Extens og elevrapportering. Kvalitetssikring av data

Transkript

1 Extens og elevrapportering Kvalitetssikring av data Mars 2012

2 Innhold 1 INNLEDNING HVA BRUKES ELEVDATA TIL? Vigo Sentralbase Statistisk sentralbyrå Utdanningsdirektoratet Lånekassen Oppfølgingstjenesten Melding om kvalitet og aktivitet ÅRSHJUL FØRSTE OVERFØRING: AJOURHOLD AJOURHOLDSKODER BASISGRUPPE 11-12/AUGSLUT AVBRUDDSDATO SLUTTET ETTER AJOURHOLDSPERIODEN KONSEKVENSER VED FEILREGISTRERING I AJOURHOLDET ANDRE OVERFØRING: ELEVTELLING PR. 1. OKTOBER OG ELEVRAPPORTERING TIL SSB FØRING AV AKTIVITETER Til Vigo Offentlig fagkode Fagtype (Hvordan) Akt. årstrinn E. timer Status på fag Fritak i fag FØRING AV FELT I INNTAKSFLIKEN Startet utdanningen Elevstatus Elever som slutter (endret-fliken) SJEKKLISTE FØR ELEVTELLING 1. OKTOBER KODER FOR GRUNNKOMPETANSE KONSEKVENSER VED FEILREGISTRERING TREDJE OVERFØRING: HALVÅRSKARAKTERER OG RESULTATER FRA HØSTEKSAMEN FULLFØRTKODE ENDRINGER AV KARAKTER ETTER FEILFØRING, KLAGE ELLER NY/UTSATT PRØVE ELEVER SOM SLUTTER I FAG (AKTIVITETSFLIKEN) ELEVER SOM SLUTTER (ENDRET-FLIKEN) KONSEKVENSER VED FEILREGISTRERING FJERDE OVERFØRING: FULLFØRTKODER OG ALLE RESULTATER FRA 2. HALVÅR, STANDPUNKT OG EKSAMEN REGISTRERING AV FULLFØRTKODER (VITNEMÅLSFLIKEN) ELEVER SOM SLUTTER I FAG ELEVER SOM SLUTTER PÅ SKOLEN (ENDRET-FLIKEN) KONSEKVENSER VED FEILREGISTRERING

3 7 KONTROLLER KONTROLL K KONTROLL K KONTROLL K KONTROLL FOR OVERFØRING TIL OG FRA FRONTER ENHET UNDERVISNINGSGRUPPER ELEVER ANSATTE NAVN PÅ UNDERVISNINGSGRUPPER EXTENS OG KOMMUNIKASJON MOT ANDRE SYSTEMER

4 1 INNLEDNING Extens leverer data til mange ulike systemer og det er viktig at datakvaliteten er best mulig. Dette kurset tar for seg forskjellige måter å kontrollere data på både ved å ta opp registre i listeform, kjøring av rapporter og bruk av de spesielle kontrollene under eksportsystemer. Det er lagt inn årshjul som vi håper skal bli til god hjelp for Extens-brukerne. 1.1 Hva brukes elevdata til? Vigo Sentralbase Vigo er inntaksprogrammet som alle landets fylker bruker både til inntak og til registrering av lærlinger og lærekontrakter. Databasen gir fylkeskommunene oversikt over all ungdom og voksne med rett til videregående opplæring. Sentralbasen gjør at både offentlige og private skoler rapporterer data i samme struktur og format. VIGO sentralbase er hovedkilden for nasjonale utdanningsstatistikk Statistisk sentralbyrå SSB innhenter datafiler fra Vigo Sentralbase. Datainnsamlingen består av vårens resultater og detaljerte elevopplysninger pr. 1. oktober. Grunnlaget brukes i nasjonal utdanningsstatistikk som man finner igjen ute på Her finnes blant annet statistikk om befolkningens høyeste utdanning, gjennomstrømming, kjønnsfordeling, fordelig på programområder osv. Et annet viktig anvendelsesområde er til KOSTRA (KOmmune, STat-RApportering) som igjen påvirker rammetilskuddet til fylkene Utdanningsdirektoratet Utdanningsdirektoratet innhenter informasjon om elever, utdanningsprogram og fag i videregående opplæring. Dataene danner blant annet grunnlag for styringsinformasjon i Utdanningsdirektoratet, samt karakterstatistikk og søkerstatistikk. På Skoleporten kan alle interesserte få tilgang til relevante nøkkeltall for videregående opplæring. Her finnes også tall fra Kunnskapsdepartementets prosjekt NyGiv Lånekassen Lånekassen skal ha alle opplysninger om elevens fag er bestått eller ikke bestått. De som ikke har ungdomsrett og som ikke består får stipendet omgjort til lån. Andelen av antall fag som er bestått/ikke bestått beregnes ut ifra antall elevtimer og programområdets totalt antall årstimer Oppfølgingstjenesten Oppfølgingstjenesten skal ha oversikt over alle elever med ungdomsrett som ikke får opplæring i videregående skole i Oppland. Dersom en elev som slutter i august registreres med korrekt ajourholdskode, lastes han ut til Oppfølgingstjenesten for videre oppfølging slik han/hun har krav på. 4

