Privatskolesamling 19. mars Trude Riple Vigo IKS

Transkript

1 Privatskolesamling 19. mars 2013 Trude Riple Vigo IKS

2 Registreringshåndboken Et samarbeid mellom Utdanningsdirektoratet, SSB og Vigo. Håndboken oppdateres en gang pr år. Klar medio april. Registreringshåndboken finnes her: Brukerhåndbok Extens, SATS, TP/iSkole Brukerhåndbøkene er et samarbeid mellom Vigo og de tre skoleadministrative systemene. Blir lagt ut i innsamlingsportalen.

3 Endringer fra 2012 til 2013 Fødselsnummer PAS/PGS kan ikke benytte Vigo sitt fiktive fnr HS Helse- og sosialfag er endret til Helse- og oppvekstfag Programområder 7. og 8. posisjon er Vigo sine kategorier 9. og 10. posisjon er Vigo sine varianter Presisering av kodeverket for påbygg (PBPBY-kodene) Startdato på programområdet noen presiseringer Avbruddsdato på programområdet noen presiseringer Bl.a benytte dagen etter siste undervisningsdag som siste dag på skolen dersom eleven ikke svarer på utsendt brev. Avbruddsdato på faget Skal føres både avbruddsdato og fagstatus S når eleven går ut av fag før det er satt standpunktkarakter.

4 Endringer fra 2012 til 2013 forts. Elevtimer listen over fag er supplert FAM-koder FAM46 krever også fritekst Fullførtkode Både karakter 1 og IV gir fullførtkode M Hele utd.progr (Vg1) /progr.omr. (Vg2/Vg3) må være gjennomført Karakterstatus Feilretting og noe presisering Karakterer ID skal ikke lenger benyttes (se føringsskrivet) Noe presisering Skolenummer Tatt inn som ny variabel. Gjelder Vigo-nr Org.nummer Tatt inn som ny variabel

5 Fiktive fødselsnr for elever i privatskolene Skolen kontakter Inntakskontoret (IK) i bostedsfylket til eleven. (Navn, fødselsdato og -år, kjønn, adresse, postnr, poststed og kommunenr) IK kontrollerer i folkeregisteret om det ligger F-nr eller D-nr på eleven. IK oppretter evt. fiktivt fnr og melder tilbake til skolen. IK registrerer aktuelle data inn i lokalbasen (Navn, fiktivt fødselsnummer, kjønn, adresse, postnr, poststed og kommunenr) Data synkes fra lokalbasen til sentralbasen samme natt. Når en elev med fiktive fnr eksporteres fra WIS for import i sentralbasen vil sentralbasen finne riktig fylke (rett lokalbase) å sende ut elevdataene til. Eleven får et F-nr eller D-nr. Skolen kontakter igjen IK for å få døpt om fiktivt fnr til nytt F-nr eller D-nr i lokalbasen. Data vil bli oppdatert i sentralbasen dagen etter. Skolen benytter nytt F-nr eller D-nr ved neste datalevering til Vigo

6 Ajourhold av data ved skolestart Første rapportering fra privatskolene til Vigo er 1.9. innsamlingen (leveringsfrist 12. september). Til den tid må eleven være registrert med riktig programområde (riktig 10 tegn kode). Alle elever og programområder som rapporteres pr skal være med i alle innsamlinger ut hele skoleåret. Er «fasit» for resten av skoleåret. Fagene rapporteres ikke i denne innsamlingen.

7 Bytte av programområdekode etter 12. sept Ved endring av programområdekode etter denne dato må eleven avsluttes på programområdet (med avbruddsdato og avbruddsårsak) og legges inn med nytt programområde (med startdato). Gjelder både når det er registrert feil programområdekode på eleven og når eleven reelt bytter programområdekode. Unntak sammen grunnkode (6 første tegn) mellom STREA og STSSA

8 Startdato på programområdet Alle elever som starter etter skolestart (dvs fom dag to) skal ha registrert startdato. Avbruddsdato på programområdet Alle elever som avbryter skolegangen før skoleslutt skal ha registrert avbruddsdato og avbruddsårsak. Unntak når eleven har fått H2-/S- eller E-karakterer. Elever det blir sendt avbruddsbrev til, og som ikke responderer på dette, kan settes med dagen etter siste undervisningsdag som avbruddsdato.

9 Elever som slutter mellom og Dette skoleåret ble det foretatt to ekstra innsamlinger. Primo november Viktig for å få opprettet riktige søkeropplysninger på eleven før Vigo sin web-søking åpner. Medio januar Viktig for å oppdatere elever som har avbrudd så langt. Dvs eleven får riktig inntaksgrunnlag ved søking på Vigo-web. Viktig med oppdatering ved bytte mellom STSSA og STREA

10 Konsekvenser Ved feilregistrering av elever som starter og/eller avbryter i løpet av skoleåret kan det føre til at eleven bli stående i Vigo som aktiv elev. En aktiv elev forbruker et år av fristen (har fem år til å ta ut retten) selv om avbruddsdato er før 1/10. Rettsdato kan variere fra fylke til fylke. Feilføring kan få innvirkning på rettsberegningen. 3-1 i Opplæringsloven Rett til tre års videregående opplæring. Retten må tas ut i løpet av en sammenhengende periode på fem år, og innen utgangen av det året eleven fyller 24 år.

