FOS rundskriv Kvalitetssikring av data i Extens før karakterutlasting våren 2013

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "FOS rundskriv 8-2013 Kvalitetssikring av data i Extens før karakterutlasting våren 2013"

Kari Jakobsen
7 år siden
Visninger:

1 Videregående opplæring FR-sak Intern Videregående skoler Vår ref.: Lillehammer, 7. juni 2013 Deres ref.: Administrativt vedtak Vedtaksdato Sak nr FR-sak /13 A-07 Fylkesrådmannen gis myndighet til å ta avgjørelser på fylkeskommunens vegne og til å treffe vedtak i alle enkeltsaker og alle typer av saker som ikke er av prinsipiell politisk betydning, jfr. A-01 og A-02. Videregående opplæring FOS rundskriv Kvalitetssikring av data i Extens før karakterutlasting våren 2013 VEDTAK Rutiner for kvalitetssikring av data i Extens før overføring av resultater til Vigo følges i henhold til saksinnstillingen. SAKSINNSTILLING Skoleåret 2012/2013 er i ferd med å avsluttes og det er tid for eksport fra Extens til Vigo. Resultater fra inneværende skoleår brukes til inntak til videregående skole, fylkeskommunens «Melding om kvalitet og aktivitet» og rapporteringer til Lånekassen og Statistisk Sentralbyrå. Nedenfor er det satt opp en liste med punkter som vi ber skolene gjennomgå, fordi det kan oppstå feil når opplysningene eksporteres fra Extens. Flere punkter henviser til Brukerhåndbok Extens, heretter kalt Brukerhåndboka, som ligger som et vedlegg til dette dokumentet. Brukerhåndboka er nå kommet i ny oppdatert versjon i mai 2013, hva som er endret kan man se i håndbokas endringslogg side 106. Brukerhåndboka er også lagt ut på 1. Elevskoleår og fullførtkode Elevskoleår benyttes for å takle overskrifter i karakterbevis i Kunnskapsløftet. Her registreres skole, utdanning, årstrinn og fullførtkode per skoleår, med mulighet for å styre om året skal benyttes ved karakterutskrift eller ikke. Eleven skal ha en rad med Elevskoleår per skoleår med J til På vitnemål og Fullførtkode på alle rader som har Elevskoleår Vær nøye med at Fullførtkode er utfylt. Karakterresultater for elever/privatister uten fullførtkode blir ikke med på eksport til Vigo, noe som får konsekvenser for inntaket. Fullførtkoden har også betydning for headingen på karakterbeviset, og kommer ut på kompetansebevis i headingen (B og I) som tekst. Fullførtkodene brukes også som grunnlag videre i statistikk over fullføringsgrad pr skole. I Brukerhåndboka side står det mer om fullførtkode og eksempler på kontroller som skolen selv kan kjøre. Se detaljert oversikt over fullførtkoder i vedlegget som følger dette FOS Rundskrivet. Postadresse Besøksadresse Saksbehandler: Postboks 988 Kirkegaten 76, Lillehammer Frede Stenslie 2626 LILLEHAMMER Bankkonto: Telefon: Org. nr: E-post: postmottak@oppland.org E-post: Frede.Stenslie@oppland.org

