Fagforum VIGO Voksen Værnes, september 2016

Transkript

1 Fagforum VIGO Voksen Værnes, september 2016

2 Kvalitetssikring av data statistikk til SSB og Udir Trude Riple John Kristiansen

3 VIGO Voksen Kandidaten registreres seg på VIGO Web og overføres til VIGO Voksen blir realkompetansevurdert i VIGO Voksen har behov for restopplæring Kandidaten trenger opplæring i ett eller flere fag. Personalia Programområdet Akt. fag Fagstatus Elevstatus Kandidaten er ferdig med opplæring: Personalia Programområdet Akt. fag Karakterer Fullførtkode Fagstatus Extens/SATS/iSkole Kandidaten Blir registrert ved en skole for å få opplæring i ett eller flere fag. Blir registrert på eksamenskontoret fordi vedk. er oppmeldt til en eksamen (eks. skriftlig Vg3 eksamen for praksiskandidater). VIGO Fra VigoVoksen: Data som er oppstått i VIGO Voksen (Personalia, programområder, akt. fag, fagstatus, elevstatus, karakterer, fullførtkoder og aktuelle datofelt). Fra Extens/SATS/iSkole: Resultat fra opplæring ved skole. (Personalia, programområder, akt. fag, fagstatus, elevstatus, karakterer, fullførtkoder og aktuelle datofelt). VIGO Kandidaten har vært oppe til fag-/svenneprøven. Resultat av prøven sendes tilbake til VIGO Voksen

4 Hver fylkeskommune bør ha en person som har ansvaret for levering av data i forbindelse med nasjonal statistikk. Ansvarsoppgaver: at informasjon blir gitt til fylkesansvarlig for aktuelle datasystem. at alle data blir overført fra underliggende system til VIGO (innen fastsatt tidsfrist). kvalitetssikring av alle data før levering av sentral statistikk (innen fastsatt tidsfrist) samhandling mellom de forskjellige systemene.

5 I tillegg må følgende personer sørge for god datakvalitet i «sitt» system og informasjonsflyt nedover i underliggende ledd: Inntakskontoret/Fagopplæringskontoret (VIGO) Fylkesansvarlig VIGO Voksen Fylkesansvarlig Extens, SATS eller iskole Fylkesansvarlig for privatisteksamen Det må videre være et godt samarbeid mellom ovennevnte grupper for å oppnå god datakvalitet.

6 Kandidatens opplæringsrett Opplæringslova 4A-3 Rett til vidaregåande opplæring for vaksne «Vaksne som har fullført grunnskolen eller tilsvarande, men som ikkje har fullført vidaregåande opplæring, har etter søknad rett til vidaregåande opplæring. Første punktum gjeld vaksne frå og med det året dei fyller 25 år.» Voksenrett = V «Vaksne som er tekne inn til vidaregåande opplæring, har rett til å fullføre opplæringsløpet. Dette gjeld sjølv om dei ikkje har rett til vidaregåande opplæring etter første leddet.» Fullføringsrett = F eller Ikke rett = I

7 Ved overføring til VIGO blir retten lagt i feltet Importert rett både på eleven ( EL nr 22) og elevkurset ( EK nr 32). Fylker som henter data både fra Extens eller SATS og VIGO Voksen må være bevisst på rekkefølgen for innhenting av filene. Viktig dersom ikke begge systemene har registrert samme rett. Hentes bare elevdata fra VIGO Voksen vil den importerte retten kunne bli forskjellig dersom den ikke er registrert lik i VIGO Voksen og Extens eller SATS. (iskole har ikke feltet rett i sitt system). Rett på eleven vil da komme fra VIGO Voksen og retten på elevkurset vil komme fra Extens eller SATS. VIGO beregner også retten ut fra de data som ligger i databasen. For «eldre» voksne kan det ligge mangelfulle data i VIGO. Noe som kan føre til at kandidaten får beregnet feil rett. Statistikk til Udir/SSB: «.. Dersom beregnet rettstype er I brukes importert rett fra SAS dersom denne er ulik I.»

8 Retten registreres slik i Extens Ligger på Register- Elever (i Kartotekform) - Mappekort Inntak SATS iskole Har ikke feltet rett. Nordland må finne egen løsning på dette.

