Unit4 Web - Planlegger Overføring av foreløpig budsjett, budsjettjusteringer og lokalbudsjett

Transkript

1 Unit4 Web - Planlegger Overføring av foreløpig budsjett, budsjettjusteringer og lokalbudsjett Økonomisenteret, sept. 2016

2 Innhold 1. Overføring av foreløpig budsjett ved import fra regneark Overføring av foreløpig budsjett ved registrering i Unit4 Web Budsjettjustering ved import fra regneark Budsjettjustering ved registrering i Unit4 Web Finne budsjettjusteringer Overføring av lokalt budsjett ved import fra regneark

3 1. Overføring av foreløpig budsjett ved import fra regneark Forhåndsdefinert Exceleratormal «MAL innlesningsark Planlegger uten spørring» åpnes via Citrix slik at menyvalget «Unit4 Excelerator» blir tilgjengelig. Regnearket inneholder flere arkfaner, og ved overføring av budsjett til Unit4 Web, velges arkfane, «Opprinnelig budsjett». Sjekk at malen inneholder korrekt versjon, eks. 2016F (F betyr forslag). Ved overføring av foreløpig budsjett benyttes ikke buntnummer, og sum bilag i celle C17 skal stemme overens med tildeling. Det er mulig å importere hele budsjettet ved en import, eller dele det opp og sende det inn i flere runder. Uansett fremgangsmåte er det viktig å holde seg innenfor tildelt budsjettramme. Før overføring av budsjett til importmalen, bør du sjekke at tallgrunnlaget ikke inneholder skjulte formler, desimaler ol. I tillegg anbefales kontroll av tallgrunnlag ved aktiv bruk av «Sjekkliste budsjett og regnskap» (Oppdatert versjon finnes på TFKs Intranett). Når tallgrunnlaget er klarert, markeres budsjett som skal overføres til, «MAL innlesningsark Planlegger uten spørring». Velg kopier, plasser markør i celle B22 i malen, velg «Lim inn utvalg» og deretter Verdier (høyreklikke på musa). Siden det finnes skjulte formler i Exceleratormalen, er det viktig at eventuelle endringer i tallgrunnlaget gjøres før overføring til «MAL innlesningsark Planlegger uten spørring». Sjekk i celle C17 at sum bilag stemmer overens med tildelt budsjett. 2

4 Deretter kan import settes i gang ved å velge menypunkt «Unit4 Excelerator» Logg inn Bekreft + Gjeldende ark Postlegge + Gjeldende ark. Eget brukernavn og passord fås ved henvendelse til systemansvarlig. Feilmeldinger kan forekomme dersom det er lagt inn feil i ansvar, tomme (skjulte celler) fra eget regneark, etc. Sjekk brukerlogg før du søker assistanse fra systemansvarlig. Kvalitetskontroller Ved import fra Excelerator skjer kontroll av verdier som overføres, først ved import av filene. Det er derfor viktig å kontrollere at transaksjonene importeres korrekt. Dette gjøres i Unit4 Web, ved å velge Felles Dine bestilte rapporter åpne PL400 rapport ved å trykke på firkantet ikon, og sjekk status for import. 3

5 Som en del av kvalitetssikringen bør også budsjettets tallgrunnlag kontrolleres i etterkant av importen. Velg Rapporter Budsjettoppfølgingsrapporter Planlegger PL001 Pr. sektor, virksomhet, ansvar, tjeneste. Registrer deretter korrekt versjon og virksomhet slik at detaljer fra din budsjettimport vises (Jf. «Sjekkliste budsjett og regnskap»). 4

6 I arkfanen «PL001 Pr. sektor, virksomhet, ansvar, tjeneste kan ulike utvalgskriterier velges. Dersom kun 20XXF velges som kriterie, vil alle overførte budsjettforslag vises. Søket kan imidlertid spisses ved blant annet å registrere ansvardimensjon i tillegg. Detaljgrad på visning kan velges ved å trykke på plusstegn til venstre, som vist her: Økonomisenteret laster budsjettene over til Vedtatt budsjett (eks. 2016V), når budsjettforslag fra alle sektorer er overført til Unit4 Web, i henhold til tildelt ramme 5

