Velkommen. Man kan på bakgrunn av dette si at det ikke er lov å føre inn personopplysninger som f.eks. beskriver en persons helse i Extens.

Transkript

1

2 Velkommen Du har nå fått tilgang til fagsystemet Extens. Extens er det skoleadministrative systemet Bergen kommune bruker. I tillegg bruker Bergen kommune Extens som barnehageadministrativt system. Extens leveres av IST AS. Av andre større kommuner som bruker Extens kan Stavanger, Trondheim og Bærum nevnes. Med tilgang til Extens har du tilgang til personopplysninger. Disse personopplysningene skal kun benyttes til det systemet er ment brukt som, et system for skolens administrasjon. Personopplysninger skal ikke komme på avveie. Extens inneholder ikke, og kan heller ikke inneholde, sensitiv informasjon. Definisjon av sensitive personopplysninger: "personopplysninger om rasemessig eller etnisk bakgrunn, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, medlemskap i fagforening og opplysninger om helse eller seksuelle forhold, " Kilde: Regjerningen.no Man kan på bakgrunn av dette si at det ikke er lov å føre inn personopplysninger som f.eks. beskriver en persons helse i Extens. Komme i gang Når man starter Extens vil man få opp et påloggingsvindu: Dersom du logger på PC'en for første gang, kan det være lurt å trykke en gang på knappen "Datakilde"

3 I feltet "Datakilde" skal det være utfylt tekst tilsvarende bilde over. Er feltet tomt, er ikke Extens korrekt installert på den aktuelle pc. Installere Extens på pc'en. 1. Åpne Som ligger på skrivebordet. 2. Skriv Extens i søkefeltet og to installasjoner viser: 3. Kjør begge installasjonene. 4. Klikk på Start Alle programmer 5. Lukk alle vinduer og start Extens. 6. Dersom du fremdeles ikke får logget deg på med korrekt brukernavn og passord, kontaktes helpdesk på , helpdesk.feilmelding@bergen.kommune.no Brukergrensesnittet i Extens Resten av dokumentet tar for seg i stikkord innholdet i kurset, samt noe info. Alle bør lese gjennom grunnopplæringen for Extens som man finner på manualsidene for Extens, eller ved å klikke her: Personalrommet

4 MENYRAD Menyraden er den øverste raden av menyvalg. De kan velges ved å klikkes på. Menyraden inneholder det aller meste du trenger å nå i Extens. Fra venstre: Fil. (Utskrifter/Rapportgenerator): Ta ut rapporter. Innstillinger -> Skrivebord: Verktøyraden, Listeform., Egne farger på skrift Systemvedlikehold ->Bytte passord: Passord Logge ut: dersom du forlater kontoret Logge inn: logge deg inn igjen Avslutte: Avslutter Extens Organisasjon. Enhet: søke frem din skole Personer: søker frem personer i personregisteret -(gå videre til venteliste/plasserte barn- viser alle familiens søknader/plasseringer også historisk) Register. Personale/ansatte (kommunale) register over ansatte Elever: oppslag på alle elever Basisgrupper: oppslag på elever i ulike trinn/årskull Undervisningsgrupper: oppslag på alle klasser/grupper på hver skole/trinn Epost: Håndtering av elever og ansattes konto på Itslearning, FEIDE og Elevnett. Planlegging Innskriving av nye elever Planmatrisen Basisgruppeoppflytting Verktøy. Eksport av fravær og lønn (Avvikles når Agresso lønn/personal er innført januar 2014). Fag og aktiviteter for elever Eksamensmodulen Fravær elev Tildeling av fag samt gruppeinndeling basisgruppevis og individuelt

5 VERKTØYRADEN Verktøyraden er raden med verktøyknapper under menyraden. En verktøyknapp som har farge er i funksjon, mens en verktøyknapp som er grå ikke er tilgjengelig JUSTERING AV VERKTØYRADEN Verktøyraden kan tilpasses den enkelte bruker slik: Velg Fil Innstillinger - Skrivebord. Vinduet på venstre siden viser de ikonene (funksjoner) som er tilgjengelig og vinduet på høyre siden viser de ikonene som er i bruk. Du kan flytte ikoner fram og tilbake ved å klikke en gang på ikonet og deretter klikke på knappen med pil mot høyre (eller venstre) eller Rekkefølgen på verktøyknappene bestemmer du i høyre vinduet ved å merke et ikon og deretter klikke på Opp eller Ned knappen. JUSTERING AV HJELPEBOBLER, FUNKSJONSTASTER OSV I dette bildet kan du også velge å fjerne en eller flere av: Hjelpeboble, Verktøyrad og Funksjonstaster. Dersom du har rettigheter til både skole og barnehagelisenser kan du slå av og på disse valgene i menyene. Det anbefales ikke å slå av disse to valgene.