9 Fagstatus Registrert fagstatus på fagene avgjør hvilken elevstatus kandidaten får beregnet i VIGO.

10 Fagstatus R Føringsskrivet Det skal føres GK i rubrikken for eksamenskarakter og FAM18.

11 Fagstatus registreres slik i Extens SATS Se brukerhåndboken for Extens (side 54-57) Se brukerhåndboken for SATS (side 35-40) iskole Se brukerhåndboken for iskole (side 38-41)

12 Tilbud spesielt for voksne Opplæringslova 4A-3 Rett til vidaregåande opplæring for vaksne «Opplæringa for vaksne skal tilpassast behovet til den enkelte.»

13 Voksenfeltet registreres slik i Extens Ligger på Register- Elever (i Kartotekform) - Mappekort Inntak SATS Det kan trigges fra Elevfag dersom et fag får fagstatus = Realkompetansevurdert. Er det angitt Vigo_voksen = Ja på en elev, vil fagstatus i eksporten bli satt lik Voksen (V) i stedet for Elev (E). Fag med fagstatus R blir liggende. iskole Har ikke feltet voksen. Nordland må finne egen løsning på dette.

14 Fullførtkoder Se registreringshåndboken Info om fullførtkoder B I (bestått) (fullført og ikke bestått) M (ikke fullført pga manglende grunnlag for vurdering) Skal kun benyttes for ett helt årstrinn (eks. hele Vg1). Ellers skal benyttes H (holder fortsatt på med opplæring eller er deltidselev)

15 Fullførtkoden registreres slik i Extens SATS Se brukerhåndboken for Extens (side 92-96) Se brukerhåndboken for SATS (side 66-69) iskole Se brukerhåndboken for iskole (side 69-71)

16 Realkompetansevurdering

17 Vg1 for voksne I VIGO ligger koden xxxxx1vo-- Kan evt benyttes (er nå lagt inn på alle programområdene på Vg1) Vg2 eller Vg3 for voksne Ingen egen kurskode for voksen-opplæring. Grunnkoden må benyttes.

18 Komprimert opplæring i programfag mot skriftlig Vg3 eksamen TEO9000 Enkelte fylker gir komprimert opplæring i programfag for praksiskandidater eller lærlinger med full opplæring i bedrift og som skal ta skriftlig eksamen på Vg3. Denne opplæringen har tidligere vært dårlig rapportert i statistikken. Fagkode TEO9000 skal benyttes Komprimert opplæring mot skriftlig Vg3 eksamen innen lærefag. Fagkoden kommer ikke fra Grep, men er godkjent av Udir og SSB.

19 TEO9000 forts Kun rapporteringskode Årstimetallet for opplæringen må legges på faget for hver enkelt elev. Skal kun benyttes på programområdekodene xxxxx3g---/ xxxxx3g1--/xxxxx3k---/xxxxx3k1--/xxxxx3y--- Det skal ikke registreres karakter på fagkoden. Skal ha fullførtkode H (Holder på.) Videre rapportering for kandidatene Fagkoden xxx3102 (skriftlig eksamen) kommer inn fra den enheten hvor kandidaten tar eksamen. Fagopplæringskontoret legger inn xxx3001 (kode for fag-/ svenneprøven) når kandidaten skal avlegge prøven.

20 Praksiskandidat med komprimert opplæring mot skriftlig Vg3 eksamen - Barne- og ungdomsarbeiderfaget HSBUA3Y--- Kompr. oppl mot Vg3 eksamen TEO9000 Må legge på elevtimer på faget (eks 250) - Fagstatus V (voksen) Elevstatus V (voksen) Fullførtkode H (Holder på med opplæringen)

21 Praksiskandidat med komprimert opplæring mot skriftlig Vg3 eksamen, forts - Privatisteksamen HSBUA3---- Fagkode BUA3102 Fagstatus P (privatist) Elevstatus P (privatist) Fullførtkode H (holder på med oppl) - Fag-/svenneprøven HSBUA3Y--- Fagkode BUA3001 Fullførtkode B (ved bestått)

