Innhenting av karakterar frå standpunkt, termin 2 og eksamen - skoleåret

Transkript

1 rundskriv nr. 07/09 Frå: Utdanningsavdelinga Til: Dei vidaregåande skolane Dato: MR 19229/2009/040 Ref: Innhenting av karakterar frå standpunkt, termin 2 og eksamen - skoleåret No er vi i gang med siste innspurt for å klargjere overføring av karakterar for skoleåret Før skolane melder frå til utdanningsavdelinga om at data er klare for eksport, så skal data vere kontrollert og eventuelle feil vere retta opp. Skolane skal kvalitetssikre sine data etter retningslinjer som er utarbeid for IST Extens. Bruk hjelpedokumentet på Extens i tillegg til dei retningslinjene de finn i dette brevet, og brev frå Utdanningsdirektoratet av , oppdatert per ; Føring av vitnemål og kompetansebevis for videregående opplæring i kunnskapsløftet. (justerte VMM-koder i Extens) pdf I rundskrivet finn de ei rettleiing for dette arbeidet samt forslag til sjekkar som bør vere gjort. Sjekkane gjeld både elevar, vaksne og privatistar. Sjå kommentarar i teksten. SISTE FRIST for klargjering av data for eksport: fredag 26. juni 2009 Om de er ferdige før fristen, meld frå til: anita.waatvik@mrfylke.no Skriv S-E og skolenamn i emnefeltet i e-posten. Første gongs inntak vert kjørt onsdag 8. juli 2009 Postadresse: Fylkeshuset, 6404 Molde Besøksadresse: Julsundveien 9 Telefon: Telefaks: e-post: post@mrfylke.no

2 Det SKAL meldast frå om: Elevar som er ukvalifiserte (til å gå vidare til høgare nivå) > Send liste Ny karakter etter klage eller ved ny, utsett eller særskilt prøve Vi treng ikkje lenger ha melding om dette. Vi har fått ein ny eksport som berre tar med fag med karakterar som har blitt endra etter siste eksport. Du kan kontrollere om karakteren er overført (sjå eige avsnitt). Fritak pga tidlegare fullførte fag: Bruk FAM-kode og Karaktermerknad/Fagmerknad Sjå meir om dette i rundskrivet. Kva gjer vi med søkjarar til Vg2, Vg3 eller lærefag - som ikkje er kvalifisert til å gå vidare? Som de er kjent med frå tidlegare innhentingar av karakterar, så er vi grunna korte tidsfristar i samband med inntak, avhengig av hjelp frå skolane for å kunne stoppe søkjarar som ikkje er kvalifiserte til inntak på Vg2 eller Vg3. I fleire år har vi hatt problem med at elevar søkjer høgare nivå utan å vere kvalifiserte, og har kome inn på ledige plassar. Det er Forskrift om inntak til vidaregåande opplæring og formidling av lærlingar og lærekandidatar til lærebedrifter, 6-22 og 6-23 som regulerer dette forholdet. I forskrifta går det fram at skolen etter intern vurdering likevel kan vurdere at ein elev kan gå vidare dersom det er dokumentert at søkjaren har kunnskapar til å følgje undervisninga. Dette altså sjølv om eleven har karakteren 1 eller er utan karakter i fag det blir bygd vidare på. Utgangspunktet er likevel at ein må ha bestått i fag det blir bygd vidare på i det vidaregåande kurset. Dersom ein elev går vidare utan bestått i alle fag, vil han/ho måtte ta opp desse faga dersom målet er full kompetanse. Når det gjeld elevar som har mål om å ta fag/sveinebrev så er det Forskrift om vurdering i vidaregåande opplæring , som omhandlar kva krav som må vere oppfylte før ein kan framstille seg til fag/sveineprøve. Dersom ein har ikkje bestått i meir enn to av dei felles allmenne faga, så får ein ikkje framstille seg til fag/ sveineprøve. Dersom ein har ikkje bestått i inntil to av faga, kan ein i visse tilfeller søke om dispensasjon. Side 2 av 36

3 Ukvalifiserte søkjarar blir ikkje stoppa i Vigo Skolen må ta ansvar Sjølv om utgangspunktet altså er at desse elevane som ikkje har bestått, ikkje er kvalifisert til å gå vidare, så klarar ikkje inntaksprogrammet vårt å vurdere dette. Så lenge dei har karakterpoeng nok, så vil dei altså vere med i inntaket. Send oss ei liste over elevane de meiner ikkje er kvalifiserte til å gå vidare Vi ber om at skolen sender oss ein oversikt over dei elevane som skolen meiner ikkje er kvalifiserte til å gå vidare. Skolane må då ta ansvar for at desse elevane får/har fått informasjon om at dei er ukvalifiserte til å gå vidare, og at han/ho vert oppfordra til å sende inn endring av søknaden til eit programområde som søkjaren er kvalifisert til. Side 3 av 36

4 Feltet Til Vigo (J/N) styrer kva som blir eksportert til Vigo. All informasjon som skal eksporterast til Vigo, MÅ ha J i dette feltet. Sjekk desse registra i listeform: Sjekk Enhet Elev Fag Organisasjon- Enhet Sjekk Basisgrupper Register- Basisgrupper Register- Elever Verktøy-Elev- Serieendre tildelte akt. F9-Utvalg/Sort: Tilbakestill evt. utvalg som ligg der. Legg inn Enhet, til dømes ATL* Sjekk at det ligg J i feltet Til Vigo for Hovedenhet, Privatist- og Vaksenenhet Utvalg i listeform. F11-Feltvalg: Hent opp lagret feltvalg *KONTROLL BASISGRUPPER F9Utvalg/Sort: Lagret utvalg *HENTE BASISGRUPPER Legg inn Enhet (hovedenhet, privatistenhet og voksenenhet) Sjekk at alle basisgrupper med elevar som skal eksporterast til Vigo i vår, ligg med J i feltet Til Vigo. Du kan sjekke kva for elevar som ligg i basisgruppa ved å klikke i den grå firkanten til venstre i bildet, høgreklikke, og velge Gå til Elevregister NB: sjekk at 0809-SLUTT ligg på hovedenhet med J til Vigo Sjekk alle elevar som ligg med N til Vigo Sjå sjekk bak i skrivet. TIPS: Om du vil sjekke ein elev frå dette utvalet, kan du merke eleven, høgreklikke og velge Gå til Personer, merk eleven på nytt og velg Gå til Elever. Då får du opp alle rader på eleven.* *) Gjer tilsvarande frå til dømes basisgruppereg.; F7-Markere alle og høgreklikk, Gå til Elevregister. Desse felta MÅ vere utfylt før vi kan eksportere karakterane: Alle elevar må ha utfylt Fullførtkode i Elevskoleår (Vitnemålsflik). Alle elevar må ha utfylt rett Bevistype; KB ( Vg1, Vg2) eller VM (Vg3). Sjekk elevar utan fullførtkode: Verktøy Elev Karakterer - Elevskoleår Side 4 av 36

