Ungdomstrinn og videregående opplæring sluttføring og publisering av halvårs- og sluttvurdering

Transkript

1 itslearning i Osloskolen - veiledning for skoleleder Ungdomstrinn og videregående opplæring sluttføring og publisering av halvårs- og sluttvurdering Mai 2016

2 Innhold Om rollen skoleleder... 2 Om prosessen for sluttføring og publisering... 3 Sjekk av at alle vurderinger er ferdigstilt... 5 Sluttføring og publisering av fagvurderinger for terminen... 9 Sluttføring av fagvurderinger... 9 Deaktivere sluttføring og publisering for et fag Sluttføring og publisering av orden og atferd for terminen Visning av publisert halvårs- og sluttvurdering Publisert orden og atferd Publiserte fagvurderinger Vurderingsbrev (valgfritt) Generering og publisering av vurderingsbrev Forhåndsvisning av vurderingsbrev / Generering av PDF Tilgang til vurderingsbrev Om rollen skoleleder Tilgang som skoleleder gir innsyn i planer, hendelser (timeplan), vurderinger og anmerkninger for alle elever på skolen. I itslearning har skolen et ansvar for å sluttføre og publisere halvårs- og sluttvurderinger. Denne oppgaven er knyttet til rollen "Skoleleder" i itslearning. Denne rollen kan tildeles skoleledere eller delegeres til its-ansvarlig eller administrativt tilsatte. Det kan være ulike personer på en skole som har behov for tilgang som skoleleder i itslearning. Tilgang opprettes av sentral brukerstøtte ved at its-ansvarlige sender inn navn på aktuelle brukere. Merk! Skoleleder bør gjøre seg kjent med prosessen for halvårs- og sluttvurdering for lærer. Det er derfor anbefalt at denne veiledningen sees i sammenheng med veiledningene for lærere som er tilgjengelig via "Hjelp" eller via følgende lenker: Vurdering: Halvårsvurdering med karakter Orden og atferd: Halvårs- og sluttvurdering med karakterer Vurdering: Sluttvurdering med karakter Videoer om temaet itslearning i Osloskolen - veiledning for lærere Side 2

3 Om prosessen for sluttføring og publisering Overordnet sett består prosessen for sluttføring av ulike områder som må følges opp på den enkelte skole. Intern føringsfrist Den enkelte skole må selv bestemme interne føringsfrister for vurderingsarbeidet som kommuniseres til lærerne på skolen. Det betyr at lærerne må få en frist for når de skal være ferdig med vurderingene. Fristen bør settes litt i forkant av sluttføring og publisering slik at det er tid til å følge opp eventuelle mangler eller feil. Det kan av ulike årsaker være behov for å operere med ulike tidspunkt for fag- eller kontaktlærergrupper (klasser). Dette gjelder spesielt for skoler med trinn. Publiseringsdato Den enkelte skole må selv bestemme når halvårsvurderingene skal sluttføres og publiseres. Det kan av ulike årsaker være behov for å operere med ulike tidspunkt for trinn eller kontaktlærergrupper (klasser). Følgende overordnede rammer gjelder for sluttføring og publisering for barnetrinnet: 1. termin: Så raskt som mulig etter terminslutt 15. januar. 2. termin: Halvårsvurdering: I rimelig tid før ferien Sluttvurdering: Frister er gitt i forskrift til opplæringsloven Forskrift til opplæringsloven Standpunktkarakterar i fag Standpunktkarakterar i fag med sentralt gitt eksamen skal fastsetjast seinast dagen før fellessensurmøtet. Standpunktkarakterar i fag med lokalt gitt eksamen skal fastsetjast seinast dagen før skolen gjennomfører den første lokalt gitte eksamenen i faget på det aktuelle trinnet innanfor utdanningsprogrammet Standpunktkarakterar i orden og i åtferd Endelege karakterar i orden og i åtferd skal fastsetjast etter at opplæringa er avslutta. Informasjon om publisering til elev og foresatte Skolen må etablere rutiner for å varsle foresatte og elev når halvårs- og sluttvurderingen publiseres, slik at foresatte får en påminnelse/ et varsel om at de skal logge på for å lese vurderingene. Dette kan gjøres av skolens ledelse eller evt. av kontaktlærer for den enkelte elevgruppe. Varsel kan gis på ulike måter, for eksempel: - som beskjed på en lekse- eller arbeidsplan - i eget skriv fra skolen - som sms via Skole SMS - som e-post til foresatte - som melding i portalen (forutsetter at skolen allerede har etablert praksis for kommunikasjon med foresatt via meldinger i portalen) Dersom varsel gis som melding i portalen, kan skolen lage rutiner for at foresatte og/eller elev bruker itslearning i Osloskolen - veiledning for lærere Side 3

