Hjelpedokument Extens

Transkript

1 Hjelpedokument Extens Vitnemål/ Duplikat Kontroll før utskrift av vitnemål For å få laget en utskrift av vitnemålet er det noen felt som må være utfylt. Bevistype og Sluttår må være registrert på alle elevene. Samtidig skal det legges på fagmerknad på elever som har ulike språkopplæringer. Her er eksempler på utvalg. 1) Gå til Register Elever, listeform, 2) F11-Feltvalg «Vitnemål 2017» (oppdateres årlig) 3) Stå fortsatt i Register Elever, listeform 4) F9-Utvalg/Sortering/sort «Kontroll vitnemål» A) Kontroller om alle elevene har fått registrert Bevistype:

2 Skriv inn følgende utvalg: a. Basisgruppe = 10* b. Bevistype = (tom) c. Trykk OK De elevene som kommer frem nå har ikke Bevistype registrert. Gjør følgende: a. F7-Marker alle b. F10-Hurtiginntaste c. Skriv Bevistype: VM d. Trykk Lagre Sjekk samtidig om det er registrert Bevisdato på elevene. Dette feltet kommer ikke ut på vitnemålet foreløpig, men er en opplysning om at eleven har fått vitnemål denne datoen. Det kan i ettertid gjøres utvalg på dette feltet. a. F7-Marker alle b. F10-Hurtiginntaste c. Skriv Bevisdato: (eller dato når vitnemålet skal skrives ut) d. Trykk Lagre Elevene har nå fått registrert Bevistype og Bevisdato B) Elever som ikke har fått registrert Sluttår Skriv inn følgende utvalg: a. Basisgruppe =10* b. Sluttår =(tom) c. OK d. F7-Marker alle e. F10-Hurtiginntaste f. Skriv Sluttår: 2017 g. Trykk Lagre Elevene har nå fått registrert Sluttår.

3 Duplikat av vitnemål Dersom eleven har sluttet/er flyttet over til X-skole, må eleven hentes tilbake til S* I tillegg til å skrive ut duplikat er det mulig å skrive ut vitnemål på engelsk. Dette er særlig aktuelt for elever som skal fortsette skolegangen privat eller i utlandet. Vi gjør oppmerksom på at det er det opprinnelige vitnemålet, på norsk og med skolens stempel, som er juridisk gjeldende til enhver tid. Ved utskrift av vitnemål på andre språk skal det norske vitnemålet skal alltid følge med. Det samme gjelder vedlegg. Oversettelse av vedlegg må gjøres manuelt og lagres som meldingstekst. Denne hentes opp og skrives ut. Merk: Duplikat av vitnemål / vitnemål på andre språk skal alltid skrives ut på formular! Når det er skrevet ut vitnemål for eleven, kan det skrives ut duplikat på enten norsk eller engelsk. 1. Gå til Register Elever gjør utvalg og finn fram eleven som skal ha engelsk duplikat av vitnemålet 2. Høyreklikk i hodet Funksjoner NVB-vitnemål 3. Det dukker opp en liste med vitnemål skrevet ut for denne eleven. (Husk å legge til felt, for eksempel Elevnavn, Fødselsnummer, Vitnemålsnummer og Avgangsår) Aktuelt vitnemål å skrive ut er vanligvis det med høyeste siffer i vitnemålsnummeret Merk vitnemålet i M-kolonnen helt til venstre (NB! Hvis det er flere linjer, merk den nederste linjen!)

4 4. Høyreklikk Funksjoner Utskrifter 5. Merk av for bokmål, evt. Engelsk for engelsk versjon, og trykk OK Fagmerknad til vitnemål Det kan kun føres merknadstekster godkjent av Utdanningsdirektoratet. Merknadskodene med tekst finnes i Organisasjon - Fag/ressurser - språkkoderegisteret. Registrere fagmerknad på en enkelt elev 1. Register Elev, aktiver fliken Aktivitet 2. F9-Utvalg/sortering, finn aktuelt fag 3. F11-Feltvalg, legg til feltet Fagmerknad 4. Velg riktig fagmerknad fra rullegardinen 5. F3-Lagre 6. Hvis fagmerknaden skal følges av vedlegg til vitnemålet, velg flik Vitnemål 7. Klikk på knappen Vedlegg 8. Skriv inn teksten her, eller velg en ferdig definert Meldingstekst 9. F3-Lagre Hurtiginntaste fagmerknad på flere elever samtidig. 1. Verktøy Elev Serieendre tildelte aktiviteter 2. F11-Feltvalg, legg til feltet Fagmerknad 3. F9-Utvalg/sort Gjør utvalg på a. Enhet og periode b. Basisgruppe = 10* c. Aktuelt fag d. Akt.type = S 4. Gå til siste post og se at antall elever stemmer 5. F7-Markere alle 6. F10-Hurtiginntaste 7. Velg riktig fagmerknad fra rullegardinen 8. F3-Lagre 9. Hvis alle elevene også skal ha samme karakter, for eksempel D for Deltatt, kan dette hurtiginntastes i feltet Innskr.karakter samtidig. Dette feltet må legges til med F11-Feltvalg

