BRUKERHÅNDBOK Fagskolen TP

Transkript

1 Versjon 2.0 publisert BRUKERHÅNDBOK Fagskolen TP Registrering og kvalitetssikring av data i TP før overføring til Vigo og videre til Statistisk sentralbyrå

2 Innholdsfortegnelse Fødselsnummer... 5 Vigo skolenummer... 9 Programområde (i Fagskolen er dette Tilbudskode) Fagkode (i Fagskolen er dette Modulkode) Fagtype (i Fagskolen er dette Modultype) Ajourholdskode Startdato på opplæringstilbudet Avbruddsdato på opplæringstilbudet Startdato på modulen Avbruddsdato på modulen Avbruddsårsak Fagstatus (i Fagskolen er dette Modulstatus) Karaktertermin Eksamensform Oppmøtestatus Fullførtkode Bevistype Karakterstatus Karakterskala Forkorting som brukes i Brukerhåndbok: SAS = De skoleadministrative systemene (Extens, SATS, TP og Vigo Voksen) SSB = Statistisk sentralbyrå DSF = Det sentrale folkeregister Skjermbildene i håndboken er eksempler fra videregående opplæring, men prinsippene er de samme for fagskolen. Brukerhåndbok TP Oppdatert Side 2 av 42

3 ssbresultat (skoleåret ) Måned Ansv Hva Til Kommentar 14. februar Oppt.ktr Frist for utsending av informasjon om kontroll av modulkoder Skolene 21. februar Skolene 15. mars Skolene 11. juni Oppt.ktr Frist for innsending av kontrollerte/korrigerte modulkoder Frist for rapportering av utdanningstilbud, emne (moduler) og studentdata for høst 2011 og vår 2012 Frist for utsending av info i forbindelse med Fagskoledata ssbresultat (skoleåret ) Oppt.ktr. DBH-F Skolene Kopi til fylkesansvarlig for fagskolene juni Skolene Kvalitetssikringsarbeid på skolene i forhold til ssbresultat 02. juli Skolene/ Fylkene Frist for innsending av fil vedr. ssbresultat (1. innsending) Oppt.ktr juli Oppt.ktr Kvalitetssikring av innsendte filer fra skolene/fylkene ssbresultat 06. august Oppt.ktr Frist for tilbakemelding til skolene på ssbresultat og utsending av oversikt (for kontroll og evt. korrigering) over studentene på hver skole for skoleåret Skolene Kopi til fylkesansvarlig for fagskolene august Skolene Oppretting av feil på skolene i forhold til ssbresultat 15. august Skolene Frist for rapportering av studentdata for vår 2012 DBH-F 17. august 28. september Skolene/ Fylkene 12. oktober SSB VIGO Sentralbasen Frist for innsending av korrigerte data (ny fil) for ssbresultat (2. innsending) Levering av Fagskoledata ssbresultat og ssbresultatmodul for skoleåret (1. levering) Tilbakemelding til Opptakskontoret på ssbresultat Oppt.ktr SSB VIGO (Sentralt) OBS! Uttrekk av nye filer krever nøyaktighet i forhold til at elevene kan være overført til nytt skoleår. Grunnlag for foreløpig publisering av utdanningsstatistikk i des og KOSTRA ureviderte tall oktober 24. oktober Oppt.ktr VIGO Sentralbasen Dialog med skolene dersom det er feil i Fagskoledata ssbresultat Levering av Fagskoledata ssbresultat og ssbresultatmodul for skoleåret (endelig levering til SSB) Skolene SSB Grunnlag for foreløpig publisering av utdanningsstatistikk i des og KOSTRA ureviderte tall , og for endelig statistikk og KOSTRA september VIGO Lokalbase Rapportering til Lånekassen over Resultatene for skoleåret Lånekassen Opptakskontorets oppgaver i forbindelse med rapportering Skolenes oppgaver i forbindelse med rapportering Skolenes oppgaver i forbindelse med rapportering til DBH-F Informasjon om når data blir sendt videre fra VIGO Sentralbase til SSB Brukerhåndbok TP Oppdatert Side 3 av 42

4 ssbstudent (skoleåret ) Måned Ansv Hva Til Kommentar 03. september Skolene Frist for når alle studentene på skolen skal være registrert i det skoleadm. systemet Oppt.ktr 10. september Oppt.ktr 30. september Skolene oktober Skolene Frist for utsending av info i forbindelse med Fagskoledata ssbstudent (skoleåret ) Frist for når alle tilbudskoder og moduler på studentene skal være registrert i det skoleadministrative systemet Kvalitetssikringsarbeid på skolene i forhold til ssbstudent Skolene Kopi til fylkesansvarlig for fagskolene 10. oktober Skolene/ Fylkene Frist for innsending av fil vedr. ssbstudent (1. innsending) Oppt.ktr oktober Oppt.ktr Kvalitetssikring av innsendte filer fra skolene/fylkene ssbstudent 15. oktober Skolene Frist for rapportering av utdanningstilbud og studentdata for høstsemesteret 2012 DBH-F 24. oktober Oppt.ktr Frist for tilbakemelding til skolene på ssbstudent og utsending av oversikt (for kontroll og evt. korrigering) over studentene på hver skole for skoleåret Skolene Kopi til fylkesansvarlig for fagskolene oktober Skolene Oppretting av feil på skolene i forhold til ssbstudent 01. november Skolene 09. november 23. november SSB VIGO Sentralbasen Frist for innsending av korrigerte data (ny fil) for ssbstudent (2. innsending) Levering av Fagskoledata ssbstudent og ssbstudentmodul for skoleåret (1. levering) Tilbakemelding til Opptakskontoret på ssbstudent Oppt.ktr SSB VIGO (Sentralt) Grunnlag for foreløpig publisering av utdanningsstatistikk i des og KOSTRA ureviderte tall , og for endelig statistikk og KOSTRA november 05. desember Oppt.ktr Dialog med skolene dersom det er feil i Fagskoledata ssbstudent Skolene 07. desember VIGO Sentralbasen Levering av Fagskoledata ssbstudent og ssbstudentmodul for skoleåret (endelig levering til SSB) SSB Grunnlag for endelig publisering av utdanningsstatistikk i mai 2013 og KOSTRA reviderte tall Opptakskontorets oppgaver i forbindelse med rapportering Skolenes oppgaveri forbindelse med rapportering Skolenes oppgaver i forbindelse med rapportering til DBH-F Informasjon om når data blir sendt videre fra VIGO Sentralbase til SSB Brukerhåndbok TP Oppdatert Side 4 av 42

