Intern FR sak. Videregående skoler. Vår ref.: Lillehammer, 26. september 2011 Deres ref.:

Transkript

1 Videregående opplæring Til Videregående skoler Intern FR sak Vår ref.: Lillehammer, 26. september 2011 Deres ref.: Administrativt vedtak Vedtaksdato Sak nr FR sak /11 A 07 Fylkesrådmannen gis myndighet til å ta avgjørelser på fylkeskommunens vegne og til å treffe vedtak i alle enkeltsaker og alle typer av saker som ikke er av prinsipiell politisk betydning, jfr. A 01 og A 02. Videregående opplæring FOS Rundskriv Elevtelling og rapportering av elevopplysninger høsten 2011 VEDTAK Retningslinjer for kvalitetssikring av elevtelling og rapportering av elevopplysninger i Extens følges etter rutine gitt i saksinnstillingen. Postadresse Besøksadresse Saksbehandler: Postboks 988 Kirkegaten 76, Lillehammer Eva Cecilie Gihle 2626 LILLEHAMMER Bankkonto: Telefon: Org. Nr: E post: postmottak@oppland.org Telefaks:

2 SAKSINNSTILLING I forbindelse med elevtelling 1.oktober og rapporteringer til Statens Lånekasse og til Statistisk Sentralbyrå (SSB) overfører Inntakskontoret opplysninger om elever og privatister fra Extens til VIGO. Dette er en eksport som gjøres pr. enhet (skole, privatistenhet). SSB skal ha opplysninger om: antall elever for skoleåret (alle elevfag, fagstatus, elevstatus, etc.) resultater fra skoleåret (fullførtkoder, karakterer, avbruddsdato osv) voksne som har hatt opplæring gjennom Karrieresenteret OPUS Lånekassen skal ha opplysninger fra skoleåret for personer som ikke er omfattet av opplæringslova 3-1: privatister de som tar enkeltfag de som går privat vdg skole og som tar privatisteksamen på en fylkeskommunal vdg skole fagskole voksenopplæring (elever, privatister, praksiskandidater ved Karrieresenteret OPUS) Det er viktig at dataflyten mellom Extens og VIGO fungerer på best mulig måte, slik at SSB og Lånekassen får riktige opplysninger. Dataene som leveres blir brukt i mange sammenhenger i SSB. De viktigste anvendelsesområdene er til KOSTRA (KOmmune, STat-RApportering) som igjen påvirker rammetilskuddet til fylkene, og i statistikk over befolkningens høyeste utdanning. I rapporteringen inngår også karakterstatistikken for videregående opplæring som går til Utdanningsdirektoratet. Lånekassen påpeker at manglende data får direkte konsekvenser for den enkelte lånetaker. Det er også nødvendig for Oppfølgingstjenesten at VIGO- registeret er så korrekt som mulig. Nedenfor er det satt opp en liste med punkter som vi ber dere gjennomgå, fordi det ofte oppstår feil når opplysningene eksporteres fra Extens. Flere punkter henviser til Brukerhåndbok Registrering og kvalitetssikring av data i Extens, heretter kalt Brukerhåndboka, du finner den her eller gå inn på - videregående opplæring - skjema og dokumenter 1. Felles Basisgrupperegister Fra og med skoleåret 2011/2012 skal alle skoler bruke felles koder for basisgrupper. Oversikten finnes her eller på - videregående opplæring - skjema og dokumenter Felles basisgruppenavn gjør det enklere å få ut korrekt statistikk, f.eks kan vi ta ut delkurselever (11-12/DELKURS) fra statistikken. 2. Elevfag (aktivitetsflik) Alle fag som den enkelte tar, skal legges på Aktivitetsfliken. Ta en sjekk ved å kjøre rapport for å se at det ligger riktig antall fag på alle elever.

3 For å finne gyldige fagkoder for elever fra språklige minoriteter som får særskilt språkopplæring se side 54 i Brukerhåndboka 3. Status på fag (aktivitetsflik) Sjekk at fagstatus er satt korrekt, se side 42 i Brukerhåndboka. Skolen må legge på alle status som er ulik fra elev (E). 4. Elevtimer (aktivitetsflik) E. timetallet overføres til VIGO og er bakgrunn for elevenes kursprosent. Dette er grunnlagstall for SSB, og også viktige tall for Lånekassen ved omgjøring fra lån til stipend. Elevens timer i faget følger normalt fagets omfang i 60 minutter. Det er kun avvikende timetall som skal registreres i feltet E.timer. Se side 48 i Brukerhåndboka for nærmere detaljer. Kontroll Elevtimer-fagtimer Denne kontrollen sammenligner omfanget som ligger på de forskjellige fag i fagregisteret med det som ligger på i feltet E.timer på den enkelte elev og lister opp der det er forskjell. Rett opp eventuelle forskjeller med å hurtiginntaste riktig timetall i feltet E. timer. - Start kontrollen ved å gå til Fil dataoverføringer eksport eksportsystemer - Bla deg fram til kontroll 2011 Kontroll Elevtimer-fagtimer - Legg inn riktig enhet, lagre og trykk F11-Eksportere. Dersom du har avhuket Vis resultatfil, så kommer resultatet opp på skjermen. 5. Fritak i fag Dersom en elev har fritak i fag, for eksempel på grunn av tidligere utdanning, skal faget legges inn på aktuell periode med karakter F, fagstatus F og fagmerknadkode FAM01.

