Inntaks- og formidlingskonferanse september 2016

Transkript

1 Inntaks- og formidlingskonferanse september 2016

2 Vigo IKS Hva er nytt?

3 Vigo IKS Generell informasjon Brynjulf Bøen Daglig leder

4 Status VIGO - Prosjekter Videreutvikling av VIGO applikasjonen Bruk av «Nye VIGOR» - Fortsatt mange bruker på gml. Forbedringer av søkerweben - Difi VIGO sentralbase Prosjektet restartet etter sommerferien Forslag til teknisk løsning fra IST Datavask Gjennomgang av tabellene som ligger i VIGO (lokal) Informasjon/fremdriften i prosjektet vil bli lagt ut på nettsiden vår

5 Status VIGO Prosjekter, forts E-signatur Forsinkelse på grunn av manglende leveranse fra Difi (Posten AS) 1-2 pilotfylker når løsningen er på plass Ny OT-modul Saksbehandlingsmodul i VIGO Prosjektgruppen jobber med utviklingsprosessen nå Utnytte allerede eksisterende løsninger Må sees i sammenheng med sentralbaseprosjektet

6 Status VIGO Prosjekter, forts VIGO-Visma Flyt Skole Se på en hensiktsmessig dataflyt Qlikview Mye arbeid med teknisk løsning Faglig sett, Fagopplæring første prioritet Inntak; Arbeid satt i gang nå internt/eksternt Arbeidsgruppe etablert kompetansebygging Annet utviklingsarbeid av litt størrelse VIGO bedrift - Nytt grensesnitt VIGO skole - Utvidet funksjonalitet

7 PAS2 lokal prosjektet Lokal gitt eksamen Minimumsversjon ferdig til våreksamen 2016 Liten fleksibilitet på eksamensvarianter på oppgaver og prøvetidpunkt Fullversjon ferdig til høsteksamen 2016 Forbedringer av sidesystemer fortsetter (PGS-A osv) Nytt verktøy har gitt stor gevinster (reduserte utgifter og enklere jobbhverdag) for de lokal eksamenskontorene

8 Prosjekter i Vigo IKS - Tidsplan Prosjekt Status Ferdig VIGO Sentralbase - Oppstart nå 2017/2018 Visma Flyt Skole - Prosjektet pågår 2018/2019 PAS lokal - Prosjektet pågår høsten 2016 E-signatur - Prosjekt pågår vinter 2017 Ny OT-modul - Oppstart nå 2016/2017 Qlikview - Prosjekt pågår vinter 2017 Mange tunge prosjekter gjør at vi i 2017 nedprioriter VU-listene. Kapasiteten på utviklingssiden er begrenset hos leverandør.

9 Visma Flyt Skole Bakgrunnen for endringen av releaseplan Visma har hatt store utfordringer med å løse kontraktens krav knyttet til timeplanlegging området har vært mer komplekst enn forventet Utfordringene har ført til vesentlige forsinkelser i prosjektet totalt ca. 1 år fra opprinnelig plan For å løse utfordringene har Visma kjøpt opp et Irsk selskap som leverer en moderne skoleadministrativ løsning (VSware) i Irland til over 500 skoler og brukere Visma har gjort en strategisk beslutning om å bygge videre på VSware istedenfor å fortsette bygge videre på det som er utviklet så langt Forsinkelsene og Vismas strategiske beslutning utløste et behov for å starte forhandlinger om hvordan forsinkelsene skulle kompenseres og hvordan endringen som fulgte av VSware skulle håndteres merkantilt og juridisk

10 Visma Flyt Skole, forts Endringene er ikke i strid med lov og forskrift om offentlige anskaffelser Totalrisikoen er redusert sammenlignet med et alternativ der Visma hadde fortsatt å bygge videre på det som var utviklet så langt Risikoen for ytterligere forsinkelser og kvalitetsproblemer er redusert som følge av at prosjektet nå kan bygge videre på en standardløsning som har vært i drift i over 4 år Det vil fortsatt være utfordringer i prosjektet både med hensyn til fremdrift, kvalitet og kostnader, men forutsetningene for å lykkes anses å være bedre. Erfaringene fra møter og funksjonelt detaljspesifiseringsarbeid med VSware har så langt vært positive. De viktigste funksjonelle endringene i releasene er at R2 får noe mer funksjonalitet enn det som opprinnelig var kontraktsfestet. Et eksempel på dette er automatisk timeplanlegging som tidligere var en del av R3

11 Visma Flyt Skole, forts Prosess for etablering av ny utrullingsplan Prosjektets neste steg vil være å utarbeide en revidert utrullingsplan Vismas foreslåtte utrullingsplan legger opp til at flere fylker enn Hordaland tar i bruk R2. Dette er nødvendig for å rulle ut VFS i alle fylkeskommuner i løpet av 2018 Visma har redusert antallet utrullingspuljer fra 4 til 3, noe som innebærer at utrullingspulje 1 må inkludere minst 5 fylkeskommuner som er villige til å ta i bruk R2 (eller en tidlig versjon av R3 dersom prosjektet finner akseptable prosesser for kontinuerlig idriftsetting av ny funksjonalitet) Det er avholdt et arbeidsmøte i med fylkeskommunene for å diskutere dette. Hensikten er å utarbeide en endelig utrullingsplan så raskt som mulig

