Gjennomgang Extens Vigo for private skoler. 28. mars Gjennomgangen bygger på definisjonskatalogen - Registreringshåndboken

Transkript

1 Gjennomgang Extens Vigo for private skoler 28. mars 2012 Gjennomgangen bygger på definisjonskatalogen - Registreringshåndboken Pål Espen Husøy IST

2 Innhold Forutsetninger for korrekt innhold i eksportfila Til Vigo... 3 Elev har byttet programområde Elev har sluttet Elev har byttet fag Elev har startet med fag... 4 Elev har sluttet med et fag... 4 Kontroll av data før eksport av elever og fag Elektronisk kontroll:... 7 Eksport av elever og fag Eksport fra sluttklasse på henholdsvis hovedskole og sluttskole: Kontroll etter eksport av S og E Extens Vigo private skoler Side 2 av 12

3 Forutsetninger for korrekt innhold i eksportfila. Til Vigo Feltet finnes på: Enhet Utdanning Basisgruppe Elev Fag (aktivitet) N på enhet betyr at ikke noe fra denne enheten kommer med på fila. N på utdanning unntar alle elever og alle fag på denne utdanningen. N på basisgruppe unntar alle elever og alle fag i denne basisgruppa. N på en elev unntar denne eleven med alle fag N på et fag unntar dette faget. IST anbefaler: På hovedenhet skal det være J til Vigo på alle nivåer. Legges sluttelever til sluttklasse på hovedenhet, kan elevene i denne klassa få N til Vigo etter at de er eksportert. På sluttenhet skal det være J til Vigo på alle nivåer, unntatt elever. Når et skoleår starter sjekker en at alle elever har N til Vigo. Elever som slutter i løpet av året, og overføres til sluttskole, får automatisk J til Vigo. Etter hvert som disse blir eksportert, legger en N til Vigo på dem, og når skoleåret er slutt, har alle elever på sluttskolen N til Vigo. Når en elev får en endring (karakter) som gjør at han skal eksporteres på nytt, legges J til Vigo slik at han blir med på neste eksport fra sluttskolen. Kanskje også smart å samle disse elevene i en egen endringsklasse? Elev har byttet programområde. Hovedregel: Det ene kortet skal avsluttes, og det skal opprettes et nytt kort. Elev som har sluttet etter forrige overføring, skal være registrert med ett kort på sluttskole/i sluttklasse og ett på hovedskole i aktiv klasse. Begge kort skal med i eksporten til Vigo. Elev har sluttet. Elevens kort skal avsluttes ved bruk av funksjonen slutte/flytte. Avbruddsdato er obligatorisk Avbruddsårsak er obligatorisk o Kodeverk finnes i systemregister. Det blir automatisk elevstatus Sluttet Det blir automatisk fullførtkode Sluttet Det blir automatisk samme avbruddsdato på alle fag på dette kortet Det blir automatisk fagstatus Avbrudd på alle fag på dette kortet. Eleven blir automatisk koplet fra undervisningsgruppene. Eleven kan legges i sluttklasse på hovedskole, eller på sluttskole. Extens Vigo private skoler Side 3 av 12

4 Elev har byttet fag. Ved endring på elevens fag (aktivitet) etter første overføring gjelder følgende rutine ved bytte av fag: Fag en slutter med skal ha fagstatus Avbrudd og en avbruddsdato. Fag en starter med, skal ha fagstatus Elev og en dato i feltet Oppstartdato Elev har startet med fag Fag en elev har starter med etter forrige overføring skal ha fagstatus Elev og en dato i feltet Oppstartdato Elev har sluttet med et fag Et fag en elev slutter med må ha avbruddsdato og fagstatus Avbrudd. Extens Vigo private skoler Side 4 av 12

5 Kontroll av data før eksport av elever og fag. Følgende data skal kontrolleres: Utdanninger har alle utdanninger inntakskode? o Organisasjon utdanning/studieretning listeform. o Utvalg på Enhet Inntakskode: IKKE?????????? Alle utdanninger som mangler inntakskode, eller som har inntakskode med tegn <> 10, vil hentes opp i listeform. Disse skal rettes. o Legges sluttelever til sluttskole, må de aktuelle utdanningene finnes med korrekt inntakskode også her. Er det elever på sluttskole som skal overføres? I så fall, har de J til Vigo? (alle andre elever på sluttskole N til Vigo) o Register Elev utvalg på enhet = XXXSLUTT og Til Vigo = J. o De elevene som kommer opp i dette utvalget vil bli med på fila. Skal de det? Elever finnes det noen på hovedskole med N til Vigo? o Register elev listeform o F9-Utvalg på enhet og Til Vigo: N o Dette utvalget skal eventuelt kun gi oversikt over elever som har sluttet, og som allerede er overført til Vigo, hvis de ligger i sluttklasse på hovedskolen. Elever finnes det noen uten årstrinn? o Register elever listeform. o F9 Utvalg på enhet + årstrinn: (tom Kontroll av fag Extens Vigo private skoler Side 5 av 12