5 Vitnemålsmerknad Det føres vitnemålsmerknad fastsatt av Utdanningsdirektoratet i avsatt felt i følgende tilfeller". Vitnemålsmerknadene hentes fra språkkoderegisteret. Registrere vitnemålsmerknad på en enkelt elev 1. Register Elev, aktiver flik vitnemål 2. Klikk på knappen Merknad 3. Velg Vitnemålsmerknad fra rullegardinen. 4. Det er kun ferdigdefinerte merknader som kan brukes her. 5. F3-Lagre Hurtiginntaste vitnemålsmerknad på flere elever samtidig. 1. Gå til Register Elever, listeform 2. Marker de elevene som skal ha vitnemålsmerknaden 3. Høyreklikk Funksjoner Legge til vitnemålsmerknad 4. Skriv inn merknadsteksten her, eller velg en ferdig definert Meldingstekst 5. F3-Lagre Har eleven målform N, hentes teksten inn på nynorsk, ellers bokmål. Kopling til fag og elevskoleår har ingen betydning for utskriften, det er kun opplysninger som lagres historisk. Merk at hvis fag og elevskoleår velges og flere elever er markert, kommer fagene til første elev i utvalget opp i plukkliste under fag. Det faget som velges vil lagres som kopling til merknaden for alle elever, også for de som ikke har faget. Skal flere elever ha samme merknad, og denne ikke har noe med et spesifikt fag å gjøre, er det fullt mulig å la være å velge fag. Vedlegg til vitnemål Krav til vedlegg er ikke beskrevet i "Føring av vitnemål og kompetansebevis for grunnskolen i kunnskapsløftet", men brevet inneholder henvisning til vedlegg via fagmerknad FAM03- Jfr. vedlegg, og vitnemålsnummer som skal føres på alle sider av vitnemål og vedlegg. Vedlegg skal føres på samme formular som vitnemålet. Vedlegg til vitnemål for grunnskolen er et dokument som gir opplysninger om forhold knyttet til opplæringen som ikke kan føres som fagkarakter, eller fag- eller vitnemålsmerknad. For vedlegg til vitnemål gjelder følgende:

6 1. Et vedlegg skal ha samme identifikasjon som vitnemål: Fornavn, etternavn, fødselsnummer, vitnemålsnummer + løpenummer, sted, dato, skole og to underskrifter 2. Vedlegg skal lagres i basen og alltid følge samme vitnemål. Unntak kan være store vedlegg som er generelle, som for eksempel lokale læreplaner. I så fall skal vedlegg si at det skal følge en læreplan til vitnemålet. 3. Det er plass til 4000 tegn i vedleggsfeltene 4. Det kan være flere vedlegg til ett vitnemål 5. Vedlegget skal inneholde a) faglig innhold i utdanningsvalg b) opplysninger om faglig innhold for opplæring etter individuell opplæringsplan c) årsak til annullert / avlyst eksamen 6. Det er foreløpig ingen eksempler på vedlegg fra Utdanningsdirektoratet 7. Vedlegg skal skrives ut på samme formular som vitnemålet 8. Vedlegg registreres for a) enkeltelev fra Register elever, flik: Vitnemål, knappen Vedlegg b) flere elever som skal ha samme tekst fra Register Elever, bytt til listeform, marker aktuelle elever, høyreklikk, velg Funksjoner/ Legge til Vitnemålsvedlegg Meldingstekst Vedlegg til vitnemålet kan registreres i menyvalget Organisasjon Meldingstekster. Her kan det registreres tekster som kan brukes for flere elever. NB! Vi gjør oppmerksom på at dette ikke er en teksteditor. Merk: Alle meldingstekster til vitnemålet skal ha Oppgave = KLVED (Kunnskapsløftet vedlegg) Lage en ny meldingstekst: 1) Trykk F5-Ny 2) Oppgave = KLVED 3) Meldingstekst = for eksempel navn på faget teksten er knyttet mot Beskrivelse = kort beskrivelse av teksten 4) F3-Lagre