5 I motsatt fall kan det se ut som om en ungdom er elev selv om han har sluttet skolen, i verste fall kan hun/han bruke ett år av ungdomsretten sin pga slik feilregistrering Melding om kvalitet og aktivitet Fylkesrådmannen legger hvert år frem en samlet fremstilling av videregående opplæring i Oppland for Fylkestinget; Melding om kvalitet og aktivitet. Kravet om årlig rapportering til skoleeier er hjemlet i Opplæringslovens 13-10, hvor det heter: som ein del av oppfølgingsansvaret skal det utarbeidast ein årlig rapport om tilstanden i ( ) den vidaregåande opplæringa, knytt til læringsresulat, fråfall og læringsmiljø. Den årlege rapporten skal drøftast av skoleeigar dvs.( ) fylkestinget ( ). 5

6 2 ÅRSHJUL Henvisninger til Brukerhåndbok Overføring fra Extens til VIGO (versjon ), forkortet Brukerhåndboka. Periode Aktivitet Ansvar 1-5. august Definitiv klasseoppflytting. Se side 17 i Brukerhåndboka når det gjelder håndtering av elever som allerede har liggende samme programområdekode på sluttenheten. Skolene Privatistene fra våreksamen overføres til *PRIVSL-enhet. Slette undervisningsgrupper for forrige skoleår. Hurtiginntaste inaktiv på alle tjenesterader for forrige skoleår. Ca. 6. august 2. inntaket fra Vigo sendes skolene Innt. ktr. Etter at elevene er importert i Extens, men før de plasseres i klasser (basisgrupper) må det gjøres en kontrolljobb (se side 7 i Brukerhåndboka) Skolene (Husk felles basisgruppekoder) august Ajourhold fra skolestart og ut august, se side 28 i Brukerhåndboka og FOS Rundskriv Skolene 3. september Ajourholdskoder og datoer må være ferdig registrert Skolene 16. september Eksamenskontoret overfører oppmeldingene i PrivatistWeb til Extens 6. oktober Frist for registrering av elever i forbindelse med elevtelling og SSB-rapportering. Se FOS Rundskriv og Brukerhåndboka for detaljer. 20. januar Karakterer fra høsteksamen skal være på plass i Extens. Skolene sjekker at fullførtkode er satt. Eks. ktr. Skolene Skolene 21. januar 25. januar 26. januar 31. januar Inntakskontoret overfører karakterer for *PRIV-enhetene til Vigo Skolene overfører privatistene fra *PRIV-enhet til *PRIVSLenhet. Innt. ktr. Skolene 2. februar Eksamenskontoret overfører oppmeldingene i PrivatistWeb til Extens 9. februar Navn på programområdet (Vg3) må være lagt inn i feltet Merknad på aktivitetsraden for det aktuelle PFO-faget på raden for 1.halvår (T1) (side 61 i Brukerhåndboka) Eks. ktr. Skolene 10. februar Overføring av resultater fra halvårsvurdering 6

7 og ny/utsatt/særskild eksamen. Innt. ktr. 26. juni Overføring av alle resultater, fullførtkoder, fravær. Se FOS-RUNDSKRIV og Brukerhåndboka for detaljer. Innt. ktr. 30. juli Overføring fra OPUS-enhet Innt. ktr. 7