5 Variabel Feltnavn i TP Definisjon Gyldige koder Fødselsnummer Født og Personnr. Studentens fødselsnummer (fra folkeregisteret) 11 siffer (DDMMÅÅPPPPP) DD = dag MM = måned ÅÅ = år PPPPP = personnummer Utfyllende kommentar Dersom en student får endret fødselsnummer i SSB bør dette meldes tilbake til Opptakskontoret som melder dette videre til aktuell skole. Dersom en skole får melding om at en student har fått et gyldig D-nr eller F-nr må dette rettes i det skoleadministrative systemet. I tillegg må nytt fødselsnummer meldes til Opptakskontoret. Dersom en student har et kundeforhold i en norsk bank har vedkommende fått tildelt et D-nr (evt. F-nr). Forslag til Fellesrutiner Dersom det ikke er mulig å få et gyldig fødselsnummer (F-nr eller D-nr) må det opprettes et fiktivt fødselsnummer. Det er Opptakskontoret som skal opprette det fiktive fødselsnummeret, mens studenten selv må skaffe seg et eventuelt D- nr. Før Opptakskontoret oppretter et fiktivt fødselsnummer må det gjøres oppslag i Det sentrale folkeregister (DSF) for å kontrollere om det allerede ligger et gyldig F-nr eller D-nr på personen. Regler for fiktivt fødselsnummer: Fødselsdato består av gyldig dato + 40 dager (for eksempel blir til ). Personnummer består av 99 + kjønnshenvisning (partall = jenter, oddetall = gutter) + fylkesnummer (for fagskolene 70). Dersom det allerede er opprettet en person i Vigo med 99 kan dette erstattes med 98, 97 osv. Eksempel jente: (født ) Eksempel gutt: (født ) Ved vask mot folkeregisteret får Vigo tilbakemelding dersom et D-nr er endret til et F-nr. Opptakskontoret må eventuelt melde disse endringene videre til aktuell fagskole. SSB vil også kunne melde tilbake til Opptakskontoret personer med et fiktivt fødselsnummer/d-nr og som de oppdager har fått et gyldig D-nr/F-nr. Opptakskontoret må selv finne det korrekte D-nr/F-nr ved oppslag mot DSF og rette dette i Vigo. Nytt D-nr/F-nr må meldes til aktuell fagskole. Brukerhåndbok TP Oppdatert Side 5 av 42

6 Hvor plassert i TP Modul>Elev>Elev Registrering og rutiner i TP Dersom ny student skal registreres: Legg inn navn og klikk på Ny Dersom studenten allerede er registrert: Finn studenten ved f.eks å taste inn del av for- og etternavn. Dersom den ny studentens personnummer er ukjent: La Personnr stå blankt. Systemet genererer i første omgang et ugyldig personnummer i 9000-serien som kan brukes inntil videre. Alle personer som skal over til Vigo må følge reglene for fiktive fødselsnummer (se info under Forslag til fellesrutiner) Dersom personnummer skal endres, f.eks fra 9000-serien: Trykk på... knappen. Følgende vindu fås da opp: Brukerhåndbok TP Oppdatert Side 6 av 42

7 Dersom norsk personnummmer skal registreres: Personnummeret sjekkes for å se om det er gyldig. Dersom en person allerede er registrert med samme fødselsnummer, gis beskjed. Da dobbeltregistrering av en person ikke er tillatt, må den siste registrering slettes. Personen kan da søkes opp fra Elevsøk-vinduet f.eks ut fra fødselsnummeret. For personer som ikke har norsk personnummmer gjelder egne regler for fødselsnummeret: 1. Første siffer i fødselsdatoen påplusses 4 (NB! Registrer fødselsdatoen i TP uten påplussing!) 2. Dersom personen av Folkeregisteret er tildelt midlertidig personnummer (D-nr) føres dette inn. 3. Dersom personen er utlending uten tildelt personnummeret genererer TPsystemet et "personnummer" (se Regler for fiktivt fødselsnummer under Utfyllende kommentarer.) De to første siffer er 99. Tredje siffer angir kjønn (Mann=1, Kvinne=2) De to siste sifrene er fylkets nummer (for fagskoler 70). Når en utlending skal få personnummer gjør man altså følgende: Fødselsdatoen registreres på vanlig måte, uten påplussing i første siffer. Resultatet kan bli som følgende: Dersom personen har fått midlertidig tildelt personnummer (D-nr), registres personnummeret som er tildelt av Folkeregisteret. Dersom personen er uten norsk personnummer skal man bare markere riktig Brukerhåndbok TP Oppdatert Side 7 av 42

8 kjønn. Resten skal TP-systemet ta seg av. Når rapporter skal skrives ut, vil fødselsnummeret skrives ut i riktig format. For de med midlertidig, eller uten ordinært norsk fødselsnummer, betyr det at første siffer i fødselsnummeret er 4,5,6 eller 7. Kontroller For å få lagret en student må minimum følgende verdier være lagt til: Født, for- og etternavn, begynt- og sluttetdato og klasse. En student kan bare være registrert i en klasse per skole og planperiode. TP gjør en kontroll på at et norske personnummer er gyldige. For personer uten norsk personnummer vil ved overføring til Vigo første siffer i fødselsdatoen bli påplusset 4, se eksemplet rett ovenfor. Brukerhåndbok TP Oppdatert Side 8 av 42

9 Variabel Feltnavn i TP Definisjon Vigo skolenummer Skolenummer Vigo sitt skolenummer som benyttes i Vigo, og i forbindelse med rapportering til SSB, Utdanningsdirektoratet og Lånekassen Gyldige koder FFxxx FF = fylkesnummer (for fagskolene er dette fylke 70) xxx = nummer for den enkelte skole Utfyllende kommentar Hvor plassert i TP Det er Opptakskontoret som oppretter nye skolenummer etter forespørsel fra fylkene. Modul>Grunnlagsdata>Skole Fagskolene har et skolenummer som starter med 70. Registrering og rutiner i TP Kontroller Brukerhåndbok TP Oppdatert Side 9 av 42

