Oppskrift for saksbehandlere i Pureservice

Transkript

1 Oppskrift for saksbehandlere i Pureservice Logg på agentsiden Logg inn på Logg på ved å klikke på «Logg inn med din Microsoft Windows konto» eller opprette passord ved å klikke på «glemt passord?» og følg instruksene du får pr mail. Du kan selv velge hvilken metode du vil bruke her. I høyre-menyen finnes: Liste, Ny, kontakter, søk, rapporter.

2 LISTE Under «Liste» finner du Dashbord, Saker, Endringer (ikke tatt i bruk enda) og oppgaver. Dashbord: får en rask oversikt over sakene i dine team/oppgaver o.l. Saker: Her ligger et par standard lister for privat saker, fellessaker for team o.l. Alle saksbehandlerne kan lage sine egne personlige lister. Felles lister lages av administrator.

3 Hvis du vil lage personlige lister for å få oversikt over saker med forskjellige filter må du stå på en av standard listene og klikk på ikonet øverst i høyre hjørnet. Sett på de filtrene du ønsker og skriv inn hva filteret skal hete. Klikk på «lagre som»: Listene kan lett fjernes ved å klikke på x på slutten av listens navn i venstremargen. Saker som ikke er tildelt en saksbehandler finner dere under «Tildelt mine team». Har du fått tildelt en sak direkte på deg (privat) så ser du det under «Tildelt meg/mine saker». Dersom du har satt at du vil følge en sak finner du disse sakene under listen «Fulgte». Du kan også ta ut en slik liste til excel. Lag et filter uten å lagre, og trykk på eksporterliste ikonet ( ) for å få ut listen til MS Excel. Oppgaver: Hovedsaken trenger du ikke sende videre for å få en kollega til å gjøre en jobb i saken. Inni saken kan du lage en oppgave til dine kollegaer, og beholde saken selv for å ha oversikten på selve saken. Får du en oppgave vil du se det under «Oppgaver -Tildelt meg». Når oppgaven er gjort og haken er satt for ferdigstilling, så ser dere at oppgaven flytter seg ned til «Fullførte», samt at eieren av hovedsaken ser at oppgaven er fullført i hovedsaken. Saker med uferdige oppgaver kan ikke lukkes før oppgavene er fullførte.

4 Ny Under menyen «Ny» kan man opprette innkommende saker. Fyll inn: - Brukeren (start å skriv navnet og forlag til brukernes navn i systemet kommer opp). Alle ansatte i organisasjonen ligger inne. Er det en ekstern person som skal stå her må den legges inn ved å klikke på + tegnet til høyre (se bilde på neste side. - Beskrivelse av saken - Emne - Kategoriser saken (Starte å skrive dersom du vet hva kategoriene heter eller bruk nedtrekks menyen). - Kilde ( hvor kommer henvendelsen i fra) - Sjekk i venstremargen at alt står riktig i forhold til tildeling, kategori etc. Klikk Opprett evt. «Opprett og gå til» ( ).

5 Ved opprettelse av brukere som ikke er inne må du skrive inn fornavn, etternavn og epostadresse. Ved å klikke for «kontoaktivering/varsle bruker?» får du sendt sluttbrukeren en mail med en aktiveringslink hvor brukeren selv setter sitt passord i vårt nye supportsystem. Aktiveringslinken er aktiv i 24 timer etter eposten er sendt.

6 Søk Under søk kan du søke på person, saker, saksnr o.l for å finne evt. saker. Se under de forskjellige fanene ( Alle, Saker, Endringer etc.) Hurtigtast kan også brukes for å få opp søkefelt klikk ctrl+space. Rapporter Under menyen «rapporter» er det lett å lage rapporter etter de malene som ligger der. «Drag-and-drop» funksjonalitet. For å lage ny rapport klikker du på «+ Ny rapport» øverst i høyre hjørnet.

7 Skriv inn navnet på rapporten Inne på rapporten velger du om den skal være synlig for deg personlig eller for alle (øverst i høyre hjørnet). Du kan velge hvilket team som rapporten egner seg for, slik at alle andre fort kan finne de rapportene som de vil bruke. I venstremargen kan du dra ut de malene du vil ha med i rapporten og endre på hva du vil se i nedtrekks listene på hver mal (se røde streker på bilde under):

8 Funksjonalitet under selve saken Inne på selve sakene kan saksbehandlere (pkt. er vist på bilde under): 1. Tildele saken til forskjellige team 2. Tildele saken til en annen saksbehandler 3. Sende ny melding i saken (vis dere vil sende intern notat velger dere Ny melding- Nytt internt notat) 4. Gi oppgaver til andre saksbehandlere (beholder da hovedsaken selv og får oversikten) 5. Legge til vedlegg 6. Endre kategori 7. Skifte emne på sakene. 8. Sette sakene på vent (Venter på sluttbruker/interne tilbakemeldinger etc.) 9. Endring av prioritet 10. Se om der er følgere av saken. 11. Hvem som har opprettet og endret saken 12. Visning av historikk, alt, kommunikasjon etc.

9 Lage mal til saktekst Inne i en sak kan det lages mal på tekst som går igjen. Klikk på «under innholds teksten i meldingen.» i menyraden Du kan lage personlige maler for deg selv, eller for de teamene du er medlem av. På toppen kommer alle fanene du har vært innom. Disse kan du lukke ved å høyreklikk på en av de og velg (Lukk, Lukk alle, Lukk alle unntatt denne).

10 Oppskrift for bruk av Mobil App Mobil app fra pureservice For iphone og Anroid kan dere laste ned APP en kalt «pureservice» på mobilen. (Google Play og App Store) Logg på med linken : (husk https) Logg på med brukernavn og det passordet som er satt på din bruker i pureservice (ikke AD passordet) Har du ikke satt passord kan du gjøre det inne på web versjonen av agenten, ved å gå inn på din profil øverst i høyre hjørnet under ditt navn.