Innhenting av elevdata for frittstående videregående skoler

Transkript

1 Innhenting av elevdata for frittstående videregående skoler Udir innhenter informasjon om elever, programområder og fag i videregående opplæring for skoleåret 2016/2017 ARTIKKEL SIST ENDRET: Vi innhenter data fra frittstående videregående skoler med rett til statstilskudd i Norge og utlandet, Stiftelsen Den Tyske Skoleforening i Norge, Longyearbyen skole og Statped Oslo. Utdanningsdirektoratet innhenter i samarbeid med Vigo IKS og Waade Information System AS (WIS) informasjon om elever i videregående opplæring (hvilke programområder og fag de tar og hvilke karakterer de oppnår). Dataene danner blant annet grunnlag for tilskuddsberegning, statistikk og forskning i Utdanningsdirektoratet, Kunnskapsdepartementet og Statistisk sentralbyrå. Dataene rapporteres også til Lånekassen. Enhetlig registrering av data i videregående opplæring Data fra alle godkjente frittstående private videregående skoler i Norge og utlandet samles inn via Innsamlingsportalen. Det samme gjelder statlige videregående skoler. Basen driftes av WIS på oppdrag fra Utdanningsdirektoratet. For å sikre et godt og kvalitetssikret datagrunnlag for videregående opplæring, har vi inngått et samarbeid med Vigo IKS om drift og utvikling av en sentral database (VIGO sentralbase), knyttet til fylkeskommunenes inntakssystem VIGO. Også data fra Innsamlingsportalen overføres til denne basen. VIGO sentralbase omfatter all ungdom med rett til videregående opplæring og alle elever i videregående opplæring. Sentralbasen bidrar til at både offentlige og frittstående skoler med rett til statstilskudd rapporterer data i samme struktur og format. I tillegg brukes karakterinformasjonen ved fylkenes elevinntak i juli for elever som har søkt inntak ved en offentlig skole eller til læreplass kommende skoleår. Elevtall per 1. oktober og 1. april er grunnlag for beregning av tilskuddsberettiget Side 1 av 6

2 elevtall Innrapporterte elevdata i Innsamlingsportalen danner grunnlaget for det elevtallet som skolen senere skal bekrefte/godkjenne i Tavla ved rapportering av tilskuddsberettiget elevtall. Før Innsamlingsportalen stenges må skolen kontrollere at elever er riktig rapportert. For kontroll skal skolen benytte skjemaet i PDF-format som blir generert på bakgrunn av skolens rapportering. Når Innsamlingsportalen stenges overføres skolens rapportering til Tavla/tilskuddsberettiget elevtall. Dere vil motta mer informasjon om dette i eget brev i forkant av elevtallsrapporteringene 1. oktober og 1. april. WIS foretar enkelte kontroller av innrapporterte elevdata, og har tett oppfølging av skolene frem til rapporteringsfristen. Vær oppmerksom på at disse kontrollene ikke er uttømmende, og at Innsamlingsportalen/WIS ikke er en kontrollmotor/godkjenning for at alt skolen rapporterer er korrekt i henhold til godkjenning og regelverk. Hver enkelt skole har ansvaret for at opplæring de tilbyr er innenfor godkjenningen, og inntaket er gjort etter regelverket for skoler godkjent etter friskoleloven. Trekk- og korreksjonsordningen viktig rapportering av elevenes hjemfylke Skolens rapportering i Innsamlingsportalen danner grunnlag for det elevtall og den fylkeskommunale tilhørighet per elev som benyttes av Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) i forbindelse med trekk- og korreksjonsordningen. Vi henter ut tallene fra Innsamlingsportalen etter skolens rapporteringer 1. april og 1. oktober, og rapporterer dem videre til KMD. Feil og unøyaktigheter i skolens individdata i Innsamlingsportalen kan medføre feil i trekk for den enkelte fylkeskommune. Det følger hvert år mye ekstraarbeid både for direktoratet og skolene på grunn av unøyaktigheter når det gjelder elever som har begynt/sluttet ved skolen og feil rapportering av elever heltid/deltid. Vi presiserer at hver skole må være nøyaktig ved innrapportering og at eventuelle endringer må gjøres i Innsamlingsportalen før denne stenges for skolene. Årlige innsamlinger I løpet av et skoleår er det åtte innsamlinger. Det er samme fil/skjema som skal leveres hver gang, med gradvis flere utfylte kolonner gjennom skoleåret. Tabellen nedenfor viser de aktuelle tidspunktene. Side 2 av 6