22 Hva importeres i VIGO gjennom skoleåret September Korrigering av inntaket. Elever og programområder. Gjelder kun ordinære elever tatt inn gjennom Inntakskontoret. Oktober Opplæring pr Elever, programområder og fag. Gjelder ordinære elever og voksne kandidater. Februar Halvårsvurdering 1. Elever, programområder og fag. Gjelder i hovedsak ordinære elever (Vg1, Vg2 og evt. Vg3). Juni Resultatet etter avsluttet gitt skoleår. Elever, programområder og fag. Gjelder ordinære elever, voksne og privatister. Elever/kandidater som avbryter før skoleåret/utdanningen er ferdig. Disse må sluttføres riktig i aktuelt system (får avbruddsdato og evt. avbruddsårsak). Overføring av disse elevene/kandidatene kan variere fra fylke til fylke. Alle som har startet en opplæring må avsluttes dersom de avbryter før opplæringen er ferdig. Må ikke bare slettes.

23 Hva importeres i VIGO gjennom skoleåret, forts Data på de voksne (realkompetansevurdering og voksenopplæring) overføres både fra de skoleadm. systemene (Extens, SATS og iskole) og fra voksensystemet (VIGO Voksen ell annet system). Data må være overført i god tid før VIGO sin frist for levering til SSB/Udir. NB!! Filen fra VIGO Voksen (eller annet voksensystem) må være den siste filen som overføres for den aktuelle rapporteringen. Dette for å sikre at viktige voksendata ikke blir overskrevet av det som importeres fra Extens, SATS og iskole. Grensesnitt mellom VIGO og de skoleadministrative systemene ligger på vigoiks.no under Systeminformasjon/ Informasjon VIGO Opplæring/ Dokumentbase

24 Felt som må fylles ut i VIGO Voksen i forbindelse med nasjonal statistikk. Det er gitte felt i VIGO Voksen som må fylles ut for å gi riktig nasjonal statistikk. Hvor mange av disse feltene som skal fylles ut avhenger av hvor langt den voksne kandidaten er kommet i sin realkompetansevurdering, restopplæring, privatisteksamen eller evt. avlagt fag-/svenneprøve. De felt som skal overføres til VIGO er markert med blå farge. Henvisning til de neste lysarkene: EL henviser til linjetype Elev Her overføres data for hver enkel kandidaten EK henviser til linjetype Elevkurs Her overføres data som gjelder løpet og programområdet. KL henviser til linjetype Kompetansebevis Her overføres data som gjelder fagene

25 Kandidater

26 Løpet EK20 angis her på løpet

27 Programområdet

28 Faget

29 TEO9000

30 Sammenheng mellom løpet, programområdet og faget Løpet (ønsket kompetanse) HSHEA3---- Startet opplæring september i skoleåret Programområdet Skoleåret gis det opplæring i fag på Vg1 HSHSF1VO-- Skoleåret gis det opplæring i fag på Vg2 HSHES2---- Skoleåret gis det opplæring i fag på Vg3 HSHSE3----

31 Overføring fra VIGO Voksen til VIGO Det er stor variasjon mellom fylkene på hvordan VIGO Voksen benyttes i forhold til registrering av voksendata. Noen muligheter: Kun realkompetansevurderingen Også deler av restopplæringen Også utskriving av kompetansebevis Variasjonene her medfører at fylkeskommunen må være nøyaktig med hva som overføres fra hvilket system og over til VIGO.

32 Fil fra VIGO (fagopplæring) til VIGO Voksen Denne filoverføringen bør foretas medio september. Aktuelle datafelt vil da blir oppdatert i VIGO Voksen før overføring av resultatfil til VIGO.

33 Fil fra Extens/SATS/iSkole til VIGO Voksen Denne filoverføringen bør foretas ved skoleårets slutt. Aktuelle datafelt vil da blir oppdatert i VIGO Voksen før overføring av resultatfil til VIGO.