7 Hente opp en lagret meldingstekst: 1) Denne teksten kan hentes opp for enkeltelever a. Register Elever flik: Vitnemål, knappen Vedlegg F5-Ny følg pkt. 2-5 F3-lagre eller for flere elever samtidig: b. Register Elever, listeform c. Marker aktuelle elever d. Høyreklikk Funksjoner Legge til Vitnemålsvedlegg 2) Merknadstype = GRS 3) Velg type vedlegg fra rullegardinen 4) Velg hvilket fag vedlegget er knyttet mot 5) Velg Elevskoleår 6) Trykk OK 1. Et vedlegg skal ha samme identifikasjon som vitnemål: Fornavn + etternavn + fødselsnummer + vitnemålsnummer + løpenummer, Sted, dato og underskrifter 2. Vedlegg skal lagres i basen og alltid følge samme Vitnemål. Unntak kan være store vedlegg som er generelle, som lokale læreplaner. I så fall skal vedlegg si at det skal følge en læreplan til vitnemålet. 3. Det er plass til 4000 tegn i vedleggsfeltene 4. Det kan være flere vedlegg til ett Vitnemål, men disse kan samles på et ark hvis det er hensiktsmessig 5. Det er foreløpig ingen eksempler på vedlegg fra Udir 6. Vedlegg skal skrives på samme formular som vitnemålet.

8 7. Vitnemålvedlegg kan a)skrives inn manuelt for den enkelte elev fra register - elever - flik vitnemål, knappen Vedlegg, F5 Ny b) Når flere elever, eventuelt alle elever i en basisgruppe skal ha samme vedlegg, kan vedlegg legges inn ved at elevene hentes opp i elevregisteret i listeform og markeres før en benytter høyre musetast - funksjoner og Legge til vitnemålsmerknad. Samme innmatingsdialog kommer opp, du legger inn vedleggstekst c) Et ferdig definert vedlegg fra Organisasjon Meldingstekst kan plukkes opp og koples til elevene. Dette gir mulighet for å legge inn maler for læreplaner, og de kan fylles ut for den enkelte elev. Registrerte meldingstekster kan koples til elev fra elevregisteret, vitnemålsfliken eller fra elev i listeform, høyreklikk, funksjoner, Legg til vitnemålsvedlegg - Velg Merknadstype og vedlegg fra rullegardinen

9 - Velg hvilket fag vedlegget skal knyttes mot - Elevskoleår viser inneværende skoleår 8. Eksempel på registrering av meldingstekst: 9. Eksempel på vedlegg:

10 Vitnemålet kan hentes fra 3 steder i Extens I register - elever, flik [F10-Kunnskapsløftet] - utskrift for en elev I register - elever, høyreklikk, velg Funksjoner - Kunnskapsløftet - utskrift for en elev Verktøy - elev - Kunnskapsløftet - Dokumentasjon Velg type Vitnemål GRS - Krever Bevistype VM (fra elevregisteret, flik vitnemål) Vitnemålet er klart til testutskrift. Du skal bruke testutskrift til vitnemålet er er klart for utskrift Feltene Unnta fravær og Unnta kontroll er foreløpig ikke i bruk og kan stå tomme Fag også fra andre skoler brukes av vgs, feltet er automatisk haket av, men haken kan fjernes. Har ingen betydning for grunnskole. Ved Vis dokument vil programmet gi melding - hvis bevistype mangler eller ikke er i samsvar med valgt type - hvis sluttår mangler - hvis underskriver 1 mangler - hvis underskriver 2 mangler - hvis enhetens organisasjonsnr. mangler eller har for få/for mange siffer. Inntil vitnemålene skal skrives ut, skal du bruke Testutskrift.

11 Avhakingen foran Testutskrift henger sammen med hva du kan velge i seksjonen "Karakteropplysning", det feltet som viser Uten kontroll, Kontroll med karakterer osv. Når du ikke haker av for Testutskrift, men skal skrive ut vitnemål "på ordentlig" er det kun "Kontroll med karakterer" som er tilgjengelig.