10 Variabel Feltnavn i TP Definisjon Programområde (i Fagskolen er dette Tilbudskode) Elevens VIGO kode Tilbudets alfanumeriske kode på 6 posisjoner. Koden er satt sammen av 1. posisjon Skoleslag 2. posisjon Fagfelt 3. posisjon Fagretning 4. og 5. posisjon Fordypning 6. posisjon Gjennomføringsstruktur Gyldige koder Tilbudskoden blir gitt av Opplæringskontoret når tilbudet er NOKUT-godkjent. Alle gyldige tilbudskoder ligger i Vigo kodeverksbase. Utfyllende kommentar Eks: FHH02D 1. posisjon Skoleslag: Fagskole 2. posisjon Fagfelt: Helse (eks) 3. posisjon Fagretning: Helse og sosialfag (eks) 4. og 5. posisjon Fordypning: Eldreomsorg (02) (eks) 6. posisjon Gjennomføringsstruktur: D = deltid (eks) Skolen må sende inn informasjon til Opptakskontoret når de har fått godkjent et nytt fagskoletilbud. Opptakskontoret fastsetter ny tilbudskode. Det er kun tillatt å bruke gyldige tilbudskoder i SAS og Vigo. Tilbudskoden skal overføres til Vigo. Studenten må derfor ha Ja i feltet Til Vigo på tilbudskoden. Ved import fra SAS til Vigo vil tilbudskoden på filen testes mot Vigo s kurs-tabell. Det blir kontrollert at det er en gyldig tilbudskode og at tilbudskoden er på samme nivå som skolen. Fagskoler kan bare sende inn tilbudskoder på fagskole-nivå. Hvor plassert i TP Modul> Elev> Elev Brukerhåndbok TP Oppdatert Side 10 av 42

11 Registrering og rutiner i TP Elevens Vigo-kode vil være satt ved kjøring av Fil>Import fra VIGO Inntak dersom opptaket skjer via maskinelt inntak fra opptakskontoret eller fra inntak fra ventelisten. For studenter som ikke kommer fra Vigos inntaks- eller venteliste, vil programområdekoden (tilbudskoden) settes lik klassen programområdekode (tilbudskode). Koden kan endres slik at studenten kan ha annen Vigo-kode enn klassens Vigo-kode. Klassens Vigo-kode legges inn fra Modul>Grunnlagsdata> Klasse Endring av studentens Vigo-kode gjøres som alt nevnt fra Modul> Elev> Elev ved å hente inn ny kode fra nedtrekkslisten. I nedtrekkslisten finnes kun gyldige koder. Koden som overføres til Vigo er den som ligger i Elevbildet vist ovenfor. Fra Modul>Elev>Karakterdokumentasjon, skillearket Program til Vigo sees også historikken dersom koden er endret etter inntaket. Det er dataene som ligger i skillekortet Program til Vigo som blir overført til Vigo. Brukerhåndbok TP Oppdatert Side 11 av 42

12 Kontroller Dersom studenter mangler kode i feltet Elevens VIGO kode vil det komme melding om dette på eksport-loggen i forbindelse med overføring til Vigo. Eksempel: Fil>Eksporter>Elever til Vigo For studenter som mangler VIGO-kode må det legges inn rett kode, og ny eksport foretas til Vigo. Brukerhåndbok TP Oppdatert Side 12 av 42

13 Variabel Feltnavn i TP Definisjon Fagkode (i Fagskolen er dette Modulkode) Fagkode Alfanumeriske kode for en modul eller en eksamen i en modul. Koden er satt sammen av 1. og 2. posisjon Skolefortegnelse 3. posisjon Fagfelt 4. posisjon Fagretning 5. og 6. posisjon Fordypning 7. posisjon Settes fortløpende alfanummerisk Gyldige koder Modulkoden foreslås av skolen og skal godkjennes av Opptakskontoret. Alle gyldige modulkoder ligger i Vigo kodeverksbase. Utfyllende kommentar Eks: 40HH02A Koden er satt sammen av 1. og 2. posisjon Skolefortegnelse: 40 for Østfold fagskole (eks) 3. posisjon Fagfelt: Helse (eks) 4. posisjon Fagretning:Helse og sosialfag (eks) 5. og 6. posisjon Fordypning: Eldreomsorg (02) (eks) 7. posisjon Settes fortløpende alfanummerisk Modulkode, modulnavn og fagskolepoeng (omfang) skal sendes til Opptakskontoret for godkjenning. Når godkjenning er gitt fra Opptakskontoret må Modulkode, modulnavn og fagskolepoeng legges inn i SAS. Det er kun tillatt å bruke gyldige modulkoder i SAS og Vigo. På studenten skal kun registreres inn de modulkodene som studenten får opplæring i det aktuelle skoleåret. Modulene skal overføres til Opptakskontoret. Disse må markeres med Ja i feltet Til Vigo. Ved import fra SAS til Vigo vil modulkoden på filen testes mot Vigo s fagkodetabell. Det blir kontrollert at det er en gyldig modulkode og at modulkoden er på samme nivå som skolen. Fagskoler kan bare sende inn modulkoder på fagskolenivå. Det er kun modulkoder som er godkjent av Opplæringskontoret som skal føres på vitnemål og kompetansebevis. Fagskolepoengene fastsettes ved godkjenning. Disse må ikke endres. Dersom fagskolepoengene er feil må skolen kontakte Opptakskontoret. OBS!! Kun moduler hvor det settes karakterer ved skoleårets slutt skal overføres til Vigo. Disse må settes med J i feltet Til Vigo. Eventuelt andre fag som legges på eleven må settes med N i feltet Til Vigo. Hvor plassert i TP Fagkoden (modulkoden) er koplet til fagene (modulene) som benyttes på timeplanen. Det fins to typer fag i timeplansammenheng: Klassefag og gruppefag. Det er timeplanlegger som har ansvaret for oppsettet av timeplanen. Herunder har timeplanlegger også ansvaret å kople fagene (modulene) til en fagkode (modulkode) gitt av Opptakskontoret. Hver klasse har et vist antall fag, satt opp av timeplanlegger. Gruppefagene tildeles på individuell basis, og brukes for det meste av elever som Brukerhåndbok TP Oppdatert Side 13 av 42

