Bruk pilen ovenfor vinduet til å pile opp opplysningene opp i feltene som vi kan skrive i. 3. Det gjeldende omfanget må få en sluttdato(t.o.m.). Hvis et barn skal få en større plass ifra , så må det gjeldende omfanget ha t.o.m. dato NB! Sluttdato må alltid være siste dag før det nye omfanget skal starte. 4. Bruk piltastene til å pile dette ned i vinduet. 5. Resultatet i vinduet ser da slik ut: Blyantsymbolet foran opplysningene, indikerer at dette ikke er lagret enda. 6. For å lage det nye omfanget, står vi fortsatt i samme bildet, og trykker på nyknappen. 7. Fyll i f.o.m.- dato for de nye opplysningene(for eksempel ). T.o.m. er frivillig. 8. Timer må fylles i for barnehage. Ikke nødvendig for SFO 9. Fyll i det nye omfanget(for eksempel 3 dager) i pil-ned - listen. 10. Bruk piltastene til å pile disse opplysningene ned i vinduet. Slik vil det se ut da: Side 4 av 17 Oppdatert

5 To resultater vises: Disse kan leses slik, %, % plass. Begge omfangene er markert med blyant, de er ikke lagret enda. OBS! Når du trykker OK og går ut av omfangsbildet, er det ikke lagret før du har trykket på lagreikonet (diskett) på verktøylinja i plasseringsbildet. Legge inn avvik Avvik som går utover en faktura - Endre avgift Avvik kan legges inn på to måter, maskinelt eller manuelt. Vi starter med å se på den maskinelle måten, dvs. avvik som kjøres sammen med den ordinære avgiften. Vi anbefaler denne måten, der hvor avviket går over en lengre periode. Eksempel på dette er spes.ped, vedtatt avgift eller faste tillegg på kost. Gå til bildet plassering, og søk opp riktig barn: Nederst til venstre i dette bildet ligger en arkefane med navn Endre avgift. Gå inn på denne og få frem dette bildet: Side 5 av 17 Oppdatert

6 Barnet som var fremme i Plasseringsbildet, vil automatisk komme frem her, men for å aktivere for ny innleggelse må du trykke på Ny. 1.Under endringstype, velger du i rullegardinlista hvilken avgiftstype som skal legges til den normale avgiften. For eksempel Spes.ped. 2. Tjenestetilbud benyttes ikke 3. F.o.m. er obligatorisk. Er det et tidsbegrenste tillegg/fratrekk må også t.o.m.-dato føres inn. 4. Beløp fylles i med det beløpet som skal legges til eller trekkes i fra per måned. NB! Ikke minus foran beløp som skal trekkes i fra. Dette beregnes maskinelt ved avgiftsberegning. Feltene prosent, timer og omfang skal ikke benyttes per i dag. Hvert plasserte barn kan ha flere tillegg/fratrekk til den ordinære avgiften. Alle kommuner har en endringstype som heter Vedtatt avgift. Denne benyttes hvis den ordinære betalingen skal overstyres.. Side 6 av 17 Oppdatert

7 Avvik på enkelt faktura- Manuelle fakturarader Manuelle fakturarader legger du inn på en enkel måneds faktura Da vil tillegget/fradraget komme opp kun på den fakturaen den er lagt på. Kjøp av ekstradag, fratrekk for for mye betalt er eksempler på hva man legger inn her. Gå til Fakturabildet, dette finner du gjennom og gå til Mappen Barn i Navigatoren: Søk opp riktig barn ved hjelp av navn eller fødselsnummer. Før du starter er det viktig at du vet hvilken måneds faktura du skal legge inn avviket på. Det er alltid den siste kjørte fakturaen du får opp i bildet. Feltet periode(1) forteller deg hvilken måneds faktura som kommer opp. Er det riktig måned som kommer opp, trykker du på knappen Ny fakturarad. Er det en annen måned du ønsker å legge inn avviket på, setter du denne(mmåå) inn i periode(1), og søker frem barnet på nytt ved å trykke på ved siden av barnets fødselsnummer. Husk at du aldri skal legge inn manuelle fakturarader på en måned som allerede er fakturert. Side 7 av 17 Oppdatert