7 2. Overføring av foreløpig budsjett ved registrering i Unit4 Web Registrering av foreløpig budsjett direkte i Unit4 Web, anbefales kun når budsjettet er lite og oversiktlig. Velg Planlegger Transaksjonsregistrering I faneark «Utvalgskriterier» velges i feltet Versjon, «20XXF Foreløpig budsjett 20XX» fra rullegardinmenyen. I feltet, «Oppsett for transaksjonsregistrering», velges «BUDSJETT». Ansvarsdimensjon evt. tjeneste kan også registreres, før du trykker Last. I registreringsbildet som framkommer i arkfane «Transaksjoner», registreres budsjettforslaget. Nye rader legges til ved å velge «Legg til». For å kopiere eller slette rad, hakes aktuelle rader ut ved å klikke i boksen til venstre for raden. 6

8 Ved feilregistrering i en kontodimensjonen (Eks. feil tjeneste), merkes radene som skal korrigeres, og deretter trykkes «Endre rad». Velg kolonne som skal korrigeres, og fyll inn med korrekt verdi. Trykk deretter «OK». Registreringene kan lagres både underveis og når alt er registrert ved å trykke «Lagre». Det er mulig å endre budsjettforslagene så lenge det gjøres innen frist for overføring av budsjettforslag. 7

9 3. Budsjettjustering ved import fra regneark Buntnummer opprettes først i Unit4 Web ved å velge Planlegger Systemoppsett Bunter Bunt. Trykk på knappen «Blank ut», og legg deretter inn beskrivelse av budsjettjusteringen. Om det kan knyttes et saksnr. Til budsjettjusteringen, skal det inngå som en del av beskrivelsen. Velg «BUDJUST» i «Oppsett for transaksjonsregistrering». Velg deretter «Lagre». Når boksen «Autonummerering» vises, velges «Budsjettjustering». La feltet manuell nummerering stå blank, og trykk «OK». 8

10 Noter ned tildelt buntnummer slik at det kan registreres i forhåndsdefinert Exceleratormal, «MAL innlesningsningsark Planlegger uten spørring». For å få fram menyvalget «Unit4 Excelerator» i malen, er det nødvendig å åpne malen via Citrix. Registrer tildelt buntnummer i celle D5, og lim inn tallgrunnlaget som skal budsjettjusteres. Før overføring av budsjett til importmalen, bør du sjekke at tallgrunnlaget ikke inneholder skjulte formler, desimaler ol. Når tallgrunnlaget er klarert, markeres budsjettjustering som skal overføres til «MAL innlesningsark Planlegger uten spørring». Velg kopier, plasser markør i celle B22 i malen, velg «Lim inn utvalg» og deretter «Verdier» (høyreklikke på musa). Siden det finnes skjulte formler i Exceleratormalen, er det viktig at eventuelle endringer i tallgrunnlaget gjøres før overføring til «MAL innlesningsark Planlegger uten spørring». Sjekk i celle C17 at sum bilag er 0. Deretter kan import settes i gang ved å velge menypunkt «Unit4 Excelerator» Logg inn Bekreft + Gjeldende ark Postlegge + Gjeldende ark. Eget brukernavn og passord fås ved henvendelse til systemansvarlig. 9

11 Feilmeldinger kan forekomme dersom det er lagt inn feil i ansvar, tomme (skjulte celler) fra eget regneark, etc. Sjekk brukerlogg før du søker assistanse fra systemansvarlig. Status transaksjoner Du kan sjekke status transaksjoner, og også se hvem som godkjenner din budsjettjustering ved å velge Planlegger Spørring transaksjoner Spørring arbeidsflyt PL transaksjoner. Registrer buntnummer og Versjon, og trykk «Søk» Statuskode N W C T Hvor i arbeidsflyten transaksjonene befinner seg Lagret som kladd (er ikke sendt til godkjenning) Arbeidsflyt (workflow) pågår = er sendt til godkjenning Avvist eller slettet Godkjent (Terminated) 10