5 Legg inn aktuell Enhet Legg inn det Nivå/Årstrinn du vil sjekke Legg inn aktuell utdanning Sjekk motsatt: Fullførtkode (tom) Legg evt. inn basisgruppe Sjekk nivå for nivå. Side 5 av 36

6 Fag som ikkje skal ha standpunktvurdering berre T2 (Vg1) Ein kan sette N til Vigo på S-radene for å hindre at dei går over til Vigo, men Vigo taklar at dei kjem med karakter på T2, og utan karakter på S. (For å unnta standpunkt for T2 fag i Skolearena, kan de fjerne gruppe på desse radene). Standpunktkarakterar er karakterar som blir gitt ved slutten av opplæringa på kvart årstrinn i fag der det i Læreplanverket for Kunnskapsløftet er fastsett nasjonale kompetansemål på årstrinnet i faget, og i prosjekt til fordjuping. Elevane skal også få terminkarakterar etter 2. termin på dei årstrinna der det ikkje er fastsett nasjonale kompetansemål i faget i Læreplanverket for Kunnskapsløftet. Dette betyr: Alle fag på studieførebuande, unntatt framandspråk, skal berre ha T1 og S o framandspråk skal ha T1 og T2 Alle fag på yrkesfag, unntatt norsk og engelsk, skal berre ha T1 og S o norsk og engelsk på yrkesfag skal ha T1 og T2 Eventuelle andre T2-rader må få N til Vigo I Vigo: Vigo skal ikkje poengberekne på T2 for disse faga. Dei skal likevel over for at alle fag og karakterinformasjon skal finnast i Vigo. T2-faga blir ikkje med i poengberekninga. Blank i karakterrubrikken for standpunkt fører til at desse faga ikkje blir med når poengsummen skal reknast ut. NB: Sjekk at ingen T2-fag ligg med karakter i S-rad! Følgjande data kontrollerast ved eksport frå Extens (til Vigo): Personid - gir melding viss ikkje gyldig personid Bevistype forventar berre VM og KB Fullførtkoder i elevskoleår. Fullførtkodane er: B - fullført og bestått I - Ikkje bestått i eitt eller fleire fag eller manglar eitt eller fleire fag. A - Fullført med annen vurdering S - Slutta i løpet av skoleåret. Side 6 av 36

7 H Holder på (vaksne, privatistar) I tillegg vil ein framleis ha behov for å nytte M for å få korrekt utskrift av kompetansebevis M2. M vil bli eksportert som I. INGEN ELEV SKAL HA BLANK FULLFØRTKODE FOR DET ÅRET DET EKSPORTERAST FRÅ. Fom aprilversjonen våren 09 gis det melding viss ein prøver å eksportere elevar som manglar fullførtkode, og eksporten avbrytast. Fullførtkode er også nødvendig for korrekt heading på kompetansebevis. Ordenskarakter G/L/N (leser berre 1. tegn) Karakterar gir melding viss ikkje lovleg karakter er brukt Side 7 av 36

8 Følgjande felt blir eksportert: Namn og adresse frå hodet på kartotekskortet. (Folkeregisteradresse eksporterast ikkje, denne blir haldt vedlike av Vigo) Telefonnr, Mobilnr, E-postadresse (NB: Berre EITT telefonnummer i kvart felt!) Kommunenummer Postnummer Morsmålskode diversefliken Elevens utdanning (Inntakskode) Startet utdanningen - inntaksfliken. (Feltet skal berre vere utfylt for elevar som ikkje er tatt inn via Vigo) Avbruddsdato - listeform/endretfliken - fylles ut automatisk ved bruk av sluttfunksjonen/avbruddsårsak Avbruddsårsak Spesialundervisning? - Elevtype SU inntaksflik (rett til spes.und. i hht enkeltvedtak) Bevistype - vitnemålsflik Fullførtkoder (vitnemålsflik Elevskoleår - Fullførtkode) Fråvær i dagar og timar Ordens- og Atferdskarakter Merknad aktivitetsflik feltet Kar.merknad (skal ha FAMxx i Fagmerknad) - (PFO-fag) Elevstatus Vitnemålsmerknader kode Elev vitnemålsflik knappen Merknader type VMM Rettstype inntaksflik Fag-status Elev aktivitet status: E = Elev A = Alternativ opplæringsplan - individuell opplæringsplan i hele faget. F = Fritatt - ikke undervisning * 1-12 (forskrift til OL) eller * 4-34 (forskrift til OL) tatt faget på høyere nivå N = Nettundervisning U = Utenlandsk utvekslingselev i Norge - hvis én "U" blir alle fag "U" og elevstatus "U" P = Privatist R = Realkompetansevurdert S = Sluttet Elevtimer Elev aktivitet elevtimer Overstyrer årstimer på fag (hvis utfylt). Eksamens-termin Tildato på aktivitet H = Høst V = Vår MerknadElev aktivitet merknad F.eks merknad ifbm prosjekt til fordypning Side 8 av 36

9 Fagmerknad - kode Elev - aktivitet - fagmerknad: FAM FAM Fagmerknad tekst Elev - aktivitet - kar.merknad (for enkelte FAM) *)Karakterstatus Elev - aktivitet - Karakterstatus Må være utfylt for eksport av $KAE-Endret pga feilføring, K- Klage på karakter - U- Utsatt, N-Ny, S- Særskilt Oppmøtestatus Elev - aktivitet - oppmøtestatus For sentrale eksamener fylles dette ut av PAS *) NB: NY karaktereksport som tar med fag som har fått Endret karakter etter siste eksport. Denne eksporten blir køyrt før inntaket i sommar. (sjå og side 14 i rundskrivet) Side 9 av 36