6 INNSTILLINGER PÅ UTSKRIVING AV LISTER Dersom du velger fliken Listeform får du bl.a. mulighet til å gjøre innstillinger vedrørende utskrift av lister. Forslag: marker tilpass til liggende utskrift, øk skriftstørrelse og "vise radnummer" Hvis du vil at utvalget ditt skal vise kan du også hake av for "skriv ut utvalg", Navigere og jobbe i Extens HODE / FLIK Hode/flik gjelder alle kort i systemet (F2) eller. Blå markering viser at fliken er aktiv. Rødt kryss (Esc) eller klikk igjen på krysset Får spørsmål om å Lagre endringene. Svar Nei. KARTOTEK / LISTEFORM eller høyreklikke / dobbelklikk (i listeformat) F9 - UTVALG/SORT - Søke/ gjøre utvalg på en gruppe, for eksempel din skole, alle skolene i bydelen. - Sortere rekkefølgen på radene/postene - Gjennomgå sortering

7 - Gjennomgå Velg felt, tilbakestille data og lagret utvalg - Hente ferdig Lagrete utvalg Søking i Extens Tegn: Forklaring: * Gir alle tegn, uansett utvalg? Erstatter ett hvilket som helst annet tegn.. Fra og med.. Til > Større enn < Mindre enn = Er lik ikke Alle unntatt (tom) Tomt felt (utfylt) Utfylt felt Tegn: Eksempel: * P* Alle data (navn) i feltet som begynner med P 14* Alle data (postnr) som begynner med 14 Erstatter alle tegn: * F.eks.: Alle som heter noe etter Olsen: Etternavn: Olsen* F.eks.: Alle som heter noe før/etter Olsen: Etternavn: *Olsen* F.eks.: Alle som bor i en gate: Adresse: Furudalen*?????96* Alle som er født i *..4* Alle data (klasser) f.o.m 1kl. til 4.kl F.o.m 1. Januar t.o.m. 31 januar. > > Alle datoer etter 1. aug. 99 < < Alle datoer før 1.jan 99 < 4* Alle klasser mindre enn 4. klasse = Er lik ikke Ikke 4B Alle klasser, men ikke 4B. (tom) (tom) f.eks. i feltet telefonnummer vil gi alle som ikke har noe tlfnr (utfylt) (utfylt) f.eks. alle elever som har data i feltet Eget. Elever 2 Sortering i Extens Stå i et register i listeform. Trykk F9.

8 Ved å velge "Sorteringsnavn" i rullegardinen "Sortering" vil resultatet av ditt søk bli sortert alfabetisk etter etternavn, deretter fornavn.

9 F11- FELTVALG - Feltvalg er det samme som "kolonnevalg" når man er i listeform. - Gjennomgå felt, feltvalg, opp/ned, tilbakestill og lagret valg F3-ENDRE F3-LAGRE F3-Endre må alltid velges før du får registrert noen endring. F3-Lagre lagrer det du har registrert. (OK) Hurtigsøk personer via Personregisteret Dersom du ikke finner barnet (personen) du søker i ventelisten eller plasserte barn, kan du foreta hurtigssøk på barnet via personregisteret slik: 1. Velg Organisasjon Personer. 2. Søk barnet frem via Hurtigutvalgs-knappen 3. Skriv inn barnets fødselsnummer Klikk OK

10 Gå til funksjonen Når du har funnet personen du søker, kan du bruke Gå til funksjonen for å gå direkte til Foresatte bildet, Plasserte barn, Elevregisteret og andre oppslag. Høyre klikk i Hode på personkortet Gå til Du kan også søke frem barnet via Hurtigutvalgs-knappen Elevregister, Plasserte barn, samt i Foresatte bildet. i registeret Rapporter Velg mappen Egne rapporter - skole

11 De fleste rapporter som benyttes for skoler i Bergen, ligger i disse mappene. Skolene benytter i tillegg noen felles rapporter, dette er beskrevet i de ulike manualene. Oppgave 1: Personregisteret A: Finn alle personer i personregisteret som bor i samme gate som deg selv B: Finn alle personer på samme postnummer som deg selv C: Finn all personer som er født på samme dato som deg selv Oppgave 2: Elevregisteret A: Finn alle elever og sorter disse etter basisgruppe og alfabetisk (sorteringsnavn) B: Finn alle elever i en basisgruppe (f.eks. 5A, 9B) C: Finn alle familieopplysninger på eleven (hint: høyreklikk Gå til foresatte) D: Sjekk om elevene har «J» på web-visning (hint: F11-feltvalg) Oppgave 3: Plasserte barn A: Finn alle elever som har SFO-plass på skolen