4 6. Elevstatus (inntaksfliken) Sjekk at elevstatus er satt korrekt. For definisjoner på ulike elevstatus se side i Brukerhåndboka. 7. Bruk av programområdekoder og fagkoder for elever med vedtak om spesialundervisning og IOP Elever som etter vedtak om spesialundervisning ikke skal ha vurdering med karakter i ett eller flere fag, skal være registrert på et utdanningsprogram/programområde hvor målet er grunnkompetanse. Følgende programområdekoder skal benyttes for grunnkompetanse for elever som går i ordinære basisgrupper: xxxxx1h--- Grunnkompetanse på Vg1 (f.eks BABAT1H---) xxxxx2h--- Grunnkompetanse på Vg2 (f.eks BABYG2H---) xxxxx3h--- Grunnkompetanse på Vg3 (.feks BAMUR3H---) Elevene skal være registrert med: - Ordinære fagkoder med fagstatus A i fag med IV (ikke vurderingsgrunnlag) og fagstatus E i fag med karaktervurdering. - programområdet skal inneholde koden H i 7 posisjon i utdanningskoden, se eksempel over. Skolene må kode om de elevene dette gjelder. Mye står også beskrevet i Brukerhåndboka side Det viktigste for rapporteringen er at H-koden er med, den enkelte skole får vurdere om de vil spesifisere kode for eventuell opplæring i grupper: 8. Endring av karakter etter feilføring, klage eller ny/utsatt/særskilt prøve Side 80 i Brukerhåndboka. Endringer i elevens karakterer på grunn av klage på karakter, feilføring av karakter eller ny/utsatt/særskilt prøve er vanskelig å fange opp gjennom utlastingen fra Extens. Det skyldes i hovedsak at disse karakterene som regel settes i Extens etter at overføringen til Vigo er foretatt. Utfordringen er å få det nye resultatet på rett skoleår slik at blant annet poengsummen i forhold til inntaket blir riktig. For å oppnå dette bør registreringen foregå på følgende måte: Ny/utsatt/særskilt prøve Sett IV i feltet Henvisning på den gamle aktiviteten. Det skal ikke stå avbruddsdato på faget. Opprett et nytt kort på eleven på basisgruppe 11/NYKARAK og med programområdekode (utdanning) som tilhører det året eksamen opprinnelig ble eller skulle bli tatt. En elev kan være registrert to ganger på samme enhet, men med to ulike programområdekoder.

5 Legg inn det nye faget med periode 111 for høsteksamen. Sett korrekt kode i feltet Karakterstatus på aktivitetsfliken. Det er viktig at selv om karakteren opprinnelig skulle ha tilhørt f.eks skoleåret 2010/2011, så må faget nå legges inn med periode 11. Hvis eleven nå har bestått alle fag, endres fullførtkoden til B. Feilføring og klage Der karakteren endres på grunn av feilføring eller klage, endres karakteren på den opprinnelige aktiviteten og det legges Endret eller Klage i feltet Karakterstatus. 9. Ugyldig personid Hvis person-id ikke er korrekt, markeres feltet med gul farge. Riktig fødselsnummer må tilstrebes på alle personer i en sentraldatabase. Blir en elev liggende dobbelt i databasen, både med korrekt og fiktivt fødselsnummer, er det selvsagt uheldig for rapporteringen. Inntakskontoret har mulighet til å finne riktig person-id. 10. Utdanningskode Alle utdanninger som er i bruk skal være tilknyttet en 10-sifret inntakskode. Utdanningskodene skal ikke endres selv om en elev avbryter opplæringen på skolen. Det er ikke tillatt å bruke koder som ikke finnes i GREP-basen: UTGÅR, AVSLUTTET, FIKTIV, PRIVATIST, TAF4. Elever registrert med slike koder vil ikke bli lastet ut til Vigo, og vi får ikke fanget opp endringer. 11. Elever som avbryter opplæringen For elever som avbryter utdanningsprogrammet/programområdet skal det brukes sluttet funksjonen : Stå i hodet på eleven og benytt høyre musetast. Velg Funksjoner og Slutter/flytter. Når en elev er sluttregistrert på denne måten vil den automatisk få avbruddsdato og sluttstatus i alle fag som er koblet på kortet. I tillegg elevstatus = sluttet og Fullførtkode = sluttet. Elever som avbryter opplæringen etter 1. september 2011 legges over på sluttbasisgruppe 11-12/SLUTT på hovedenheten. Se side i Brukerhåndboka. 12. Elevtelling pr. 1. oktober, grunnlag for endelig statistikk Fylkesopplæringssjefen ber om at samtlige skoler kontrollerer elevregisteret i Extens nøye og sjekker at det kun er aktive elever som står oppført. Delkurselever registrereres i basisgruppe

6 11-12/DELKURS. Kontroller at alle som har sluttet har avbruddsdato og basisgruppe 11-12/SLUTT. Inntakskontoret trenger å vite hvem som er elever skoleåret 2011/2012 for å beregne korrekt forbruk av rett til skolegang. I tillegg danner antall elever pr. 1. oktober grunnlaget for ressurstildelingen til skolene i Fristen for forbruk av rett er 15. oktober. Vi overfører data fra Extens til VIGO umiddelbart etter kl. 12 mandag 10. oktober 2011 og ber om at skolene gjør alt klart i Extens innen da. Spørsmål kan rettes til Anton Syverhuset på Vinstra vgs eller til Inntakskontoret. ~~~ ~~~