10 Elevens fag Blir lagra i Vigo med timar og resultat. Eksporterast til SSB (Kostra i forhold til lærartimar) og lånekassa. Moglege feilkilder: - Eleven sluttar med faget etter at T1 er overført, faget slettes, Vigo får ikkje beskjed om at han har slutta i faget. - Vigo kan ikkje avslutte faget utan å vite at eleven faktisk har slutta med faget. - Eleven har slutta med faget, faget slettes ikkje, men leggast korrekt med IV i henvisning, avbruddsdato og fagstatus Sluttet. Viss ikkje IV tas med ved eksport, får ikkje Vigo beskjed om at eleven har slutta i faget. - Eleven har få fag, men fleire timar i faga elevtimane justerast ikkje. Kva for konsekvensar gir det at et fag ein elev har slutta med ikkje kjem over til Vigo? - Om faget kjem inn med status sluttet gir høgre kursprosent enn om faget manglar. - Om faget kjem inn med status sluttet, eller om det manglar, gir same poengberekning for standpunkt. - Om faget kjem inn med status sluttet, eller om det manglar, kan gi forskjellig poengberekning for T1, avhengig av om eleven fikk terminkarakter før han slutta. - Ryddigast å ta med fag med IV i henvisning og fagstatus Sluttet slik at det totale bildet finnes i Vigo. - Viktig å justere elevtimer ved avvik slik at elevtimer blir korrekt ved overføring til lånekassa. - Fag som ligg i Extens, og ikkje markerast som sluttet, som kjem over til Vigo utan karakter vil ikkje påverke poengberekninga i Vigo. - Fag som ligg i Extens, og ikkje markerast som sluttet, som kjem over til Vigo utan karakter vil påverke SSB sin statistikk. Vigo må ha beskjed om fag ein elev sluttar i. Viss han sluttar før første overføring kan fagstatus sluttet leggast på T1 raden. Ved overføring kommer faget over med fagstatus sluttet. Viss han sluttar etter overføring av T1 kjem ikkje faget normalt sett over til Vigo fordi faget ikkje kopierast til Standpunkt når eleven har slutta i det. Altså får ikkje Vigo beskjed om at eleven har slutta i faget. Side 10 av 36

11 Elev sluttar med fag Fag ein elev sluttar med etter T1, må altså kopierast til S, og det må leggast IV (i Henvisning) og fagstatus Sluttet på faget. NB: Elev som tar privatistfag frå eit anna programområde enn han er elev på, skal ha to kort. Elev som har slutta i eit fag (på T1) som skal ha T2-karakter (sjå eige avsnitt over): Fordi desse T1-radene blir sletta i Vigo, vil denne informasjonen forsvinne. Fagstatus sluttet må difor også ligge på T2 og faget må ha J til Vigo (og IV i feltet Henvisning). Fag eleven har slutta i etter T1, må kopierast til S og det må leggast IV og fagstatus Sluttet på faget. Side 11 av 36

12 Elev blir fritatt i eit fag Elev som blir fritatt i eit fag, skal ha dette faget ut på karakterbevis. Fag skal altså ligge på elevens aktivitetsflik med aktivitestype S. Skal det også skrivast ut på terminmeldingar, må det også ligge med aktivitestype T1 og T2. Les meir i Hjelpefila om kopiering til annen aktivitetstype; kopiering av aktivitet til T2, S og E. I karakterfeltet leggast karakteren F, og i fagmerknad leggast aktuell FAM. NB: Sjå avsnitt om Fagmerknad ; FAM01 m.fl. Verktøy-Elev-Serieendre tildelte aktiviteter (Gruppeinndeling) F11 Feltvalg: *SJEKK FAGSTATUS F9 Utvalg/sort: *SJEKK FAGSTATUS -MERKNAD NB: Klikk på Tilbakestille for å fjerne gamle data - og legg inn: Sjekk og legg inn rett fagmerknad. Legg inn rett enhet (hovedenhet) Får du opp elevar med dette utvalet, må du sjekke og legge inn rett FAMkode på faget. Side 12 av 36

13 Elevar som sluttar ETTER 1. september På grunn av krav om rapportering til SSB og Statens Lånekasse, har IST kome med ei anbefaling om at alle elevar blir overført til sluttskolen når skoleåret er slutt, samt at basisgruppekoden startar med skoleåret. Dette betyr at elevar som har gått eit tre-årig løp er dobbeltelev med 3 kort når ho/han er ferdig. På alle desse 3 korta vises alle fag for alle tre år, men felta enhet og utdanning i aktivitetsfliken vil vise på kva for år og kurs dei er tatt. Skolane skal legge elevar som sluttar etter 1. september i ei sluttbasisgruppe = 0809-SLUTT på hovedenheten, ikkje sluttenhet, til skoleåret er over. Deretter flyttast dei over til sluttenhet saman med elevane som har fullført året. Dette betyr at desse elevane blir med i eksporten etter skoleslutt saman med dei andre elevane, og gjer statistikkdata fullverdige. Det blir då viktig at desse elevane får ein avbruddsdato i feltet Avbruddsdato (finns i elevregisteret i listeform/endretfliken), at dei får fullførtkode S for det aktuelle året og at de får elevstatus sluttet på inntaksfliken. Sjekk at denne basisgruppa ligg med J til Vigo. Sjekk om det er elevar som har Avbruddsdato, men ikkje ligg i basisgruppa 0809-SLUTT Verktøy Elev Serieendre tildelte aktiviteter Legg inn Enhet Får du opp elevar med dette søket, gjer du slik: F7-Marker alle Side 13 av 36