8 For og legge inn en manuell rad på fakturaen, gjør du slik: Fyll i feltene Måned(2) og Fakturadato(3). Er disse allerede korrekt utfylt, hopp til neste punkt Undertittel(4) må fylles i for de kunder som benytter Agresso som faktureringsprogram Fødselsnummer(5) til det barnet det skal legges inn avvik på. F.o.m. t.o.m.(6) må fylles i hvis de er tomme. Det skal alltid være første og siste dag i måneden det skal faktureres for. I Spesifikasjon(7) kan du legge inn den teksten du ønsker skal fremkomme på fakturaen Fyll i Antall(8) og À-pris(9). NB! Beløp som skal trekkes i fra på fakturaen, må du her sette minus(-) foran. Avgiftstype(10) må alltid fylles i for at fakturaraden skal bli korrekt. Er du usikker på hvilken du skal velge, kontakt din systemansvarlig for Oppad i kommunen Kontosted(11) skal alltid registreres. Trykk på knappen, og velg enheten det skal konteres til i listen som kommer opp. Bruk pilene til å pile informasjonen ned i vinduet. Trykk ny fakturarad, hvis du skal legge inn flere rader på denne regningsmottakerens faktura. Søsken legges inn på samme faktura, hvis de har samme regningsmottaker. Skal du slette en Manuelt innlagt fakturarad, må du hente opp riktig rad i Fakturavinduet nederst i bildet. 1. Marker riktig rad og pil den opp. 2. Trykk deretter på krysset for slett på Verktøylinjen. Et søplebøtteikon vil komme på venstre side av raden. 3. NB:!!!Når du lagrer, vil søppelbøtten fortsatt være der og raden er ikke borte. Søppelbøtten og Mak. Under status vil indikere at dette ikke vil komme frem på den utkjørte fakturaen. Side 8 av 17 Oppdatert

9 Endre regningsmottaker Den som er markert som regningsmottaker i programmet mottar faktura. Noen ganger kan det være aktuelt å skifte regningsmottaker fordi foreldrene ønsker at den andre forelderen skal motta faktura. Skal man endre familiens regningsmottaker, må man søke opp familien i Familiebildet. Det finner du ved å gå til mappen Person i Navigatoren. Eller via ikonet for familie i Barnebildet: Den som er regningsmottaker, vil alltid være markert med blått personsymbol Endre regningsmottaker før faktureringskjøring er begynt: Side 9 av 17 Oppdatert

10 1. Man må først markere den som er regningsmottaker (1), klikke seg inn på type(2), og avmarkere feltet Regningsmottaker. 2. Deretter markerer man den i familiebildet som skal stå som regningsmottaker, og klikker seg igjen inn på Type, for der og huke av for Regningsmottaker. 3. Lagre. 4. Den som nå er Regningsmottaker, vil nå være markert med blått Personsymbol. Endre regningsmottaker etter at faktura er kjørt: 1. Først trykker man på Endring under familien. 2. Et nytt familiebilde kommer opp på høyre side. 3. Merk familiemedlemmene og pil dem over til høyre en for en. 4. Merk den som heretter skal være regningsmottaker 5. Trykk på Type. 6. Velg Regningsmottaker og Ok. 7. Sett dato for når den nye familien skal gjelde. La denne datoen være den 1. i måneden for neste faktura. 8. Lagre. 9. Den som nå er Regningsmottaker, vil nå være markert med blått Personsymbol 10. Dersom du har satt den nye familien med en dato fram i tid, vil familiebildet ikke endre seg før dagens dato er lik dato for den nye familien. Du kan likevel se den fremtidige familien i Fliken Familiehistorikk. Side 10 av 17 Oppdatert

