Eksportfil for opplasting i Vigoportal

Transkript

1 Eksportfil for opplasting i Vigoportal Oppdatert

2 Innhold 1. Kontrollere grunndata Enhet Utdanninger Basisgrupper Elever Fag som avsluttes på tidligere årstrinn Lage eksportfil for opplasting i portalen Oktober-eksport Januar-eksport Juni-eksport

3 1. Kontrollere grunndata Det skal innrapporteres data til Vigo tre ganger i året. Metoden er ganske lik, men innholdet i filene er forskjellig. Vi kaller dem Oktober, Januar og Juni. Du bør alltid sjekke grunndataene før du lager den aktuelle filen som skal lastes opp i Vigoportalen og før du eventuelt ber supportavdelingen om bistand. Dette er beskrevet i avsnittene nedenfor. Feltet Til Vigo skal ha J for alle poster som skal eksporteres til VIGO. Dersom det er enkelte basisgrupper, enkelte elever eller enkelte aktiviteter som skal utelates fra eksporten, må disse ekskluderes ved at det settes N i feltet Til Vigo. 1.1 Enhet 1. Gå til Organisasjon Enhet 2. Få opp både aktiv skole og slutt-skolen i listeform 3. Klikk F11- Feltvalg og hent fram følgende felter: Fylkeskode, Kommunekode, Skolekode, Org.nummer og Til Vigo Kontroller feltene og endre eventuelt disse til riktige verdier Organisasjonsnr. = skolens org.nummer Skolekode = skolens Vigo kode på fem siffer (koden er ikke nødvendigvis den samme som GSI-koden!) Til Vigo = J på din aktive skole og N på sluttskolen 1.2 Utdanninger 1. Gå til Organisasjon Utdanninger/studieretninger og velg listeform 2. Bruk F11-Feltvalg for å hente fram feltet Til Vigo 3. Kun utdanning 10 skal ha Til Vigo = J, alle andre utdanninger skal ha N 4. Samtlige utdanninger på sluttskolen skal ha N i feltet Til Vigo 5. Velg utdanning 10 og bytt til kartotekkort 6. Gå til flik Diverse feltet Inntakskode 7. Det skal stå følgende i dette feltet: GSGSK0---- (bokstavene GSGSK og tallet null og fire bindestreker) 8. Feltet Offentlig fagkode oppdateres med samme kode ved lagring 3

4 1.3 Basisgrupper 1. Gå til Register Basisgrupper velg listeform 2. Trykk F9-Utvalg og trykk på Tilbakestille og Ok 3. Bruk F11-Feltvalg for å hente fram feltet Til Vigo 4. Alle basisgrupper på 10.trinn på din aktive skole skal ha Til Vigo = J 5. Alle andre basisgrupper skal ha Til Vigo = N 6. Alle basisgrupper på sluttskolen skal ha Til Vigo = N 1.4 Elever 1. Gå til Register Elever velg listeform 2. Trykk F9-Utvalg og søk frem alle i 10.trinn (f.eks. Basisgruppe = 10*) 3. Bruk F11-Feltvalg for å hente fram feltet Til Vigo 4. Klikk F7-Marker alle (alle elever blir valgt og får en rød hake i M-kolonnen) 5. Fjern den røde haken dersom det finnes enkelte elever som IKKE skal rapporteres til Vigo 6. Klikk F10-hurtiginntasting og i feltet "Til Vigo" setter du J 7. Lagre Elevenes årstrinn 1. Gå til Register Elever 2. Trykk F9-Utvalg og ta utvalg på: Enhet = din aktive skole Basisgruppe = 10* Årstrinn = IKKE Velg listeform. Hvis du ikke får fram noen elever frem betyr dette at alle elevene har korrekt årstrinn. Hvis du får en liste med elever må du korrigere årstrinn til Hvis du har elever som har feil årstrinn, må samme sjekk og endring gjøres i Verktøy Elev - Serieendre tildelte aktiviteter. Bruk 11 for å hente fram de feltene du trenger blant annet Akt.årstrinn. Bruk F9-Utvalg/Sort og ta et utvalg på Enhet, Basisgruppe 10*, inneværende Periode, Akt.årstrinn = IKKE 10. Alle aktiviteter som skal overføres til VIGO skal ha Akt.årstrinn 10 Elevenes målform 1. Gå til Register Elever velg listeform 2. Trykk F9-Utvalg og ta utvalg på: Enhet = din aktive skole Basisgruppe = 10* Målform = (tom) 3. Hvis du ikke får fram noen elever frem betyr det at alle elevene har registrert en målform. Hvis du får fram en elev, kan du legge inn målform direkte i feltet. Det skal være N for nynorsk eller B for bokmål. Dersom du får opp en liste med flere elever som mangler målform kan du hurtiginntaste målform på denne måten: 4. Marker elevene som mangler målform 5. Klikk høyre musetast Gå til Personer 6. Klikk F11-Felvalg og hent fram feltet Målform 7. Klikk F7-Marker alle 8. Klikk F10-Hurtiginntasting og legg inn målform (dersom dere har forskjellige målformer ved skolen må du ta for deg en målform av gangen). 4