12 Kvalitetskontroller Ved import fra Excelerator skjer kontroll av verdier som overføres, først ved import av filene. Det er derfor viktig å kontrollere at transaksjonene importeres korrekt. Dette gjøres ved å velge Felles Dine bestilte rapporter. Åpne din rapport ved å trykke på firkantet ikon (sjekk ordrenr, dato osv). Rapport PL400 Postback produseres etter import fra Excelerator, og her framkommer importens status. Som en del av kvalitetssikringen bør også budsjettjusteringens fordeling mellom ulike kontodimensjoner kontrolleres. Det anbefales blant annet en sjekk av tjeneste, ansvar og evt. prosjektdimensjonen. Flere egnede rapportmaler finnes i Unit4 Web under Rapporter Budsjettoppfølgingsrapporter Detaljert f.eks B006 osv 11

13 4. Budsjettjustering ved registrering i Unit4 Web Registrering av foreløpig budsjett direkte i Unit4 Web, anbefales kun når budsjettjusteringen er kort og oversiktlig. Velg Planlegger Transaksjonsregistrering I faneark «Utvalgskriterier» velges i feltet Versjon, 20XXJ Regulert budsjett 20XX fra rullegardinmenyen. Trykk deretter på knappen «Ny bunt». Legg inn beskrivelse av budsjettjusteringen og velg fyll inn rubrikkene avhengig av hvilken type justering dette gjelder. I det første feltet velges alltid «Budsjettjustering». Øvrige valg, «Planlegger lønn» og «Budsjettjustering politisk» brukes kun av Økonomisenteret. I de fleste tilfeller vil bestilling av ny bunt se ut slik: 12

14 Feltet «Bunt» skal ikke fylles ut siden buntnummer produseres automatisk når bestilling lagres. Feltet «Beskrivelse» skal være informativt, og det betyr at saksnr. skal oppgis dersom det kan knyttes til budsjettjusteringen. I feltet «Oppsett for transaksjonsregistrering» velges «BUDJUST». Bestilling av ny bunt lagres ved å trykke «OK». Buntnummer produseres automatisk i arkfanen «Transaksjoner» ved å velge «Legg til», og deretter Lagre. Når dette er gjort, kan registrering av budsjettjustering igangsettes. Nye rader legges til ved å velge «Legg til». Rader kan kopieres eller slettes ved å hake ut aktuelle rader ved å klikke i boksen til venstre for raden. Ved feilregistrering i en kontodimensjonen (Eks. feil tjeneste), merkes radene som skal korrigeres, og deretter trykkes «Endre rad». Velg kolonne som skal korrigeres, og fyll inn med korrekt verdi. Trykk deretter «OK». 13

15 Transaksjonene lagres ved å trykke på «Lagre», og en viktig forutsetning for lagring er at bunten er i balanse. Det er mulig å korrigere bunten ved en senere anledning om behovet melder seg. En lagret bunt kan hentes opp senere ved å velge faneark «Utvalgskriterier», registrer buntnummer, og trykk deretter på «Last». Når bunt er ferdig registrert, sendes den til godkjenning ved å trykke på knappen «Send alle» i registreringsbildet, og deretter «Lagre». Godkjenner vil da få budsjettjusteringen i sin arbeidsliste. Så snart transaksjonene er godkjent, er det mulig å sjekke at budsjettjusteringen stemmer på alle kontodimensjonene.. 14

16 Status transaksjoner Du kan sjekke status transaksjoner, og også se hvem som godkjenner din budsjettjustering ved å velge Planlegger Spørring transaksjoner Spørring arbeidsflyt PL transaksjoner. Registrer buntnummer og Versjon, og trykk «Søk» Statuskode N W C T Hvor i arbeidsflyten transaksjonene befinner seg Lagret som kladd (er ikke sendt til godkjenning) Arbeidsflyt (workflow) pågår = er sendt til godkjenning Avvist eller slettet Godkjent (Terminated) Kvalitetskontroller Som en del av kvalitetssikringen bør også budsjettjusteringens fordeling mellom ulike kontodimensjoner kontrolleres. Det anbefales blant annet en sjekk av tjeneste, ansvar og evt. prosjektdimensjonen. Flere egnede rapportmaler finnes i Unit4 Web under Rapporter Budsjettoppfølgingsrapporter Detaljert f.eks B006 osv 15

