Contempus Invoice (CI) Brukerveiledning

Transkript

1 R:\1\11\110\Web siidu_sa_rutiidnat\økonomiforvaltning_2010

2 Innhold Contempus Invoice (CI) INNHOLD PÅLOGGING BRUKERGRENSESNITT FAKTURAHODE Parkert FAKTURABILDE Utskrift av faktura Sende faktura som vedlegg til e-post KONTERINGSLINJE Handling Mottaker Beløp Konteringsfelt Tekst Oppslagsknapper Favorittlister MENYLINJER Toppmeny Fakturaliste Søkebilde Søkeresultat Mine innstillinger Bunnmeny Enkel bunnmeny Avansert bunnmeny ATTESTASJON/ GODKJENNING (BUDSJETTDISPONERING) HVA SKAL JEG KONTROLLERE?

3 1. Pålogging Du vil motta e-post de dagene du har fått fakturaer tilsendt. Ved å klikke på linken i e-posten kommer du frem til påloggingssiden under. For manuell pålogging benyttes følgende URL: Her logger du deg på ved å bruke ditt vanlige brukernavn som du bruker for å logge deg på datamaskinen din. Du vil få tilsendt passord på e-post. For å endre passord, se punkt Bildet du kommer inn i etter pålogging, er et sammendrag som viser dine innstillinger i Contempus. 3

4 4

5 Når du går inn på mine oppgaver, under arbeidslisten ser du dine fakturaer til behandling. Fakturalisten vises sortert etter forfallsdato, i stigende rekkefølge. Du kan endre sortering ved å klikke på en kolonneoverskrift. For å attestere/godkjenne en av fakturaene klikker du på Godkjenning. Skjermbildet på neste side kommer da opp. For forklaring av de enkelte feltene i skjermbildet, se side For attestasjon/godkjenning (budsjettdisponering), se side 12. 5

6 2. Brukergrensesnitt Skjermbildet er delt inn i 3 deler: Fakturahodet med informasjon om fakturaen (venstre skjermbilde), jfr. punkt 2.1. Fakturabilde (høyre skjermbilde), jfr. punkt 2.2. Konteringslinjen (linjen i bunnen av skjermbildet hvor konteringsinformasjon skal påføres), jfr. punkt 2.3. I tillegg har vi to menylinjer (toppmeny og bunnmeny), jfr. punkt Fakturahode Fakturahodet inneholder den informasjonen som systemet har tolket gjennom skanning av fakturaen. Er det feil her, må fakturaen returneres til Retur regnskap, se punkt De eneste feltene du har tilgang til å endre i fakturahodet, er de hvite; Parkert og Legg til ny kommentar. 6

7 2.1.1 Parkert Hvis du ikke kan behandle fakturaen med en gang, kan den parkeres. Parkering brukes for eksempel når det ventes k-nota eller ved uenighet med leverandør. Du må skrive en forklarende kommentar i feltet Ny kommentar før du haker av i feltet Parkert. Trykk til slutt på (på bunnlinjen 2.4) for å lagre parkeringen. Fakturaen vil da bli stående i fakturalisten merket *faktura* i feltet fakturatype. 2.2 Fakturabilde Den skannede fakturaen kommer opp i høyre skjermbilde i Acrobat Reader som en PDF-fil. Her kan du benytte standardfunksjonene i Acrobat Reader til bl.a. å bla i fakturaen, ta utskrift, lagre fakturaen, klippe og lime. NB! Vedlegg Fakturaen kan ha vedlegg. Dette ser du nederst i høyre hjørne på bunnmenyen ved at det ikke står Side 1 av 1. I figuren nedenfor står det Side 1 av 2, det betyr at fakturaen har et vedlegg. Hvis fakturaen har et vedlegg, kan du skifte mellom å se fakturaen og vedlegget ved å klikke på piltastene som vist i figuren Utskrift av faktura Du kan ta utskrift av fakturaen ved å klikke på - knappen Sende faktura som vedlegg til e-post (funksjonen er i pr dag ikke tilgjengelig grunnet datasikkerhetsmessige årsaker) 7

