Systemkoordinator Extens Ann-Kristin Skorge VERSJON

Transkript

1 1

2 INNHOLDSFORTEGNELSE Synkronisering... 3 Enhet... 3 Personal/ansatte... 4 Åpne stengt brukerkonto - personale... 6 Elever... 7 Undervisningsgrupper... 7 Basisgrupper... 8 Kontaktlærerhierarki... 8 E-postadresse brukerkonto passord... 9 Rapporter... 9 Foresattetilgang

3 Synkronisering Registrering i Extens danner grunnlaget for oppbygging og struktur i itslearning. Dette forutsetter at tall og registre i Extens er iht. denne veiledningen. Alle personer skal ha korrekt personnummer (11siffer) ev. fiktivt nummer, registrert etter godkjent formel (se grunnmanualen kap.9). Endringer som gjøres i Extens, blir ikke umiddelbart gjort gjeldende. Endringer synkroniseres fra Extens over til itslearning daglig (ettermiddag). Enhet 1. Velg Enhet Organisasjon Enhet. 2. Velg listeform: 3. Velg feltvalg F11 og hent ferdig utvalg LMS-datasynkronisering 3

4 (Slik vil bildet se ut for din enhet) 4. Velg endre (F3) 5. Velg J for aktiv enhet i feltet Web-visning og N for x-skole. 6. Velg F3 lagre Obs! Det er viktig å påse at skolekode er utfylt og at X-skolen (XU-/XK-/XB-) har N. Hvis ikke, risikerer skolen å overføre gammel data (fra X-skole) inn til itslearning. Personal/ansatte Alle som er registrert under: Register Personale/ansatte vil overføres til itslearning under forutsetning av: Status (Stillings-fliken) A (Aktiv) blir synkronisert IA (Ikke Aktiv) blir ikke synkronisert Tildato (Ans.forhold-fliken) Tildato i fliken må være tom Kategori (Ans.forhold-fliken) Alle lærere må ha kategori L eller AD (ledelse). Det er avgjørende for hvor de ansatte plasseres i itslearning. Pedagogisk (Listeform F11 m/utvalg LMS datasynkronisering) J for alle med kategori L. Avgjør om en ansatt plasseres i hierarkiet som lærer ved en skole. Web-visning (listeform, hent frem kolonnen ved å trykke F11): 4

5 o Om den ansatte skal synkes til itslearning og/eller Feide (Vokal, m.m), settes status til J o Om den ansatte har lagt i Extens på andre enheter, må web-visning der settes til N, og status til IA Kontroll av forutsetninger: 1. Velg Register Personale/ansatte 2. Velg listeform 3. Velg (F11) og hent ferdig utvalg LMS-datasynkronisering 4. Velg (F9) og hent ferdig utvalg LMS-datasynkronisering Skriv inn din enhet 5. Kontroller forutsetningene. Endre hvis nødvendig (F3 eller hurtiginntasting) 6. For ev. hurtiginntasting: Marker alle (F7) el. enkeltvis og velg deretter F10 (Hurtiginntasting) Obs! Når en ny ansatt registreres i Extens, blir vedkommende automatisk registrert med J i pedagogisk feltet. Dette bør endres dersom man ikke ønsker at vedkommende skal ligge inn under lærere ved skolen i itslearning. 5

6 Åpne stengt brukerkonto - personale Dersom det blir opprettet brukerkonto på en ansatt før personen har fått brukerid i AD (bestilles hos IKT), vil ikke kontoen fungere. Feltet «EgetE-post3» vil da bli utfylt og det vil markers for «Skal slettes fra e-postregister» som vist under: Når personen er meldt inn som ansatt i Bergen kommune og har mottatt brukeid, kan dere «åpne» den stengte kontoen. Marker fliken E-post, klikk endre (F3) og fjern haken og teksten i «EgetE-post3». Tøm feltet «Brukerkonto» og skriv inn personens brukerid. Da vil kontoen virke etter neste synkronisering. Dersom man endrer dette før det er opprettet adm-konto i AD vil feltene bli fylt inn i gjen ved neste synkronisering. 6

7 Elever Alle elever på aktiv skole (S-skole) vil overføres til itslearning under forutsetning av: Avbruddsdato Avbruddsdato i fliken må være tom Basisgrupper: Alle elever må være plassert i rett basisgruppe Web-visning (listeform, hent frem kolonnen ved å trykke F11): o Om eleven skal synkes til itslearning og Vokal, settes status til J o Om eleven har lagt i Extens på andre enheter, må web-visning der settes til N Kontroll av forutsetninger: 1. Velg Register Elever 2. Velg listeform 3. Velg (F11) og hent ferdig utvalg LMS-datasynkronisering 4. Velg (F9) og hent ferdig utvalg LMS-datasynkronisering Skriv inn din enhet 5. Kontroller at feltet Avbruddsdato er tom. OBS! Elever med utfylt avbruddsdato vil ikke bli synkronisert! Undervisningsgrupper Alle undervisningsgrupper på aktiv skole (S-skole) overføres til itslearning under forutsetning av: (Mest aktuelt for ungdomskoler/kombinert skoler). At det i feltet Web-visning er registrert en J 1. Velg RegisterUndervisningsgruppe 2. Velg listeform 3. Velg (F11) og hent ferdig utvalg LMS-datasynkronisering 4. Velg (F9) og hent ferdig utvalg LMS-datasynkronisering Skriv inn din enhet 5. Kontroller at det står J i feltet Web-visning 6. Bruk ev. hurtiginntasting (F10) - Marker alle (F7) for masseregistrering. OBS! Det er viktig at det står N i Web-visningsfeltet på alle andre undervisningsgrupper (for eks. periode 101, 111 osv.) 7