14 følger studieforberedende utdanningsprogram. (Gruppefag benyttes også av fagskoler.) Registrering og rutiner i TP Fagkodene (modulkodene) importeres til TP-systemet fra fagkoderegisteret til Grep/Vigo. Det er bare slike fagkoder (modulkoder) som kan benyttes. Importen foretas av leverandøren av TP-systemet. Når en student plasseres i en klasse, blir studenten automatisk tildelt de fagene (modlene) som er lagt inn på klassen. Det er mulig å ta bort og legge til fag på studenten. Det skjer fra Modul>Elev>Klassefag (og tilsvarende fra Modul>Elev>Gruppefag). Eksemplet viser student som har alle fag i klassen (Modul>Elev>fra Klassefag): Merk: Den offentlige fagkoden (modulkoden) som er knyttet til faget (modulen) (eksempelvis til faget ST3A HIS), vises ikke her. Den oversikten fås bl.a fra Modul>Elev>Karakterdokumentasjon. Spesielt vil norsk-faget bare vises en gang her (ST3A NOR), men på karakterdokumentasjonen vil faget fremstå med (opptil) tre separate fagkoder. Alle endringer logges med start- og avbruddsdato. Hva som blir overført til Vigo vil fremgå fra Modul>Elev>Karakterdokumentasjon, skilleark Fag til Vigo. Alle klasse- og gruppefag er, som allerede nevnt, knyttet til en fagkode (modulkode). Vi har innført fagkode på fag som vises på timeplanen, men som ikke skal inngå på vitnemål eller kompetansebevis. Slike fag vises ikke på Karakterdokumentasjon. Hvilke fagkoder(modulkoder) som overføres til Vigo, ser man fra Modul>Elev>Karakterdokumentasjon, skillearket Fag til Vigo. Her sees også historikken dersom studenten har sluttet/begynt i fag (modul) etter inntaket som er importert fra Opptakskontoret. Brukerhåndbok TP Oppdatert Side 14 av 42

15 Merk at det er mulig manuelt å endre Fag til Vigo og Program til Vigo. NB! Dersom et fag (en modul) legges inn og slettes på samme dag, anser vi det som en feilføring. Vi sløyfer derfor loggføringen, og faget (modulen) kommer heller ikke med i overføringen til Vigo. Kontroller Fag uten offentlig fagkode overføres ikke til Vigo. Brukerhåndbok TP Oppdatert Side 15 av 42

16 Variabel Feltnavn i TP Definisjon Gyldige koder Utfyllende kommentar Fagtype (i Fagskolen er dette Modultype) Type Gruppering av moduler FF = Modulene VF = Fagene PF = Hovedprosjekt Gyldige koder ligger i Vigo kodeverksbase. Det må legges rett fagtype på modulene (FF) og fagene (VP) Fagene skal ikke overføres til Vigo. Hvor plassert i TP Modul>Elev>Karakterdokumentasjon Registrering og rutiner i TP Kontroller Fagtypen (modultypen) følger fagkoden (modulkoden). Legges inn av leverandøren av TP-systemet. Fagtypen kan ikke endres til blank verdi. Brukerhåndbok TP Oppdatert Side 16 av 42

17 Variabel Feltnavn i TP Definisjon Gyldige koder Ajourholdskode Utledes fra registrering fra Begynt og Sluttet, samt inntaksfilen fra Vigo Kode for korrigering av opptaket til 1. skoleår innen fagskolen, fra siste maskinelle opptak og ut august måned. Kodene fastsettes av Vigo kodeverkgruppe. I = Inntatt Ikke importert fra Vigo (som inntatt), men er tatt inn som student ved skolen i august måned. E = Endret tilbudskode på samme skole Var importert fra Vigo på en tilbudskode, men har byttet over til en annen tilbudskode på samme skole i løpet av august. N = Ikke møtt Var importert fra Vigo, men har sagt fra seg plassen før skolestart eller ikke møtt opp på skolen første skoledag. S = Sluttet Var importert fra Vigo eller er tatt inn i løpet av august, startet på skolen, men har sluttet i august måned. V = Nei til plass fra venteliste Hadde ventelisteplass etter siste maskinelle inntak. Fått tildelt plass fra venteliste i løpet av august måned, men har takket nei til plassen. Utfyllende kommentar Ajourholdskoden benyttes for å ajourføre opptaket fra siste maskinelle opptak fra Vigo. Koden skal kun settes i en begrenset periode (fra siste maskinenne opptak og ut august måned). Dette gjelder bare for de tilbudskoden som inngår i opptaket gjennom Opptakskontoret. Koden skal kun registreres på de studentene som har en endring i forhold til det maskinelle opptaket fra Vigo (Opptakskontoret). Studenter som er importerte fra Vigo (Opptakskontoret) og står på inntakslisten skal IKKE registreres med I. Studenter som blir tatt inn fra venteliste etter skolestart skal registreres med ajourholdskode = I. Studenter som blir tatt inn direkte på skolen (ikke står på venteliste) skal også ha ajourholdskode = I. Hvor plassert i TP Modul>Elev>Elev Registrering og rutiner i Ved import fra Vigo (siste maskinelle inntak fra Opptakskontoret) får alle studentene satt standardverdi for skoleslutt til 31. juli. Denne dato vises i feltet Sluttet. Denne datoen blir ikke overført til Vigo. Datoen bør ikke endres med mindre studenten reelt sett slutter ved skolen før skoleårets slutt. Dersom datoen settes til f.eks 20. juni, vil det medføre at studenten ikke får tilgang til iskole etter den 20. juni. Studenter som registreres utenom Vigo-inntak, bør derfor også gis sluttdato 31. juli. Det er ikke tillatt å registrere en sluttetdato frem i tid, unntatt 31. juli. Man må Brukerhåndbok TP Oppdatert Side 17 av 42