4 lesebekreftelsen der. Siden forskriften ikke lenger krever foresattes underskrift som dokumentasjon på at halvårsvurdering er gitt, står skolene fritt å utforme egne rutiner slik det virker hensiktsmessig. Formål med og rutiner for halvårs- og sluttvurdering kan også være et tema for foreldremøter. Sjekk av at alle vurderinger er ferdigstilt Etter intern føringsfrist må det gjennomføres en sjekk av at alle lærere er ferdig med vurderingene som skal publiseres. Sluttføring og publisering av halvårs- og sluttvurdering for fag Sluttføring og publisering av fagvurderinger utføres som en egen operasjon. Sluttføring medfører at det blir låst for endring og kun skoleleder kan endre eller åpne for endring. Publisering medfører at vurdering blir publisert til elev og foresatt. Sluttføring og publisering skjer i samme operasjon. Det er mulig å sluttføre halvårs- og sluttvurdering i en termin for alle eller utvalgte fag. Faglærere kan ikke endre eller legge til halvårs- eller sluttvurdering etter at vurderingen for en termin er sluttført i et fag. Skoleleder kan åpne for endringer igjen for enkeltfag. Sluttføring og publisering av halvårs- sluttvurdering for orden og atferd Sluttføring av halvårs- sluttvurdering for orden og atferd utføres som en egen operasjon av skoleleder. Sluttføring gjøres for en kontaktlærergruppe (klasse) eller alle kontaktlærergrupper (klasser) på skolen. Kontaktlærer kan ikke endre eller legge til halvårs- og sluttvurdering etter sluttføring. Skoleleder kan gjøre eventuelle endringer. Generere evt. vurderingsbrev (valgfritt) Publisert halvårs- og sluttvurdering blir tilgjengelig for elev, foresatt, kontaktlærer via vurderingsoversikten i itslearning. I tillegg er det mulig å genere et vurderingsbrev som sammenstiller alle vurderinger i en formell visning som er tilgjengelig for elev, foresatt, kontaktlærer og skoleleder. Skoleleder og kontaktlærer kan generere vurderingsbrev av ferdig halvårsvurdering for alle eller utvalgte elever i en kontaktlærergruppe (klasse). Merk at vurderingsbrev kan genereres og publiseres selv om skoleleder ikke har fullført terminen. Det betyr at brev kan gjøres tilgjengelig for elever og foresatte før fagene er låst for endring. Det er derfor viktig at skolen har tydelige rutiner for hvem som skal generere og publisere vurderingsbrevene. Håndtering av unntak og endringer Det kan oppstå behov for å håndtere unntak eller endringer for kontaktlærergrupper (klasser) eller enkeltelever. Skoleleder kan da gjøre endringer eller åpne opp for at faglærer kan gjøre endringer. Alle endringer av karakterer for halvårs- og sluttvurdering blir loggført i en logg som er tilgjengelig for skoleleder. itslearning i Osloskolen - veiledning for lærere Side 4