3 Side 3 av 6

4 Frist Telledato Innsamling Kommentarer 9. sep 7. okt 15. sep og 13. okt 18. nov 9. jan 2. feb 5. apr 23. jun Elever tatt inn på programområde ved skolestart. 1. okt Offisielle elevtall. Beregning av elevtall danner grunnlag for tilskudd. Karakterer fra skoleåret 2015/16 som er endret på bakgrunn av feilføring av karakterer eller klagebehandling. Elever som har sluttet eller begynt ved skolen etter 1.10 Elever som har sluttet eller begynt ved skolen etter Karakterer ved første halvårsvurdering 1. apr Offisielle elevtall. Beregning av elevtall danner grunnlag for tilskudd. Standpunkt- og eksamenskarakterer (Vg1 og Vg2). Fylkeskommunen har behov for å vite hvilke elever oppfølgingstjenesten ikke trenger å ta ansvar for. (Dette svarer til fylkeskommunenes innhenting fra egne skoler.) Her rapporteres elever, programområder og fag. Grunnlag for generering av skjema til bruk av elevtallsrapportering 1. oktober. Brukes også som grunnlag for elevstatistikk hos SSB og Utdanningsdirektoratet. Grunnlag for trekk- og korreksjonsordning. Det vil være en revisjonsrunde på denne innsamlingen i slutten av november. Karakterer som er endret etter 23. juni. Brukes som grunnlag for karakterstatistikk. Merk at det er en frist i september, men at innsamlingen åpner igjen noen dager i oktober, før ny frist. Opplysningene har betydning for rettsberegning og for at elevene skal kunne søke seg inn på Vg2 og Vg3. Brukes også til å få elever som slutter raskere til OT for at elevene skal få oppfylt sin rett til oppfølging. Som forrige innsamling. Brukes av fylkene for foreløpig inntak. Grunnlag for generering av skjema til bruk ved elevtallsrapportering 1. april. Grunnlag for trekk- og korreksjonsordning. Brukes for inntak til fylkeskommunale videregående skoler. Standpunktkarakterer bør føres straks disse foreligger slik at det er klart til eksamenskarakterene kommer. Side 4 av 6

5 Forut for alle innsamlinger vil WIS sende ut påminnelse og informasjon på vegne av Utdanningsdirektoratet. Frist for innrapportering av tilskuddsberettiget elevtall finner skolen i tilskuddsbrev for Rapportering til Lånekassen Fylkene rapporterer data om beståtte eksamener til Lånekassen. Resultater fra høsteksamen sendes Lånekassen 1. mars og resultater for våreksamen sendes 1. september. Noen endringer vil ettersendes, men skolen eller eleven må selv ta ansvar for å sende Lånekassen endringer i karakterer fra forrige skoleår som kommer etter 10. oktober. Kvalitetssikring I samarbeid med Vigo IKS og WIS er det etablert rutiner for å kontrollere, korrigere og rette de innsendte dataene omgående slik at dere kan se hva som ikke vil bli godtatt av VIGO sentralbase og få muligheten til straks å korrigere og sende inn på nytt. Innsamlingsportalen/WIS foretar enkelte kontroller, men har ikke gjennomgående kontroller av alle individdata sett opp mot regelverket i friskoleloven og tilhørende forskrifter. Det er skolens ansvar at opplæring som tilbys, og rapportering av denne, følger skolens godkjenning og det regelverk som gjelder for frittstående skoler godkjent etter friskoleloven. Etter rapporteringene 1. oktober og 1. april vil fødselsnummer og hjemkommune bli kontrollert mot folkeregisteret. Folkeregisteret vil overstyre den hjemkommunen skolen har oppgitt. For å få endret hjemkommune må altså eleven ta dette opp med folkeregisteret. Fant du det du lette etter? JA NEI Side 5 av 6

6 Side 6 av 6