14 Høgre-klikk og Gå til Elevregister I Elevregisteret (listeform) hentar du opp felta Basisgruppe, Avbruddsdato og Avbruddsårsak, dersom desse ikkje ligg i utvalet ditt. (F11-Feltvalg) 1. Sjekk om eleven har slutta. 2. Om dette er tilfelle, endrar du til rett basisgruppe 0809-SLUTT på eleven. 3. Sjekk at det ligg J i feltet Til Vigo! 4. NB: Er Avbruddsdato før , skal eleven ligge på Sluttenheten i basisgruppa SA-08 og ha N i feltet Til Vigo. Side 14 av 36

15 Sjekk START- og SLUTTDATO rett opp feil feltbruk (E+V+P) Det presiserast at feltet Startdato i skole og Sluttdato i skole ikkje lenger skal nyttast. Dette fordi feltet er kopla til person, ikkje elev, og vil vise på alle korta til eleven. Desse felta skal nyttast: Startet utdanningen og Avbruddsdato. Ta elevregisteret i listeform. F11-Feltvalg: Hent opp Lagret feltvalg *START-/SLUTTDATO FEIL FELT F9-Utvalg/sort: Hent opp Lagret utvalg med same namn. Vaks- og Priv-enhet: Legg til evt. Basisgruppe eller J til Vigo for å avgrense søket. 1) Fyll ut Enhet, og gjer utval på (UTFYLT) i feltet Startdato i skole (sjå under). Dersom det er registrert startdato som gjeld inneverande skoleår i dette feltet: Sjekk om informasjonen er frå din skole. Ja: Flytt datoen til Startet utdanningen. Nei: Slett datoen i feltet Startdato i skole (datoen kjem frå ei anna skole). 2) Gjer utval på (UTFYLT) i feltet Sluttdato i skole. Legg * i feltet Startdato i skole. Dersom det er registrert sluttdato som gjeld inneverande skoleår i dette feltet: Sjekk om informasjonen er frå din skole. Ja: Flytt datoen til Avbruddsdato. Nei: Slett datoen i feltet Sluttdato i skole (datoen kjem frå ei anna skole). Side 15 av 36

16 Side 16 av 36

17 Sjekk Fylkes- og Kommunekode (Elevar+Vaksne+Privatistar) Sidan dei fleste elevane på hovedenheten kjem frå Vigo, skal desse ha rett kommunenummer. Det er spesielt elevar som er tatt inn utanom det ordinære inntaket, som kan ligge utan rett kommunenummer. Alle enhetene må sjekke desse felta. Er feltet ikkje utfylt, vil det ligge 00 i Kommunekode (og 00 eller 15 i Fylkeskode). Elevregisteret i listeform. Register Elever - F11 Feltvalg: *Kontroll Elevar VIGO-eksport F9 Utvalg/sort: *KONTROLL kommune-kode Legg inn rett kommunenummer på dei elevane dette gjeld. Sjå Kodefliken i Elevregisteret: Bruk rullegardinknappen og hent fram rett kommune, dei ligg alfabetisk. INNTAKSKODE/Utdanning (i Extens) må ikkje endrast Elevar som er overført frå Vigo til skolen MÅ ha same inntakskode (kurskode) gjennom heile skoleåret. Elles vil vi få feilmelding ved import av karakterar til Vigo. Side 17 av 36

18 Dersom elevar bytter utdanning i løpet av skoleåret, MÅ Inntakskontoret få beskjed! Elev status Viser elevens status på eit programområde (Register Elev fliken Inntak). Det blir store endringar frå hausten, men for skoleåret gjeld følgjande: MÅ oppdaterast med VOK for vaksne elevar for å kunne hente desse fram i Verktøy - elever - serieendre voksne og kunne gjere ein eigen eksport med vaksne elevar. MÅ leggast inn med ALT for elevar som har alternativ opplæring. Alle andre elevstatus eksporterast, men nyttast ikkje av Vigo. Utvekslingselevar Utenlandsk utvekslingselev i Norge skal ligge med Status: Utenl.utv.elev. i NO og J til Vigo på alle fag dei får undervisning i, i tillegg til at det må ligge J til Vigo på Eleven (listeform). NB: Utanlandske utvekslingselevar som er tatt inn på skolen etter skolestart: Send oss ei liste over desse (namn, fødselsdato og fiktivt fnr) på e-post, slik at vi eventuelt får lagt dei inn i Vigo manuelt. Norsk utvekslingselev i utlandet Strenge krav til godkjenning Elevar som har vidaregåande opplæring i utlandet, skal ha dette året registrert i Vigo. Det er rektor som skal avgjere om året i utlandet kan godkjennast som eit Vg1 eller Vg2. Jamfør kap. 1 i Oppl.lova. Utdanningsavdelinga sikrer dei elevane som vi har fått førehandsgodkjenning for, inn på neste nivå i inntaket. NB: Sidan det er særs strenge krav for å få godkjent eit år i utlandet (jamfør Vedlegg 1 til rundskriv F-12-08, Andre bestemmelser, Godkjenning av opplæring i utlandet tilsvarende Vg1 og/eller Vg2 i Norge ), reknar vi med at det vil vere utvekslingselevar som ikkje oppfyller krava dette skoleåret. Dersom skolen allereie no veit at det er elevar som likevel ikkje vil få godkjent året i utlandet som Vg1 eller Vg2, må de gi beskjed til utdanningsavdelinga snarast. Det er viktig at desse elevane får satt opp ønske på rett nivå, før 1. gongs inntak køyrast. Side 18 av 36