12 Visma Flyt Skole, forts Ny releaseplan ser da slik ut. R Pre-pilot (3 fylker) R Hordaland som pilotfylke UtrullingsPulje 1. i driftsetting fra 3. kvartal 2017 R Utrullingspulje 3. i driftsetting fra 3. kvartal 2018

13 Faggruppen VIGO Fagopplæring Bjørn Bergan Gunn Myhrvold

14 VIGO Bedrift FylkesAdm Nytt grensesnitt

15 VIGO Bedrift FylkesAdm, forts Innlogging ID-porten/MinID Fnr i VIGO Opplæring Innstillinger > aktuell bruker

16 VIGO Bedrift FylkesAdm, forts Pålogging bedrift/opplæringskontor Sysadmin tilgang kun leserettigheter

17 Vg 3 fagopplæring i skole Viktig å registrere og godkjenne kontrakt i VIGO Opplæring for at kontrakten skal telles i rapportering til Udir og SSB Registrering av hevinger er like viktig som registrering av «Vg3 fagopplæring i skole» kontrakter Viktig å registrere kontakt for oppmelding senere Opp til hver fylke å benytte kontrakt/avtaleformular for denne opplæringen Info på vigoiks.no

18 Statusoppdatering av søkere til fagopplæring uten læreplass Påse at alle primærsøkere til bedrift, med ungdomsrett, blir tilbudet og registrert med (minst) et tilbud om generelt Vg3 fagopplæring i skole. Udir henter inn formidlingsdata ut oktober. Dette tilbudet bør være på plass innen 1. september Jf. Forskriftens 6A-9

19 Fagopplæringssamling 18. oktober Udir Rapportering til SSB og Udir på fagopplæring, årshjul Gjennomgang av avvikskriterier innen fagopplæring Korreksjoner, lister VIGO Bedrift - FylkesAdm modulen Ny pålogging - registreringer i Vigo Opplæring Nytt grensesnitt og endringer E-signatur - kontrakter Status og fremdrift Lånekassen ny webservice Vg3 fagopplæring i skole Registrering av kontrakt i Vigo Opplæring Bruk av kontrakts formular/avtale Krav til ajourhold, endringer Bedriftsopprydding Avvikskriterier Verktøy - Qlikview, Vigo Opplæring, prosjekter Qlikview i fagopplæring Kontrakter Prøver Bedrifter Rekkefølgen kan bli endret

20 Faggruppen VIGO Inntak Kjartan Sande Ola Schøyen

21 Grid gamle i ny drakt 1S001 Klasseordning 2S001 Ønsker 2S003 Inntaks- og venteliste 2S004 Ønskearkiv 4S001 Elevkurs 5S011 Rangering av skoler 5S016 Videresøkingsrekkefølge 5S043 Logghoder 5S060 Sluttere fra SAS 6S023 Eksport til Lånekassen

22 Grid nye som har kommet til 1S002 Klasseordning (tabell) 2S006 Ønsker (tabell) 4S002 Elever (tabell) 4S003 Elevkurs (tabell), editerbar og skrivebeskyttet 8S001 Sjekk av inntaket Søkere uten tilbud

23 Velge synlige felt Til Excel Lagre kolonneoppsett Utvalg Tilpasse utvalg (filter) Tilbakestille kolonneoppsett Lagre/hente utvalgskriterier

24 2S006 - Ønsker Inneholder så godt som alle nødvendige kolonner fra Søker og Ønsker Effektiv bruk av filter/utvalg gir nyttige oversikter både før og etter inntak. Eksempel: Alle fortrinns-/mins.språksøkerne med Vedtakskode/Vedtaks-/Søknadskategori Landsdekkende/Landslinje Gjesteelevsgaranti Internkoder Etc

25 4S003 Elevkurs (tabell) - skrivebeskyttet Inneholder kolonner fra Elev (Fnr, Navn, Fødselsår) og Elevkurs (de viktigste) Nyttige oversikter som: Oversikt over Solgt og Gjesteplasser Landslinje/Landsdekkende egne tilbud/egne elever andre fylker Grunnlag for elevtellinger

26 8S001 Sjekk av inntaket Søkere uten tilbud Erstatter 8A002_UPlUng_ _ sdv, osv Rask overføring til Excel for videre bearbeiding Lage totaloversikt over ung uten tilbud per Nivå og Programområde Detaljoversikt per Søker uten tilbud, sortert etter ønske

27 Faggruppen VIGO Web Ståle Wold Ola Schøyen

28 VIGO Skole Alle «skolebrukerne» vil bli slettet Adm.brukere vil ikke bli slettet Adm.brukere på skolene kan enkelt merke av for hvem som fortsatt skal ha tilgang Passive brukere skal slettes NB! Inntakskontoret må på forhånd sende ut informasjon/brev til skolene om dette