6 o Verktøy elev serieendre tildelte aktiviteter o F9- utvalg på enhet + periode + akt.type: Finnes det fag som mangler karakter på S/E? Finnes det fag som mangler fagtype? Hvordan:(tom) Finnes det fag som mangler Akt.årstrinn : (tom) NB: Ikke tom i alle tre samtidig, da hentes kun de som er tom i alle felt. Denne kontrollen kan utvides ved å gjøre utvalg på Basisgruppe 1*(alternativt elevens årstrinn) og akt. Årstrinn: IKKE 1, tilsvarende med 2 og 3. Da sjekkes ikke bare om eleven mangler akt.årstrinn på ett eller flere fag, men også om akt.årstrinn er i samsvar med elevens årstrinn. Extens Vigo private skoler Side 6 av 12

7 Elektronisk kontroll: Det finnes kontroller under Fil dataoverføring Eksport Eksportsystemer som kan kjøres før eksport. Det kreves rettighet for Dataoverføring for å kjøres disse kontrollene Kontroll Vigo 2005 Lister elever som mangler fullførtkode 2008 Lister elever som ligger på samme programområdekode på mer enn en enhet 2009 Lister elever som har inntakskode som enten mangler eller har < 10 tegn i koden 2010 Lister elever som er aktive på mer enn en enhet Lister elever som har avvik på elevtimer i forhold til fagets timer Kontroll Vigo: Kontrollen krever rettighet til dataoverføring, og er tenkt kjørt sentralt etter at skolene har kontrollert sine data. De "gamle" vigokontrollene er ikke fjernet selv om de er integrert i denne. De kan derfor benyttes hvis en ønsker å gjøre kontroll på enkelte av områdene. Den nye kontrollen henter opp elever som har misforhold på ett eller flere av punktene nedenfor. Extens Vigo private skoler Side 7 av 12

8 Kontrolleres: Enhet Virksomhet Ansvarlig Til Vigo J Skolenummer Feiltekster Enheten mangler virksomhet. Enheten mangler hovedansv. Enhet N Til Vigo Skolekode er ikke utfylt i fliken Koder Utdanning Til Vigo J Inntakskode < 10 tegn Utd. N Til Vigo. Feil inntakskode/akt utdanning Basisgruppe Extens Vigo private skoler Side 8 av 12

9 Til Vigo J Basisgr N Til Vigo. Person Personid Postnr < 4 tegn Fylke/Kommunenr < 4 tegn Ugyldig fødselsnr. Feil postnr. Feil fylke-/kommunenr. Elev Til Vigo J Elev N Til Vigo. Avbruddsdato Avbruddsdato utenfor skoleåret Fullførtkode (på gjeldende enhet/utd/sk.år) Fullførtk. mangler Utdanning Aktuell utd reg. på fl. enheter Fag NOR3*, ENG3* null tim. Fag timetall mot aktivitet timetall Fag "aktuelle fag" mangler timer. Ulikt timet. på fag/elev "aktuelle fag" Off.fagkode < 7 tegn bortsett fra ATF* og ORD* For kort fagk. "aktuelle fag" Avbruddsdato aktivitet Akt.avbr. utenfor sk.år. "aktuelle fag" Type(Hvordan) er blankt eller FF,FP,VP,OR PF,UP,IO Feil type/fag "aktuelle fag" Aktype E sjekkes mot akt.form P,MP,S,M Feil akt.form på akt.type E "aktuelle fag" Extens Vigo private skoler Side 9 av 12

10 Eksport av elever og fag Når kontrollene er gjort, kjøres eksport via Fil- Dataoverføring Eksport Vigo Elever og karakterer: Merk endring: Valgene Fag bare på egen skole og Fag bare på samme årstrinn som eleven er fjernet. Alle fag, på valgte skoler, i samsvar med valgt periode og akt.type, hentes. Valget Ta med fag med henvisning= IV er fjernet, og fagene med slik koder kommer med på fila. Extens Vigo private skoler Side 10 av 12

11 Eksport fra sluttklasse på henholdsvis hovedskole og sluttskole: Eleven har sluttet på HSHSF1----, ligger i sluttklasse på hovedskole, begynt på RMRMF1----, og får to $EL og $EK linjer: Eleven har sluttet på HSHSF1----, ligger i sluttklasse på sluttskole, har begynt på RMRMF1-- --, får to $SK, $EL og $EKlinjer: Extens Vigo private skoler Side 11 av 12

12 Kontroll etter eksport av S og E Er det fag som ikke er eksportert? Verktøy elev serieendre tildelte aktiviteter Utvalg på enhet periode, akt.type og Vigo eksp.dato : (tom) Ligger det elever på sluttskolen som også skal sjekkes? Merk at dato i feltet Vigo eksp.dato oppdateres hver gang denne aktiviteten er med på eksport. Det er altså mulig å eksportere mange ganger, datoen oppdateres. Merk også at dato i dette feltet betyr at det er gjort eksport fa Extens hvor dette faget er med. Det betyr IKKE at denne fila er importert i Vigo. Extens Vigo private skoler Side 12 av 12