8 3 Første overføring: AJOURHOLD Ajourholdsperioden gjelder fra skolene overtar inntaket og ut august måned. Alle endringer i inntakslister som gjøres i denne perioden må være registrert innen de første dagene i september. Opplysningene hentes deretter ut av Extens og legges inn i Vigo, slik at Oppfølgingstjenesten kan nyttiggjøre seg videre informasjon. Ajourholdskodene skal vise Inntakskontoret om en inntatt elev har sluttet/takket nei til plassen, eller om en ny elev har startet på skolen etter 2. inntak. Elevene som er tatt inn av Inntakskontoret og fremdeles er elever på samme skole og programområde som de var tatt inn på i 2. inntaket, skal ikke ha ajourholdskode. 3.1 Ajourholdskoder Se side 28 i Brukerhåndboka og FOS-rundskriv Type Ajourholds Startet Avbruddsdato kode utdanningen Basisgruppe Takker nei til skoleplass før N Dato første /AUGSLUT skolestart skoledag Ikke møter første skoledag N Dato første /AUGSLUT skoledag Søkere fra ventelistene som V Dato eleven /AUGSLUT takker nei til tilbud om plass takket nei Sluttet fra og med andre S Dato eleven /AUGSLUT skoledag slutter Tatt inn av skolen i august I - Dato for start Samme basisgruppe som sine medelever Byttet programområde på samme skole i august E Skal ikke fylles ut Skal ikke fylles ut Samme basisgruppe som sine medelever Sluttet fra og med 1.sept. Skal ikke fylles ut Dato eleven slutter /SLUTT 3.2 Basisgruppe 11-12/AUGSLUT Det opprettes en egen basisgruppe for de som slutter/ikke møter i ajourholdsperioden. Denne basisgruppa skal ha navn 11-12/AUGSLUT og skal ligge på hovedenheten. Flytt elever med ajourholdskode S, N og V over til basisgruppe 11-12/AUGSLUT. 3.3 Avbruddsdato Alle som slutter, ikke møter, takker nei i ajourholdsperioden skal ha en avbruddsdato og avbruddsårsak. Se side 34 i Brukerhåndboka og FOS-rundskriv

9 3.4 Sluttet etter ajourholdsperioden Etter 1. september benyttes ikke ajourholdskodene, det skal da fylles ut avbruddsskjema for de det gjelder. Alle som slutter fra og med 1. september skal legges i basisgruppe 11-12/SLUTT, og det må registreres avbruddsdato og avbruddsårsak. Basisgruppen skal ikke ligge på sluttenheten. Se FOS-rundskriv Konsekvenser ved feilregistrering i ajourholdet Forutsetningen for at endringene blir med ut på fileksporten fra Extens til Vigo i september er at ajourholdskodene I, S, eller N er satt. Korrekt ajourholdsregistrering vil spare skolene og Inntakskontoret for ekstra korrigeringer på elevlistene ved elevtelling 1. oktober. Et sentralt punkt i NY GIV Oppfølgingsprosjektet er at Oppfølgingstjenesten (OT) raskt skal involveres når elever slutter. Oppfølgingstjenesten er derfor svært avhengig av riktige opplysninger om hvem som har fått plass, takket nei eller har sluttet. Hvis Inntakskontoret ikke fanger opp at en elev har/ikke har skoleplass kan følgende skje: - Oppfølgingstjenesten får ikke melding om at ungdommen skal kontaktes - Oppfølgingstjenesten kontakter ungdommer som har skoleplass - Inntakskontoret får feilmelding om dobbeltregistrerte elever ved innlasting av ajourholdet fra Extens til Vigo - Ikke riktig søkerstatistikk til Udir 9

10 4 Andre overføring: ELEVTELLING PR. 1. OKTOBER OG ELEVRAPPORTERING TIL SSB Antall elever pr. 1. oktober danner grunnlaget for ressurstildelingen til skolene. Innlasting fra Extens i forbindelse med elevtellingen vil vanligvis foregå ca. 10. oktober. 4.1 Føring av aktiviteter Til Vigo Alle elevers aktiviteter i programområdet med godkjent fagkode skal ha J i feltet til Vigo. Alle timer som ikke har godkjent fagkode som for eksempel arbeidstime, studietid, kartleggingsprøver osv. skal ha N i feltet til Vigo Offentlig fagkode Kun fag som har godkjent off.fagkode eksporteres i tillegg til Orden, Atferd og Orden/Atferd Fagtype (Hvordan) Brukerhåndboka side Akt. årstrinn Aktivitetsårstrinn er det årstrinnet faget leses på. Fag med samme akt.årstrinn skrives ut på samme karakterbevis ved utvalg på dette. Forutsetning for eksport til Vigo er at feltet er utfylt E. timer Elevtimetall viser elevtimer i faget i forhold til læreplanen og overføres fra feltet E. timer. E. timetallet overføres til VIGO og er bakgrunn for elevens kursprosent. Dette er grunnlagstall for SSB, og også viktige tall for Lånekassen ved omgjøring fra lån til stipend. Feltet E. timer skal ikke være tomt for andre fag enn muntlig og tverrfaglig eksamen. På f. eks yrkesfag skal det være 981 elevtimer. Dersom det er avvik fra dette må hvert enkelt fag kontrolleres og det må hurtiginntastes riktige verdier i feltet E. timer. E-timer er knyttet til elevenes T1. Dersom elever av ulike årsaker har avvikende timetall, og kun har aktivitet med S eller E, må E.timer fylles ut hvis det er avvik fra fagets timetall. Dersom timetallet avviker fra læreplanen, er det elevenes reelle timetall som legges inn på E-timer (for eksempel komprimerte løp for voksne i Karrieresenteret OPUS). 10