18 altså vente til eleven reelt sett virkelig er slettet før datoen kan settes. Registrering og rutiner i TP: Verdiene I, E, N og S settes automatisk ut fra følgende regel og registreringer i elevbildet: I = Tatt inn utenom Vigo og har skolestart i august. E = Når koden for tilbudskoden endres, fanges det automatisk opp i en endringslogg. N = Sluttetdatoen settes lik startdatoen, dvs. dato for Begynt er lik dato for Sluttet, og Begynt=første skoledag. S = Sluttetdato i august, og sluttdato er senere enn startdatoen. V= Etter inntaket vet systemet hvilke studenter som er tatt inn via ventelisten. Når sluttetdatoen settes lik startdatoen, vil verdien V automatisk bli overført til Vigo. Ajourhold er et eget valg når data skal overføres til Vigo (Opptakskontoret). Programmet er slik innrettet at det bare tar hensyn der sluttet- og startdatoen er før 1. september. Hvilken verdi som da overføres, I, E, N, S eller V, tar overføringsprogrammet seg av. Det betyr i praksis at det eneste skolene må være påpasselig med, er kombinasjonen av datoene for Begynt og Sluttet. Resten tar TP-systemet seg av. Kontroller Skolen bør kontrollere filen før den sendes til Opptakskontoret. Brukerhåndbok TP Oppdatert Side 18 av 42

19 Variabel Feltnavn i TP Definisjon Gyldige koder Startdato på opplæringstilbudet Begynt (på Modul>Elev>Elev) Startdato (på Modul>Elev> Karakterdokumentasjon under Program til Vigo) Den dato studenten startet på opplæringstilbudet. ÅÅÅÅMMDD ÅÅÅÅ=år MM=måned DD=dag Utfyllende kommentar Skal registreres når studenten begynner på skolen etter 1. skoledag. Startdato skal bare eksporteres fra SAS til Vigo dersom dato avviker fra skoleårets ordinære startdato. Startdato oppdateres i Vigo dersom startdato avviker fra skoleårets startdato. Hvor plassert i TP Modul>Elev>Elev Registrering og rutiner i TP Når en student registreres som student i en klasse, får studenten klassens VIGOkode som standardverdi. Ved inntak fra Vigo: Dato i feltet Begynt settes automatisk til datoen filen importeres på skolen. Dette skjer i praksis før første skoledag. Studenter som registreres direkte på skolen: Brukerhåndbok TP Oppdatert Side 19 av 42

20 Startdatoen (dato i feltet Begynt) får standardverdi lik registreringsdatoen. Datoen kan overstyres. Startdatoen i Karakterdokumentasjons Program til Vigo synkroniseres automatisk med Begynt i elevbildet. Dersom studenten endrer programområde på samme skole: Ny verdi hentes fra nedtrekkslisten fra Elevens VIGOkode. Endringen loggføres, og historikken sees fra Meny>Elev>Karakterdokumentasjon, skilleark Program til Vigo. Dersom dato skal overstyres må dette gjøres skillearket Program til Vigo. I eksemplet nedenfor er vist hva som ligger i Program til Vigo for en student som 12. mai har gått over fra elektrofag til restaurant- og matfag. Kontroller Kontroll av enkeltstudenter: For å se hva som ligger klart for å bli overført til Vigo velger man Modul>Elev> Karakterdokumentasjon, skillearket Program til Vigo. Alt tas med i overføringen, unntatt startdatoen dersom denne er før eller lik første skoledag. Merk at du kan redigere innholdet i Program til Vigo, noe det normalt ikke skulle være behov for. Brukerhåndbok TP Oppdatert Side 20 av 42

21 Variabel Feltnavn i TP Definisjon Gyldige koder Utfyllende Kommentar Avbruddsdato på opplæringstilbudet Sluttet Den dato studenten avbryter skolegangen i løpet av skoleåret. ÅÅÅÅMMDD ÅÅÅÅ=år MM=måned DD=dag Skal registreres når studenten avbryter opplæringen før siste skoledag. Studenter som melder fra om at de ikke skal ha skoleplassen før skoleåret starter skal registreres med avbruddsdato = 1. skoledag. Andre studenter skal registreres med den dagen de gir melding til skolen at de avbryter opplæringen. Gjelder studenter som tas inn til 1. skoleår: Dersom studenten slutter i perioden fra skolestart til ut august skal det også registreres ajourholdskoden S (Se under Ajourholdskode) Følgende automatikk ligger i de skoleadministrative systemene: Når en student får avbruddsdato på et tilbud blir alle underliggende moduler gitt samme avbruddsdato Modulene blir gitt modulstatus = S Studenten får studentstatus = S på tilbudskoden Studenten får fullførtkode = S på tilbudskoden Avbruddsdato og avbruddsårsak skal registreres når studenten skriver under på at den avbryter skoleåret. Dersom skolen sender brev til studenten pga stort fravær skal det settes en frist for tilbakemelding. Hvis ikke studenten responderer på brevet settes siste tilstedeværelsesdag som avbruddsdato. Fristen for tilbakemelding kan for eksempel være 3 uker fra det tidspunkt underretningen er kommet frem til vedkommende student. Ved en students død, meld fra til Opptakskontoret pr telefon. Avbruddsdato skal bare eksporteres fra SAS til Vigo dersom dato avviker fra skoleårets ordinære sluttdato. Avbruddsdato oppdateres i Vigo kun dersom avbruddsdato avviker fra skoleårets sluttdato. Brukerhåndbok TP Oppdatert Side 21 av 42

22 Hvor plassert i TP Modul>Elev>Elev Registrering og rutiner i TP Vi skiller mellom en student som slutter på skolen, og en student som bytter tilbudskode på samme skole. Studenten slutter på skolen: Dersom studenten slutter ved skolen, settes avbruddsdato inn i feltet Sluttet (se bildet ovenfor). For å få lagre (bruk knappen OK eller Bruk), må man angi grunn for avbruddet ut fra nedtrekkslisten for Sluttårsak. Merk at koden AP=Byttet til nytt programområde på samme skole ikke kan benyttes dersom studenten slutter på skolen. Sjekker man skillekortene Program til Vigo og Fag til Vigo (valgt fra Modul>Elev> Karakterdokumentasjon) etter at avbruddsdato og avbruddsårsak er lagret, får man følgende resultat: Program til Vigo: Brukerhåndbok TP Oppdatert Side 22 av 42