5 Sjekk av at alle vurderinger er ferdigstilt Etter intern føringsfrist må det gjennomføres en sjekk av at alle lærere er ferdig med vurderingene som skal publiseres. For ungdomstrinn og videregående opplæring kan dette gjøres i SATS ved å sjekke at alle karakterer er overført og på plass. Skoleleder kan også sjekke i itslearning ved behov. I vurderingsoversikten i et fag kan faglærer angi at halvårs- og sluttvurdering er utført ved å velge "Fullfør termin": For orden og atferd kan kontaktlærer angi at halvårs- og sluttvurdering er utført ved å velge "Fullfør termin": Disse valgene gjelder for valgt termin og benyttes til å angi en status for at halvårsvurderingen er utført for faget. Statusene er tilgjengelig for skoleleder og kontaktlærer. Merk! Dette valget publiserer ikke halvårsvurderingen til elev/foresatt. Dette skjer først når skoleleder har sluttført og publisert vurderingen. Skoleleder ser denne statusen og registrerte karakterer i oversikten over vurderinger og for orden og atferd. Velg "Skoleleder": itslearning i Osloskolen - veiledning for lærere Side 5

6 Velg Orden og atferd eller "Vurderinger": Oversikt for orden og atferd: I oversikten vil skoleleder se registrerte karakterer. Merk at visning av hele tabellen foreløpig ikke er optimalisert for mindre skjermer. Navigering til høyre og venstre i tabellen gjøres under tabellen: Helt til høyre vil skoleleder se status for fullføring fra kontaktlærer ved at G (Gruppe) er markert grønn for hver elev i gruppa: Status for O (Organisasjon) endres til grønn når skoleder har sluttført og publisert. itslearning i Osloskolen - veiledning for lærere Side 6

7 Oversikt for fagvurderinger: Denne oversikten gir skoleleder en status for alle halvårs- og sluttvurderinger for valgte kontaktlærergruppe. Merk! Visingen viser fag for inneværende termin. Det betyr at det er viktig å velge 1. termin etter at dator for oppstart av 2. termin er passert. I kolonnen "Status" vises statusen for faglærers fullføring av halvårs- eller sluttvurderingen ved at "F" er markert grønn. Statusen "O" gjelder for fullføring av skoleleder. Den blir markert grønn når skoleleder har sluttført og pubsliert halvårs- eller sluttvurderingen for faget. Kolonnen "Sluttvurderinger" viser om faglærer har opprettet halvårs- eller sluttvurdering i faget. Det kommer funksjonalitet for å sende påminnelser til faglærere som ikke har fullført halvårsvurderingen. Disse påminnelsene blir da sendt til aktuell faglærer som et varsel ("Bjella"). Frem til denne funksjonaliteten er på plass, må faglærer få evt. påminnelse på en annen måte. Kolonnen "Vis vurderinger" gir tilgang til å se registrerte vurderinger for et fag hvis det er behov for det. Velg "Vis" for aktuelt fag: Registrerte karakterer vises: itslearning i Osloskolen - veiledning for lærere Side 7

8 I denne visningen har skoleleder tilgang til å gjøre evt. endringer av registrerte karakterer. Det gjøres ved å trykke på aktuell karakter. Skoleleder kan gjøre endringer selv om halvårs- og sluttvurderingen er sluttført for faget. Alle endringer blir loggført. Merk! Det pågår utvikling for å forbedre denne visning slik at kun vises halvårs- og sluttvurderinger som er benyttet i faget. Helt til høyre i tabellen finnes en logg som viser alle endringer som er gjort av karakteren for en elev. Trykk på Vis for aktuell elev: Logg for endringer vil da vises: itslearning i Osloskolen - veiledning for lærere Side 8