5 1.5 Fag som avsluttes på tidligere årstrinn Når du skal foreta Januar-eksporten og Juni-eksporten må du i tillegg til den vanlige sjekklisten som er beskrevet ovenfor tilpasse fag som har blitt avsluttet på et tidligere årstrinn. Dette skjer ofte med fagene Mat og helse og Musikk. Eksempel A: «Mat og helse» og «Musikk» ble avsluttet i fjor. Elevaktivitetene ligger med fagkodene MHE0010 og MUS0010, akt.type T2 og periode 131 1) Gå til Verktøy Elev - Serieendre tildelte aktiviteter 2) F9-utvalg/sortering Enhet= din skole Periode = 131 Fag = MHE0010,MUS0010 (eller ta ett fag av gangen) Akt.type = T2 Du skal få en liste med en rad pr fag, pr elev 3) F11- Feltvalg. Legg til feltene Fag, Periode, Akt.årstrinn og Akt.type. 4) F7 Markere alle 5) F10 Hurtiginntasting. Kun feltene Periode, Akt.årstrinn og Akt.type skal endres, skriv inn: Akt.årstrinn = 10 Akt.type = S 6) Listen blir borte. Endre utvalget til Periode= 141 og fagene skal ligge der Eksempel B: Mat og helse og Musikk ble avsluttet i fjor, og har fagkodene MHE0009 og MUS0009 med akt.type = T2 eller S 1) Gå til Verktøy Elev Serieendre tildelte aktiviteter. Fagkodene skal endres en av gangen. 2) F9-utvalg/sortering Enhet= din skole Periode = 131 Fag = MHE0009 Akt.type = T2 (dersom aktiviteten finnes som S velger du den i stedet) Du skal få en liste med en rad pr elev 3) F11- Feltvalg. Legg til feltene Fag, Periode, Akt.årstrinn, og Akt.type 4) F7 Marker alle 5) F10 Hurtiginntasting. Kun feltene Fag, Periode, Akt.årstrinn og Akt.type skal endres, skriv inn: Fag= MHE0010 Akt.årstrinn = 10 Akt.type = S 6) Listen blir borte. Endre utvalget til Fag = MUS0009. Gjenta fra punkt 4 5

6 2. Lage eksportfil for opplasting i portalen Vi anbefaler at du forsøker å teste opplasting i Vigo-portalen i god tid før fristen du har fått fra inntakskontoret i fylket, for å kontrollere og kunne rydde opp i eventuelle feilmeldinger som dukker opp (f.eks. feil på enkeltelever osv.). Det er fullt mulig å slette filen og laste opp på nytt igjen senere. 2.1 Oktober-eksport Du må alltid sjekke grunndataene før du lager den aktuelle filen som skal lastes opp i Vigoportalen og før du eventuelt ber supportavdelingen om bistand. Sjekklisten er beskrevet tidligere i dette dokumentet. 1. Gå til Fil Dataoverføringer Eksport - Vigo Elever og karakterer 2. Velg Enhet Utdanning = 10 Skoleår = Årstrinn = 10 Basisgruppe = * Termin = Termin 1 Marker for «Avgangselever grunnskole» Alle andre felt skal være blanke! 3. Klikk Ok 4. Når filen er kjørt lagrer du den lokalt på maskinen din, deretter laster du den opp i Vigo-portalen: Hvis du ikke har brukernavn og passord til VigoSkole, sjekk med rådgiver på skolen som skal ha mottatt dette fra fylket tidligere. Ta eventuelt kontakt med inntakskontoret i fylket. 6