11 Avvikende regningsmottaker Avvikende regningsmottaker brukes der hvor fakturaen skal sendes til en annen mottaker enn den som er markert som Regningsmottaker.. Den som er markert som regningsmottaker i programmet mottar faktura. Noen ganger kan det være aktuelt at det er en annen som skal motta regningen eller deler av regningen. Avvikende regningsmottaker kan settes på det enkelte barn eller på regningsmottakeren. Den som skal legges inn som en avvikende regningsmottaker, må alltid registreres som en person i Oppad. Dette gjelder også ikke-personer som for eksempel barnevern. Hvordan du legger inn en person i Oppad, finner du mer om i Grunnheftet. Avvikende regningsmottaker registreres i familiebildet. Skal man legge inn en avvikende regningsmottaker, må man først søke opp familien i Familiebildet. Det finner du ved å gå til mappen Person i Navigatoren, eller via ikonet for familie i Barnebildet: Den som er regningsmottaker, vil alltid være markert med blått personsymbol Legge inn en avvikende regningsmottaker 1. Søk fram en familie(1). 2. Velg fliken Avvikende regningsmottaker i bildets underkant(2). 1 Side 11 av 17 Oppdatert

12 1. Start med å markere personen/e som det skal legges inn avvikende regningsmottaker på(1). Dette kan være et enkelt barn, eller regningsmottaker. Markeres regningsmottaker, er det hele fakturaen som vil deles/sendes til avvikende regningsmottaker 2. Bestem Fra og med: Angi fra hvilken måned fakturaen skal sendes til annen adresse eller annen skal betale. T.o.m måned settes, hvis denne er kjent. 3. Betalingsansvarlig: Skriv regningsmottakerens fødselsnummer og søk,. 4. Del av regning: Oppgi hvor stor del av regningen som den avvikende regningsmottakeren skal betale. Skal hele avgiften betales av noen andre, skal dette feltet stå blankt. Da skal kun avvikende regningsmottaker oppgis, og ingen prosentsats, siden det ikke er spørsmål om noen form for deling. 5. Lagre,. I familiebildet vil den ordinære regningsmottakeren fremdeles være merket som betalingsansvarlig.i Barnebildets familierute vises symbolet foran regningsmottakeren eller barnet det er lagt opp en annen regningsmottaker for. Side 12 av 17 Oppdatert

13 Avslutt/slett regningsmottaker/regning til annen adresse 1. Om avviket ikke skal gjelde lenger, settes t.o.m. - dato på opplysningen. (2) 2. Ved feilregistrering tas opplysningen bort i stedet. Marker i dette fall den som har en endret mottaker 3. Velg slett, i verktøyraden. Svar ja på spørsmålet om du virkelig vil slette. 4. Lagre,. Side 13 av 17 Oppdatert

14 Slik henter du ut fakturalister Fakturalister henter du ut i Søkeverktøyet. Gå til mappen Søk & Utvalg i Navigator. Gå videre inn på valget Søkeverktøy. 1. Velg modul Faktura 2. Velg for hvilken Måned du vil hente ut liste for. Skriv inn måned og år. 3. Du kan også søke opp Person. Søk opp ved hjelp fødselsnummer eller navn. 4. Du kan søke opp på spesifikk Avgiftstype. For eksempel Kjøp av ekstradag. Da får du bare frem fakturaer som inneholder denne avgiftstypen. Setter du ingen hake her, kommer alle fakturaer opp. 5. Her kan du velge hvilken Enhet du ønsker å se på. Står datautvalget på, vil du automatisk bare få opp din enhet. NB! Du vil få opp alle regningsmottakere som hører til din enhet. Dvs. at du også vil få med søsken som går på andre enheter. 6. I Status kan du velge om du vil se Makulerte eller Manuelle fakturarader. Haker du ikke av for noe, kommer alle Trykk på for å starte søket. Side 14 av 17 Oppdatert

15 Du får frem et Resultat, som ser slik ut: Alle regningsmottakere som svarer til søket, kommer opp i øverste vinduet i resultatet. Markerer man en regningsmottaker, kommer mer informasjon om fakturaradene i det nederste vinduet av resultatet. For å få opp fakturalister, gå til rapporter. De når du ved å trykke på. Side 15 av 17 Oppdatert

16 Her får du opp ulike fakturarapporter som du kan velge. På kurset så vi på den som heter Fakturaliste Barnehage SFO. Den skiller enhetene fra hverandre, slik at søsken som er på din enhets faktura, ikke kommer med på totalbeløp for din enhet. Se neste side Side 16 av 17 Oppdatert

17 Side 17 av 17 Oppdatert