23 Fag til Vigo: Det er disse data som vil bli overført til Vigo. Ved overføringen vil Fagstatus og Elevstatus automatisk settes til S. Det samme skjer med Fullførtkode som også settes til S. Student fortsetter på skolen, men bytter tilbudskode: Brukerhåndbok TP Oppdatert Side 23 av 42

24 Fra Modul>Elev>Elev (se ovenfor) går man til nedtrekkslisten på feltet Elevens VIGO kode og velger ny kode: Her finner man det nye programområdet fra nedtrekkslisten. Brukeren skal ikke gjøre mer enn det som er nevnt ovenfor, da TP automatisk setter inn AP (= Byttet til nytt programområde på samme skole) som sluttårsak. Eksempel: Studenten velger TPKJT2 som nytt programområde. Resultatet av omvalget sees fra Modul>Elev>Karakterdokumentasjon under skillearket Program til Vigo: Dato for bytte av tilbudskode settes til datoen endringen legges inn. Datoen kan endres fra Modul>Elev>Karakterdokumentasjon under skillearket Program til Vigo. Kontroller Avbrudd etter siste skoledag er ikke mulig å legge inn. Brukerhåndbok TP Oppdatert Side 24 av 42

25 Variabel Feltnavn i TP Definisjon Gyldige koder Startdato på modulen Startdato Den dato studenten startet på modulen. ÅÅÅÅMMDD ÅÅÅÅ=år MM=måned DD=dag Utfyllende kommentar Startdato på modulen skal bare registreres inn når studenten begynner på en modul etter skolestart eller bytter over til en annen modul i løpet av skoleåret. Startdato oppdateres i Vigo dersom startdato avviker fra skoleårets startdato. Hvor plassert i TP Modul>Elev>Karakterdokumentasjon, under skillearket Fag til Vigo. Legg merke til knappene Legg til..., Endre og Slett for å gjøre endring i loggen. Registrering og rutiner i TP Ved inntak av studenter fra Vigo: Studenten får registrert alle klassefagene (modulene) til klassen studenten tas inn til. Startdato settes automatisk til datoen filen importeres på skolen. For fag (moduler) som registreres etter skolestart (eksempelvis gruppefag) settes startdatoen lik registreringsdato. Eksempel fra Modul>Elev>Gruppefag: Eksempel: Brukerhåndbok TP Oppdatert Side 25 av 42

26 Dersom ST2BI1 Biologi flyttes fra Tilgjengelige gruppefag til Valgte gruppefag den 10. sep 2011, vil faget automatisk plasseres i Fag til Vigo med startdato 10. sep Tilsvarende dersom ST2HF1 Historie og filosofi 1 flyttes fra Valgte gruppefag til Tilgjengelig gruppefag på samme data, vil faget, som allerede ligger i Fag til Vigo, automatisk få satt Sluttdata til 10. sep Det er fagene (modulene) som ligger i Fag til Vigo som overføres til Vigo (se ovenfor). Dersom det mangler fag (moduler), eller det er feil start- eller sluttdato på et fag (modul), kan brukeren endre loggen manuelt. Kontroller Ved endring av fag (modul) i Fag til Vigo er det kontroll på at datoene ligger innenfor skoleåret og at startdato kommer før sluttdato. Brukerhåndbok TP Oppdatert Side 26 av 42

27 Variabel Feltnavn i TP Definisjon Gyldige koder Avbruddsdato på modulen Sluttdato Den dato studenten avbryter modulen. ÅÅÅÅMMDD ÅÅÅÅ=år MM=måned DD=dag Utfyllende kommentar Avbruddsdato på modulen skal bare registreres inn dersom studenten slutter på modulen før skoleårets slutt eller bytter over til en annen modul i løpet av skoleåret. Avbruddsdato oppdateres i Vigo kun dersom avbruddsdato avviker fra skoleårets sluttdato. Hvor plassert i TP Modul>Elev>Klassefag og Modul>Elev> Gruppefag Registrering og rutiner i TP Faget (modulen) som studenten slutter i, flyttes fra Valgte klassefag til Tilgjengelige klassefag. (Tilsvarende for gruppefag). Sluttetdato settes automatisk til dagens dato. I eksemplet ovenfor er HS1A ENG Engelsk flyttet fra Valgte klassefag til Tilgjengelige klassefag. Fra Modul>Elev>Karakterdokumentasjon, skillearket Fag til Vigo ser en hva Brukerhåndbok TP Oppdatert Side 27 av 42

28 som klargjøres for oversending til Vigo: Sluttdato settes til registreringsdatoen, men kan her endres. Når faget (modulen) overføres til Vigo, vil fagstatus automatisk settes til S (for Sluttet i faget). Dersom et fag legges til, og fjernes på samme dag, anses det som feilføring. Slike feilføringer blir ikke loggført. Kontroller Brukerhåndbok TP Oppdatert Side 28 av 42

29 Variabel Feltnav n i TP Definisjon Gyldige koder Utfyllende kommentar Avbruddsårsak Sluttårsak Kode som viser årsaken til at eleven sluttet på programområdet eller lærlingen/ lærekandidaten hever lærekontrakten/opplæringskontrakten. Kodene fastsettes av Vigo kodeverkgruppe. Avbruddsårsak skole AR = Fått arbeid AS = Begynt på annen skole AP = Byttet til nytt programområde på samme skole FL = Flyttet FR = Stort fravær FV = Feilvalg IM = Ikke møtt LA = Sluttet på skolen i løpet av skoleåret for å begynne i lære LV = Lang reisevei MI = Militærtjeneste OP = Manglende oppholdstillatelse PM = Permisjon PS = Personlige årsaker SL = Skolelei/motivasjon UH = Utenlandsopphold UK = Utvekslingselev, kalenderår US = Utvekslingselev, skoleår VA = Fagvansker AF = Annen frafallsårsak/ikke oppgitt Kun gyldige koder skal ligge i SAS og Vigo. Avbruddsdato og avbruddsårsak skal registreres når studenten skriver under på at den er sluttet på skolen (Se også under Avbruddsdato). Det er obligatorisk å fylle ut avbruddsårsak. Hvor plassert i TP Registrering og rutiner i TP Modul > Elev > Elev. Vi skiller mellom to hovedgrupper: Studenten slutter ved skole Studenten fortsetter på skolen, men på annen tilbudskode Studenten slutter ved skolen: Først registreres datoen studenten slutter: Brukerhåndbok TP Oppdatert Side 29 av 42