11 4.1.6 Status på fag Brukerhåndboka side Fritak i fag En del elever har grunnlag for fritak i fag på bakgrunn av likeverdig eller mer omfattende opplæring i faget. Ved inntak skal tidligere standpunkt/eksamenskarakter kunne hentes opp som tellende i poengberegning til inntak på vg2 eller vg3. Eksempelvis vil en elev som skoleåret tok vg1 bygg og anleggsteknikk ha faget NAT1001 Naturfag karakter 5. Skoleåret tar eleven vg1 helse og sosialfag, og eleven søker skolen om fritak for NAT1001 Naturfag på bakgrunn av at han har karakter i faget fra før. Skolen legger inn faget NAT1001 i periode 111 med F i karakterfeltet, IV i Henvisning, samt korrekt FAM-kode. Vigo vil da beregne inntak til neste kurs på bakgrunn av tidligere karakter i faget. Hvis ikke dette gjøres slik, vil ikke naturfagskarakteren telle med i elevens poengsum. Brukerhåndboka side Føring av felt i inntaksfliken Startet utdanningen Brukerhåndboka side Elevstatus Brukerhåndboka side Elever som slutter (endret-fliken) Elever som slutter/takker nei til plass etter 1. september 2011 legges over på sluttbasisgruppe 11-12/SLUTT på hovedenheten. Sett avbruddsdato vha sluttetfunksjonen. Registrer fullførtkode S under elevskoleårsknappen. 4.3 Sjekkliste før elevtelling 1. oktober 1. Alle aktive elever skal stå oppført i Extens. Husk å få med utvekslingselever og elever som har blitt tatt inn på skolen etter avsluttet ajourholdsperiode. 2. Elever som har sluttet registreres i basisgruppe 11-12/SLUTT (eller 11-12/AUGSLUT hvis de slutter i august) og det settes avbruddsdato via sluttetfunksjonen. 11

12 3. Norske elever som er i utlandet skal ikke være med i elevtellingen, de utløser ikke tilskudd. Inntakskontoret ønsker likevel en oversikt over hvem dette gjelder og hvilket programområde de fullfører i utlandet. Egen påminnelse vedrørende dette sendes ut fra Inntakskontoret om høsten. Ønsker skolene for sin egen del at disse elevene skal være registrert i Extens, så bruk f.eks basisgruppenavn 11-12/UTLAND, og sett N i feltet til Vigo på hele basisgruppen. 4. Delkurselever registreres i Extens med elevstatus DEL og hvilket programområde de er delkurselever i. 4.4 Koder for grunnkompetanse Elever med enkeltvedtak om spesialundervisning skal ha individuell opplæringsplan, jf. Opplæringsloven 5-5. Grunnlaget for å sette karakter er vurdering i forhold til de samlede kompetansemålene fastsatt i læreplanverket for det enkelte fag, jf. Opplæringslovas 3-3. Dersom opplæringen i et fag avviker fra ordinær opplæring/kompetansemål slik at det ikke er grunnlag for å gi vurdering med karakter, skal det føres IV (ikke vurderingsgrunnlag) i karakterrubrikken. Det er disse elevene som skal være registrert med kode på utdanningsprogrammene / programområdene hvor målet er grunnkompetanse. Inntakskontoret bruker vanlige koder i inntaket. For disse elevene må skolen selv kode om i Extens. Følgende koder for grunnkompetanse skal benyttes når undervisningen foregår i ordinære basisgrupper (se brukerhåndbok Extens side 51 53): xxxxx1h Grunnkompetanse (Vg1) xxxxx2h Grunnkompetanse (Vg2) xxxxx3h Grunnkompetanse (Vg3) Registrering av elever som har alle fag som hører til programområdet, men har IV (ikke vurderingsgrunnlag) i ett eller flere fag på grunn av vedtak om spesialundervisning: Skolen setter inn H i 7 posisjon i utdanningskoden (f.eks BABAT1H---) Fagkoder: ordinære fagkoder skal benyttes Fagstatus: i fag hvor eleven ikke vil få vurderingsgrunnlag, settes fagstatus A FAM-kode: i fag hvor eleven ikke vil få vurderingsgrunnlag føres FAM05 individuellopplæringsplan Fullførtkode: det settes A i fullførtkode på elevskoleår Se Brukerhåndboka side Når eleven har fått opplæring etter IOP i alle/de fleste fag, og opplæringen i fagene har store avvik fra ordinære læreplaner: Opplæringen føres med egen samlekode f.eks IOP1000 (1. år), IOP2000 (2. år) osv. 4.5 Konsekvenser ved feilregistrering - Ved dobbeltregistrering i Vigo må Inntakskontoret kontakte den enkelte skole for å bekrefte hvor eleven faktisk befinner seg. - Eleven lastes ikke ut til Vigo og det ser ut som om eleven ikke er i opplæring. - Skolen kan få overført feil størrelse på elevtilskudd. 12