9 Sluttføring og publisering av fagvurderinger for terminen Skoleleder sluttfører halvårs- og sluttvurderingene via oversikten for vurderinger. I itslearning heter dette "Fullføre fag" eller "Fullføre termin". Begge operasjoner gjelder for valgte termin. Sluttføring medfører at halvårs- og sluttvurdering blir låst for faglærer og vurderingen blir publisert. Endringer kan da kun gjøres ved at skoleleder deaktiverer sluttføringen for faget. Sluttført vurdering er synlig i vurderingsoversikten for elev og foresatt. Sluttføring av fagvurderinger Sluttføring av fagvurderinger kan i hovedsak gjøre på to ulike måter. 1. Sluttføre for utvalgte fag for en kontaktlærergruppe (klasse): 1. Velg aktuell gruppe via "Vis gruppe" 2. Hak av for aktuelle fag 3. Velg "Fullfør fag" fag. Halvårsvurdering for de valgte fagene blir da sluttført. Status endres ved at "O" er markert grønn: itslearning i Osloskolen - veiledning for lærere Side 9

10 2. Alle fag på skolen sluttføres ved å velge Fullfør termin : Halvårsvurdering for alle fag blir da sluttført og status endres ved at "O" er markert grønn: Merk! Sluttføring av alle fag på skolen medfører at også eventuell fag uten halvårs- og sluttvurdering blir sluttført. Det medfører at vurderingsoversikten i faget viser at aktuell termin er fullført og at det da ikke er mulig å legge til halvårsvurderinger i faget for den terminen. Skoleleder må da deaktivere fullføringen for aktuelle fag. itslearning i Osloskolen - veiledning for lærere Side 10

11 Deaktivere sluttføring og publisering for et fag Skoleleder kan deaktivere sluttføringen av halvårsvurderingen for et fag hvis faglærer har behov for å gjøre endringer. Det vil da også medføre at vurderingen blir avpublisert og dermed ikke er tilgjengelig for elev og foresatt. Dette gjøres for ett og ett fag. Velg Vis i kolonnen Vis vurderinger for aktuelt fag: Trykk på Endre status som vises over vurderingsoversikten: Statusen for faget blir da endret og faglærer har da tilgang til å gjøre endringer: itslearning i Osloskolen - veiledning for lærere Side 11

12 Sluttføring og publisering av orden og atferd for terminen Sluttføring av halvårs- sluttvurdering for orden og atferd utføres som en egen operasjon av skoleleder. Sluttføring gjøres for en kontaktlærergruppe (klasse) eller alle kontaktlærergrupper (klasser) på skolen. Kontaktlærer kan ikke endre eller legge til halvårs- og sluttvurdering etter sluttføring. Skoleleder kan gjøre eventuelle endringer. Vurderingene blir publisert til elev og foresatt når vurderingen er sluttført for en gruppe. Via Orden og atferd vises oversikten over halvårs- og sluttvurderinger. Velg aktuell kontaktlærergruppe og velg Fullfør termin : Vurderingen for valgte gruppe er da sluttført og publisert. Ved å velge Alle kan halvårs- og sluttvurdering sluttføres og publiseres for alle kontaktlærergrupper: Vurderingen for alle grupper er da sluttført og publisert. Sluttføringen er markert med vurderingsstatusen Fullført for aktuelle grupper: itslearning i Osloskolen - veiledning for lærere Side 12

13 Visning av publisert halvårs- og sluttvurdering Publisert orden og atferd Eleven ser publisert vurdering i oversikten for orden og atferd: Foresatte ser publisert vurdering via elevens profilkort: itslearning i Osloskolen - veiledning for lærere Side 13

14 Publiserte fagvurderinger Publisert halvårsvurdering blir tilgjengelig for elev/foresatt via vurderingsoversikten til eleven eller for faget: Vurderingen viser karakter og i tillegg mål og skriftlig vurdering hvis det er registrert: Vurderingsbrev (valgfritt) Publisert halvårs- og sluttvurdering blir tilgjengelig for elev, foresatt, kontaktlærer via vurderingsoversikten i itslearning. I tillegg er det mulig å genere et vurderingsbrev som sammenstiller alle vurderinger i en formell visning som er tilgjengelig for elev, foresatt, kontaktlærer og skoleleder. Vurderingsbrevet tar også med mål og skriftlig vurdering hvis det er registrert for halvårsvurderingen. Merk at vurderingsbrev kan genereres og publiseres selv om skoleleder ikke har fullført terminen. Det betyr at brev kan gjøres tilgjengelig for elever og foresatte før fagene er låst for endring. Det er derfor viktig at skolen har tydelige rutiner for hvem som skal generere og publisere vurderingsbrevene Generering av vurderingsbrev benyttes på barnetrinnet og er valgfritt for halvårsvurdering for ungdomstrinn og videregående opplæring. Til sluttvurdering brukes vitnemål fra SATS og ikke vurderingsbrev. itslearning i Osloskolen - veiledning for lærere Side 14

