Vi håper derfor at skolane også i år er med på å ta ansvar for at dei data vi rapporterer inn er så pålitelege som mogeleg.

Transkript

1 rundskriv nr. 17/09 Frå: Utdanningsavdelinga Til: Dei vidaregåande skolane Dato: Ref: MR 36327/2009/040 Registreringar i Extens før rapportering til SSB 2009 NB: Det er viktig at denne informasjonen raskt kjem ut til den/dei på skolen som har ansvar for registreringane i EXTENS. Dette gjeld både registreringar på hovedenhet, VAKSenhet og PRIVATISTenhet. Resultatfil for skoleåret vart levert til Sentralbasen frå Vigo 12. oktober. Desse opplysningane er allereie rapportert inn til Vigo i løpet av sommaren og gjeld elevar, privatistar, realkompetansevurderte personar, vaksenopplæring og elevar som slutta etter 1. oktober 2008, skoleåret oktober får alle fylka ei excelfil med evt. manglar på innsendinga tilbake frå SSB. Alle skolane vil få tilsendt dei tilbakemeldingane som gjeld eigen skole, slik at vi får retta opp evt. feil i Extens (og i Vigo). Det vert tilbod om ryddeworkshop før SSB rapportering med Sonja Grydeland på datakursrommet på Fylkeshuset 2. og 6. november. Påmelding på aktivitetskalenderen. SSB-FRIST: innan 10.november 2009 gjeld data skoleåret Utdanningsavdelinga er ansvarleg for rapportering av tenestedata til SSB. I denne omgang er det: Elevar i ordinær vidaregåande opplæring per 1. oktober 2009 Fag per elev per 1. oktober 2009 Vaksne i ord. vgo per 1. okt (personar i opplæringstilbod og kompetanseprøving tilpassa vaksne) Oppdragsundervisning Spesialundervisning Morsmålsopplæring Støtteundervisning i norsk Elevstatus Rett (sjekk elevar som skolen har tatt inn etter skolestart) Desse data vert rapportert inn frå inntakssystemet vårt Vigo. For at vi skal kunne rapportere inn dei data som SSB ønskjer, er vi avhengig av å importere dei fleste data frå Extens. Dette er viktige data som er med på å påverke rammetilskotet til Møre og Romsdal fylke. Data vert og brukt i utdanningsstatistikk. Vi håper derfor at skolane også i år er med på å ta ansvar for at dei data vi rapporterer inn er så pålitelege som mogeleg. Skolane skal bruke Brukerveiledning for registrering og kvalitetsikring av data i Extens (Versjon ). Brukerveiledningen er eit foreløpig dokument som kjem i ein endeleg versjon tidleg på nyåret, men dette er det beste vi har så langt. Dokumentet tek for seg alle viktige felt i samband med eksport til SSB og utdanningsdirektoratet. Dokumentet vart utdelt på samling på Carolus 3. september der alle skolane var tilstades. Postadresse: Fylkeshuset, 6404 Molde Besøksadresse: Julsundveien 9 Telefon: Telefaks: e-post: post@mrfylke.no

2 ELEV-Data ( ) som det er viktig at de registrerer og kontrollerer er: Elevfag Alle fag som den enkelte elev tek, vert lagt på Aktivitet med Periode 091. Sjekk at det ligg rett tal med fag på alle elevar. Sjekk at fagkodane er rett. Hugs: Alle nivå skal no berre ha fag frå Kunnskapsløftet. Fullførtkode - på Elevkortet Vitnemålsfliken - Elevskoleår Under Elevskoleår skal elevar som har slutta (09-10) ha Fullførtkode = S slutta S: Slutta på heile utdanningsprogrammet etter 1. september 2009 I tillegg skal det og ligge ein Avbruddsdato og Avbruddsårsak i Endretfliken. Du finn definisjon av Fullførtkodane på side 41 i heftet Brukerveiledning Versjon Fagstatus ( blått felt ) Sjå brukerveildening for registrering og kvalitetsikring i Extens. Sjekk felt på Inntaksfliken: Elevstatus DEL = delkurselev. For eksport til SSB så vil talet på fag som ligg på elevens sin aktivitetsflik bli berekna i VIGO og avgjere delkursprosenten. PRI = personar som er reine privatistar. VOK = vaksen. NB! Det er veldig viktig at dette blir lagt inn på alle som går på opplæringstilbod spesielt organisert for vaksne. (sjå eige avsnitt) UTU = Utenlandsk utv.elev i Norge (AFS-elevar m.fl.) NOU = Norsk utv.elev i utlandet (skal ha året godkjent) ALT = elever som har IOP og fagstatus A. NB! dette er viktig for at det skal bli registrert at eleven har spesialundervisning. SLU = elever som har slutta etter 1. september Sjå og Fagstatus for desse elevane. Særskilt norskopplæring for språklige minoriteter, og eller styrket opplæring i norsk og engelsk Sjå brukerveildening for registrering og kvalitetsikring i Extens. Morsmålsopplæring J/N - registrerast for elevar som får opplæring i morsmål jfr opplæringslova bruk gyldige fagkoder Rettselev U=Ungdomsrett, V=Vaksenrett, F=Fullføringsrett, I=Ikkje rett. NB! Dette feltet er viktig. Sjekk om feltet er utfylt for NYE elevar som er tatt inn etter skolestart. NYE elevar etter 1. september Send melding til Inntakskontoret om alle elevar som er tatt inn av skolen etter Ajourhaldet, med desse opplysningane om eleven: Startdato (Inntaksfliken Startet utdanningen) - (etter 1. september) Personnummer (for elevar utan norsk personnummer; fødselsdato) Utdanning/Inntakskode Elevar som slutta i ajourhaldsperioden (august) skal ligge på SLUTT-skolen i basisgruppe SA-09. Sjekk at dei og ligg med N i feltet Til Vigo (både basisgruppe og elev). Elevar som har slutta etter 1. september 2009