19 Kontroller følgjande data (E+V+P) Personid- gir melding om personid ikkje er gyldig (gult felt) Fiktivt fnr skal vere etter denne malen: første siffer i fødselsdag +4, dmmåå + 99(1=gut, 2=jente)15(fylke) Eks: = jente født og busett i Møre og Romsdal. D-nr frå Folkeregisteret kan nyttast både i Vigo og Extens, ikkje berre i samband med Privatistweb. Elevar som ikkje har norsk personnummer eller D-nummer, skal ha ein fiktiv Personid i Extens etter malen ovanfor. Ta kontakt om de er i tvil. Elevar som har fått norsk fødsels- og personnummer eller D- nummer i Extens: Meld frå om desse før vi skal laste inn karakterane, slik at vi kan rette opp i Vigo først. Bevistype skal vere VM eller KB. Sjekk at alle elevane har fått rett bevistype. Ingen skal ligge med tomt bevistypefelt! Vitnemålsfliken Elevskoleår nyttast for å takle overskrifter i karakterbevis i kunnskapsløftet. I elevskoleår registrerast skole, utdanning, årstrinn og fullførtkode per skoleår, med høve til å styre om året skal nyttast ved karakterutskrift eller ikkje. Alle fag og fråvær får samtidig ei kopling til same skoleårsdata. Knappen Elevskoleår finnes i Register - Elever - Vitnemålsfliken. Når ein elev blir lagt inn, anten via Vigo inntak, manuelt i elevregisteret, eller kjem via Privatistweb, dannes ei rad under Elevskoleår. Dersom Enhet eller Utdanning blir endra på ein elev, blir det generert eit nytt Elevskoleår. For å sjå innlagte data, legge inn historiske data eller endre på innlagte data for ein enkeltelev; trykk på knappen Elevskoleår og bruk F3-Endre eller F5-Ny. Side 19 av 36

20 For å sjå eller endre elevskoleår for fleire elevar; gå til Verktøy - Elev - Karakterer Elevskoleår Ein elev kan ha eit utal elevskoleår, men berre eitt per årstrinn med J i På vitnemål ved utskrift. Om du ikkje sletter nokre rader, er du sikker på at den rada du treng ved utskrift finnest. Legg heller N i På vitnemål på rader i staden for å slette. Då kan raden ligge der; den gjer ingen skade! Ein elev må ha eit elevskoleår for det kortet utskrift av KB/VM startar frå. Ein elev må ha eitt elevskoleår med fullførtkode for eksport til Vigo. Ved eksport til Vigo hentast elevar for valt enhet, med J til Vigo, og elevskoleår som samsvarar med dette. Altså elevskoleår med same enhet og utdanning som eleven har, og dermed det korrekte elevskoleåret. Fullførtkode: Fullførtkode er viktig ved eksport til Vigo, og ved utskrift av kompetansebevis. Ved eksport til Vigo nyttast fullførtkode slik: B - Bestått, fullført hele kurset med bestått i alle fag Endring frå tidligare er at B nå skal nyttast for det aktuelle kurset sjølv om eleven har fag han ikkje har bestått frå tidligare år. Ein fullførtkode beskriver no altså berre resultatet for dette aktuelle året, ikkje total status. I - Fullført heile kurset, men ikkje bestått i eitt eller fleire fag (1) A - anna vurdering. Har fullført særskilt tilrettelagt opplegg. S - starta på kurs i henhold til inntak, slutta etter 1. oktober H - "Holder på" - nyttast for elevar i 1. år av eit toårig løp, for privatistar og for vaksne. Når ein elev får innvilga programområde over 2 år 1. året: Bruk vurderingskode H. ALLE faga må ligge inne med T1 1. året, slik at forbruk av rett blir rett utrekna i Vigo. Dersom skolen berre legg inn dei faga eleven har det 1. året, vil eleven og få for liten kursprosent i Vigo. Til våren skal berre faga med Standpunkt, T2 og Eksamen rapporterast. 2. året: Sett rett vurderingskode B eller I (ikkje H). Alle faga må ligge inne på eleven i Extens med T1, slik at vi får lasta over alle faga om hausten. Dermed vil Vigo hente fram karakterane frå 1. året som beste karakter, og poengsummen for å søkje vidare til Vg2 vil bli rett. Side 20 av 36

21 VAKSNE Verktøy - Elev og Serieendre voksne elever. Føresetnad for å kunne hente opp elevar i dette verktøyet er at det ligg elevstatus VOK på elevane i eleveregisteret. Hurtiginntast VOK ved å hente dei aktuelle elevane (Elevregisteret) i listeform og gjer feltval på feltet Elevstatus frå mappa Annet. Finn vaksne (VOK) - med J til Vigo - utan dato Verktøy-Elev-Serieendre voksne elever. F11-Feltvalg: Felles feltvalg: *VAKSNE 1. sjekk F9-Utvalg/sortering: *KONTROLL EKSPORT Om du får opp vaksne med dette utvalet; kopier personid og hent fram eleven i Elevregisteret. Sjekk om eleven skal ha N til Vigo. Legg N til Vigo om det ikkje er data som skal eksporterast på den vaksne eleven. Om du finn fag på eleven i Elevregisteret (med GK eller F), MÅ du legge inn dato for anten søknad vidaregåande opplæring eller søknad realkompetansevurdering ( i Verktøy-Elev-Serieendre voksne elever). Elles vil denne eleven stoppe heile eksporten for denne Vaks-enheten. For å registrere meir data for vaksne elevar: Åpne Verktøy - Elev - Serieendre voksne elever F11-Feltvalg og hent alle felt frå mappe Voksen Legg inn data i aktuelle felt, men merk at det må ligge data i : - anten feltet Dato søkn. vid.oppl. - eller feltet Dato søknad realvurd. Utan data i eitt av desse felta vil ikkje eksport kunne skje. Bruk gjerne hurtiginntast, eller legg inn manuelt. Side 21 av 36

22 Vent på melding frå Utdanningsavdelinga før overføring til sluttskolen! Alle elevar overføres til sluttskole Bruk basisgruppekode 0809-SLUTT På grunn av krav om rapportering til SSB og Statens lånekasse, har IST kome med ei anbefaling om at alle elevar blir overført til sluttskolen når skoleåret er slutt, samt at basisgruppekoden startar med skoleåret. Dette betyr at elevar som har gått eit tre-årig løp er dobbeltelev med 3 kort når ho/han er ferdig. På alle desse 3 korta vises alle fag for alle tre år, men felta enhet og utdanning i aktivitetsfliken vil vise på kva for år og kurs dei er tatt. Det er viktig at skolane ikkje flyttar elevar over til sluttskole, før skoleåret og endeleg karakterinnhenting er avslutta. Sjekk om karakterane er eksportert til Vigo slik: Verktøy Elev Serieendre tildelte aktiviteter F11-Feltvalg: Lagret feltvalg *SJEKK VIGO-EKSPORTDATO F9-Utvalg/sortering: Lagret utvalg *SJEKK VIGO-EKSPORTDATO Legg inn Enhet. Sjekk både hovedenhet, privatistenhet og voksenenhet (kvar for seg) Sjekk nivå for nivå: basisgruppe 1*,2*,3* og 0809V* (eleveksamen (E), privatistar (P), praksiskandidatar (K)) NB: Sjekk i basisgrupperegisteret at det ligg J i feltet Til Vigo for basisgrupper med elevar som skal til Vigo! NY - Eksport av karakter som er endra etter siste eksport Legg til NYE felt i Elevregisteret, Aktivitetsfliken: Ha elevregisteret i kartoteksform Aktivitetsfliken (stå i fliken) F11- Feltvalg. Dobbel-klikk på Alle felt og dra over feltene Vigo eksp.dato og Endret karakter. I desse felta vil du sjå siste eksportdato for overføring av karakter til Vigo og endra karakter (frå>til). Side 22 av 36