8 2.3 Konteringslinje Her må det fylles inn nødvendig konteringsinformasjon. Contempus Invoice (CI) Handling Dette feltet brukes bl.a. dersom fakturaen skal sendes videre til en annen Contempus-bruker eller hvis fakturaen skal sendes i retur til Økonomi felles. Mulige handlinger er: Attester / anvis (benyttes i stedet for att/anv. alle -knappen når fakturaen splittes). Videre (benyttes når fakturaen skal videresendes til en annen Contempus-bruker, for eksempel hvis en annen skal attestere på fakturaen). Retur regnskap (benyttes i tilfeller hvor fakturaen er feilsendt, og du ikke kjenner korrekt mottaker, eller ved andre typer feil/uklarheter). Fakturaen blir returnert til Regnskap. Skriv alltid en kommentar i kommentarfeltet når fakturaen returneres til regnskap eller videresendes til andre Mottaker Dersom faktura skal videresendes, må navn på mottaker fylles ut i dette feltet. Bruk oppslagsknappen skriv inn navn på mottaker. eller Beløp Feltet fylles automatisk ut med fakturabeløpet Konteringsfelt Dette er felt for registrering av konteringsinformasjon, dvs. konto, koststed, formål m.m. Disse feltene må fylles ut før fakturaen kan attesteres Tekst Her må du legge inn forklarende tekst om hva fakturaen dreier seg om. Denne teksten overføres til Agresso. Tekstfeltet er et felt som skal hjelpe deg og andre til å lett kunne se hva posteringen i regnskapet gjelder. Beskrivende tekster gjør regnskapskontrollen enklere, og det gir god informasjon til andre brukere av regnskapet. I tillegg er det viktige opplysninger for den som skal godkjenne fakturaen. Eksempel på tekster: Navn på kursdeltakere Hvilken konferanse som er arrangert Hva som er kjøpt Hvilken periode et abonnement gjelder for Ved bevertning skal det alltid påføres opplysning om hvilken anledning bevertningen gjelder, antall deltakere samt opplysning om navn på deltakerne. Opplysningene gis i tekstfeltet som en kommentar (deltakerliste kan evt. lagres som vedlegg til faktura, jfr.punkt vedrørende vedlegg). For reiser påføres formål med reisen, navn på den som har reist, reisested og tidspunkt. 8

9 Enkelte opplysninger gis av systemet uten at det er nødvendig å skrive det som tekst. Dette gjelder: Leverandørens navn Kontoens navn: Gjelder fakturaen for eksempel kjøp av kontorrekvisita som blir kontert på konto 6811: Kontorrekvisita, er det ikke nødvendig å skrive kontorrekvisita i tekstfeltet. Skriv da heller litt om hva som er kjøpt. Budsjettenhet Oppslagsknapper Alle konteringsfeltene har en knapp for oppslag. Her vil du finne en oversikt over hvilke verdier det kan konteres på i de ulike feltene. I eksemplet under har vi klikket på oppslagsknappen for Konto, og kontoplanen fremkommer. 9

10 Du kan søke på eksakte verdier eller utvalg. Jokertegn er %. Når du har funnet riktig konto, klikker du på kontonummeret eller tekstfeltet, og kontoen blir overført til konteringslinjen Favorittlister Du kan lage dine egne favorittlister for alle oppslagsknappene. Dersom du har laget favorittlister, kan du velge om du skal se favorittlisten eller hele listen. Nedenfor vises et eksempel på hvordan du kan lage favorittliste for de mest brukte kontoene. 10

11 Sett hake foran de kontoene du ønsker å ha med i Favorittlisten din slik som vist i figuren over. Du bytter mellom å se favorittlisten og hele kontoplanen ved å klikke på / -knappen, og du kan gjøre endringer i favorittlisten ved å sette eller ta bort haker. 11

12 2.4 Menylinjer I Contempus Invoiceer de to menylinjer, toppmeny og bunnmeny Toppmeny Velkommen Velkommen er en oversikt over alle fakturaene som ligger til attestasjon/godkjenning. 12

13 Arbeidsliste Arbeidslisten er en oversikt over alle fakturaene som ligger til attestasjon/godkjenning Søkebilde I søkebildet kan du søke på alle fakturaene som er skannet inn i CI. 13

14 Du kan søke opp fakturaer som er på sirkulasjon, som er attestert/anvist og overført til Agresso m.m. Her kan du blant annet søke på; leverandørnavn, periode, konteringsbegrep som f. eks. budsjettenhet og prosjektnummer, hvem som har attestert/anvist m.m. For nærmer detaljer om søkebilde henviser vi til Hjelp i toppmenylinjen. 14

15 Søkeresultat Søkeresultatet er utseendemessig så å si identisk med fakturalisten, men viser fakturaer som er funnet via søkefunksjonen. Søkeresultatet blir lagret, og inneholder alltid resultatet av siste utførte søk. 15

16 Mine innstillinger I Mine innstillinger kan du legge inn dine egne tilpasninger, samt bytte passord med mer. Vi anbefaler imidlertid at innstillingene står som i figuren under. Handling etter lagring av faktura: - Her velger du om du vil vise fakturaliste eller neste faktura etter lagring. Endringer du gjør, lagres ved å trykke på lagre knappen nederst i venstre hjørne i skjermbildet. 16