3 Desse elevane skal ha Avbruddsdato og Avbruddsårsak i Endretfliken og Avbruddsmelding skal fylles ut og sendes til Inntakskontoret. Sjå hjelpefila i Extens om Elev slutter/flytter. NB: Desse elevane skal ligge i basisgruppa 0910-SLUTT på hovedenheten, til skoleåret er omme. Pass på at basisgruppa har rett namn og at både basisgruppe og elev har J i feltet til Vigo. NB: Berre desse kodane skal brukast: Avbruddsårsak Benevning Fradato Tildato AF Slutta - Anna fråfallsårsak/ikke oppgitt AR Slutta - Fått arbeid AS Slutta - Starta på anna skole/utd.prog FL Slutta - Flytta FR Slutta - Stort fråvær FV Slutta - Feilval LV Slutta Lang reisevei MI Slutta Militærtjeneste OP Slutta Manglande opphaldstillatelse PRM Slutta Permisjon PS Slutta Personlege årsaker/sjukdom SL Slutta Skolelei/Motivasjon SV Slutta - Svangerskap UH Slutta - Utenlandsopphald UK Slutta Utvekslingselev, kalenderår US Slutta Utvekslingselev, skoleår AS Slutta - Starta på anna skole/utd.prog VA Slutta - Fagvanskar Avbruddsårsak Benevning Fradato Tildato SA-SK Slutta i ajourhaldsfase - Anna fk. skole SA-AG Slutta i ajourhaldsfase - Anna grunn SA-FS Slutta i ajourhaldsfase - Folkehøgskole SA-PS Slutta i ajourhaldsfase - Privatskole SA-ARB Slutta i ajourhaldsfase - Skal beg. i arbeid SA-PERM Slutta i ajourhaldsfase - Søkjer permisjon SA-FRI Slutta i ajourhaldsfase - tar friår Eksport av vaksne Vaksne i opplæringstilbod og kompetanseprøving tilpassa vaksne per 1. okt Det er laga eit eige verktøy for behandling av vaksne elever. Verktøyet finn de under Verktøy - Elev og Serieendre voksne elever. For å kunne hente opp elevar i dette verktøyet er det naudsynt at det ligg Elevstatus VOK på elevane i Elevregisteret, Inntaksfliken. I tillegg MÅ dei ha dato i eit av to datofelt; Dato søkn.vid.oppl eller feltet Dato søknad realvurd. Sjekk at det ligg J i feltet Til Vigo på elev og fag. På dei faga den vaksne ikkje treng undervisning, skal faga ha fagstatus Realkompetansevurdert og GK som karakter. På dei faga den vaksne har undervisning skal feltet status vere tomt eller ha fagstatus Elev (tomt felt=elev). På dei faga den vaksne tar privatisteksamen, skal det settast fagstatus Privatist. Desse faga skal ligge på Privatist-enheten til den skolen de er meldt opp til. Det er berre dei faga som skal rapporterast som skal ha J i feltet Til Vigo. Rettstype for vaksne Dersom den vaksne rapporterast via VIGO, og det er registrert ei elevkurslinje på den vaksne, så er det rettstypen ved inntak som blir rapportert. For andre vaksne vil det være rettstypen på rapporteringstidspunktet som vil bli rapportert.