23 Føresetnad for eksporten: Faget med karakter må vere eksportert til Vigo ein gong, det vil seie at feltet Vigo eksp.dato er utfylt. Feltet Endret karakter inneheld dato som er nyare enn dato i Vigo eksp.dato. Feltet Karakterstatus er fylt ut med korrekt status. E - Endret pga feilføring, K - Klage på karakter U - Utsatt, N - Ny, S - Særskilt Denne eksporten blir køyrt før inntaket i sommar. Side 23 av 36

24 RETTLEIING FOR KONTROLL AV KARAKTERAR TIL VIGO INNTAK: Standardfelt som må vere utfylt - for at vi skal kunne ta imot data rett i inntakssystemet: Alle aktivitetar må ha utfylt Tildato. Dette for at vi skal få riktig skoleår registrert i VIGO. Felta med Fråver (dag og timar), Atferd og Ordenskarakter skal vere utfylt. Lovlege karakterar i Orden og Atferd: G, NG og LG ( tom blir godtatt) Feltet aktivitetstype må vere S (Standpunkt), E (Eksamen) eller T2 (gjeld Vg1). Feltet type dokumentasjon må vere utfylt. Lovlege verdiar er: KB Kompetansebevis VM Vitnemål Innrapporteringa gjeld Standpunkt og Eksamen inneverande skoleår, og i tillegg T2 for Vg1. Karakterane som skal førast over til inntak skal vere knytt til aktivitetstype i gjeldande periode (07*). Elev som tek fag ved fleire skolar Dersom ein elev tek einskilde fag ved ein skole og er elev ved ein annan skole samstundes, er det berre hovudskolen som skal rapportere inn karakterane. Den skolen der eleven tar einskilde fag, skal legge N i feltet Til Vigo på eleven/faga. Karakterar: I karakterfelta må det berre vere gyldige karakterar. Til dømes verdien I for ikkje grunnlag for vurdering blir ikkje godteken. Rett markering skal vere IV. Heller ikkje karakteren (strek) eller +/- i tillegg til karakter blir godkjent. (Bruk eventuelt karaktermerknad.) Oversikt over lovlege fagkarakterar: (sjå Forskrift til Oppl.lova 4-8 og 4-9) Det skal nyttast talkarakterar på ein skala frå 1-6. Berre heile talkarakterar skal nyttast. Bestått svarer til karakterane 2-6. Departementet kan i spesielle tilfelle bestemme ei anna grense for bestått. Fag med karakteren 1 i standpunktvurdering er bestått når eksamenskarakteren er 2 eller betre. Dette gjeld ikkje dersom eksamenskarakteren er for ein tverrfagleg eksamen. Læreplanverket for Kunnskapsløftet fastset dei faga der det ikkje skal nyttast talkarakterar. Side 24 av 36

25 Ver di Kommentar 1 Karakteren 1 uttrykkjer at eleven har svært låg kompetanse i faget 2 Karakteren 2 uttrykkjer at eleven har låg kompetanse i faget 3 Karakteren 3 uttrykkjer at eleven har nokså god kompetanse i faget 4 Karakteren 4 uttrykkjer at eleven har god kompetanse i faget 5 Karakteren 5 uttrykkjer at eleven har mykje god kompetanse i faget 6 Karakteren 6 uttrykkjer at eleven har framifrå kompetanse i faget IV Ikkje grunnlag for vurdering (endrast til 9 i Vigo). IV skal nyttast der det skulle vore talkarakter i faget, men der det ikkje er grunnlag for å gi eleven karakter grunna stort fråvere eller liknande. D Delteke NYTT: F GK FU Friteken for vurdering. NYTT: Godkjent kompetanse. Berre fag som er godkjent (realkompetansevurdert) skal til Vigo med karakteren GK (endrast til R i Vigo) Fullført (endrast til U i Vigo). Side 25 av 36

26 FAM-merknad Feltnamn i Extens: Kar.merknad Feltet finn du i Register Elev Aktivitets-fliken. FAM13 og FAM16 krev at det ligg ein tekst i feltet Kar.merknad, elles vil du få ei feilmelding. Forventa tekst er: FAM13 fagkode for fag i R94 skrivast inn FAM16 årstal for når faget var bestått skrivast inn FAM22 er utgått Sjekk om FAM13 eller FAM16 ligg inne utan tekst i Kar.merknad: Fagmerknad Det kan berre førast merknadstekster godkjent av Utdanningsdirektoratet. De finn meir om dette i eige skriv frå Utdanningsdirektoratet (sjå link på side 1 i rundskrivet). Merknadskodane med tekst finn du i språkkoderegisteret; Organisasjon Fag/ressurser Språkkoder. Fagmerknadens kode, FAMxx, legges inn i feltet Fagmerknad på elevens aktivitet og teksten som hører fagmerknaden til, vil skrives ut på kompetansebeviset/vitnemålet til høgre for det aktuelle faget. (sjå meir om dette i hjelpefila) Det er kode for fagmerknad som vil bli eksportert til NVB. Merknadstekst vil bli eksportert til Vigo, og tema for prosjekt til fordjuping kan vidareformidlast frå Vigo til lærlingeplass. Kopi, skriv frå Udir av , justert , side 7 og 8, Oppsett av vitnemål (sjå og side 11 i skrivet, 5. Oppsett av kompetansebevis og Lærekandidater, side 14, om bruk av FAM31): Fagmerknader Kode Merknadstekst Bruksområde FAM01 Fritatt for opplæring Fagmerknad når det føres fritak for oppl. i hht. forskr. til oppl.lova FAM02 Fritatt for vurdering Fagmerknad når det føres fritak for vurd. i hht. forskr. til oppl.lova FAM03 Jf. vedlegg FAM04 Eksamen annullert FAM12 Karakter føres ikke FAM13 Bestått fag R94 <FAGKODE> FAM14 Frit. for vurd, prakt. del FAM15 Bestått fag utland Fagmerknad når det føres fritak i hht forskr. til oppl.lova 4-27 Fagmerknad for godkjenning av fag fra Reform 94, jf. pkt Fagmerknad vedr. kroppsøving i hht forskr. til oppl.lova 4-12 Fagmerknad ved fritak ført med koder for fag i LK06 Side 26 av 36