30 Før sluttdatoen kan lagres permanent, må man gi sluttårsak fra følgende nedtrekksliste: Merk at AP=Byttet til nytt programområde på samme skole nå ikke står på listen. SV = Svangerskap/fødsel skal ikkje lenger benyttes. PS har endret navn til kun Personlige årsaker. Resultatet sees i Program til Vigo fra Modul>Elev>Karakterdokumentasjon: Studenten fortsetter på skolen, men på annen tilbudskode: Man finner den ny koden fra nedtrekkslisten under Elevens VIGO kode: Brukerhåndbok TP Oppdatert Side 30 av 42

31 Resultatet sees i Program til Vigo fra Modul>Elev>Karakterdokumentasjon: Merk: Uavhengig av avbruddsårsak kan avbruddsårsaken redigeres fra Modul > Elev > Karakterdokumentasjon, under skillearket Program til Vigo. Kontroller For å få oversikt over hvem som er registrert sluttet i løpet av skoleåret: Velg Rapport> Elev > Begynt/Sluttet. Her vises også frem avbruddsårsaken. Brukerhåndbok TP Oppdatert Side 31 av 42

32 Variabel Feltnavn i TP Definisjon Gyldige koder Fagstatus (i Fagskolen er dette Modulstatus) Fagstatus Studentens status på en gitt modul. E = Elev. Gjelder en student som deltar i undervisning eller er tatt inn som student ved skolen (nettundervisning). Studenten følger ordinær læreplan og skal ha alle timene og skal gis standpunktkarakter. F = Fritatt. Gjelder en student som er fritatt fra opplæring i den aktuelle modulen. Studenten vil kunne få kompetansebevis/vitnemål for hele opplæringstilbudet dersom vedkommende tar opplæringstilbudets øvrige moduler. S = Avbrutt opplæringen i modulen. Utfyllende Kommentar Modulstatus er en kode for undervisningen og/eller grunnlaget for karakteren. Den gir informasjon om hvordan den enkelte moduel er gjennomført eller evt. ikke gjennomført. E = Elev Studenter som tar utdanningen som nettundervisning skal også registreres med fagstatus E. (Tilbudskoden viser at utdanningen er tatt som nettundervisning). F = Fritatt (fra opplæring) - har likeverdig eller mer omfattende relevant/ tilsvarende opplæring. S = Avbrutt En student som avbryter en modulen i løpet av skoleåret for å ta modulen som privatist skal registreres med fagstatus P dersom eksamen tas på samme skole. Hvor plassert i TP Modul>Elev>Karakterdokumentasjon Brukerhåndbok TP Oppdatert Side 32 av 42

33 Registrering og rutiner i TP Når fag (modul) registreres første gang gis standardverdien Elev. Privatister oppmeldt fra TP eksamen får standardverdien Privatist. Alle andre fagstatuser må skolen selv sette manuelt. Bare verdier fra nedtrekkslisten kan benyttes. Velg fag, deretter Endre. Endring av fagstatus utføres fra nedtrekkslisten på VIGO fagstatus. Fagstatus kan ikke registreres med blank verdi. Kontroller Det kommer melding dersom en person blir registrert som privatist når den samtidig er aktiv student på samme faget. Brukerhåndbok TP Oppdatert Side 33 av 42

34 Variabel Feltnavn i TP Definisjon Gyldige koder Utfyllende kommentar Karaktertermin T1,T2 og Stpkt. Betegnelse på perioden karakteren settes. ST = Standpunkt (og Eksamen). Standpunktkarakter = modulkarakter. Koden vil ligge på eksportfilen fra SAS til Vigo og vise hvilken termin faget/karakteren er tatt på. I de skoleadministrative systemene har dette en annen benevning. Hvor plassert i TP I iskole Registrering og rutiner i TP Halvårsvurdering og standpunktkarakter registreres av faglærer. Eksamenskarakterer innføres ikke av faglærer. Noen overføres elektronisk via PAS, øvrige eksamensresultater registreres av administrasjonen fra TP-eksamen. Faglærer fører, og kontrollerer, egne karakterer. Lagret karakter kan ikke endres av faglærer. Karakterer for en student kan innføres/endres av bemyndiget bruker fra TP-skole, Modul>Elev>Karakterdokumentasjon. Det loggføres når innført karakter endres. Kontroller Dersom det er behov for endring, kan dette gjøres fra Modul>Elev> Karakterdokumentasjon, men kun av autorisert person. Brukerhåndbok TP Oppdatert Side 34 av 42

35 Variabel Feltnavn i TP Definisjon Gyldige koder Utfyllende kommentar Eksamensform Eksamensform Den eksamen som gis lokal og sentralt. S = Skriftlig eksamen M = Muntlig eksamen SM = Skriftlig/muntlig eksamen Det finnes kun en eksamensform pr fagkode. Det skal derfor være ett en til en forhold mellom modulkode og eksamensform. Det er vitnemålet denne opplysningen er interessant for; viktig at kun den koden blir registrert som faktisk kommer frem på vitnemålet. Hvor plassert i TP Fagskolen er ikke underlagt Kunnskapsdepartementet og Utdanningsdirektoratet når det gjelder læreplaner, koder, karakterbetegnelser og dokumentasjon. Nasjonale utvalg setter nasjonal standard som skal regulere slike forhold. Skolene skal følge denne standarden. Dersom skolens NOKUTgodkjenning er i strid med denne standarden, kan skolen utbedre dette ved endringsmelding til NOKUT. Standarden kommer til uttrykk blant annet i det nasjonale planverket. Eksamenspartiene registreres i TP-eksamen (vises ikke her). Et eksamensparti kan ikke registreres uten at en gyldig eksamensform blir spesifisert. Dersom det er behov for å endre eksamensform på en enkelt student, gjøres det fra TP-skole. Fra i TP-skole fra Modul> Elev> Karakterdokumentasjon kan eksamensformen endres. Registrering og rutiner i TP Her vises hvordan eksamenskarakter/eksamensform kan innføres/endres fra Modul> Elev> Karakterdokumentasjon. For å få frem bildet ovenfor, må man velge fag og trykke Endre. Bare autorisert person kan gjøre endringer. Eksamensformen må være utfylt med verdi fra nedtrekkslisten. Brukerhåndbok TP Oppdatert Side 35 av 42