2 2. Feltet status Fagstatus er en kode for undervisningen og gir informasjon om hvordan faget er gjennomført. Tomt i status feltet er standard, og betyr elevstatus i faget. Fagstatus må legges på faget hvis elevens fag er tatt på en annen måte enn som vanlig elev. For oversikt over fagstatus, se detaljer i Brukerhåndboka. Se spesielt på det som står under fagstatus A, P og S. Det er viktig å legge fagstatus P på alle fag hvor eksamen tas som privatist. Det er kun privatister som har tatt eksamen som skal overføres til Vigo. For privatister som ikke møter til eksamen må det settes N til Vigo på aktiviteten. Se Brukerhåndboka side Utdanningskode Alle utdanninger som er i bruk skal være tilknyttet en 10-sifret inntakskode. Utdanningskodene skal ikke endres selv om en elev slutter på skolen. Det er ikke tillatt å bruke koder som ikke finnes i GREPbasen: UTGÅR, AVSLUTTET, FIKTIV, PRIVATIST, osv. Privatister/elever registrert med slike koder vil ikke bli lastet ut til Vigo, og vi får ikke fanget opp endringer. 4. Vurdering - H2 eller standpunkt Det er laget en oversikt over hvilke fellesfag som skal ha H2- vurdering og standpunkt- vurdering. Oversikten er et vedlegg til dette rundskrivet. Alle skal ha atskilt karakter i orden og atferd. Gyldig karakterer er: - G = God - N = Nokså god - L = Lite god 5. Elever som avbryter opplæringen For elever som slutter på hele programområde skal det brukes sluttetfunksjonen (stå i hodet på eleven og benytt høyre musetast, velg Funksjoner og Slutter/flytter). Når en elev er sluttregistrert på denne måten vil den automatisk få avbruddsdato og sluttstatus i alle fag som er koblet på kortet. Det blir også automatisk satt elevstatus = sluttet og Fullførtkode = sluttet. Elever som har sluttet på skolen etter 31. august 2012 skal legges i sluttbasisgruppe 12-13/SLUTT på hovedenheten. For elever som i løpet av året har sluttet med fag benyttes følgende framgangsmåte: Aktivitetens status fylles ut med statuskode S som betyr avbrudd Fyll ut avbruddsdato Faget overføres til Vigo med blankt karakterfelt. Hvis en elev har sluttet i et fag etter T1, må faget kopieres til T2/S, og det må legges statuskode S avbrudd og avbruddsdato, slik at dette overføres til Vigo i juni. Feltet undervisningsgruppe skal slettes. Se side i Brukerhåndboka.

Se spesielt på det som står under fagstatus A, P og S. Det er viktig å legge fagstatus P på alle fag hvor eksamen tas som privatist.

6. Kontroll av data før eksport av elever og fag Som vedlegg til dette rundskrivet ligger kursdokumentasjon fra Extenssamlingene i februar og mars 2012.

3 6. Kontroll av data før eksport av elever og fag Som vedlegg til dette rundskrivet ligger kursdokumentasjon fra Extenssamlingene i februar og mars Dokumentet er ikke oppdatert for 2012/2013, men kontrollene som anbefales kjørt er fortsatt relevante: Ferdige kontroller Det er levert flere ferdige kontroller i Extens. Kontrollene finnes under Fil- dataoverføring eksportsystemer. Ta kontrollene opp i listeform og velg derfra. Hak av for vis resultatfil og klikk F11-eksportere for å kjøre den valgte kontrollrapporten. 2003, Kontroll_Vigo

Dokumentet er ikke oppdatert for 2012/2013, men kontrollene som anbefales kjørt er fortsatt relevante: Ferdige kontroller Det er levert

Dette er en omfattende kontroll hvor følgende kontrolleres: KONTROLL Enhet Virksomhet Ansvarlig Skolenummer Utdanning Inntakskode < 10 tegn Basisgruppe Person Personid Postnr < 4 tegn Fylke/Kommunenr

4 Dette er en omfattende kontroll hvor følgende kontrolleres: KONTROLL Enhet Virksomhet Ansvarlig Skolenummer Utdanning Inntakskode < 10 tegn Basisgruppe Person Personid Postnr < 4 tegn Fylke/Kommunenr < 4 tegn FEILTEKSTER Enheten mangler virksomhet Enheten mangler hovedansvarlig Enheten N Til Vigo Skolekode er ikke utfylt i fliken Koder Utdanning N Til Vigo Feil inntakskode/akt utdanning Basisgr N Til Vigo Ugyldig fødselsnr. Feil postnr. Feil fylke-/kommunenr. Elev Elev N Til Vigo Avbruddsdato Avbruddsdato utenfor skoleåret Fullførtkode (på gjeldende enhet/utd/sk.år) Fullførtkode mangler Utdanning Aktuell utd reg. på flere enheter Fag NOR3*,ENG3* null tim. Fag aktuelle fag mangler timer Fag timetall mot aktivitet timetall Ulikt timet. på fag/elev aktuelle fag Off. fagkode < 7 tegn bortsett fra ATF* og ORD* Avbruddsdato aktivitet Akt.avbr. utenfor sk.år. aktuelle fag Type (Hvordan) er blankt eller ikke gyldig Feil type/fag aktuelle fag kode Akt. type E sjekkes mot akt. form P,MP,S,M Feil akt. form på akt. type E aktuelle fag Kontroller med ulike F9-utvalg Eksempel 1: Elever finnes det noen på hovedskolen med N til Vigo? - Gå til Register elever listeform - F9-Utvalg på Enhet og Til Vigo: N