15 Generering og publisering av vurderingsbrev Skoleleder og kontaktlærer kan generere vurderingsbrev av ferdig halvårsvurdering for alle eller utvalgte elever i en kontaktlærergruppe (klasse). Velg arkfanen Vurderingsbrev : Velg Organisasjon (skole), aktuell Termin og Gruppe (kontaktlærergruppe). Oversikten viser eleven i valgte gruppe og hvilke vurderingsbrev som evt. allerede er generert. Merk av haken ved siden av "Lærende" for å velge alle elever i en gruppe, eller hak av for én eller flere aktuelle elever: itslearning i Osloskolen - veiledning for lærere Side 15

16 Velg opprett brev: Velg aktuell mal og trykk Opprett : Vurderingsbrevene for de valgte elevene vil da bli generert og en statusmelding for generering vises nederst under lista av elever: itslearning i Osloskolen - veiledning for lærere Side 16

17 Når brevene er ferdig generert vil hver elevs brev vises ved siden av elevens navn: Velg Publiser for å publisere vurderingsbrevet til elever og foresatte: Ved eventuelle feil i vurderingsbrevene kan disse slettes og opprettes på nytt. Sletting av vurderingsbrev kan gjøres for hele gruppa, eller for enkeltelever. itslearning i Osloskolen - veiledning for lærere Side 17

18 For å slette vurderingsbrevene for hele gruppa velg "Slett" under Gruppevurderingsbrev: For å slette vurderingsbrev for én enkeltelev, klikk på brevet ved siden av elevens navn, og velg "Slett" via tannhjulet i vurderingsbrevet. itslearning i Osloskolen - veiledning for lærere Side 18

19 Forhåndsvisning av vurderingsbrev / Generering av PDF Dersom man ønsker en forhåndsvisning av alle vurderingsbrevene for en kontaktlærergruppe, eller en samlet fil med alle vurderingsbrevene tilhørende en kontaktlærergruppe, kan man velge å eksportere til PDF. Merk at denne funksjonen er kun tilgjengelig etter at vurderingsbrevet er publisert. Dersom man kun ønsker en forhåndsvisning må man slette brevet igjen så snart PDF-dokumentet er ferdig generert. Velg "Eksporter til PDF": Velg "Last ned" etter at genereringen er ferdig: Ved eventuelle feil i vurderingsbrevene kan disse slettes og opprettes på nytt. Sletting av vurderingsbrev kan gjøres for hele gruppa, eller for enkeltelever (se over). itslearning i Osloskolen - veiledning for lærere Side 19

20 Tilgang til vurderingsbrev Elevene får et varsel når vurderingsbrevet er publisert og finner i tillegg vurderingsbrevet via vurderingsoversikten under overskriften Brev : Foresatte får et varsel når vurderingsbrevet er publisert og finner i tillegg vurderingsbrevet på forsiden knyttet til aktuell elev: Skoleledere, kontaktlærer og foresatte har tilgang til vurderingsbrevet via elevens profilkort: itslearning i Osloskolen - veiledning for lærere Side 20

21 Vurderingsbrevet samler alle halvårsvurderinger for terminen og har en formell visning: Nederst i brevet vises en oversikt over registrerte anmerkninger og karakter for orden og atferd: itslearning i Osloskolen - veiledning for lærere Side 21