27 FAM16 Bestått fag <åååå> FAM17 Bestått fag høyere nivå FAM18 Realkompetansevurder t FAM19 Utv. omf. i norsk FAM20 Jf. F pkt FAM24 Bestått Vg1 utland FAM25 Bestått Vg2 utland FAM26 Utv. omf. I engelsk FAM27 Fagprøve FAM28 Svenneprøve FAM30 Bestått VKI ØA R94 Fagmerknad for godkjenning av fag fra tidl. ordninger, jf. pkt Fagmerknad når det føres fritak for nivået. Jf. pkt Fagmerknad når det føres godkj. i hht forskr. til oppl.lova 4-37 Fagmerknad knyttet til fagkode NOR3001, NOR3002 og NOR3003 Fagmerknad ved vurd. i hht norsk som andrespråk, R 94 Fagmerknad ved fritak for fag ført med kode UPF9xxxx Fagmerknad ved fritak for fag ført med kode UPF9xxxx Fagmerknad knyttet til fagkode ENG3001, ENG3002 og ENG3003 Side 27 av 36

28 Det føres vitnemålsmerknader fastsett av Utdanningsdirektoratet i avsett felt i følgjande tilfelle: Vitnemålsmerknader førstegangsvitnemål Kode Merknadstekst VMM06 Førstegangsvitnemål VMM07 VMM08 VMM09 VMM10 Utvidet tid som følge av deltakelse i internasjonal utveksling som medfører tap av opplæringstid, folkehøgskole, verneplikt eller omsorgsarbeid med et omfang på minst 9 måneder. Utvidet tid som følge av omvalg av Vg1 eller Vg2. Utvidet tid som følge av fravær på grunn av langvarig sjukdom. Utvidet tid som følge av rett til ekstra opplæringstid etter reglene i opplæringslova 3-1 femte ledd. Dersom førstegangsvitnemålet er knyttet til vilkår i hht Forskrift til opplæringslova, 4-31a, 4. ledd, pkt. a d, føres tilleggsmerknad VMM07 VMM10. Andre vitnemålsmerknader: Kode Merknadstekst VMM11 Eksamen avlyst. Jf. vedlegg til vitnemål for videregående opplæring. VMM12 Bestått yrkeskompetanse i henhold til Forskrift til opplæringslova. VMM14 Opplæring i programfag inngår i lærekontrakten, jf. forskrift til opplæringsloven. VMM15 Sum omfang, fravær, orden og atferd gjelder opplæring i skole VMM16 Årsak til fravær dokumentert i vedlegg VMM17 <dispensasjonsvedtak tekst> VMM18 <dispensasjonsvedtak tekst> VMM19 <dispensasjonsvedtak tekst> VMM11 og VMM14 19 kan også føres som merknad på kompetansebevis. Side 28 av 36

29 SJEKK I EXTENS - FØR INNLASTING TIL VIGO Desse sjekkane skal utføres på Hoved-, Vaks- og Priv-enheten. Vi vil først eksportere frå hovedenheten, deretter frå privatist- og vaks-enhetene. NB! Pass på at det er berre etter ikke at det skal vere ordmellomrom. Det skal ligge * på alle andre verdiar enn dei du søker etter. Søk etter ein verdi om gongen. KONTROLL AV ELEVAR Listeform Register-Elever-F11 Feltvalg: *Kontroll Elevar VIGOeksport F9 Utvalg/sort: *KONTROLL VIGOEKSPORT ELEV Sjekk: FELT VERDI MERKNAD Enhet ATL (dette er eit eksempel) Om du skal sjekke for fleire enheter: Sjekk for ein enhet om gongen. Den kan då ligge Bevistype sjekk 1: sjekk 2: Årstrinn sjekk 3: sjekk 4: Vurdering sjekk 5: sjekk 6: (tom) ikke KB,ikke VM (tom) 4,5 (tom) ikke B,ikke I,ikke A,ikke M, ikke H inne til du har sjekka alt på enheten. Viktig Skal vere utfylt ved eksport av S og E. Desse i nedste linje kan sjekkast i ein omgang (søker da etter alt anna enn kompetansebevis og vitnemål) Viktig Det skal ikkje ligge elevar på Årstrinn 4 eller 5, dersom skolen ikkje har TF Viktig H er gyldig for privatistar, vaksne og elevar som tar t.d. Vg1 over 2 år (H berre på 1. år) Sjekk i ein omgang: FELT VERDI MERKNAD Utdanning?????1?????????2?????????3???? Årstrinn Ikke 1 Ikke 2 Ikke 3 Vg1 (10 teikn) Vg2 Vg3 NB: Desse to felta skal sjekkast samtidig. Du må koble rett utdanning (????? 1????) til rett årstrinn (Ikke 1). Side 29 av 36