8 Basisgrupper Alle basisgrupper og elever tilknyttet basisgruppen blir overført til itslearning selv om elevene har utfylt avbruddsdato. Men elevene vil ikke kunne sees inn under Elever ved egen skole i itslearning. Man bestemmer hvilke basisgrupper som ikke skal overføres ved å sette web-visning=n - Ta utvalg i Basisgrupperegisteret på din enhet, og skriv * i basisgruppenavnet. Gå til listeform og hent frem feltvalg (F11) og lagret feltvalg: "LRS-datasynkronisering". Se at dine basisgrupper, som du ikke ønsker å ha over til itslearning står med web-visning= N Typisk eksempel på basisgrupper du ikke ønsker overført er de som opprettes på trinn 0 ved opptak av nye elever på våren. Kontaktlærerhierarki For at hierarkiet kontaktlærer skal komme over korrekt med elever til itslearning, må en kontaktlærers elever ha sin kontaktlærer registrert på seg i Extens. Slik kan det se ut i itslearning: For at riktige elever skal ligger inn under disse hierarkiene, må de har riktig kontaktlærer på sitt kort i Elevregisteret i Extens: 8

9 E-postadresse brukerkonto passord Bergen kommune bruker e-postmodulen i Extens. Brukerkontoer for både elever og ansatte/lærere blir overført til itslearning. Det er på bakgrunn av data/poster i e-postmodulen i Extens at det opprettes brukerkontoer i itslearning. Brukeridentitet og e-post adresser for elever blir generert på bakgrunn av elevenes navn. Brukeridentiteter og e-postadresser for pedagogisk personale blir generert, men disse skal erstattes med brukeridentiteter og e-postadresser som brukerne har fått i Bergen kommunes administrasjonsnett. Hvis en bruker ikke ligger i e-postmodulen, vil vedkommende bli synkronisert, men da genererer itslearning brukerkonto og passord for vedkommende. Ellers når det gjelder e-postmodulen viser vi til manual på Personalrommet. Rapporter Rapportene som finnes for e-postregisteret i Extens finnes under Fil Utskrifter (Rapportgenerator) Egne rapporter Skole E-post. Dialogboksen for E-POST->TYPE skal alltid inneholde E for kun liste over elever, P for kun liste over personalet, eller E,P for liste over brukere i begge grupper. Dialogboksen for E-POST->ENHET skal alltid inneholde skolens enhetskode. 9

10 EP-KONTO-PERSON.RPT Denne rapporten lager et personark med kontoopplysninger. EP-KONTO.RPT Denne rapporten lager en liste som inneholder navn, brukerkonto eller e- postadresse, passord, og signatur eller basisgruppe. Dialogfeltet Med passord må inneholde J hvis passordet skal vises i rapporten. Dialogfeltet E=... må inneholde verdien E hvis E-postadressen skal vises, eller B hvis brukerkontoen skal vises. E-POST-LISTE.RPT \Egne rapporter\skole\epost\epost-liste.rpt. 10

11 Rapporten lager en liste som inneholder navn, brukerkonto, e-postadresse, passord og basisgruppe. Foresattetilgang Fra høsten 2012 har foresatte hatt tilgang til itslearning via Feide-pålogging. Hvem som skal ha tilgang til den enkelte elev styres fra Extens, og er i utgangspunktet H1 og H2 (uavhengig om de ligger i familie 1 eller 2) Slik håndterer man om de foresatte skal bli overført eller ikke: 1. Finn aktuell elev i elevregisteret i Extens. Stå med musen i hodet på eleven og høyreklikk. På hurtigmenyen som da dukker opp velger man «gå til personer» 11

12 2. Man vil da hoppe med eleven fra elevregisteret til personregisteret i Extens. Marker eleven på nytt i personregisteret, høyreklikk og velg på hurtigmenyen "funksjoner foresattrelasjon»: 3. Da kommer man i et register som heter "foresattrelasjon". Den viser relasjonene til den aktuelle eleven. Om det er tomt (som regel første gangen du er inne der) trykk F11 og velg: 12

13 4. Sånn vil det se ut for en elev med to foresatte: I feltet «Fam.medlem» viser navnet på på foresatte, og i feltet «Sambandstype» ser man om de er definert som hovedforesatt. 5. I feltet Web-visning styrer man overføringen til itslearning. Trykk "F3-Endre" for å sette en J for ja eller en N for nei. N hinder overføring til itslearning i forbindelse med det aktuelle barnet. Brukeren slettes med andre ord ikke dersom han også har andre barn i bergensskolen, og det står web-visning=j i relasjonsraden på disse. 13