29 VIGO Skole, forts Velg Brukerhåndtering Velg første bruker og klikk på blyanten for editering Klikk for Aktiv for de brukere som fortsatt skal ha tilgang. Klikk på pil-tasten for neste bruker

30 VIGO Skole, forts Tabell for registrering av «1. februar» søk

31 VIGO Skole, forts Lese Logg, Har fylkene hatt glede av denne muligheten? Ble overført i høstversjonen Viser f.eks «søkingen» til en søker. Loggen ligger på fylkesadm. Brukeren

32 VIGO Søker Følgende tekster skrives ut hvis en søker har ønsker på samme nivå eller samme programområde hvor det finnes elevkurslinjer: Du har gjennomført minst ett av de ønskede programområdene tidligere. Kontakt rådgiver dersom du er elev ved en skole eller inntakskontoret dersom du ikke er elev for å få mer informasjon. Du har gjennomført programområde på samme nivå tidligere. Kontakt rådgiver dersom du er elev ved en skole eller inntakskontoret dersom du ikke er elev for å få mer informasjon.

33 VIGO Voksen VIGO Voksen fungerer nå på nettleser Edge hvordan er det med antall brukere i fylkene? Har alle fylkene gitt tilgang og har de kommet i gang?

34 Faggruppen VIGO Kodeverk Kvalitetssikring av statistikkdata Trude Riple

35 Nye programområdekoder MEMOK1---- Medier og kommunikasjon Vg med underliggende kategorier MEMOK2---- Medier og kommunikasjon Vg MEMOK3---- Medier og kommunikasjon Vg KDKDA1---- Kunst, design og arkitektur Vg med underliggende kategorier KDKDA2---- Kunst, design og arkitektur Vg KDKDA3---- Kunst, design og arkitektur Vg3 2018

36 Nye programområdekoder DHMED1---- Medieproduksjon Vg med underliggende kategorier DHMED1---- Medieproduksjon Vg DHMDE3---- Mediedesign Vg DHFTG3---- Fotograffaget (Vg3) 2018 DHMGR3---- Mediegrafikerfaget (Vg3) 2018

37 Utgåtte programområdekoder MKMED1---- Medier og kommunikasjon Vg1 STFOR1---- Studiespesialisering med formgivingsfag Vg1)

38 Fagkoder Utgått IDR2011 MAT1010/1017/1018/1110 Alle PFO-fagkodene BTR2001/2002 MAR2001/2002/2003 SSA1001/1002/1003

39 Fagkoder Nye IDR2016 KDA-fagkoder MOK-fagkoder Alle YFF-fagkodene BRT2005/2006 MAR2005/2006/2007/2008/2009 SSA1005/1006/1007

40 Kontroller i forbindelse med statistikk Skoledelen Brukerhåndboken for skoledelen er oppdatert edning-for-rapportering-av-statistikk-til-ssb-og-udir-opplaering-i-skole BRIO-rapportene benyttes i år også. Rapport 6A019 har endret navn til 9A004 og ligger under mappekortet 9 Statistikk.

41 Hver fylkeskommune bør ha en person som har ansvaret for levering av data i forbindelse med nasjonal statistikk. Ansvarsoppgaver: at informasjon blir gitt til fylkesansvarlig for aktuelle datasystem. at alle data blir overført fra underliggende system til VIGO (innen fastsatt tidsfrist). kvalitetssikring av alle data før levering av sentral statistikk (innen fastsatt tidsfrist) samhandling mellom de forskjellige systemene.

42 I tillegg må følgende personer sørge for god datakvalitet i «sitt» system og informasjonsflyt nedover i underliggende ledd: Inntakskontoret/Fagopplæringskontoret (VIGO) Fylkesansvarlig VIGO Voksen Fylkesansvarlig Extens, SATS eller iskole Fylkesansvarlig for privatisteksamen Det må videre være et godt samarbeid mellom ovennevnte grupper for å oppnå god datakvalitet.

43 Rapporteringsfrister til SSB/Udir ssbresultat: 29. september 1. levering 05. oktober Tilbakemelding 18. oktober Endelig levering ssbelev: 08. november 1. levering 14. november Tilbakemelding 22. november Endelig levering ssbkontrakt og ssbavlagte prøver 07. desember 1. levering 12. desember Tilbakelevering 15. januar Endelig levering Datoene er siste dag for registrering i lokalbasen. Filene går til Udir/SSB dagen etter.

44 Søknad om nye programområdekoder Frist 01. november ad-om-ny-programomraadekoder Møte i kodeverksgruppen 09. november Søknad om nye skolenummer Fortløpende

45 Info vedr Qlikview Bjørn Bergan

46 Målsetninger: QlikView høst/vinter 2016 o Etablere egen faggruppe for Qlikview o Brukerveiledning for servermodeller o Utvikle «Qlikview filer» for bruk mot lokale databaser o Utarbeide modell med elevdata (bestilt fra IST) o Utarbeide gjennomstrømmingsmodell for elever o Utarbeide modell for tilskuddsprognoser for lærlingtilskudd o Gruppere Qliview brukerne på server for å utformer mer målrettet oppsett

47 Takk for oppmerksomheten