30 FELT VERDI MERKNAD Utdanning?????1?????????2???? Vg1 Vg2 Bevistype Ikke KB Alt anna er feil Side 30 av 36

31 KONTROLL AV FAG OG KARAKTERDATA Verktøy-Elev-Serieendre tildelte aktiviteter-f11 feltvalg: *Kontroll fag-dokumentasjon F9 Utvalg/sort: *Kontroll Fag- og karakterdata Legg inn Enhet og sjekk først med (tom) i Akt.årstrinn. Akt.årstrinn skal vere 1-3 på vidaregåande. Rett opp og legg inn * i Akt.årstrinn NB: Hugs å legge inn * i det feltet du er ferdig med å sjekke, før du går vidare til neste sjekk. Desse felta skal ligge fast under sjekken: FELT VERDI MERKNAD Enhet???,???? Skal alltid vere med (hovedenhet, Priv- og Vaks-enhet) Periode 081 Skal alltid vere med Henvisning IKKE IV Denne ligg fast til du er ferdig. Akt.type S,E Denne kan ligge fast ved sjekk av Standpunkt og Eksamen. NB: Legg inn sjekkefelt i tillegg før du trykker Enter-tasten/OK! Sjekk og legg inn * i feltet før neste sjekk: Fagtype-sjekk FELT VERDI MERKNAD Hvordan IKKE FF,IKKE FP,IKKE UP,IKKE VP,IKKE PF,IKKE OR F9-Utvalg: *Kontroll Fag Hvordan R94-KL Får du opp nokre rader; sjekk feltet Hvordan og Off.fagkode og rett opp. SF (studieretningsfag)og VF (valfag) høyrer til R94-fag, og skal ikkje brukast i Kunnskapsløftet. Side 31 av 36

32 Kunnskapsløftet har desse fagtypane (Hvordan): FF (fellesfag), FP (felles programfag), UP (uspesifisert programfag), VP (valfritt programfag), PF (prosjekt til fordjuping), OR (orden og atferd). Utfyllande kommentar: Fagtypen er knytt til fagkoden, men kan overstyrast på eleven. (Rettast direkte i feltet Hvordan i Elevregisteret Aktivitetsfliken. Merk at fellesfag som lesast av potten for prosjekt til fordjuping skal ha type FF.). Fagtypen viser korleis faget lesast. Same fagkode kan derfor ha forskjellige fagtypar for ulike elevar. Fagtypen er viktig for utskriving av dokumentasjon og overføring til NVB, Les meir i Hjelpedokument Organisasjon-System-Systemvedlikehold Fag/ressurser Diversefliken-fagregister Side 32 av 36

33 FELT VERDI MERKNAD Akt.form (tom) Finn du E-rader (eksamen) utan akt.form, fyller du ut denne. Sjå Hjelpefila om lovlege kodar. FELT VERDI MERKNAD Off.fagkode (tom) Det skal ikkje ligge fag utan offentleg fagkode. Bytt evt. ut fag på eleven, slik at rett fag ligg inne med rett fagkode. FELT VERDI MERKNAD Utdanning?????1?????????2?????????3?????????4???? Vg1 Vg2 Vg3 PBPBY4* Akt.årstrinn Ikke 1 Ikke 2 Ikke 3 Ikke 4 Vg1 Vg2 Vg3 PBPBY4* NB: Desse to felta skal sjekkast samtidig. Du må koble rett utdanning (?????1????) til rett Akt.årstrinn (Ikke 1). Viss ein elev på 3. årstrinn tar fag på 2. årstrinn, bør desse faga ha akt.årstrinn 3. Viss ein elev på 1. årstrinn tar fag på 2. årstrinn, bør desse faga ha akt.årstrinn 1. Sjekk KARAKTERAR: FELT VERDI MERKNAD Innskr.karakter 1,IV,GOD Det er ingen som skal ligge inne med B på vurdering og ha karakterane 1 eller IV. GOD i Orden må endrast til G. NB: Du vil ikkje sjå vurderingsfeltet i rapporten din. Side 33 av 36

34 Desse kontrollrapportane kan kjørast for å kontrollere innlagt data. Alternativt må ein vere sikker på at ein har gått inn i registeret og gjort alle endringar: Desse 2 kontrollrapportane finn du under: Fil Utskrifter, mappe; Generelle, Kontroll 1. Kontrollrapport: KO_elfa.rpt, kontrollerer fag som manglar data på akt.årstrinn, fradato, tildato, periode eller aktivitetstype. Rapporten skal kjørast for å kontrollere at alle data er kome med. Dersom du får ut elevar på kontrollrapporten må du ta ein runde til, for då er det enno ikkje klart til eksport. Hugs å fylle ut felta bevistype om det er kompetansebevis (KB) vitnemål (VM), og fullførtkode i feltet vurdering. 2. Kontrollrapport: KO_elfr.rpt,(kontrollerer fravær), eller kontroller at det ikkje manglar data på felta årstrinn og periode på fraværet. Denne kontrollrapporten finn du under: Fil Utskrifter, mappe; Skole, Statistikk 3. Kontrollrapport: KSTAT_01.rpt som skriv ut utvalde karakterar må og kjørast. Kontrollerer alle som har fått 1 el. IV som karakter i enkelte fag i forhold til feltet vurdering. Elevar som ligg inne med B på fullførtkode og KB på bevistype er lagt inn feil og må rettast opp. Dersom ein har B for bestått kurs så skal ein ha karakteren to eller meir i alle fag. Dersom dette ikkje er rett utfylt frå skolen si side, blir kontrollarbeidet for utdanningsavdelinga vanskeleg å få til. Vi tek berre stikkprøvar. Dersom ein slik feil ligg inn på standpunktkarakterane, kan det føre til at ein elev som berre har 2 karakterar og IV i dei andre kjem inn på kurs han/ho ikkje er kvalifisert til fordi skolen har fylt ut KB på bevistype og B på fullførtkode. Dersom skolane kjører kontrollrapportane så kan de rette opp evt. feil før vi importerer over data til inntakssystemet. Skolane slepp å få unødvendige tilbakemeldingar om ting som må rettast opp, og utdanningsavdelinga slepp ekstraarbeid med ev. ny innlasting og forseinkingar i arbeidet som oppstår som følgje av feilrettingar på skolane. Side 34 av 36

35 Side 35 av 36

36 Med helsing Per Hoem fylkesutdanningsdirektør Anita K. Waatvik rådgivar Gjenpart: Fylkesdirektøren Fylkesordføraren Lærarorganisasjonane Utdanningsutvalet Yrkesopplæringsnemnda Side 36 av 36