7 2.2 Januar-eksport Denne eksporten skal inneholde elever og karakterer. Merk at det denne gangen skal markeres for Avgangselever grunnskole. Du må alltid sjekke grunndataene før du lager den aktuelle filen som skal lastes opp i Vigoportalen og før du eventuelt ber supportavdelingen om bistand. Sjekklisten er beskrevet tidligere i dette dokumentet. 1. Gå til Fil Dataoverføringer Eksport - Vigo Elever og karakterer 2. Velg Enhet Utdanning = 10 Skoleår = Årstrinn = 10 Basisgruppe = * Termin = Standpunkt(T1,T2,S,E) Marker for «Grunnskole» Alle andre felt skal være blanke! 3. Klikk Ok 4. Når filen er kjørt lagrer du den lokalt på maskinen din, deretter laster du den opp i Vigo-portalen: Hvis du ikke har brukernavn og passord til VigoSkole, sjekk med rådgiver på skolen som skal ha mottatt dette fra fylket tidligere. Ta eventuelt kontakt med inntakskontoret i fylket. Feltet «Eksport T1,T2,S og E uten kontroll av fullf.kode og orden/atferd», dette feltet er valgfritt å bruke. Ved å markere i dette feltet vil det ikke bli gjort noen kontroll på om det er registrert karakterer for orden og atferd, og vil heller ikke komme ut som feil i VIGO-loggen fra Extens. I Vigo-portalen skjer det ingen kontroll på om orden/atferds-karakterer er registrert ved innlesing av filen. Vær oppmerksom på at disse karakterene må være på plass til utskrift av vitnemål. Klikk Ok og sjekk at antall personer og rader er korrekt. Sjekk også eksportfilen (ikke sjekk forhåndsvisningen av filen men åpne etter du har lagret den lokalt) for å se om alle fag og karakterer er blitt med (også orden og atferd). Når filen er riktig, følg rutinene for innlesing til Vigo-portalen. Denne dokumentasjonen skal være sendt til dere fra inntakskontoret i fylket. Eksempel på fil fra : 7

8 2.3 Juni-eksport Du må alltid sjekke grunndataene før du lager den aktuelle filen som skal lastes opp i Vigoportalen og før du eventuelt ber supportavdelingen om bistand. Sjekklisten er beskrevet tidligere i dette dokumentet. 1. Gå til Fil Dataoverføringer Eksport - Vigo Elever og karakterer 2. Velg Enhet Utdanning = 10 Skoleår = Årstrinn = 10 Basisgruppe = * Termin = Standpkt-GRS(S,E) Marker for «Grunnskole» Alle andre felt skal være blanke! 3. Klikk Ok 4. Når filen er kjørt lagrer du den lokalt på maskinen din, deretter laster du den opp i Vigo-portalen: Hvis du ikke har brukernavn og passord til VigoSkole, sjekk med rådgiver på skolen som skal ha mottatt dette fra fylket tidligere. Ta eventuelt kontakt med inntakskontoret i fylket. Feltet «Eksport T1,T2,S og E uten kontroll av fullf.kode og orden/atferd», dette feltet er valgfritt å bruke. Ved å markere i dette feltet vil det ikke bli gjort noen kontroll på om det er registrert karakterer for orden og atferd, og vil heller ikke komme ut som feil i VIGO-loggen fra Extens. I Vigo-portalen skjer det ingen kontroll på om orden/atferds-karakterer er registrert ved innlesing av filen. Vær oppmerksom på at disse karakterene må være på plass til utskrift av vitnemål. Klikk Ok og sjekk at antall personer og rader er korrekt. Sjekk også eksportfilen (ikke sjekk forhåndsvisningen av filen men åpne etter du har lagret den lokalt) for å se om alle fag og karakterer er blitt med (også orden og atferd). Når filen er riktig, følg rutinene for innlesing til Vigo-portalen. Denne dokumentasjonen skal være sendt til dere fra inntakskontoret i fylket. Eksempel på fil fra