36 Kontroller Det er ikke mulig å lagre en eksamenskarakter uten at eksamensform er lagt inn. Det kommer varsel opp dersom dette ikke blir gjort. Brukerhåndbok TP Oppdatert Side 36 av 42

37 Variabel Feltnavn i TP Definisjon Gyldige koder Utfyllende kommentar Oppmøtestatus Oppmøte Status for oppmøte ved sentralt gitt eksamen. Koder for gitt eksamen 0 = Avlagt 1 = Dokumentert fravær 2 = Ikke dokumentert fravær Fast plukkliste fra SAS-systemene som inneholder lokale og sentral koder. Studenter som ikke møter til eksamen må markeres med kode for hvilket fravær studenten hadde (dokumentert eller ikke dokumentert fravær). NB! Fagskolen benytter bare 1 (Dokumentert fravær) og 2 (Ikke dokumnetert fravær). Hvor plassert i TP TP-eksamen, under Eksamen>Oppmøte. Registrering og rutiner i TP Oppmøtestatus registreres for kandidater som ikke møter til eksamen. Når eksamenskarakter innføres (fra Eksamen>Eksamenskarakter), vil verdien Avlagt automatisk settes inn. Fra TP-eksamen, under Eksamen>Oppmøte kan oppmøtestatus registreres direkte. Ved overføring til Vigo benyttes automatisk verdiene 0, 1 eller 2. Kontroller Brukerhåndbok TP Oppdatert Side 37 av 42

38 Variabel Feltnavn i TP Definisjon Gyldige koder Fullførtkode Fullførtkode Gir status på hvordan studenten har gjennomført et opplæringstilbud ved (det normale) skoleårs slutt. B = Bestått Studenten har fullført og bestått hele opplæringen. Karakter A til E i alle moduler. Både for modulkarakterer og eksamenskarakterer. I = Fullført og ikke bestått Studenten har fullført hele opplæringen, men har ikke bestått (karakteren F) i en eller flere moduler. M = Ikke fullført hele opplæringstilbudet pga mangler grunnlag for vurdering Studenten har ikke fullført hele opplæringen fordi studenten mangler grunnlag for vurdering (IV - ikke vurderingsgrunnlag eller IM - ikke møtt til eksamen) i en eller flere moduler. H = Holder fortsatt på med opplæringen eller er deltidsstudent. Studenten har ikke fullført hele opplæringen og holder fortsatt på med opplæringen eller er deltidsstudent. S = Avbrutt i løpet av skoleåret Studenten har avbrutt hele opplæringen i løpet av skoleåret. Utfyllende kommentar Fullførtkode B kan ikke settes før studenten har Minimum 120 fagskolepoeng i et 2-årig løp 60 fagskolepoeng i et 1-årig løp 30 fagskolepoeng i et halvårig Fullførtkodene skal ikke settes i SAS før alle karakterene er lagt inn. Dvs også alle eksamenskarakterene. Studenter som har gjennomført første år (av et to-årig løp) på fagskolen skal registreres med: H = holder fortsatt på med opplæringen Fullførtkode H skal også benyttes for deltidsstudenter frem til de er ferdig med hele fagskolen. Studenter som har fullført hele fagskolen skal registreres med: B = fullført og bestått hele opplæringen I = fullført og ikke bestått hele opplæringen M = ikke fullført hele opplæringen pga manglende grunnlag for vurdering. Studenter som avbryter opplæringen i løpet av skoleåret skal registreres med S = Avbrutt i løpet av skoleåret Det er viktig at fullførtkoden blir riktig registrert på skolen. Denne koden blir sendt til Statistisk sentralbyrå (SSB) og viser hvordan studenten har fullført skoleåret. Brukerhåndbok TP Oppdatert Side 38 av 42

39 Hvor plassert i TP Modul>Elev>Elev Registrering og rutiner i TP Ved inntak fra Vigo settes fullførtkoden til blank. Fullførtkodene skal settes ved skoleårets slutt når alle resultatene foreligger. Reglene for setting av fullførtkode står ovenfor. Studenter som slutter før skoleårets slutt får automatisk fullførtkode S. Øvrige koder må registreres manuelt. Når skoleåret avsluttes må blank fullførtkode ikke forekomme. Kontroller Bare studenter med ikke-blank fullførtkode overføres til Vigo når standpunkt- og eksamenskarakterer overføres. Studenter med blank fullførtkode komme på egen liste. Brukerhåndbok TP Oppdatert Side 39 av 42

40 Variabel Feltnavn i TP Definisjon Gyldige koder Utfyllende kommentar Hvor plassert i TP Bevistype Bevistype Viser hvilken bevistype studenten har fått på opplæringen. KB - Kompetansebevis VM Vitnemål RA = Result and assessment (maritime skoler) DP = Diploma (maritime skoler) Modul>Elev>Elev Registrering og rutiner i TP Kontroller Skolen må kontrollere dette nøye og velge rett bevistype fra nedtrekksmenyen. Brukerhåndbok TP Oppdatert Side 40 av 42

41 Variabel Feltnav n i TP Definisjon Gyldige koder Utfyllende kommentar Hvor plassert i TP Karakterstatus Grunn for endring av karakter Kode for karakterer som blir endret. A = Avlyst eksamen B = Annullert eksamen E = endring pga feilføring K = klage på karakteren U = utsatt eksamen N = ny eksamen S = særskilt eksamen Viser at en karakter er endret etter første rapportering til Vigo. Modul>Elev>Karakterdokumentasjon Velg fag og klikk på Endre. Dersom karakteren i HIS1002 endres til 5, kan resultatet ikke lagres før en oppgir grunn for endringen: OBS! Karakterstatus for klage føres i hovedsak på standpunkt og eksamen. For ny eksamen, særskilt eksamen og utsatt eksamen føres det på eksamen. Registrering og rutiner i TP Bare den som er skolens karakteransvarlig kan endre på innført karakter. Når karakteren endres, må det oppgis grunn for endringen. Det loggføres hvem som gjør endringen. Kontroller Brukerhåndbok TP Oppdatert Side 41 av 42