Manual for SMS-løsning. Extens, itslearning og nettside

Transkript

1 Manual for SMS-løsning Extens, itslearning og nettside

2 Innhold Forberedelse i Extens... 2 Fil 1 oversikt over ansatte, med kategori og mobilnummer... 2 Fil 2 oversikt over elever, med basisgruppe/mobilnummer/foresatte/mobilnummer... 5 Legge til appen i itslearning... 6 Importere excelfilene til intouch adressebok... 8 App på telefon... 8 Hurtigmal for nettsiden Ny melding... 9 Meldingsmapper Adressebok Importering av Excellister fra Extens Brukeradministrasjon Forberedelse i Extens Før dere tar i bruk SMS-løsningen må dere hente ut 2 ulike filer fra Extens. Fil 1 oversikt over ansatte, med kategori og mobilnummer a) Gå til personalregister i Extens og ta følgende utvalg (F9):

3 b) Ta følgende feltvalg (F11): Dere får nå frem alle aktive ansatte ved skolen, med fornavn etternavn kategori mobilnummer. Dette er de fire opplysningene som skal over i SMS-løsningen. c) Eksport til Excel Merk alle rader/kolonner ved å dobbeltklikke her (rød ring):

4 Bruk Ctrl+c for å kopiere innholdet. Åpne Excel, få frem et tomt dokument, lim inn (ctrl+v) Det dukker opp en del ekstra kolonner dere må slette. Marker kolonnene A-K og slett. Dere står nå igjen med de fire riktige kolonnene. d) Lagre filen. Velg «lagre som». Filnavn «Ansatte Xxxxx skole», filtype «Excel arbeidsbok». Dette siste er veldig viktig for å få korrekt format.

5 Fil 2 oversikt over elever, med basisgruppe/mobilnummer/foresatte/mobilnummer a) Gå til elevregisteret i Extens, og ta følgende utvalg (F9) med lagret utvalg «*Finn elever». b) Ta følgende feltvalg (F11): Dere får nå frem alle elevene ved skolen, med fornavn etternavn basisgruppe mobilnummer. I tillegg får dere frem navn og nummer på Hovedforesatt 1 og 2. Kommer dette feltvalget ikke opp oppdater INI-fil og prøv på nytt. Disse opplysningene skal over i SMS-løsningen. c) Eksport til Excel Merk alle rader/kolonner ved å dobbeltklikke her (rød ring):

6 Bruk Ctrl+c for å kopiere innholdet. Åpne Excel, få frem et tomt dokument, lim inn (ctrl+v) Det dukker opp en del ekstra kolonner dere må slette. Marker kolonnene A-L og slett. Dere står nå igjen med de 10 riktige kolonnene. a) Lagre filen. Velg «lagre som». Filnavn «Elever og foresatte Xxxxx skole», filtype «Excel arbeidsbok». Dette siste er veldig viktig for å få korrekt format. Legge til appen i itslearning Det er flere måter å legge til appen i itslearning. Dette er en av dem: I aktuelt fag trykk «Legg til» og «Vis alle» øverst til venstre Legg til «Side» og legg til innholdsblokk Rikt innhold

7 Velg SMS. Hvis du ikke har lagt til applikasjonen før, så trykk på «Bla gjennom app-bibliotek» 1. Bla til du finner denne appen og velg «Inkluder denne appen» 2. Applikasjonen er nå tilgjengelig i «puslebit»-menyen. 3. Trykk på applikasjonen for å legge det til itslearningfaget. 4. SMS-løsningen er nå tilgjengelig i faget ditt.

