Innføring i BrandMaker Markedsplanlegger Media Asset Management AS

Transkript

1 Innføring i BrandMaker Markedsplanlegger Media Asset Management AS

2 Innholdsfortegnelse: Innholdsfortegnelse:... 2 Hva er BrandMaker Markedsplanlegger?... 3 Hva trenger du for å komme i gang?... 3 Tilgang til internett:... 3 Bruker id og passord:... 3 Nettadresse:... 3 Support... 3 Innlogging:... 4 Kalendervisning:... 5 Nivåene i en kalenderstruktur:... 5 Lage kalenderstrukturen:... 6 Kalenderstruktur, tegne tidslinjer:... 7 Detaljer:... 7 Budsjettvisning:... 8 Lag budsjett:... 8 Legg til faktura:... 8 Eksempel på budsjett med virkelige kostnader lagt inn:... 9 Rapport:... 9 Dashboard: Eksporter: E post: Invitere nye brukere (legge inn nye brukere): Roller og rettigheter: Grupperettigheter: Brukerrettigheter:

3 Takk for at du ønsker å teste ut BrandMaker Markedsplanlegger. Vi har laget en liten innføringsmanual, og håper at den dekker det meste av opplæringsbehovet i en startfase. Med vennlig hilsen Per Erik Løkken & Finn Dyrkorn Media Asset Management AS Hva er BrandMaker Markedsplanlegger? BrandMaker Markedsplanlegger er din sentrale plattform for profesjonell markedsplanlegging, som støtter planlegging, budsjettering og kontroll av markedsaktiviteter og kommunikasjonskampanjer. Gjennom et intuitivt brukergrensesnitt kan du se informasjon om alle elementer i kampanjen (tidsperiode, oppgaver, mål, aktuell status, fakturaer med mer). Planleggings og reaksjonstider blir vesentlig kortere med BrandMaker Markedsplanlegger. Hva trenger du for å komme i gang? Tilgang til internett: Tilgang til internett og en internettleser (Internett Explorer, Firefox eller lignende). Bruker id og passord: Administratoren, den som er ansvarlig for BrandMaker Markedsplanlegger i hvert selskap, vil få tildelt en bruker id og et passord fra MAM. Når du er logget inn som administrator, kan du legge inn flere brukere etter behov. Nettadresse: Du kommer til innloggingsbildet ved å gå til følgende adresse: Support Trenger du hjelp? Support i testperioden er gratis. Ta kontakt med oss på e post support@mam.no Vi vil gjerne hjelpe deg i gang slik at du raskt får nytte av BrandMaker Markedsplanlegger. Du kan også ringe oss på tlf

4 Innlogging: Gå til følgende nettadresse: Du vil da få opp følgende skjermbilde: Vi har sendt deg passord på e post. Logg inn ved å skrive din e postadresse (brukerid) og ditt tildelte passord. Viktig: Brukere du inviterer (legger inn) vil få en e post med en lenke inne i. Når de mottar denne lenken kan de registrere seg selv med eget passord. Du bestemmer ved utsendelse hvilken gruppe de skal tilhøre, og hvilken rolle de skal ha. Som administrator kan du endre roller og rettigheter for alle brukere og grupper selv, etter behov. Som administrator kan du også slette brukere. Dette er det kun du som administrator som kan gjøre. Brukeren med rollen Ansvarlig kan invitere brukere, men ikke slette dem. Husk! Du kan ha så mange gratis brukere i testperioden som du ønser. 4

5 Kalendervisning: Dasjbord Kalender Budsjett Rapport Kalenderstruktur Dette er standard skjermbilde etter du har logget inn første gang, og ikke har laget noen kalenderstruktur. Det er fire kjernefunksjoner i BrandMaker Markedsplanlegger. Disse kjernefunksjonene er: Dashboard Kalender Budsjett Rapport Du velger med musepekeren hvilken funksjon som skal være aktiv. Den aktive funksjonen markeres med en oransjefarget ramme. Nivåene i en kalenderstruktur: Det første du bør gjøre er å lage en kalenderstruktur. Det er her du setter opp avdelinger, produkt, aktivitet med mer. En tenkt kalenderstruktur kan være slik: Men dette er kun forslag, du kan selvfølgelig velge en annen inndeling om det er mer hensiktsmessig. Du kan ha så mange nivånavn innen hvert nivå (subnivå) som du ønsker, men maksimalt 6 nivå innover. Det er lurt å lage en kladd på papir før du setter i gang, men gjør det enkelt. 1. Firma (denne er allerede satt) 2. Avdeling 3. Produkt 4. Aktivitet 5. Leverandør 6. Detaljer 5