13 - Det blir feil grunnlag for utsendelse av gjesteelevsregning til elevenes hjemfylke (elever fra andre fylkeskommuner med skoleplass i Oppland). - Elevens resultater kommer ikke til Lånekassen - Poengberegning til inntaket kan bli feil - Ukorrekte fag/karakter opplysninger i Vigo er svært uheldig for søkere som formidles til læreplass via Vigo - Dersom personen er registrert som elev 15. oktober, beregner Vigo det slik at ett år av elevens 3 rettighetsår er brukt. Inntakskontoret trenger å vite hvem som er elever skoleåret 2011/2012 for å beregne korrekt forbruk av rett til skolegang. - Statistisk Sentralbyrå får ikke korrekte elevtall for Oppland. Påvirker både statistikk og fylkets rammetilskudd. - Dårligere kvalitet i statistikken til Oppland fylkeskommunes Melding om kvalitet og aktivitet 13

14 5 Tredje overføring: HALVÅRSKARAKTERER OG RESULTATER FRA HØSTEKSAMEN Inntakskontoret overfører data fra Extens ca 20. februar, det er tre hovedgrunner til dette: - For å få et så realistisk prøveinntak som mulig, legges alle T1 karakterer inn i slutten av februar. - T1 karakterer og fravær brukes også ved formidling av søkere til læreplass. - Innen 1. mars skal Statens Lånekasse ha alle resultater fra høsteksamen + eventuelle standpunkt på kurs som ble avsluttet i høsthalvåret (OPUS, ½-årig påbygging på Mesna). 5.1 Fullførtkode Etter gjennomført eksamen skal eksamensresultatet inn i Extens, elev-kortet ferdigstilles med korrekt fullførtkode og bevistype. Nærmere beskrivelse av fullførtkode finnes i neste kapittel. Det er i juni denne koden i hovedsak settes, unntatt for privatister fra høsten og elever i basisgruppe 11-12/NYKARAK. 5.2 Endringer av karakter etter feilføring, klage eller ny/utsatt prøve Endringer i elevens karakterer på grunn av klage på karakter, feilføring av karakter eller ny/utsatt/særskilt prøve har vært vanskelig å fange opp gjennom utlastingen fra Extens. Utfordringen er å få det nye resultatet på rett skoleår slik at bl.a. poengsummen i forhold til inntaket blir riktig. For å oppnå dette bør registreringen foregå på følgende måte: Ny/utsatt/særskilt prøve Sett IV i feltet Henvisning på det gamle faget. Det skal ikke stå avbruddsdato på faget. Opprett et nytt kort på eleven på basisgruppe 11-12/NYKARAK og med programområdekode (utdanning) som tilhører det året eksamen opprinnelig ble eller skulle bli tatt. En elev kan være registrert to ganger på samme enhet, men med to ulike utdanningskoder. Legg inn det nye faget med periode 111 for hausteksamen og 112 for våreksamen. Sett korrekt kode i feltet Karakterstatus på aktivitetsfliken. Sett på fullførtkode. Feilføring og klage De som har feilføring og klage, endrer en karakteren og legger på karakterstatus Endret eller Klage, side 80 i brukerhåndboka. Dersom karakterstatus ikke er lagt på, er det ikke mulig for inntakskontoret å fange opp disse endringene. 14