34 Kontrollrapport i VIGO Voksen Periode: Fra: Til:

35 Kontrollrapport i VIGO Voksen, forts Utdrag fra brukerhåndbok VIGO Voksen I forbindelse med den årlige rapporteringen blir det nå viktig at datofelt for Startet opplæring og fullført opplæring for fag er registrert. Fullført opplæring for fag betyr at det er angitt dato i Sluttet i faget eller angitt eksamens- eller standpunkt karakter (trenger ikke være bestått). For å kontrollere eksisterende fag og å ha en kontrollfunksjon før rapportering, er det laget et enkelt verktøy. Utfyllende info på side 20 i Brukerhåndbok for VIGO Voksen. Denne ligger på vigoiks.no under Systeminformasjon/Informasjon VIGO Voksen/ Brukerdokumentasjon.

36 Overføring fra VIGO Voksen til VIGO Det er nå mulig å overføre to forskjellige filer til VIGO. Resultatfil (forrige skoleår) Elevfil (årets skoleår)

37 Overføring fra VIGO Voksen til VIGO Resultatfil Eksporten må kjøres senest innen 28. september (evt. også innen 17. oktober som er før endelig levering av ssbresultat) Viktig å gjøre en vurdering på hva som skal overføres fra VIGO Voksen til VIGO. Dette avhenger av hva som evt. er registrert i Extens/SATS/iSkole. Hake eller ikke hake i «Eksporter elevkurslinjer og fag» avgjør hva som kommer med på filen.

38 Overføring fra VIGO Voksen til VIGO Resultatfil, forts Skal både kandidatopplysninger (vokseninfo), realkompetansevurderte programområder/fag og evt. opplæring som er administrert gjennom VIGO Voksen overføres til VIGO må det stå hake i feltet Eksporter elevkurslinjer og fag. Det er kun programområder og fag fra forrige skoleår som blir med på filen. Videre er det bare det som har oppstått i VIGO Voksen som kommer med. Data som er import fra annet system blir ikke med på filen. Dette blir eksportert fra aktuelt system. Annen vokseninfo vil bli overført tom den dato filen tas ut. Dersom det bare er kandidatopplysninger (vokseninfo) som skal overføres (dvs ikke programområder/fag) til VIGO må hakene i feltene Eksporter elevkurslinjer og fag tas bort. Dette forutsetter at alt vedr programområder/fag hentes fra det Extens/SATS/ iskole.

39 Overføring fra VIGO Voksen til VIGO Elevfil Eksporten må kjøres senest innen 07. november (evt. også innen 21. november som er før endelig levering) Hvis alle voksne (fag) er registrert i Extens/SATS/iSkole, så skal du ikke eksportere data herfra

40 Overføring fra VIGO Voksen til VIGO Elevfil, forts Denne eksporten skal bare benyttes av de fylker som registrerer opplærings-aktivitet gjennom VIGO Voksen (og ikke gjennom Extens/SATS/iSkole). Det er kun data for programområder/fag hvor det er aktiv opplæring pr som skal med på filen. For noen elever kan opplæringen ha startet forrige skoleår, men fortsetter inn i neste skoleår (dvs årets skoleår). I så fall vil disse være med på filer som leveres over flere år.

41 Rapportering av voksne Data på voksne kan komme inn i VIGO både fra de skoleadm. systemene (Extens, SATS, iskole) og fra voksensystem (VIGO Voksen eller annen system). På ssbresultat rapporteres voksne som i skoleåret enten bare har vært realkompetansevurdert i ett eller flere fag, bare har hatt opplæring i ett eller flere fag eller har en kombinasjon av realkompetansevurdering og opplæring Gjelder også praksiskandidater som har vært oppe til skriftlig Vg3 eksamen (eksamen må gjennomføres før kandidaten kan gå opp til fag-/ svenneprøve). For å komme med på ssbelev må en voksen kandidat ha ett eller flere fag med fagstatus V på skoleåret Det vil si at kandidaten må ha opplæring i minimum ett fag pr Her rapporteres ikke de som bare er realkompetansevurdert eller bare er til vurdering.