Til Vigo Ugyldig fødselsnr. Feil postnr. Feil fylke-/kommunenr. Elev Elev N Til Vigo Avbruddsdato Avbruddsdato utenfor skoleåret Fullførtkode (på gjeldende enhet/utd/sk.

Dette utvalget skal gi oversikt over elever som er registrert i 12-13/SLUTT og som allerede er overført til Vigo. Alle andre skal ha J i feltet Til Vigo.

5 Dette utvalget skal gi oversikt over elever som er registrert i 12-13/SLUTT og som allerede er overført til Vigo. Alle andre skal ha J i feltet Til Vigo. Det er inntakskontoret som setter N i feltet Til Vigo på de som er overført. Eksempel 2: Kontroll av Grunnkompetanse - Gå til Verktøy elev serieendre tildelte aktiviteter - F9 utvalg på enhet + periode Alle som har status A i minst ett fag, skal ha utdanningskode som inneholder H i 7. posisjon, for eksempel BABAT1H---- (kode for grunnkompetanse) og fullførtkode A. Det bør også kjøres kontroller på fagstatus A og at disse har korrekt FAM-kode og IV i karakterfeltet. Hvis det er satt karakter skal det ikke være status A. Hvis en elev ikke har noen fag med status A, skal det heller ikke registreres H i 7. posisjon i utdanningskoden. Se detaljer side i Brukerhåndboka.

Eksempel 2: Kontroll av Grunnkompetanse - Gå til Verktøy elev serieendre tildelte aktiviteter - F9 utvalg på enhet + periode Alle som har status A i minst ett fag, skal ha utdanningskode som

6 7. Karakteroverføring fra skoleåret 2012/2013 Når vi laster ut karakterer i juni 2013 er det all aktivitet og alle fullførtkoder på personer som er registrert på hovedenheten og privatistenheten med periode 12* som legges inn i VIGO. Alle fylkeskommuner må ha lagt inn karakterene i Vigo innen søndag 30. juni, og for både skoler og oss på Inntakskontoret er dette som vanlig kort frist. Det bes derfor om at skolene er ferdige med registrering onsdag 26. juni kl For at vi kan starte innlasting så raskt som mulig er det nødvendig at dere gir beskjed til Inntakskontoret på e-post inntak@oppland.org eller telefon dersom det er noen som er ferdige på et tidligere tidspunkt. For å sikre at alle karakterer til Lånekassen (privatister, Karriere Oppland med flere) lastes ut, må ingen personer legges på sluttenhet før etter 1. august. Med hilsen Anton Syverhuset og Frede A. Stenslie 5 vedlegg: Extens brukerhåndbok Eksempel registrering spesialundervisning og IOP Fullførtkoder for skoleåret Fellesfag H2 standpunkt Extens og elevrapportering mars 12 Kopi til: Shahnaz Khani, Økonomi Guri Oldertrøen, Økonomi

Det bes derfor om at skolene er ferdige med registrering onsdag 26. juni kl. 12.00.

Like dokumenter

FOS Rundskriv Kvalitetssikring av data i Extens før karakterutlasting våren 2014

FOS Rundskriv Kvalitetssikring av data i Extens før karakterutlasting våren 2014 Videregående opplæring FR-sak Intern Videregående skoler Vår ref.: 201200044-57 Lillehammer, 30. mai 2014 Deres ref.: Administrativt vedtak Vedtaksdato Sak nr FR-sak 30.05.2014 597/14 A-07 Fylkesrådmannen