15 5.3 Elever som slutter i fag (aktivitetsfliken) Fag/aktiviteter som er registrert i Extens og overført til Vigo, skal IKKE slettes i Extens. I prinsippet skal Extens og Vigo gi de samme opplysninger om elever og fag. Siden datauthenting foretas flere ganger i året, må alle endringer som gjøres i Extens også overføres Vigo. Om en elev slutter i et fag, må dette faget overføres som sluttet til Vigo. Det benyttes følgende framgangsmåte: Aktivitetens status fylles ut med Sluttet i faget Fyll ut avbruddsdato Faget overføres til Vigo med blankt karakterfelt. Elever som slutter med fag etter overføring til Vigo i februar (T1 med karakter), må få S-rad (standpunkt-rad) med Sluttet i faget slik at dette overføres til Vigo i juni. Feltet undervisningsgruppe skal slettes. 5.4 Elever som slutter (endret-fliken) Elever som slutter/takker nei til plass etter 1. september 2011 legges over på sluttbasisgruppe 11-12/SLUTT på hovedenheten. Sett avbruddsdato vha sluttetfunksjonen. Registrer fullførtkode S under elevskoleårsknappen. 5.5 Konsekvenser ved feilregistrering - Elever uten karakterer som ikke har sluttet må Inntakskontoret sjekke nøye, dersom eleven har sluttet har det konsekvenser for hvilke tilbud eleven er kvalifisert til å søke. - Resultater sendes ikke til Statens Lånekasse, omgjøring fra stipend til lån på feil grunnlag. - Feil poengberegning til inntaket - Ukorrekte opplysninger om fag/karakter og fravær er uheldig for søkere som formidles til læreplass via Vigo. - Gjesteelever som slutter før 1. april, skal ikke Oppland fylkeskommune kreve refusjon for. 15

16 6 Fjerde overføring: FULLFØRTKODER OG ALLE RESULTATER FRA 2. HALVÅR, STANDPUNKT OG EKSAMEN Dette er den viktigste overføringen i året for inntaket til videregående opplæring. Det er nå grunnlaget for søkernes poengberegning legges inn i Vigo. I tillegg er tidligere informasjon som er lastet ut fra Extens dette skoleåret, helt avgjørende for inntaket. Denne overføringen er også svært viktig for rapporteringen til SSB og fylkets egen årsrapport om kvalitet og aktivitet. Alle registreringer vedrørende fullføring, avbrudd og fravær brukes i gjennomføringsstatistikk, både skolevis og fylket sett under ett. 6.1 Registrering av fullførtkoder (vitnemålsfliken) Fullførtkoder i Extens er knyttet til elevskoleårsknappen. Når en elev legges inn, dannes en rad under Elevskoleår. Elevskoleår benyttes for å takle overskrifter i karakterbevis i Kunnskapsløftet. Her registreres skole, utdanning, årstrinn og fullførtkode per skoleår, med mulighet for å styre om året skal benyttes ved karakterutskrift eller ikke. Eleven skal ha en rad med Elevskoleår per skoleår med J til På vitnemål og Fullførtkode. Brukerhåndboka side Elever som slutter i fag For elever som i løpet av året har sluttet med fag benyttes følgende framgangsmåte: Aktivitetens status fylles ut med Sluttet i faget Fyll ut avbruddsdato Faget overføres til Vigo med blankt karakterfelt. Hvis en elev har sluttet i et fag etter T1, må faget kopieres til T2/S, og det må legges IV og fagstatus sluttet i faget, slik at dette overføres til Vigo i juni. Feltet undervisningsgruppe skal slettes. 6.3 Elever som slutter på skolen (endret-fliken) Elever som har sluttet legges over på sluttbasisgruppe 11-12/SLUTT på hovedenheten. Sett avbruddsdato ved hjelp av sluttetfunksjonen. Registrer fullførtkode S under elevskoleårsknappen. 16

17 6.4 Konsekvenser ved feilregistrering - poengberegning til inntak blir feil - rettsberegning til inntaket blir feil (Eksempel: dersom en elev er tatt inn til vg1 som siste års rettighetselev, har han fullføringsrett til vg2 dersom vg1 fullføres) - Lånekassen får ikke tilstrekkelig opplysninger om fag som er bestått/ikke bestått. For elever uten ungdomsrett betyr det omgjøring av stipend til lån. - Avbruddsdato på elever som har standpunkt fører til sluttstatus i Vigo. Ingen med sluttstatus på vg1 er kvalifisert til å søke det påfølgende vg2-tilbudet. - Ukorrekt statistikk i forhold til gjennomføring og fravær. 17