6 Eksempel på kalenderstruktur: Nivå 1 Nivå 1 og nivå 2 Kalernderstruktur og brukerroller: Det er fire brukereroller som har anledning til å redigere kalender. Dette er: Administrator Ansvarlig Fullbruker Kalenderbruker Lage kalenderstrukturen: Når du er klar til å lage nivåer, høyreklikker du på venstresiden der navnet på ditt selskap står. Da får du opp denne rullemenyen, og du velger Nytt Subelemnet for å lage et nytt nivå under selskapet. Slik fortsetter du til du har laget en kalenderstruktur som er riktig for din markedsplan. De oransje pilene til venstre for kalenderstrukturen bruker du til å åpne eller lukke subnivåene. Nå er du i gang. 6

7 Kalenderstruktur, tegne tidslinjer: Til venstre står kalenderstrukturen. Her har vi satt opp tre avdelinger, dette er Salg, Marked og Support. Under hver avdeling har vi satt opp navn på kampanjene og hvilke aktiviteter vi skal gjøre. Tidslinjene til høyre markerer tidspunkt og lengde på aktivitetene. En tidslinje må være en dag eller mer. Om du høyreklikker i kalenderen under månedene, vil du få opp en liten venstremeny som vist til høyre her. Da kan du velge Ny Tidslinje. Navnene på tidslinjene kan du selv redigere under Innstillinger i menyen. Etter du har valgt tidslinjetype, tegner du rett i kalenderen når og hvor lenge aktiviteten skal vare. Legg merke til at det dukker opp gule hjelpetekster, slik at du ser nøyaktig startdato og sluttdato på tidslinjen. Detaljer: Denne dialogboksen kan du få frem på mange måter. Du kan dobbelklikke på en tidslinje, du kan dobbelklikke i kalenderstrukturen, eller høyreklikke i kalenderstrukturen og velge Detaljer fra rullemeny. Vi velger her å dobbelklikke i kalenderstrukturen, og får frem følgende visning av dialogboksen Detaljer: Nå kan du velge hvilken arkfane som skal vises, og fylle inn / endre informasjon om kampanjen. Her ser du hvem som har tilgang (Grupper) og mye annet. Sjekk ut arkfanene. 7

8 Budsjettvisning: Trykk på budsjett knappen øverst (til høyre for kalender knappen) så vil skjermen oppdatere seg. Du kan legge inn budsjetttall på flere måter, som hovedposter eller periodisert. Lag budsjett: Du kan legge inn budsjett som hovedposter (til venstre) og så periodisere senere. Du kan legge inn periodiseringen med en gang, klikk på ønsket celle og skriv tallet rett inn. Du kan da legge budsjett på ønsket måned. Når du da vil ha tallene oppdatert i hovedposten, høyreklikk på denne og velg Sett inn summen av månedlige budjsetter. Da summeres alle tall til høyre inn i hovedposten. I tillegg vil overliggende nivåer oppdatere seg automatisk når du har satt inn tallet og trykket enter. Legg merke til at tall i grått er tall som systemet har summert opp selv. Tall i sort er tall du har satt inn. Legg til faktura: Det er enkelt å legge inn virkelige kostnader. Høyreklikk i aktuell tidslinje og velg Sett inn faktura fra menyen. Dilalogboksen Detaljer kommer da frem, med arkfanen Fakturaer aktiv. Her setter du opp dato for mottak av faktura, navn, sum og om den er betalt. Etter at denne er utfylt vil budsjett oppdatere seg med virkelige kostnader. 8