8 Importere excelfilene til intouch adressebok Hentet fra Link Engage For å kunne importere hele lister, med grupper, må du være innlogget med administratorkonto. Les mer om kontotyper lengre nede. Du kan importere kontakter direkte fra Excel. Kontaktene bør sorteres på fornavn, etternavn, telefonnummer og gruppetilhørighet. I tillegg kan man legge inn andre kriterier etter eget ønske. Et godt tips er å sortere dem etter grupper før du importerer. For eksempel ved å legge inn informasjon om hvilken klasse hver kontakt er tilknyttet om man importerer kontaktlisten til en hel skole. Intouch vil da opprette grupper ut i fra Excel-filen og sortere kontaktene automatisk. For å importere Excel-ark må man logge inn i Intouch web-applikasjonen her: Brukernavn, passord og domene er sendt skolen, ta kontakt med postmottak.itslearning@bergen.kommune.no for å få tilsendt det på nytt. 1) Trykk på «Adressebok» 2) Trykk på Importer 3) Trykk bla gjennom og velg filen du ønsker å importere. Når filen er lastet opp trykker du Neste. 4) Velg hvilke kolonner som skal inneholde hvilke data. a. Eksempel: kolonne A = fornavn, Kolonne B = Etternavn Kolonne D = Gruppe 5) Huk av at første rad er overskriftsrad dersom du har overskrift på denne. Om du har overskrift og ikke huker av vil du få en feilmelding. 6) Velg gruppe og tilgjengelighet. Delte kontakter vil være tilgjengelig for alle dine brukere i Intouch. Private kontakter er kun synlig for brukeren du er logget inn med. 6) Klikk Fullfør Dersom du får opp feilmeldinger eller noen av kontaktene blir avvist av systemet bør du dobbeltsjekke kolonnen for telefonnummer for feil og at du har markert at første rad inneholder overskrift. Her er et eksempel på hvordan excel-arket kan se ut før import. Fornavn Etternavn Mobilnummer Gruppe Bjørn Morten Steimler 9023xxxx Klasse1A Elev Ola Normann 4032xxxx Klasse1A Foresatt Peder Pedersen 9087xxxx Klasse1B App på telefon Det vil være mulig å laste ned applikasjon til de fleste mobilplattformene. Appen het før Intouch, men heter nå Link Engange.

9 Når man gjør oppdatering av lister o.l. på nettsiden må man logge inn og ut av appen på telefonen for at endringer skal komme med. Hurtigmal for nettsiden. Utfyllende mal finner du på leverandørens hjemmeside Når du har logget deg inn på så har du flere valgmuligheter enn når du benytter deg av appen på mobil eller i itslearning. Når du logger inn vil du få opp oversikten over sendte meldinger i valgt periode. De viktigste verktøyene finner du på venstre side: Ny melding Skal du sende melding til ett nummer, så er det enkelt å skrive inn personens mobilnummer i tilfeltet, eller skrive inn navn. (Dette forutsetter at du har opprettet kontakten eller importert lister) For å endre avsendere, må du inn på Innstillinger og endre «Standard avsendertekst».

10 Trykker man på «Til» får man opp adresseboken Under kontakter dukker alle opp, men enkel søkefunksjon på toppen. Bruk pilene i midten til å velge mottakere. Skal du sende ut til grupper, velger du en eller flere av gruppene du la til i importen. Bruk pilene i midten til å velge mottagergrupper. Meldingsmapper Under fliken Meldingsmapper vil du kunne se alle sendte og mottatte meldinger.

11 Adressebok Her vil de ulike gruppene du har laget i importen dukke opp og man kan redigere dem. Importering av Excellister fra Extens. NB: DU må være innlogget som administrator for å gjøre denne jobben Velg filen som er hentet fra Extens. Huk av hvis første rad er overskrifter. Velg fra nedtrekksmenyen hvilken informasjon som ligger i de ulike kolonnene.

12 Velg om kontaktene skal deles med de andre brukerne på skolen, eller om disse er private for den enkelte bruker. Trykk «Fullfør» Eventuelle feilmeldinger underveis gir klare svar på hva du må endre for å importere korrekt. Brukeradministrasjon

13 Her kan administrator lage nye kontoer til de som skal sende ut sms. Administrator bør slette brukere som ikke skal ha tilgang til systemet lenger. Fyll inn informasjon om brukeren og hvilken rolle denne brukeren skal ha. Administrator kan regenerere passord til brukerne ved å trykke på blyanten i oversiktsbildet. Skolene skal ha fått tilsendt påloggingsinformasjon. Hvis ikke, ta kontakt med Fagavdelingen postmottak.itslearning@bergen.kommune.no