42 Rapportering av voksne, forts Filen ssbvoksensoker skal fange opp voksne som ikke kommer med på ssbresultat eller ssbelev. Følgende kandidater kommer med på filen: Avbrudd planlagt løp (dato) er ikke utfylt Søknadsdato veiledning eller Søknadsdato realkompetansevurdering eller Søknadsdato videregående opplæring er utfylt og i perioden fom. 1. august tom. 31. juli i skoleåret

43 Statistikk til SSB og Udir SSB, Udir og Vigo IKS fastsetter hvert år hvilke datoer det skal leveres statistikk til SSB og Udir. Det gjennomføres evalueringsmøte i forhold til fjorårets statistikklevering. Grensesnitt mellom VIGO og SSB ligger på vigoiks.no under Systeminformasjon/Informasjon VIGO Opplæring/ Dokumentbase

44 Resultat for skoleåret september 2016 Frist for 1. levering av ssbresultat og ssbresultatfag for skoleåret til sentralbasen. (IST sender fil fra sentralbasen til SSB/Udir 30. september) 05. oktober 2016 Fylkeskommunene får tilbakemelding på innsendt ssbresultat og ssbresultatfag. Inntakskontoret tar seg av evt. opprettinger her. 18. oktober 2016 Tidsfrist - Statistikk til SSB og Udir Frist for endelig levering av ssbresultat og ssbresultatfag for skoleåret til sentralbasen. (IST sender fil fra sentralbasen til SSB/Udir 19. oktober)

45 Elever pr 01.oktober (skoleåret ) 08. november 2016 Frist for 1. levering av ssbelev og ssbelevfag for skoleåret til sentralbasen. (IST sender fil fra sentralbasen til SSB/Udir 09. november) 14. november 2016 Fylkeskommunene får tilbakemelding på innsendt ssbelev og ssbelevfag. Inntakskontoret tar seg av evt. opprettinger her. 22. november 2016 Tidsfrist - Statistikk til SSB og Udir Frist for endelig levering av ssbelev og ssbelevfag for skoleåret til sentralbasen. (IST sender fil fra sentralbasen til SSB/Udir 23. november)

46 Hva kommer med på de forskjellige filene VO-kurs som starter 25. september 2016 og varer ut høsten Blir rapportert slik: ssbelev 2016 kandidat, progr.omr.kode og fag med fagstatus V ssbresultat 2016 kandidat, progr.omr.kode og fag med fagstatus V og/eller R + evt karakterer fra termin 1 (H1) Fullførtkode H ssbelev 2017 kandidat, progr.omr.kode og fag med fagstatus V ssbresultat 2017 kandidat, progr.omr.kode og fag med fagstatus V og/eller R + standpunkt- og eksamenskarakterer. Kan også komme fra privatistkontoret dersom det er tatt privatist eksamen.

47 Hva kommer med på de forskjellige filene VO-kurs som starter 2. januar 2016 og varer ut høsten Blir rapportert slik: ssbresultat 2016 kandidat, progr.omr.kode og fag med fagstatus V og/eller R + evt karakterer fra termin 1 (H1) fullførtkode H ssbelev 2016 kandidat, progr.omr.kode og fag med fagstatus V ssbresultat 2017 kandidat, progr.omr.kode og fag med fagstatus V og/eller + standpunkt- og eksamenskarakterer. Kan også komme fra privatistkontoret dersom det er tatt privatist eksamen.

48 Hva kommer med på de forskjellige filene Kandidater som kun er realkompetansevurdert i løpet av skoleåret Blir rapportert slik ssbresultat 2017 kandidat, progr.omr.kode og fag med fagstatus R + standpunkt- og evt. eksamenskarakterer. Kan også komme fra privatistkontoret dersom det er tatt privatist eksamen.

49

50

51 Kvalitetssikring - Kodeverk - Brukerdokumentasjon - Årshjul Systeminformasjon - Informasjon VIGO Voksen Brukerhåndbok VIGO Voksen Eksempler på registrering av opplæringsløp for voksne Offentlig forvaltning - Utdanningsdirektoratet bl.a Føring av vitnemål og kompetansebevis

52 Vigo kodeverksbase

53

54 Registreringshåndboken

55 Registreringshåndboken, forts gir oversikt over retningslinjer for dataregistrering i alle systemer som håndterer videregående opplæring. inneholder behandlingsregler for data ved import til VIGO. har som formål å legge til rette for en enhetlig registrering av data. kan benyttes som oppslagsverk for beskrivelse av variabler.

56 TAKK FOR OPPMERKSOMHETEN