9 Eksempel på budsjett med virkelige kostnader lagt inn: På venstre side, til høyre for kalenderstrukturen, vil det være lyseblå, mørkeblå og røde markeringer. Disse viser følgende: Lyseblå = Budsjett Mørkeblå = Virkelig Rød = Virkelig overskrider budsjett Samme funksjon ligger øverst (under månedene). Rapport: Med rapportverktøyet lager du rapporter etter behov. Kalenderstrukturen er filteret for hva det skal rapporteres fra. I eksempelet under har vi valg budsjett for 2009 for Marked: 9

10 Dashboard: Her vil oppgaver du er ansvarlig for komme frem. Oppgaver legges inn ved å gå inn på dialogboksen Detaljer og legge til en ny oppgave: Symbol på oppgaven kan velges fra en liste, slik at passende bilde kommer frem. Når du ser på ditt Dashboard vil dine oppgaver være listet opp i tillegg til at de er plassert på tilhørende tidslinje. Eksporter: Dette er et svært nyttig verktøy for å eksportere ut data fra BrandMaker Markedsplanlegger. Du kan eksportere både kalendervisning, budsjettvisning og dashboard. Når du eksporterer kalender kan du velge mellom PDF format eller Excel. Når du eksporterer budsjettvisning kan du kun velge Excel. E post: Alle endringer der det er satt opp en ansvarlig (tidslinje eller oppgave) vil medføre at det automatisk sendes en e post til den som er ansvarlig med informasjon om endringen. 10

11 Invitere nye brukere (legge inn nye brukere): Det er enkelt å legge inn nye brukere. Du går til Min konto Så velger du arkfanen Bruker. Her fyller du inn Fornavn, Etternavn, Epostadresser, Gruppe og Rolle og trykker på knappen Inviter. Da sendes en epost til brukeren med en link til systemet. Brukeren som mottar linken kan velge å godta eller avslå invitasjonen. Om brukeren godtar invitasjonen lager brukeren et personlig passord for å få tilgang. 11

12 Roller og rettigheter: Systemet har allerede predefinerte brukerroller. Dette gjør det svært enkelt å administrere rettigheter. For å få best utnyttelse av løsningen, anbefales det å studere følgende tabell: Rolle Kalender Detaljer* Budsjett Innstillinger Min konto Administrator** Alle rettigheter Alle rettigheter Alle rettigheter Alle rettigheter. Alle rettigheter. Styrer rettighet Redigerbar kun og rolle for administrator konfigurasjonen Redigere egne Ansvarlig Alle rettigheter Alle rettigheter Alle rettigheter Kun lesing data, kansellere lisenser og legge til brukere. Fullbruker Alle rettigheter Alle rettigheter Alle rettigheter Ikke synlig Redigere egne data Kalenderbruker Alle rettigheter Alle rettigheter Ikke synlig Ikke synlig Redigere egne data Budsjettbruker Ikke synlig Kun lesing. Les og skriv i Generelt fanen i Detaljer Alle rettigheter Ikke synlig Redigere egne data Eksternbruker Kun lesing Kun lesing Ikke synlig Ikke synlig Ikke synlig * Detaljer er dialogboksen du får når du dobbeltklikker på en tidslinje eller høyreklikker i kalenderen og velger detaljer fra undermenyen. ** NB. Administratorbrukeren kan ikke slettes før en annen bruker har tatt over administrator rollen. Grupperettigheter: Alle brukere tilhører en eller flere grupper. Den første gruppen du tilhører er Users. Administrator kan lage/slette grupper, tildele gruppenes tilgang til de forskjellige aktivitetene i markedsplanen og melde brukere inn og ut av gruppene. Lag ønsket antall grupper ved å trykke Legg til ny gruppe knappen nederst til venstre. Gi gruppene navn ut fra funksjon. Deretter gir du gruppene tilgang til de forskjellige enhetene i markedsplanen ut fra behov. 12

13 Brukerrettigheter: Her gir du brukerne tilgang til riktige grupper med den tildelte rollen brukeren skal ha Bruker Fikorn Lurifaks er meldt inn i gruppen Salg som Fullbruker og gruppen Utekontor som Eksternbruker. Det betyr at han kan se og redigere kalender og budsjett for salg, men bare se kalender for Utekontor og Support. 13