18 7 KONTROLLER En del av kontrollene på elever kan gjøres enten via skjerm (listeform med utvalgte feltvalg) eller via rapportsystem/utskrifter. Mange lettvinte kontroller gjøres via utvalg på tomme eller utfylte felt. Hent Register Elever Gå til listeform 7.1 Kontroll K1 Forskjellige kontroller i elevregisteret kan gjøres med ulike F9-utvalg - alle med ajourholdskode S eller N skal ha avbruddsdato og ligge i basisgruppe 11-12/AUGSLUT - ingen skal ha basisgruppe 11-12/AUGSLUT uten at det også er satt ajourholdskode - ingen skal stå utfylt med avbruddsdato i august samtidig som de mangler ajourholdskode - alle som har dato i feltet startet utdanningen, skal også ha ajourholdskode I - alle som har ajourholdskode I skal ha dato i feltet startet utdanningen - ingen skal ha ajourholdskode I (inntatt) og samtidig ha elevstatus SLU - ingen skal ha ajourholdskode I (inntatt) og samtidig ha avbruddsdato - ingen skal stå utfylt med både avbruddsdato og dato i feltet startet utdanningen. - alle som har ajourholdskode I, skal ha dato i feltet startet utdanningen. - ajourholdskode I skal settes på elever som skolen selv har tatt inn på vg3 etter et utvekslingssår i utlandet. - ingen skal være oppført to ganger på samme enhet, uten at det også er ført ajourholdskode på begge kortene (sorter etter fødselsnummer i elevregisteret). Kontroller ved å gå til Verktøy Elev Serieendre tildelte aktiviteter - at aktiviteten har riktig aktivitetsårstrinn - at det ikke ligger aktiviteter med akt. type E eller S på periode 111 med *SLUTT på aktivitetsenhet 18

19 Eksempel: Kontroll av at det ikke ligger avbruddsdato på andre klasser enn de som starter med Kontroll K2 Det er levert flere ferdige kontroller i Extens. Kontrollene finnes under Fil- dataoverføring eksportsystemer. Ta kontrollene opp i listeform og velg derfra. Hak av for vis resultatfil og klikk F11-eksportere for å kjøre den valgte kontrollrapporten Kontroll_Vigo 19

20 Dette er en omfattende kontroll der følgende kontrolleres: Enhet Virksomhet Ansvarlig Til Vigo J Skolenummer Utdanning Til Vigo J Inntakskode < 10 tegn Basisgruppe Til Vigo J Person Personid Postnr < 4 tegn Fylke/Kommunenr < 4 tegn Elev Til Vigo J Feiltekster Enheten mangler virksomhet Enheten mangler hovedansvarlig Enheten N Til Vigo Skolekode er ikke utfylt i fliken Koder Utdanning N Til Vigo Feil inntakskode/akt utdanning Basisgr N Til Vigo Ugyldig fødselsnr. Feil postnr. Feil fylke-/kommunenr. Elev N Til Vigo 20

21 Avbruddsdato Fullførtkode (på gjeldende enhet/utd/sk.år) Utdanning Fag NOR3*,ENG3* null tim. Fag timetall mot aktivitet timetall Off. fagkode < 7 tegn bortsett fra ATF* og ORD* Avbruddsdato aktivitet Type (Hvordan) er blankt eller ikke gyldig kode Akt. type E sjekkes mot akt. form P,MP,S,M Avbruddsdato utenfor skoleåret Fullførtkode mangler Aktuell utd reg. på flere enheter Fag aktuelle fag mangler timer Ulikt timet. på fag/elev aktuelle fag Akt.avbr. utenfor sk.år. aktuelle fag Feil type/fag aktuelle fag Feil akt. form på akt. type E aktuelle fag 7.3 Kontroll K Kontroll Elevtimer-fagtimer En kan også sjekke elevtimetallet på den enkelte elev med rapporten 21