12 Oppgave 4: Basisgrupperegisteret A: Finn alle basisgrupper på din skole (Er det noen grupper som har null elever?) B: Finn alle basisgrupper på din sluttskole (XB-SEL, XK-NAT, XU-ROT) Oppgave 5: Personalregisteret A: Finn alle aktive ansatte ved din skole (status: A) B: Finn alle lærere (kategori: L) C: Finn alle som ikke er lærere (hint: IKKE L) Tema i Extens All info og opplæringsdokumenter finner dere på Extens eget sted i Portalen: Extensinformasjon Fag og karakter På ungdomstrinnet har man behov for å administrere fag og karakter Skal du jobbe med dette må du lese manualen som omhandler dette. Den ligger også på Personalrommet, sammen med alle de andre manualene SFO-administrasjon SFO-ansvarlig har også en egen manual. Denne manualen ligger også på Personalrommet. I denne manualen ligger lenken til SFO-web/Hypernet (fagsystemet for SFO) Her finner du også alle rutinebeskrivelser for det nye registeret «Plasserte barn» hvor alle elever med SFO-plass viser. Administrere konto for elever og ansatte på itslearning/ Elevnett/FEIDE Dersom du skal administrere kontoer til itslearning, elevnett og FEIDE må du lese disse manualene.

13 Brukerstøtte Extens 1 linje 2 linje IST-support extens.grs.no@ist.com Brukernavn/passord: Fagavdelingen: , , Extens.skole@bergen.kommune.no Tlf Lasse Salthella Tlf Ann-Kristin Skorge Påloggingsproblemer: Helpdesk: "Databasefeil" Helpdesk: "Sting-feil" Helpdesk: "Kommer inn på elevnettet": Helpdesk: Fakturaspørsmål SFO/skolefaktura Betaling.skole@bergen.kommune.no Eller tlf IST-SFO 1 linje 2 linje IST-support hypernet.sfo@ist.com Extens.skole@bergen.kommune.no Tlf Ann-Kristin Skorge Tlf Lasse Salthella PAS 1 linje - Brukertilgang 2 linje Fagavdelingen: , , Tlf Janneke Tangen Tlf Lasse Salthella Itslearning 1 linje 2 linje Lokal administrator på skolen Itslearning support - kun sertifiserte

14 administratorer kan kontakte dem. Untis - timeplan 1 linje 2 linje IST-support extens.grs.no@ist.com Extens.skole@bergen.kommune.no Annen støtte: Fagansvar Trinn Obligatorisk Prøveformat System 2. linje Nasjonale prøver Lesing på norsk 5 Ja Papir PAS Janneke Tangen, Ingvild Meldal Lesing på norsk 8 Ja Papir PAS Janneke, Ingvild Regning 4 Pilot Elektronisk PAS Janneke, Ingvild Regning 5 Ja Elektronisk PAS Janneke, Ingvild Regning 7 Pilot Elektronisk PAS Janneke, Ingvild Regning 8 Ja Elektronisk PAS Janneke, Ingvild Lesing på engelsk 5 Ja Elektronisk PAS Janneke, Ingvild Lesing på engelsk 8 Ja Elektronisk PAS Janneke, Ingvild Prøve i engelsk 5 Pilot Elektronisk PAS Janneke, Ingvild Prøve i engelsk 8 Pilot Elektronisk PAS Janneke, Ingvild Kartleggingsprøver Leseferdighet 1 Ja Papir Vokal Leseferdighet 2 Ja Papir Vokal Leseferdighet 3 Ja Papir Vokal Leseferdighet siden Ja-Bergen Papir Vokal Leseferdighet siden Ja-Bergen Papir Vokal Tallforståelse og regneferdighet 2 Ja Papir Vokal Tallforståelse og regneferdighet 3 Nei Papir Vokal Diverse om 10 trinn Skriftlig eksamen 10 Elektr./papir Extens/PAS Lasse, Ann-Kristin Muntlig eksamen 10 Muntlig Extens/PAS Lasse, Ann-Kristin Standpunkt 10 Elektronisk Extens/PAS Lasse, Ann-Kristin Digital prøve Digital kompetanse fra Ja-Bergen Elektronisk It's learning Kjellaug Ellingsen, Øystein Berentsen

15 Brukerundersøkelser Nasjonalt Sigbjørg Brodin, Vidar Hansen Elevundersøkelsen 7 Ja Elektronisk UBAS Elevundersøkelsen 10 Ja Elektronisk UBAS Sigbjørg, Vidar Lærerundersøkelsen Alle Nei Elektronisk UBAS Sigbjørg, Vidar Foreldreundersøkelsen Alle Nei Elektronisk UBAS Sigbjørg, Vidar Foreldreundersøkelsen - Bergen Alle Ja Intervju Sigbjørg, Vidar GSI statistikk Alle Ja Elektronisk GSI Atle Hannevik, Lasse Salthella Extens Elektronisk Lasse, Ann- Kristin IST-SFO Elektronisk Lasse, Ann- Kristin Untis Elektronisk IST Bergensskolen (publisering på nett) Elektronisk Sigbjørg Kompetansekartlegging Alle Ja Elektronisk Conexus Barbro, Hilde Corporater (BMS) - Alle Ja Elektronisk Corporator Vidar