REGISTRERE FORESATTE OG KONTAKTPERSONER

Transkript

1 Oppad skole REGISTRERE FORESATTE OG KONTAKTPERSONER OPPAD AS Ilderveien 10 N-2201 KONGSVINGER Tlf:

2 Innholdsfortegnelse: Registrere foresatte i personregisteret... 2 Registrere personer i personregisteret... 2 Knytte foresatte - til en elev... 2 Knytte foresatte - for alle/mange elever i en klasse... 4 Oversikt over foresatte i en klasse... 5 Foresatte som kontaktpersoner... 6 Kontaktpersoner - som ikke er foresatte til en elev... 6 Utskrift av elever med kontaktpersoner/ foresatte... 7 Forhåndsvisning av Elevliste med foresatte/ kontaktpersoner Forhåndsvisning av Klasseliste med foresatte/ kontaktpersoner OPPAD AS Ilderveien 10 N-2201 KONGSVINGER Tlf:

3 Registrere foresatte i personregisteret Foresatte vil som hovedregel bli registrert som personer og knyttes til barna sine, i arket Person i forbindelse med import av folkeregisteret. Behovet for å registrere foresatte til en elev gjelder når - Foresatte ikke ble importert i fila - Barnet eller den foresatte er nyinnflyttere som ikke har kommet med i overføringen. NB! Før de foresatte kan kobles til eleven må de registreres i arket Person. Registrere personer i personregisteret Åpne arket Person Navigator person - person. Klikk på knappen Ny i verktøyraden eller trykk Ctrl + N. Registrer personopplysninger på foresatt 1: Fødselsnummer, Fornavn, Etternavn, Adresse, Postnummer, Sted, Tlf og Kommune. Lagre! Klikk på knappen Ny i verktøyraden eller trykk Ctrl + N. Registrer personopplysninger på foresatt 2: Fødselsnummer, Fornavn, Etternavn, Adresse, Postnummer, Sted, Tlf og Kommune. Lagre! Knytte foresatte - til en elev I eksempelet skal vi registrere foresatte til eleven Morten Andersen som går i Klasse 10B. Det forutsettes at foresatte allerede er registrert i Person (se over) og at du har foresattes fødselsnummer tilgjengelig. Åpne arket Person. Klikk på ønsket elev i Objektnavigatoren. (Morten Andersen i vårt eksempel) Dermed fylles raden i arket med denne elevens data. Side 2 av

4 Feltet Foresatte 1 vil til vanlig være utfylt hos alle elever mens feltet Foresatte 2 er tomt hos noen. For å fylle ut tomme felt skriver du inn begynnelsen av foresattes fødselsnummer og avslutte med *, f.eks slik: NB: HUSK at * må skrives inn etter hele eller deler av fødselsnummeret eller etternavnet, ellers får du opp denne feilmeldingen: Klikk deretter på pilen og alle personer som har et fødselsnummer lik det som det søkes etter dukker opp på lista: NB! Du MÅ klikke på pilen og velge person/ fødselsnummer i listen som kommer opp. Velg riktig foresatt. Sett markøren i en annen rute og Lagre Side 3 av

5 Knytte foresatte - for alle/mange elever i en klasse Åpne arket Person. Klikk på ønsket Klasse i Objektnavigatoren. (10B i vårt eksempel) Dermed fylles arket med alle elever i denne klassen. Feltet Foresatte 1 vil til vanlig være utfylt hos alle elever mens feltet Foresatte 2 er tomt hos noen. For å fylle ut tomme felt skriver du inn begynnelsen av foresattes fødselsnummer og avslutte med *, f.eks slik: NB: HUSK at * må skrives inn etter hele eller deler av fødselsnummeret eller etternavnet, ellers får du opp denne feilmeldingen: Klikk deretter på pilen og alle personer som har et fødselsnummer lik det som det søkes etter dukker opp på lista: NB! Du MÅ klikke på pilen og velge person/ fødselsnummer i listen som kommer opp. Velg riktig foresatt. Sett markøren i en annen rute og Lagre Side 4 av

6 Oversikt over foresatte i en klasse Høyreklikk på klassen som det er registrerte foresatte i. Velg Vise foresatte i menyen som kommer opp. Personarket kommer opp med de registrerte foresatte i klassen Denne lista kan du skrive ut direkte ved å klikke skriverikonet på menylista. Elevlister med foresatte tas ut fra ark kontaktperson ikke person. Tips: Mangler du en eller flere foresatte sjekk personarket til eleven. Side 5 av

7 Foresatte som kontaktpersoner Foresatte blir automatisk kontaktpersoner ved import av folkeregister eller ved registrering på barnets personrad. Dersom de foresatte ikke vises i kontaktpersoner med haken ved foresatt, er det mulig at du må oppdatere visningen av kontaktpersoner. Dette gjør du ved å gå til arket kontaktperson. (Navigator Elev Kontaktperson). Trykk på verktøy og klikk på Importere kontaktpersoner, og du får da en melding om hvor mange oppdateringer som er gjort. Merk at du oppdaterer kontaktpersoner for hele kommunen ved å trykke på denne knappen. Kontaktpersoner - som ikke er foresatte til en elev Det er mulig å registrere andre personer enn foresatte som kontaktpersoner. For disse personene er det ikke nødvendig å registrere fødselsnummer. Opplysninger om elevens kontaktpersoner registreres i arket Kontaktperson. Kontaktpersonenes personopplysninger lagres kun i arket, altså ikke i Oppad s personregister. Gå til arket kontaktperson Trykk på barnet du ønsker å registre en kontaktperson på Aktiver arket ved å trykke i en celle Velg ny Fyll inn navn og telefonnummer og eventuelt adresse på kontaktpersonen Lagre Merk: Haken for foresatt er kun en visningsfeil du trenger ikke gjøre noe med denne, den forsvinner etter at du har lagret. Trykk F5 for å oppdatere visningen og haken blir borte. Side 6 av

8 Utskrift av elever med kontaktpersoner/ foresatte Åpne Elevoversikt Klikk i Objektnavigatoren på en elev (tilfeldig) Klikk på fanen Kontaktpersoner og deretter på overskriften kontaktperson slik at arket Kontaktpersoner åpnes. (Istedenfor ovennevnte er det også mulig å velge Kontaktpersoner direkte under Elevoversikt i Navigatoren.) Klikk i Objektnavigatoren (som vises i arket Kontaktperson) på den klassen som du ønsker utskrift for. Ønsker du utskrift for en enkelt elev klikker du på elevens navn istedenfor klassens navn. Arket fylles nå ut med det du velger i Objektnavigatoren. Side 7 av

9 Velg Fil på menyraden og deretter Rapporter NB: Husk at du må klikke i arket for å aktivere det før du går til fil/ rapporter. Side 8 av

10 Et vindu med ulike rapporter åpnes Velg ønsket rapport. De to rapportene Elevliste med foresatte/ kontaktpersoner eller Klasseliste med foresatte er ganske like. Forskjellen er at den ene viser om kontaktpersoner er foresatte eller ikke. Velg inn verdiene du ønsker: Side 9 av

11 Forhåndsvisning av Elevliste med foresatte/ kontaktpersoner Forhåndsvisning av Klasseliste med foresatte/ kontaktpersoner Side 10 av