11 Opplæring i utlandet i regi av en norsk skole som er lokalisert i Norge Pr i dag gjelder dette følgende privatskoler: Danielsen, Drottningborg og Heltberg Benytt STREA2UT-- STSSA2UT-- Det ligger også kode på Vg1 STUSP1UT-- Data skal overføres til Vigo

12 Utvekslingselever Eleven må selv kontakte Inntakskontoret i sitt hjemmefylke for å melde fra om et år i utlandet som utvekslingselev. Viktig i forhold til riktig innsøkingsgrunnlag ved neste års søking på Vigo-web. Inntakskontoret registrere eleven på skolenr og den programområdekoden eleven vil få godkjent etter året i utlandet. Dersom skolen har eleven registrert i sitt datasystem, det året vedk er i utlandet, må eleven ikke overføres til Vigo. Følg rutine for det aktuelle SAS. (Nei til Vigo)

13 STUSP2---- og STUSP3---- er ikke godkjente programområdekoder STREA2RS-- og STSSA2RS-- bør om mulig benyttes istedenfor STUSP2RS--- STREA3RS-- og STSSA3RS-- bør om mulig benyttes istedenfor STUSP3RS---

14 Elever som får endret karakter pga feilføring etter at juni-filen er levert til WIS. Karakteren som endres skal markeres med karakterstatus E (se info i brukerhåndboken under variabel Karakterstatus). Gjelder halvårvurdering 2, standpunkt og eksamen. Endres karakteren etter innrapportering i juni kan det være aktuelt å melde fra om dette til aktuelt Inntakskontoret (i forhold til inntaket i juli/august). Må registreres i skolen sitt SAS. Vil bli oppdatert i Vigo i forbindelse med innsending 18. oktober (korreksjon av data foregående skoleår).

15 Elever som får endret karakter på grunn av klage. Det registreres kode K (klage på karakteren) i feltet Karakterstatus dersom karakteren endres. Fullførtkoden må evt. oppdateres. Siste offisielle levering til Vigo for forrige skoleår er 19. oktober (excel-ark) Hva med klager som vedtas etter denne dato?? Vigo har endelig levering av data til SSB/Udir 22. oktober. Mulig med oppdatering av data frem til medio oktober (direkte i excel-ark). Kontakt evt. WIS Etter den tid må evt. endringer av karakter, som får følge for lån/stipend, meldes direkte til Lånekassen.

16 Elever med ny, utsatt og særskilt eksamen Dagens regler Registreres på neste skoleår med fjorårets programområdekode og kun faget/-ene det skal tas NUS-eksamen i. Skal ha fagstatus E (elev). Eksempel STREA2---- Har standpunktkarakter 1 i et avsluttende fag STREA2---- Legges inn kun med faget det skal tas nye eksamen i Legg inn aktuell karakterstatus S (alt N ved kar 1 til eksamen eller U ved fravær til eksamen) STREA3---- Legges inn med fagene eleven skal ta dette året.

17 Fag som en elev tar på en annen skole Faget (eks FSP-fag/PSP-fag eller spesielle programfag) skal rapporteres til Vigo fra den skolene eleven tar faget på. Fag som evt er registrert inn på skolen pga utskriving av KB eller VM skal derfor ikke overføring til Vigo. Følg rutinen for det aktuelle SAS om hvordan faget skal unndras for rapportering (Nei til Vigo).

18 Elever som tar privatisteksamen gjennom fylket sitt Eksamenskontor Faget skal ikke overføres til Vigo fra privatskolen. Faget og karakteren blir sendt til Vigo fra fylket sitt Eksamenskontoret. Følg rutinen for det aktuelle SAS om hvordan faget skal unndras for rapportering (Nei til Vigo).

19 Føringsskrivet pkt 6 Elever som ikke møtt (IM) til eksamen (føringsskrivet pkt 6.3) FAM29 «Eksamen ikke avlagt» ( ugyldig fravær ) IM teller som verdi 0 i poengberegning ved inntak FAM39 «Dok. fravær jf. 3-35» IM teller ikke med i poengberegning ved inntak Elever som blir bortvist fra eksamen (føringsskrivet pkt 6.4) Får IV i rubrikken for eksamenskarakter + aktuell eksamensform Det skal føres FAM29 «Eksamen ikke avlagt» Elever som får eksamen annullert pga fusk (føringsskrivet pkt 6.5) Får IV i rubrikken for eksamenskarakter + aktuell eksamensform Standpunktkarakterene faller bort. Det skal føres stiplet linje (blank til Vigo) i rubrikken for standpunktkarakter og FAM04 «Eksamen annullert» Elever som får eksamen eller karakter til eksamen annullert Se føringsskrivet pkt 6.2 Elever som får avlyst eksamen Se føringsskrivet pkt 6.6

20 Føringsskrivet pkt 7 Fritak fra opplæring eller vurdering med karakter og godkjenning av fag fra Norge eller utlandet. HUSK!! Fritak kan i hovedsak bare settes dersom eleven har standpunktkarakter i faget fra tidligere. OBS! 7.2 Fritak fra opplæring i skriftlig sidemål 7.3 Fritak fra opplæring i kroppsøving for elever 7.4 Fritak fra vurdering med karakter i sidemål og kroppsøving for elever

21 Føringsskrivet pkt 3 Merknader til vitnemål og kompetansebevis Noen steder kan det være aktuelt med to FAM. Den som har betydning for poengberegning ved neste års trinn skal føres. FAM33* (Kar. gitt som halvårsvurdering) føres ikke dersom den kolliderer med FAM01, FAM02, FAM05, FAM14, FAM21, FAM34 og FAM41 FAM21* (Ikke vurderingsgrunnlag) føres ikke dersom den kolliderer med FAM14, FAM34 og FAM41. Elev med IOP som får IV pga f.eks. stort fravær skal ha ført FAM21 istedenfor FAM05. * FAM33/FAM21 (som bli FAM nr to) skal føres vha VMM23 (se side 9 i føringsskrivet)

22 Vigo Kodeverksbase Basen kan benyttes som oppslag.

23 Vigo Kodeverksbase forts