17 Snarveistaster: Viser oversikt over alle hurtigtaster i CI. For mer info henvises det til Hjelp i toppmenylinjen Bunnmeny Funksjonene i menylinjen nederst er delt inn i to grupper. De som brukes oftest i behandlingen av fakturaer vises i den forenklede menyen, de som brukes mer sjelden vises i den avanserte menyen. Klikk på Avansert, alternativt Skjul avansert for å veksle mellom bunnmenyene Enkel bunnmeny Avansert: Beholde faktura: Att./godkj. alle: Lagre/send: Veksle mellom enkel og avansert meny. Fakturainformasjon lagres; fakturaen sendes ikke videre, men forblir i din egen fakturaliste. Når du har parkert en faktura må du trykke på denne knappen for å lagre parkeringen. Attesterer/anviser fakturaen. Kan ikke benyttes dersom fakturaen er splittet på flere konteringslinjer. Velg da Attester under Handling. Handling etter attestering/anvisning, videresending og retur regnskap. Alle fakturaer i CI har en logg som inneholder alle hendelser for en faktura. Loggen oppdateres fortløpende i de ulike behandlingssteg. Klikk på - knappen for å veksle mellom fakturabildet og loggen. For nærmere forklaring av feltene i fakturaloggen, bruk Hjelp i toppmenylinjen. Hvis fakturaen har et vedlegg, kan du skifte mellom å se fakturaen og vedlegget ved å klikke på piltastene piltastene. Du får fakturaen opp i hele skjermbildet ved å klikke på knappen på/av full fakturavisning Avansert bunnmeny 17

18 Legg til rad: Slett rad: Kopier rad: Kopi: Legg til fil: Maloversikt: Lagre som mal: Gir flere konteringslinjer, se nedenfor for nærmere beskrivelse. Sletter konteringslinjer. Du må sette hake foran linjen du ønsker å slette. Gir en identisk kopi av konteringslinjen med alle verdier. Sett hake foran linjen før du kopierer den. Sender faktura som vedlegg pr e-post til deg selv. Gir mulighet for å legge til filer på faktura, se nedenfor for nærmere beskrivelse. Oversikt over konteringsmaler. Den fakturaen som vises i bildet, lagres som mal slik at du kan bruke konteringene fra denne fakturaen om igjen på andre fakturaer. Kopierer handling/bruker til alle linjer Fakturainformasjon lagres; fakturaen sendes ikke videre, men forblir i din egen fakturaliste. Når du har parkert en faktura må du trykke på denne knappen for å lagre parkeringen. Attester/anvis fakturaen Lagre/send videre. Handling etter attestering/anvisning, videresending og retur regnskap. 18

19 Legg til rad (Splitte konteringslinje) Det kan være behov for å splitte en faktura dersom du bare skal attestere for del av fakturaen eller fakturaen skal konteres mot flere kontoer. Klikk på Legg til rad -knappen for å splitte en faktura. Du kan angi ulik handling og ulik mottaker for hver rad. Endrer du beløpet i linje 1 før du legger til ny, vil CI automatisk foreslå restbeløpet i den nye linjen. Legg til fil Dokumenter av ulike filformater kan vedlegges fakturaen. Klikk på Legg til fil -knappen. CI åpner dialogen for å legge til filer. Klikk på Bla gjennom -knappen. Et Explorer-lignende vindu åpnes. Velg filen som skal legges til, og klikk på Åpne -knappen. (Du kan også skrive inn hele stien til filen direkte hvis du ønsker det). Klikk på Start-knappen. 19

20 3. Attestasjon/ godkjenning (budsjettdisponering) 1. Du mottar e-post de dagene du har fått fakturaer tilsendt. 2. Klikk på linken i e-posten for å komme til påloggingssiden. 3. Logg deg på ved å bruke samme brukernavn som du benytter for å logge deg på datamaskinen din. For å endre passord, se punkt Du kommer inn i åpningsbildet. Her vises fakturaene du har til behandling, Arbeidsliste. 20

21 5. Velg den fakturaen du ønsker å attestere/godkjenne og klikk på Godkjenning. Skjermbildet for attestasjon/anvisning kommer opp og du er klar til å behandle fakturaen Kontroller at fakturaen er korrekt, se punkt 4 i. 7. Fyll ut aktuell konteringsinformasjon, se punkt 2.3 i. 8. Klikk på knappen og til slutt på knappen. Fakturaen er nå ferdig behandlet, og sendes automatisk videre til overordnet for godkjenning. 21

22 4. Hva skal jeg kontrollere? Som attestasjons-/budsjettdisponeringsinnehaver er du forpliktet til å foreta visse kontroller før du godkjenner fakturaen. Attestant må påse at: Fakturaen er riktig (varen er mottatt, riktig beløp, korrekt forfallsdato (30 dagers betalingsbetingelser). Leveransen er i overensstemmelse med rekvisisjon og pakkseddel, avtaler/tilbud. Det påføres opplysninger som er nødvendig for riktig betaling, kontering og kontroll og at det tydelig fremkommer hva fakturaen gjelder, også for utenforstående. Godkjenner (budsjettdisponerer) må påse at: Det er hjemmel for disposisjonen i stortingsvedtak, tildelingsbrev eller andre vedtak, og at disposisjonen ellers er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler. Det er budsjettmessig dekning for utbetalingen. Disposisjonen er økonomisk forsvarlig. 22