4 Data på vaksne elevar kan komme både frå dei skoleadministrative systema og frå vaksensystema. Det kan då skje at ein elev har både karakter i faget og er blitt realkompetansevurdert i faget. Presisering: Karakteren R overstyrer ikkje ein allereie satt karakter (1-6) Blank overstyrer ikkje ein allereie satt karakter R eller 1-6 Periode SKAL vere 091 for skoleåret (privatistperiode Haust: 090, VÅR: 091) Ta opp Verktøy Elev - Serieendre tildelte aktiviteter F11-Feltvalg: hent fram Lagret feltvalg *UTD sjekk periode og fag F9-Lagret utvalg: *UTD sjekk og enhet Legg inn eiga enhet Dersom de får opp nokre elevar, må de sjekke om desse skal ligge på sluttenheten eller om dei skal ligge med periode 09*. Korriger data - Tips: F7-Marker alle Høyreklikk Gå til - Elevregisteret Legg evt. N til Vigo på elevane (og/eller faga), dersom desse ikkje tilhøyrer dette skoleåret. Flytt evt. elevane til sluttenheten. Elevar som har IOP Det ligg no fag i Fagregisteret i Extens, som kan nyttast for desse elevane: Fagkodar for elevar som ikkje følgjer normal progresjon i fag, men tar fag som Alternativ opplæringsplan. Fagkode Fagnavn Omfang (60min) Fagnavn m/timetall AOL0001 Alternativ opplæringsplan 1 Alternativ opplæringsplan med omfang 1 AOL0002 Alternativ opplæringsplan 2 Alternativ opplæringsplan med omfang 2 AOL0003 Alternativ opplæringsplan 3 Alternativ opplæringsplan med omfang 3 AOL0004 Alternativ opplæringsplan 4 Alternativ opplæringsplan med omfang 4 AOL0005 Alternativ opplæringsplan 5 Alternativ opplæringsplan med omfang 5 AOL0006 Alternativ opplæringsplan 6 Alternativ opplæringsplan med omfang 6 AOL0007 Alternativ opplæringsplan 7 Alternativ opplæringsplan med omfang 7 AOL0008 Alternativ opplæringsplan 8 Alternativ opplæringsplan med omfang 8 AOL0009 Alternativ opplæringsplan 9 Alternativ opplæringsplan med omfang 9 AOL0010 Alternativ opplæringsplan 10 Alternativ opplæringsplan med omfang 10 AOL0020 Alternativ opplæringsplan 20 Alternativ opplæringsplan med omfang 20 AOL0030 Alternativ opplæringsplan 30 Alternativ opplæringsplan med omfang 30 AOL0040 Alternativ opplæringsplan 40 Alternativ opplæringsplan med omfang 40 AOL0050 Alternativ opplæringsplan 50 Alternativ opplæringsplan med omfang 50 AOL0060 Alternativ opplæringsplan 60 Alternativ opplæringsplan med omfang 60 AOL0070 Alternativ opplæringsplan 70 Alternativ opplæringsplan med omfang 70

5 AOL0080 Alternativ opplæringsplan 80 Alternativ opplæringsplan med omfang 80 AOL0090 Alternativ opplæringsplan 90 Alternativ opplæringsplan med omfang 90 AOL0100 Alternativ opplæringsplan 100 Alternativ opplæringsplan med omfang 100 AOL0200 Alternativ opplæringsplan 200 Alternativ opplæringsplan med omfang 200 AOL0300 Alternativ opplæringsplan 300 Alternativ opplæringsplan med omfang 300 AOL0400 Alternativ opplæringsplan 400 Alternativ opplæringsplan med omfang 400 AOL0500 Alternativ opplæringsplan 500 Alternativ opplæringsplan med omfang 500 AOL0600 Alternativ opplæringsplan 600 Alternativ opplæringsplan med omfang 600 AOL0700 Alternativ opplæringsplan 700 Alternativ opplæringsplan med omfang 700 AOL0800 Alternativ opplæringsplan 800 Alternativ opplæringsplan med omfang 800 AOL0900 Alternativ opplæringsplan 900 Alternativ opplæringsplan med omfang 900 Fagkodane skal nyttast slik: Fagkodene skal nyttast for å få innrapportert til SSB/UDIR fag tatt som Alternativ opplæringsplan, og der VIGO normalt ikkje får inn fag tilsvarande omfanget på eit heilt kurs. Ein elev som tar nokre fag ordinært, får ført ordinær fagkode i faga. Resten av timetalet leggast inn med inntil 3 AOLfagkodar ut frå resten av timetalet på kurset ho/han går. Eksempel: Dersom ein elev tar ordinære fag tilsvarande to 5-timersfag med 140 årstimar (60minutters) kvar, blir dette 280 årstimar. Eit kurs med totalt 982 årstimar (35 uketimar) har då gjenståande 982 timar 280 timar = 702 årstimar. Då må dei 702 årstimane gjenspeiles i faga AOL0700 og AOL0002. Altså 2 fag må opprettast. Gjenstår det f.eks: 655 årstimar, må dette gjenspeilast i faga: AOL0600, AOL0050 og AOL0005. Dette blir berre gjort for årets rapportering. Frå og med neste år inntaks skal AOLOV kodane ut av bruk. Utdanningsdirektoratet godtar kun bruk av dei ordinære utdanningsprogramma. Vi vil kome tilbake til kva kodar som skal nyttast i samband med søking til skoleåret Det er viktig at skolane overheld fristen 10.november, fordi det er mykje kvalitetsikring av data som må gjerast ved utdanningsavdelinga før den endelege fristen til SSB. Dette arbeidet kan ikkje påbegynnast før alle filene er lasta inn frå Extens. Med helsing Per Hoem fylkesutdanningsdirektør Jane Anita Aspen seksjonsleiar Gjenpart: Fylkesdirektøren Fylkesordføraren Lærarorganisasjonane Utdanningsutvalet Yrkesopplæringsnemnda