22 Eksempel på utvalg: 22

23 8 Kontroll for overføring til og fra Fronter Data overføres fra Extens til Fronter en gang i døgnet. Data fra Fronter til Extens (karakterer og fravær) settes opp manuelt for den enkelte skole og overføres ved halvårsavslutning. I brukerhåndboka side 82 står følgende: For rapportering til VIGO/Utdanningsdirektoratet skal alt fravær føres. Også dokumentert fravær som trekkes fra ved føring av vitnemål skal inkluderes i det som rapporteres. Pr i dag er dette ikke mulig å få til. Fravær som overføres fra Fronter til Extens er netto fravær, dvs. det som skal ut på dokumentasjon. 8.1 Enhet Webvisning må ha J (blank = Nei). Siste dato for termin1 må være utfylt før overføring av data fra Fronter til Extens for 1. halvår. 8.2 Undervisningsgrupper For at det skal kunne føres fravære, merknader og karakterer i de enkelte fag, må undervisningsgruppene være dannet i Extens. Gruppene må være tildelt elever og det må stå J i webvisning. Blank her betyr Nei. Fradato må være innenfor skoleårets datoer og tjenestetype må være K. Før nytt skoleår starter opp, må undervisningsgruppene fra forrige skoleår slettes eller det må settes N i webvisning. 8.3 Elever I webvisning må det her stå blank eller J. Avbruddsdato må = tom i fliken Endret/Listeform. Dette kan testes med følgende utvalg når en står i elevregisteret 23

24 8.4 Ansatte Status = A, sluttdato = tom eller fram i tid. Webvisning skal ha blank eller J. Hvis ansatt er lærer, Pedagogisk = J. Hvis ansatt er kontaktærer, må vedkommende være koplet til elevens kort. Her kan en ta opp basisgruppen (klassen) i listeform og hurtiginntaste kontaktlæreren. En kan ta sjekk på at det ikke ligger sluttdato (tildato) på en ansatt med følgende utvalg: 8.5 Navn på undervisningsgrupper Navn på undervisningsgrupper må ikke starte med E, P, K eller N. Disse vil ikke overføres til Fronter selv om det står J i Webvisning på gruppene. 24

25 9 Extens og kommunikasjon mot andre systemer Extens er et skoleadministrativt system som skal levere og motta informasjon til flere systemer. I det en har elektronisk overføring av data settes det med en gang høyere krav til kvaliteten på data for at overføring skal bli vellykket. Det er viktig som bruker av Extens å sette seg inn i gjeldende rundskriv og rutiner som gjelder for din skole/fylke/kommune da data som legges inn i ulike felter kanskje skal brukes av flere systemer. Vi prøver å gi en liten oversikt (ikke komplett) over fylkeskommuner som et eksempel: Data fra Data til Gjelder Vigo Extens Inntak for videregående opplæringer alle fylker bruker Vigo Extens Vigo Data skal leveres Vigo elektronisk etter terminoppgjør og standpunkt, og andre type data. Kreves at data er lagt inn slik Vigo-systemet ønsker det. Vigo SSB og Statens Lånekasse Vigo-systemet brukes igjen til å rapportere til SSB og Statens Lånekasse. Data kommer fra Extens til Vigo, og Vigo rapporterer videre gjelder alle fylker. Extens Skolearena og Fronter For innlegging av karakter og fravær for lærere, og for elever. Krever at data er lagt inn etter faste regler. Skolearena og Fronter Extens Fravær og karakterdata skal inn til Extens Extens NVB Nasjonal vitnemålsdatabase. Vitnemål genereres i en eksportfil når en skriver ut dette. Denne sendes elektronisk til NVB. Egne regler for hva som godtas av import til NVB NVB Extens Utskrift av dublikat og oversettelse til andre språk for vitnemål 25

26 Extens GP-Untis Data til timeplanlegging m.m. Gp-Untis Extens Data fra GP kan importeres for timeplanvisning i Extens Extens, eksamensmodul og privatistmodul PAS PAS Extens, eksamensmodul og privatistmodul Elektronisk overføring av prøve/eksamensdata Elektronisk overføring av prøve/eksamensdata Privatistweb Extens Laster ned privatister og eksamensfag Extens Privatistweb Hvilke fag er det mulig å melde seg opp til eksamen i ved den ulike skole Extens Lønnssystemer på fylkene Elektronisk overføring av lønn (variabel lønn) og fravær på personalet Extens Realdok Elevdata for voksne, realkompetansevurdering Realdok Extens Karakterer til Extens Extens P360 Arkivverdige dokumenter Extens Plenario Elevdata Extens SkoleAdmin Elevdata Dette er et eksempel på systemer som Extens kommuniserer med, og som nevnt så settes det krav til datakvaliteten ved elektronisk overføring. Arbeider du i ett fylke eller en kommune, eller en privat organisasjon av friskoler anbefaler vi deg å innhente informasjon om eventuell overføring av data for de arbeidsoppgaver du skal gjøre. 26