17 5. Finne budsjettjusteringer Du finner oversikt i Unit4 Web ved å velge Rapporter Budsjettoppfølgingsrapporter Planlegger LL02 Budsjettransaksjoner per bunt. Registrer på «Bunt mellom» 1*, eller eksakt buntnummer, enhetens ansvarsdimensjon, og Versjon: 20XXJ,. Trykk deretter «Søk». Det anbefales å gjennomføre slikt søk i forbindelse med budsjettoppfølginger (hva har enheten fått overført, og hva er fortsatt utestående)? 16

18 6. Overføring av lokalt budsjett ved import fra regneark Lokalbudsjett Et internt styringsredskap hvor fordeling av midler kan gjøres både mellom avdelinger, prosjekter, eller begge deler. Dette innebærer at ledere på ulike nivå får tildelt budsjettmidler på eget ansvar eller prosjektnr. Import av lokalbudsjett Forhåndsdefinert Exceleratormal «MAL innlesningsark Planlegger uten spørring» åpnes via Citrix. Regnearket inneholder flere arkfaner, og ved overføring av lokalbudsjett til Unit4 Web, velges arkfane, «Lokalbudsjett budsjett». Sjekk at malen inneholder korrekt versjon, eks. 2016L (L betyr Lokal). Ved overføring av lokalbudsjett benyttes ikke buntnummer, og sum bilag i celle C17 skal stemme overens interne prioriteringer. Det er mulig å importere hele budsjettet ved en import, eller dele det opp og sende det inn i flere runder. Lokalbudsjettet overføres direkte til Unit4 Web uten godkjenning fra Økonomisenteret. Før overføring av budsjett til importmalen, bør du sjekke at tallgrunnlaget ikke inneholder skjulte formler, desimaler ol. Når tallgrunnlaget er klarert, markeres budsjett som skal overføres til, «MAL innlesningsark Planlegger uten spørring». Velg kopier, plasser markør i celle B22 i malen, velg «Lim inn utvalg» og deretter Verdier (høyreklikke på musa). Siden det finnes skjulte formler i Exceleratormalen, er det viktig at eventuelle endringer i tallgrunnlaget gjøres før overføring til «MAL innlesningsark Planlegger uten spørring». Sjekk i celle C17 at sum bilag stemmer overens med interne prioriteringer. 17

19 Deretter kan import settes i gang ved å velge menypunkt «Unit4 Excelerator» Logg inn Bekreft + Gjeldende ark Postlegge + Gjeldende ark. Eget brukernavn og passord fås ved henvendelse til systemansvarlig. Feilmeldinger kan forekomme dersom det er lagt inn feil i ansvar, tomme (skjulte celler) fra eget regneark, etc. Sjekk brukerlogg før du søker assistanse fra systemansvarlig. Tips til videregående skoler: Ved import av budsjettmidler på tjeneste anbefales det i lokalbudsjett å bruke riktig tjeneste ved import (f.eks 52100). På den måten kommer budsjett og regnskap på samme linje i Agresso, og rapport B012 eller B013 vil da gi bedre oversikt sammenlignet med vedtatt budsjett. Kvalitetskontroller Som en del av kvalitetssikringen bør også lokalbudsjettets fordeling mellom ulike kontodimensjoner kontrolleres. Det anbefales blant annet en sjekk av tjeneste, ansvar og evt. prosjektdimensjonen. Flere egnede rapportmaler finnes i Unit4 Web under Rapporter Budsjettoppfølgingsrapporter Detaljert f.eks B012, B013 og B017 som alle viser lokalbudsjett i forhold til regnskapsføringer. 18